مهم‌ترین مزایای سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر (Cloud)

تعیین ساعات کاری و حضور و غیاب کارمندان یکی از مهم‌ترین فرآیندهای منابع انسانی است که حضور و غیابمناسب علاوه بر تسهیل ورود و خروج کارکنان، می‌تواند ابزارهای بسیار ارزشی را برای برنامه‌ریزی ورود و خروج کارمندان، غیبت‌ها، یکپارچه سازی حقوق و دستمزد و سایر گزارش‌های منابع انسانی فراهم کند. همچنین رعایت قوانین کاری توسط کارفرمایان ساده‌تر می‌شود. مدیریت برای رشد و بهبود مستمر اهداف بلند پروازانه ای داشته باشد، عاقلانه است که از فرآیندهای بهینه‌ سازی شده  و دیجیتالی استفاده کند.

حضور و غیاب

امروزه ایجاد یک سیستم و انتخاب زمان مناسب به ویژه بر اساس فناوری، می‌تواند پیچیده و دشوار باشد؛ بنابراین در این مقاله قصد داریم به بررسی تمام انواع سیستم‌های حضور و غیابی که شما می‌توانید انتخاب کنید، بپردازیم و به طور مختصر مهم‌ترین تفاوت‌های آن‌ها را ارائه دهیم. نرم افزارهای تعیین ساعات کاری و ، اطلاعات مختلفی را برای کمک به افزایش جریان نقدی و کاهش ضایعات در اختیار مدیران قرار می‌دهند. این برنامه ها می‌توانند مهم‌ترین اطلاعات را در مورد حقوق، دستمزد و مالیات ثبت، نگهداری و بایگانی کنند. این اطلاعات هنگام بررسی حساب‌ها و اسناد توسط بازرسان مالیات بسیار مفید هستند. یک نرم‌افزار حضور و غیاب مناسب، همیشه باید بتواند همراه با پیشرفت و توسعه سازمان، به طور صحیح عمل کند.

معرفی سیستم‌های حضور و غیاب دستی و خودکار


یک سیستم حضور و غیاب دستی افراد باید زمان ورود و خروج خود را روی برگه های کاغذ، کارت‌های چاپ شده یا در صفحات برنامه های کامپیوتری مانند اکسل ثبت کنند. سیستم حضور و غیاب دستی معایب زیادی دارد:
– همه کارها باید همیشه دستی انجام شوند
– ممکن است افراد ساعت ورود و خروج خود را فراموش کنند
– برگه ها یا فایلها ممکن است گم شوند
– انجام تجزیه و تحلیل‌ها با این سیستم بسیار سخت است.

بنابراین، اکثر شرکت‌ها با استفاده از پایانه‌ها، کارت‌های شناسایی، امضاء و سایر سخت‌افزارهای مشابه، تلاش دارند از سیستم‌های حضور و غیاب خودکار استفاده کنند. این سیستم‌ها با شیوه های تشخیص بایومتریک و صفحه ‌های نمایش لمسی ارتقاء یافته اند. آخرین ترندها در این حوزه با پیشرفت تلفنهای همراه ظهور کردند؛ بنابراین، امروزه اغلب سیستم‌های حضور و غیاب «مبتنی بر برنامه» هستند که به عنوان معرفی شده اند. اکثر اوقات چنین برنامه هایی به نام سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر شناخته می‌شوند. از نظر کاربردی، تمام امور مربوط به سنجش ساعات کاری و با کمک برنامه‌های تلفن همراه و به صورت آنلاین انجام می‌شوند. این برنامه ها که در فضای ابری قرار دارند و همه جا قابل دسترسی هستند، گاهی اوقات با سایر سخت افزارهای حضور و غیابترکیب می‌شوند.

معرفی سیستم‌های حضور و غیاب مکانی، ترکیبی و مبتنی بر ابر

سیستم حضور و غیاب مکانی

فروشنده یک سیستم حضور و غیاب مکانی آن را در سرورهای شرکت و در مکانی که مدیر شرکت انتخاب می‌کند، راه اندازی می‌کند. نرم افزار و تمام داده های مرتبط بر روی سرورهای شرکت یا در فضای مختص به شرکت ذخیره می‌شوند. به این نوع سیستم شیوه میزبانی شده هم می‌گویند. در این شیوه، تمام ساعت‌های کاری و اطلاعات حضور و غیاب در زیرساخت‌های سخت افزاری شرکت قرار می‌گیرند؛ بنابراین واحد فناوری اطلاعات شرکت مسئول نگهداری و مراقبت از سخت افزارهای این سیستم است. نرم افزار نیز باید به صورت اختصاصی به روز رسانی شود، یعنی از نظر جغرافیایی به راحتی نمی‌توان آن را ارتقاء داد.

