راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری

خواب کافی، دریچه‌ای برای رسیدن به بهره‌وری

خواب باعث بهبود قدرت ادراک و تمرکز شما می‌شود. افزایش ادراک و تمرکز خود منجر به افزایش بهره‌وری گشته و همه این ها در نهایت باعث عملکرد بهتر شما خواهد شد. وقتی هر شب 7 الی 8 ساعت بخوابید، مهارت حل مسئله شما و حافظه‌تان تقویت خواهد شد. در نتیجه در زمان کمتری کار بیشتری را به پایان خواهید رساند. از طرف دیگر کمبود خواب می‌تواند اثرات بسیار مخربی بر عملکرد کلی ما داشته باشد. نه تنها به طور مستقیم باعث کاهش بهره‌وری ما شده، بلکه می‌تواند بر سلامت جسمی و آسودگی عاطفی ما نیز تاثیر منفی بگذارد. درست به همان صورتی که تاثیر منفی بر روی مهارت‌های ادراکی ما دارد.

سحرخیزی، گامی موثر در رسیدن به بهره‌وری

بیشتر آمریکایی‌ها به جهت افزایش بهره‌وری بین ساعت 6 صبح الی 7:30 صبح از خواب بیدار می‌شوند، تا کارشان را زودتر شروع کرده و زودتر به پایان برسانند. حالا تصور کنید حتی اگر از این هم زودتر بیدار شوید (مثلا 5 صبح) چه شروع عالی خواهید داشت!
این شروع زود هنگام تضمین می‌کند که شما حداقل یک ساعت از بقیه جلوتر باشید. روز کاری خود را زودتر به پایان برسانید. و مهم تر از آن، زمانی کارتان را آغاز می‌کنید که کمتر کسی در اطراف شما وجود دارد تا حواس‌تان را پرت کند. همه این‌ها موجب رسیدن شما به بهره‌وری بیشتر خواهد شد.
با این حال، به خاطر داشته باشید که سحرخیزی برای همه مناسب نیست. به ویژه اگر قرار باشد در این پروسه خواب را قربانی کنیم. پس سحرخیزی را امتحان کنید، اما اگر در مورد شما جواب نداد، خیلی ناراحت نشوید. مهم ترین کاری که می‌توانیم انجام دهیم این است که به بدن خود گوش دهیم. زمان‌هایی در طول روز را که معمولا بیشتر احساس سرحال بودن و همینطور احساس خستگی می‌کنیم را یادداشت کنیم. سپس با توجه به این زمان‌ها می‌توانیم برای روزهای خود برنامه ریزی کنیم.
نکته کلیدی: چه سحرخیز باشید و چه جغد شب زنده‌دار، بیاموزید که تمایل طبیعی ساعت خواب شما بر عملکرد کاری‌تان چه تاثیری می‌گذارد و چگونه می‌توانید جنبه مثبت آن را به حداکثر برسانید.

ورزش کردن در امتداد بهره‌وری

دقیقا زمانی که از خواب بیدار شدید، مدت زمانی را به ورزش کردن بپردازید. ورزش به بدن شما کمک می‌کند تا بیدار شود. مغزتان هوشیارتر و پر انرژی تر شود. هنگامی که شما هوشیار و پر انرژی شوید، مستعد متمرکز کردن تمامی توجه‌تان بر روی کارتان خواهید بود. در نتیجه احتمال بیشتری وجود دارد که بهره‌وری بیشتری داشته باشید. تاثیر ورزش بر عملکرد کارکنان آنقدر قوی است که بسیاری از شرکت‌ها اقداماتی را برای گنجاندن ورزش در برنامه یک روز کاری منظم صورت داده‌اند. شاید ما نیز باید آن را به یک عادت تبدیل کنیم.

وعده‌های غذایی را با برنامه ریزی قبلی پیش ببرید!

