لیست حضور و غیاب اکسل رایگان در سازمان موجب برقراری نظم بیشتر در آن می شود. داشتن نرم افزار حضور و غیاب می تواند غیبت کارکنان را کاهش دهد و از طرفی بهره وری آنها را افزایش دهد. یکی دیگر از مزایای تهیه برگه حضور و غیاب در سازمان، برنامه ریزی آسان برای تعطیلات می باشد. یکی دیگر از مزایای مهم این لیست پرداخت به موقع حقوق به کارکنان است. در این مقاله در مورد ابزارهای مورد نیاز برای ایجاد لیست حضور و غیاب صحبت خواهیم کرد. یکی از ابزارهای مهم در این زمینه نرم افزار اکسل است. در ادامه این مقاله در مورد چند فرمت اکسل برای تهیه لیست حضور و غیاب در اکسل صحبت خواهیم کرد.
حتما بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب اندروید
اهمیت استفاده از لیست حضور و غیاب
با استفاده از لیست حضور و غیاب کارمندان، می توانید حضور، غیاب، مرخصی، تاخیر و غیره را کنترل کنید. بر اساس این لیست می توان به راحتی روزهای غیبت کارمندان را مشخص کرد. حضور کارکنان می تواند بر موفقیت یک کسب و کار تاثیر بگذارد. فرمت های مختلفی برای لیست حضور و غیاب وجود دارد که در مقاله توضیح داده خواهد شد. یکی از ویژگی های خوب یک کارمند، حضور منظم و مستمر آن در سازمان است. بنابراین با استفاده از قالب های موجود در اکسل با نام لیست حضور و غیاب اکسل می توان غیبت کارکنان را پیگیری کرد.
مزایای استفاده از لیست حضور و غیاب اکسل رایگان
لیست حضور و غیاب کارکنان یکی از عوامل مهم در زمان تصمیم گیری است. چنین فهرستی باید در هر نوع کسب و کاری استفاده شود. در این مورد باید بدانید که لیست حضور و غیاب نقش مهمی در پیشرفت سازمان دارد. در ادامه مقاله در مورد مزایای استفاده از قالب های لیست حضور و غیاب و نحوه طراحی لیست حضور و غیاب اکسل رایگان صحبت خواهیم کرد.
حتما بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب مدارس
بهبود کارایی
نظارت بر عملکرد کارکنان
تشخیص سرقت زمانی
گاهی اوقات بیشتر کارمندان قبل از اتمام ساعت کاری سازمان را ترک می کنند. با ایجاد لیست حضور و غیاب اکسل رایگان، می توانید از زمان خروج همه کارکنان مطلع شوید و آن شخص را شناسایی کنید. به این ترتیب، سازمان ها می توانند به کارمندان خود هشدار دهند که در صورت خروج زودهنگام از سازمان، حقوق آن ها متوقف می شود.
حتما بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه
محاسبه ساعت کاری
صرفه جویی در وقت و هزینه
نحوه تنظیم لیست حضور و غیاب
تنظیم اکسل حضور و غیاب کارکنان
- اکسل را باز کنید.
- روی ” New Document” کلیک کنید.
- سرتیتر را ایجاد کنید به تب insert بروید و روی دکمه هدر کلیک کنید، با این کار سرتیتر شما ایجاد می شود سرتیتر خود را در قسمت انتخاب شده وارد کنید. هدر صفحه شما می تواند شامل نام سازمان، نام تنظیم کننده، عنوان تنظیم کننده باشد.
- ستون A1 را انتخاب کنید و در سربرگ ستون اول «نام کارمند» را بنویسید.
- عنوان ستون دوم را به عنوان “عنوان کارمند” در سلول B1 تایپ کنید.
- پس از این مرحله، ستون‌های «زمان ورود»، «زمان خروج»، «نام واحد»، «امضا» و «تعطیلات» را به ترتیب در سلول‌های C1، D1، E1، F1 و G1 ایجاد کنید.
- اگر می خواهید اطلاعات بیشتری داشته باشید، می توانید هدرهای بیشتری ایجاد کنید.
- فایل خود را با نام “فهرست حضور و غیاب کارکنان” ذخیره کنید.
قالب های آماده برای حضور و غیاب اکسل رایگان
قالب های لیست حضور و غیاب اکسل با محدودیت زمانی
می توانید روزهای حضور کارکنان را به صورت زیر مشخص کنید:
- کارهای انجام شده (با علامت ✔ )
- مرخصی استعلاجی (با حرف S )
- مرخصی شخصی (با حرف P )
- تعطیلات کاری( با حرف V )
- زمانی که در سازمان حضور ندارید و دلیل عدم حضور خود را در سازمان بنویسید (با حرف X)
با استفاده از این قالب می توانید حضور و غیاب کارمندان را به صورت روزانه مشخص کنید. این قالب برای سازمان هایی مناسب است که قصد دارند حضور روزانه، غیبت به دلیل بیماری، غیبت شخصی، مرخصی و غیره را ارزیابی کنند.
قالب های لیست حضور و غیاب اکسل مبتنی بر رویداد
قالب های لیست حضور و غیاب اکسل برای غیبت کارمندان
نمونه لیست قراردادهای کاری
بر اساس قالب های قرارداد کار می توانید بازدیدکنندگانی از جمله مشتریانی که وارد سازمان می شوند را مشخص کنید. در این قالب اسامی بازدیدکنندگان، زمان جلسه، هدف جلسه و تاریخ مقالات ذکر شده است.
حضور و غیاب هوشمند در اکسل
حضور و غیاب هوشمند در اکسل به معنای استفاده از این نرم‌افزار برای ثبت و مدیریت حضور و غیاب کارکنان به صورت هوشمند و خودکار است. با استفاده از فرمول‌ها، توابع و قابلیت‌های پیشرفته اکسل، می‌توان یک سیستم حضور و غیاب ایجاد کرد که اطلاعات حاصل از آن به صورت دقیق و به روز باشد. مثلاً می‌توان بر اساس زمان ورود و خروج کارکنان، تاخیرها و زودرسی‌ها را محاسبه کرد و این اطلاعات را به صورت گزارش‌های گرافیکی یا جداول مفید برای مدیران نمایش داد.
سیستم حضور و غیاب هوشمند در اکسل همچنین امکاناتی مانند اعلان‌های خودکار برای کارکنان بر اساس قوانین تعیین شده فراهم می‌کند، که باعث بهبود انضباط کاری می‌شود. همچنین، این سیستم می‌تواند با استفاده از فناوری‌های مدرن نظیر بارکدخوان، کارت‌های هوشمند یا تشخیص چهره، فرآیند ثبت حضور و غیاب را سریعتر و دقیق‌تر نماید.کلام آخر
کارکنان از جمله عواملی هستند که می توانند بهره وری سازمان را افزایش دهند. برای برآورد و بررسی حضور وغیاب کارکنان در سازمان می توانید از لیست حضور و غیاب اکسل رایگان استفاده کنید. لیست حضور و غیاب در اکسل یکی از ساده ترین و ارزان ترین روش ها برای ارزیابی حضور و غیاب کارکنان سازمان است. تنظیم لیست حضور و غیاب در اکسل هم به صورت دستی و هم با استفاده از قالب های آماده قابل انجام است.