وعده‌های غذایی بخش مهمی از روز کاری شما هستند. برنامه ریزی آنها از قبل به شما کمک می‌کند میزانِ مدت زمانی که باید به هنگام گرسنگی صرف یافتن چیزی برای خوردن کنید را کاهش دهید. اگرچه پژوهش‌های علمی زیادی وجود دارد که ارتباط بین تغذیه و بهره‌وری در محل کار را اثبات می‌کند، حفظ یک رژیم غذایی سالم در حین کار همیشه به آسانی توصیه به انجام آن نیست.
داشتن برنامه از قبل به ما کمک می‌کند تا منابع غذایی مورد نیاز را آماده کنیم. سپس زمان لازم برای اطمینان از تهیه تغذیه سالم در حین کار را به آن اختصاص دهیم. برنامه ریزی منوهای روزانه به شما کمک می‌کند از استرس اجتناب کنید، وعده‌های غذایی متعادل تری بخورید و حتی چگونه برنامه ریزی کردن از قبل را یاد بگیرید. مهارتی که می‌توانید از آن در کارهایتان نیز استفاده کنید.

صبحانه‌تان را بخورید

بسیاری از مردم صبحانه را از قلم می‌اندازند. درحالیکه شاید مهم ترین وعده غذایی در روز باشد. یک صبحانه متعادل به شما کمک می‌کند انرژی لازم برای آغاز یک روز خوب را به دست بیاورید. با توجه به این نکته که هر چیزی که می‌خورید به گلوکز تبدیل می‌شود، با خوردن اولین خوراکی در صبح، بلافاصله مقدار زیادی گلوکز دریافت می‌کنید. این تامین گلوکز باعث حفظ توجه و تمرکز شما می‌شود. ( حداقل تا زمان ناهار). یک صبحانه مقوی شما را برای یک عملکرد عالی که منجر به بهره‌وری بیشتر می‌شود آماده می‌کند.

نوشیدن آب زیاد و تاثیر آن بر بهره‌وری

85 درصد مغز انسان را آب تشکیل داده است. اگر این میزان تنها 1 درصد کاهش یابد، 5 درصد از توانایی‌های ادراکی خود را از دست خواهید داد. به دنبال آن تمرکز کمتر، هوشیاری کمتر و احتمال بهره‌وری کمتری خواهید داشت. یافته‌های یک مطالعه اخیر نشان می‌دهد که آب رسانی مناسب تاثیر مثبتی بر خلق و خو و توجه فرد دارد. درحالیکه کم آبی تاثیر منفی بر حافظه کوتاه مدت، تمرکز و خلق و خو می‌گذارد. اما با نوشیدن حدودا 8 لیوان یا 2 لیتر در روز، یا صرفا نوشیدن آب در هر زمان که تشنه هستید، مطمئن شوید که همیشه به بدن‌تان آب می‌رسانید و حداکثر تمرکز را دارید.

لیستی از کارهایی که باید انجام دهید داشته باشید.

با تدارک لیستی از کارهایی که باید به انجام برسانید، همیشه دقیقا خواهید دانست که تا اتمام روز کاری خود چه کارهایی را باید به آخر برسانید. وقتی همه چیز را روی کاغذ بیاورید، کمتر از آنچه که واقعا مهم است فاصله می‌گیرید و کمتر وقت خود را تلف می‌کنید.
نکته کلیدی: داشتن یک لیست مفید از کارهایی که باید انجام دهید، هنر ظریفی است. لیست کارهایی که باید انجام دهید، می‌تواند اشکال و اهداف گوناگونی داشته باشد. لیست انجام کارهای مناسب خود را بیابید و برنامه ریزی هوشمندانه تری را با آن شروع کنید.

مهلت حداکثری خود را تعیین کنید.

تعیین مهلت حداکثری (deadlines) برای رسیدن به بهره‌وری بیشتر، به شما کمک می‌کند تا چشم انداز بهتری از کارتان داشته باشید. وقتی بدانید که باید یک برنامه کاری مهم را تا پایان هفته آینده و دیگری را تا ماه آینده به پایان برسانید، اولویت‌های خود و اینکه ابتدا کدام کار را باید انجام دهید را بهتر درک خواهید کرد.
نکته کلیدی: اولویت بندی کارهایتان می‌تواند برای شما گیج کننده باشد. حتی برای بسیاری از حرفه‌ای‌ها نیز یافتن انگیزه در محیطی که مهلت حداکثری تعیین نمی‌شود سخت است. با راهنمایی که در متن آمده بیاموزید که چگونه اولویت‌های خود را به درستی مرتب کرده و از زمان خود بهتر استفاده کنید.
با توجه به نوع کاری که در لیست دارید، می‌توانید نقاط عطف روزانه یا هفتگی را مشخص کنید. یا یک تاریخ ثابت را برای تکمیل کار برگزینید. در نظر گرفتن جدول زمانبندی تاثیری دو وجهی دارد. نخست اینکه به شما کمک می‌کند تا گستره کارتان را بهتر درک کنید. از طرف دیگر به شما احساس تعجیل برای انجام کارها را منتقل می‌کند. وقتی شما ددلاین‌های خودتان را تعیین می‌کنید، (اهمیتی ندارد که مهلت رسمی برای آن دارید یا نه) به نوعی خودتان را مجبور می‌کنید که در تاریخ و زمان خاصی که مشخص کرده‌اید، آنها را به اتمام برسانید.

برای بهره‌وری بهتر،هدف گذاری کنید

مهم ترین سودمندی هدف گذاری، در تعریف یک نقشه راه همراه با جزئیات برای رسیدن به اهداف است. این کار آرزوهای ذهنی را به برنامه‌های متمرکزی تبدیل می‌کند. از این طریق به کمک ما می‌آید تا اقدامات و تلاش‌های لازم برای رسیدن به آرزوهای ذهنی‌مان را تصور کنیم.
وقتی هدفی را مشخص می‌کنید، ایده روشن‌تری از گام‌هایی که باید بردارید و اقداماتی که به شما در رسیدن به هدف یاری می‌رسانند، خواهید داشت. وقتی یک هدف SMART (به معنی هوشمند) یعنی هدفی که مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی،مرتبط و محدود به زمان است را تعیین می‌کنید؛ می‌دانید که هدف شما قابل مدیریت است، بنابراین برای دنبال کردن آن انگیزه بیشتری خواهید داشت.

برای خودتان پاداش تعیین کنید.

تصور کنید اسبی به دنبال هویجی که به سرش بسته شده است می‌دود که تنها کمی دور از دسترس او قرار دارد، اسب ممکن است پیوسته بدود درحالیکه چشم‌هایش به هویج خیره شده است. اما هرگز به آن نمی‌رسد. فکر می‌کنید او چه مدت برای دویدن به دنبال آن انگیزه خواهد داشت؟ تا زمانی که مسابقه را رها کند؟
همین امر در مورد انسان‌ها نیز صادق است. این احتمال وجود دارد که به اندازه کافی برای رسیدن به خط پایان مسابقه انگیزه نداشته باشید. مگر اینکه در طول یک مسابقه طولانی برای رسیدن به موفقیت به خود جایزه بدهید. جوایز کوچک هنگامی که به نقاط عطف می‌رسید، مثل یک شب وقت گذراندن بیرون از منزل با دوستان، اراده شما را تقویت می‌کند و شارژ مجدد بسیار خوبی برای افزایش بهره‌وری شما هستند. بر اساس مطالعه‌ای که توسط محققین دانشگاه کرنل، آیلت فیشباخ و کیتلین وولی انجام شد؛ پاداش‌های معوق پایه و بنیان برنامه ریزی بلند مدت هستند. با این حال پاداش‌های فوری کوچک تر انگیزه قوی تری برای تداوم در تعقیب یک هدف بلند مدت اعمال می‌کنند. به عبارت دیگر بسیار خوب است ( و حتی توصیه می‌شود) که گاهی به خاطر کار خوب خود، خود را به پاداشی مهمان کنید.

از زمان رفت و برگشت به خوبی استفاده کنید

عبارت زمان رفت و برگشت معمولا به صورت زمان مرده‌ای که هر روز از دست می‌دهید، در ترافیک گیر می‌کنید، یا مجبور به سفری طولانی با قطار و یا اتوبوس به محل کارتان هستید، تعریف می‌شود. واقعیت زندگی هر روزه ما که به تازگی تحت تاثیر کووید بوده، تمرکز بیشتری بر غیاب رفت و برگشت داشته است. برخی مطالعات این دوران نشان می‌دهند که رفت و برگشت طولانی تا محیط کار بهره‌وری را به ویژه میان کارکنانی با بالاترین عملکرد می‌کُشد. حتی مطالعات پیش از همه گیری کووید مشخص کرده‌اند که نوع و مدت زمان رفت و برگشت بر بهره‌وری تاثیر می‌گذارد و رفت و برگشت‌های کوتاه و فعال بیشترین تاثیر مثبت را بر بهره‌وری افراد دارند.
اما شما می‌توانید از این زمان به سود خود استفاده کنید. چرت بزنید، ایمیل‌هایتان را چک کنید، در یک دوره آنلاین شرکت کنید، به یک کتاب صوتی گوش کنید و… . به این ترتیب شما از حجم کاری که در دفتر انتظارتان را می‌کشد دور می‌شوید، بیشتر استراحت می‌کنید و یا حتی چیز جدیدی یاد می‌گیرید.

زمانی را که صرف انجام کارها می‌کنید بسنجید ( و برای محدود کردن آن هدف گذاری کنید)

برای بهره‌وری بیشتر باید بدانید که زمان محدود است، بنابراین مهم است که آن را چگونه می‌گذرانید. اما آیا از چگونگی سپری کردن آن اطلاعی دارید؟ سنجیدن زمانی که صرف انجام کارها می‌کنید به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید که آیا زمان خود را به طور مفید سپری می‌کنید یا نه.
اگر زمان سنج شما به شما بگوید که روزانه 2 ساعت بی هدف را صرف پرسه زدن در شبکه‌های اجتماعی می‌کنید، دقیقا زمانی را که تلف می‌کنید متوجه خواهید شد. آنگاه می‌توانید از آن بهتر استفاده کنید. زمان سنجی به ما این امکان را می‌دهد که زمینه‌ها و ریشه‌های عملکرد کمتر از حد مطلوب را شناسایی کنیم. سپس آغاز به برداشتن نخستین گام‌ها در راستای رسیدن به استفاده حداکثری از زمان و گرفتن نتیجه از تلاش‌هایمان کنیم.

در ابتدا سخت‌ترین کار را انجام دهید

زمانی که روز کاری خود را شروع می‌کنید، بهتر است ابتدا سخت ترین یا مهم ترین کار خود را انجام دهید. به این روش خوردن قورباغه می‌گویند. هنگامی که اول صبح قورباغه خود را خوردید برای انجام بقیه کارهایی که در طول روز دارید، انرژی بیشتری خواهید داشت. چرا که می‌دانید سخت ترین قسمت روز را پشت سر گذاشته‌اید. علاوه بر این مثال قورباغه اغلب مهم ترین وظیفه در برنامه کاری شماست. در نتیجه منطقی است که دوره‌های اوج انرژی خود را به انجام آن اختصاص دهید و بقیه انرژی‌تان را برای کارهای با اولویت پایین‌تر ذخیره کنید.

از قانون 2 دقیقه پیروی کنید

بیشتر اوقات سخت ترین بخش یک کار، شروع کردن آن است. اما اگر با گفتن اینکه تنها دو دقیقه کار خواهید کرد از کم شروع کنید، از ترسناکی تصور شروع خواهید کاست و آن را برای خودتان قابل کنترل خواهید نمود. به این ترتیب احتمال به تعویق انداختن کارتان بسیار کمتر خواهد شد. قانون اول نیوتون می‌گوید اجسامی که در حرکت هستند، در حرکت می‌مانند. این امر درباره کار شما نیز صادق است. در بیشتر مواقع متوجه می‌شوید که 2 دقیقه کار کرده‌اید و بعد از آن به کار خود ادامه داده‌اید.

در فواصل زمانی مشخص کار کنید ( در میان فواصل کاری استراحت کنید)

راه دیگری که برای رسیدن به بهره‌وری بهتر وجود دارد در فواصل زمانی نهفته است. علمی که ریتم‌های اولترادیا را تعریف می‌کند می‌گوید که افراد می‌توانند در فواصل 90 دقیقه‌ای به صورت متمرکز کار کنند. بعد از گذشت این 90 دقیقه آن ها باید استراحت کنند. شما می‌توانید روز کاری‌تان را به بخش‌های 90 دقیقه‌ای تقسیم کنید و در میان این بخش‌ها به استراحت بپردازید. این استراحت می‌تواند هر چیزی از قبیل مدیتیشن، حرکات کششی کوتاه یا رفتن به آشپزخانه برای تهیه یک فنجان قهوه باشد.
البته دوره 90 دقیقه‌ای کار و استراحت قانونی حتمی نیست. تکنیک‌های مدیریت زمان بی‌شماری وجود دارند که پیشنهادات خودشان را برای مدیریت زمانبندی کار-استراحت ارائه می‌کنند. برای شروع می‌توانید تکنیک محبوب پومودورو را امتحان کنید و در دوره‌های از پیش تعیین شده به فعالیت بپردازید. در چهار دوره 25 دقیقه‌ای کار کنید و در میان هر چرخه تا چرخه بعدی 5 دقیقه استراحت کنید. سپس در پایان این چهار دور، 20 دقیقه استراحت کنید. قبل از اینکه کار را برای 4 دوره دیگر از سر بگیرید، اگر 25 دقیقه کار و 5 دقیقه استراحت برای شما کاربردی نیست، بار دیگر این زمان را به گونه‌ای که بهتر پاسخگوی نیازهای شما باشد تغییر دهید.

اگر خواستار بهره‌وری هستید،چند کار همزمان ممنوع!

منطق ممکن است به شما بگوید که برای افزایش بهره‌وری انجام کارهای بیشتر در یک زمان، به شما کمک می‌کند کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانید. اما با انجام کارهای بیشتر در یک زمان واحد، در واقع خود را از تمرکز بر روی هر یک از وظایف کاری خود باز می‌دارید.
شما کارتان را سریع تر به پایان می‌رسانید، اما در تمام آنها کم کاری می‌کنید. سپس باید بیشتر آنها را دوباره انجام دهید. که به این صورت زمان بیشتری نسبت به آنچه با چند جانبه کار کردن ذخیره کرده بودید، از دست می‌دهید. اما اگر پس از اتمام کار قبلی کار دیگر خود را شروع کنید، تمام توجه‌تان را به آن معطوف خواهید کرد. سپس آن را به بهترین شکل ممکن به پایان خواهید رساند. و دیگر لازم نیست آن را دوباره انجام دهید.
البته که همه چیز تماما سیاه و سفید نیست. مطالعه‌ای نشان می‌دهد که کیفیت عملکرد کارکنان به میزان زیادی به چند وجهی بودن بستگی دارد. اشتباهات در هنگام انجام کار در سطوح بالاتر، رایج‌تر و شدیدتر هستند. با وجود تمامی اینها می‌توان گفت: گاهی می‌توانید چندین کار کوچک را هم زمان باهم پیش ببرید اما به طور حتم نباید آن را به شیوه عملی در برنامه همیشگی خود تبدیل کنید.

کمال گرا نباشید

ممکن است تلاش کنید تا در هر کاری که انجام می‌دهید بهترین باشید. اما باید بدانید که هیچگاه هیچ چیز واقعا کامل نیست. شما با کمال گرایی وقت خود را تلف می‌کنید. به جای آن از به تعویق انداختن تحویل کار خود اجتناب کنید. آن را برای دریافت بازخورد تحویل دهید. اگر اشتباهاتی در کارتان بود، به عنوان لحظاتی برای یادگیری نسبت به آنها نگاه کنید که به شما کمک می‌کنند در آینده بهتر شوید. ( با تکرار نکردن آن اشتباهات) تلاش‌های مبتنی بر کمال گرایی تاثیری با کیفیت کاملا مثبت و انگیزه دهنده بر روی عملکرد فرد می‌گذارند. با این حال نگرانی‌های یک کمال گرا ناسالم هستند و می‌توانند منجر به تاثیرات منفی بر میزان بهره‌وری و سلامت روان و رفاه عمومی فرد نیز داشته باشند.

از هیچ وعده غذایی نگذرید تا بهره‌وری مناسب داشته باشید!

مردم در بیشتر مواقع تصمیم می‌گیرند در طول روزهای کاری خود با حذف وعده‌های غذایی، پشت میز هایشان بمانند و با قدرت به کارهایشان برسند. با این کار قصد دارند بهره‌وری خود را افزایش دهند. اما این کار ضرری بیش از منفعت‌اش دارد. پایبندی به الگوهای غذایی ثابت در محل کار، منجر به بهبود عملکرد ادراکی ما می‌شود. ترکیبی از استراحت‌های ذهنی و تغذیه از مواد ضروری برای بدن و مغز ما چیزی است که ما را در دراز مدت هوشیار و متمرکز نگه می‌دارد. اگر به صورت منظم و با قاعده غذا نخورید، سطح گلوکز شما کاهش می‌یابد و منجر به کاهش تمرکز، خلق و خوی ناپایدار تر و در نهایت بازده کمتر شما خواهد شد.