سیستم حضور غیاب مبتنی بر ابر ترکیبی

در سیستم ترکیبی، سرورهای شرکت با سرویس‌های ابری اختصاصی و سرویس‌های عمومی آن ترکیب می‌شوند و فروشنده نرم افزار این سیستم را می‌کند
به عنوان مثال، می‌توان داده‌های مهم‌تر را در فضای ابریخصوصی قرار داد و برای سایر موارد، فروشنده، نرم‌افزاری را به عنوان یک سرویس ارائه می‌دهد. امروزه اگر شرکت‌های بزرگ برای استفاده از سیستم‌های ابری موانعی داشته باشند، تمایل دارند از شیوه های ترکیبی ابریاستفاده کنند. از طرف دیگر اکثر کسب و کارهای کوچک و متوسط به دنبال استفاده از اشکال بومی سیستم ابری هستند. این نیاز، ما را به سمت نوع سوم سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر سوق می‌دهد

سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر (Sofware As a Service)

سیستم‌های ابری معمولاً با استفاده از یک مرورگر در دسک‌تاپ یا یک اپلیکیشن تلفن همراه همیشه قابل دسترسی هستند. نرم افزار، داده‌ها، پیکربندی‌ها و سایر موارد مرتبط به این سیستم. هم در مرورگر دسکتاپ و هم در اپلیکیشن تلفن همراه، توسط فروشنده نرم‌افزار ارائه و مدیریت می‌شود. فروشنده نرم افزار تمام اقدامات مرتبط با به روز رسانی ها، افزایش امنیت، قابلیت دسترسی، پشتیبان گیری و سایر بررسی‌ها را برای سخت افزار و نرم افزار انجام می‌دهد؛ بنابراین دیگر نیازی به سرور شرکت، واحد فناوری اطلاعات اختصاصی، سیستم امنیتی و غیره نیست. این سیستم بدون نیاز به تجهیزات، زیرساخت‌های خاص و تعمیر و نگهداری قابل راه اندازی است. سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر، معمولاً بر اساس حق عضویت در اختیار افراد قرار می‌گیرند؛ بنابراین بسیار کم هزینه تر از شیوه های مبتنی بر مکان یا ترکیبی هستند. اگر شرکت‌ها واقعاً نیازی به شیوه مبتنی بر مکان یا ترکیبی نداشته باشند، اکثر آن‌ها از سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر استفاده میکنند، زیرا استفاده از آن بسیار آسان‌تر، ارزان‌تر و انعطاف‌پذیرتر است، به روز رسانی آن راحت‌تر انجام می‌شود و دسترسی به آن راحت است.

مزایای استفاده از پلتفرم های ابری در سیستم حضور و غیاب

-کاربر نمی‌تواند یک مجموعه پراکسی را اضافه کند.
-زمانی که پایگاه داده در یک سرور ابری ذخیره می‌شود
-امنیت خواهد داشت ساعات کار کارکنان به صورت سیستماتیک محاسبه می‌شود
-به دلیل تعیین دقیق ساعات کار کارکنان، کاربر می‌تواند به راحتی حقوق و دستمزد و ساعات اضافه کاری را محاسبه کند.

مزایای سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر همراه با یک مثال

 All Hours  یک سیستم رایج مبتنی بر ابر است که برای پیگیری زمان افراد در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این نرم افزار برمبنای ساعت تلفن همراه و یک پورتال وب به راحتی عمل می‌کند؛ بنابراین کارمندان می‌توانند بر اساس ساعت مبتنی بر وب هر روز ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند. در ادامه قصد داریم بیشتر به مزایا و امکانات این سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر بپردازیم:

۱. Geofencing در یک اپلیکیشن تلفن همراه

با این ویژگی وقتی یک کارمند وارد مکانی می‌شود، آدرس مکان او ثبت می‌شود؛ به طوری که مدیران می‌توانند محل حضور کارمند را مشاهده کنند. ثبت مکان ورودی فقط می‌تواند در مکان‌های خاصی مانند دفتر یا انبار شما انجام شود.
هدایت کننده های بلوتوثی هم پشتیبانی می‌کند. این هدایت کننده ها دستگاه‌های کوچکی هستند که اغلب در دفتر کار افراد قرار می‌گیرند و از طریق امواج بلوتوث به تلفن همراه کارمندان متصل می‌شوند. وقتی‌که اپلیکیشن، دستگاه هدایت کننده را در سیستم  All Hours شرکت شناسایی می‌کند، کاربر می‌تواند ساعت ورود یا خروج خود را وارد کند.

۲. افزایش امکان مدیریت با تلفن همراه

باAll Hours مدیران به راحتی می‌توانند با تلفن همراه خود، زمان حضور و غیاب و مدت زمان حضور افراد را در هر زمانی و در هر مکانی مدیریت کنند. علاوه بر این، کارمندان با استفاده از اپلیکیشن موبایل خود می‌توانند مرخصی ساعتی و روزانه درخواست کنند و مدیران می‌توانند با توجه به شرایط درخواست آن‌ها را تأیید یا رد کنند.کارکنان با مشاهده ساعات کاری خود، روزهای تعطیل قبلی و باقیمانده، می‌توانند آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنند. آن‌ها می‌توانند وظایف فعلی را تغییر دهند یا وظایف جدیدی را اضافه کنند و حتی می‌توانند برای انجام آن‌ها درخواست‌هایی را به مدیران ارسال کنند.< مدیران می‌توانند فوراً داده‌های مرتبط به غیبت‌های بدون اجازه و سایر تخلفات را بررسی کنند و به درخواست‌های کارمندان بسیار سریع پاسخ دهند. آن‌ها می‌توانند به سوابق زمان و مکان حضور کارمندان، دسترسی داشته باشند و گزارش‌هایی را همراه با جزییات آماده کنند.

۳. قابلیت ایجاد جدول‌های زمانی الکترونیکی، اتوماسیون حقوق و دستمزد و گزارش دهی کارآمدکل

All Hours ساعات حضور کارکنان را محاسبه می‌کند و این اطلاعات را به‌طور خودکار به جدول زمانی هر کارمند منتقل می‌کند. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا برگه های ثبت ساعات کار را به شکل خودکار ایجاد کنید، به راحتی غیبت‌ها را  کرده و حقوق و دستمزد را سریع‌تر تجزیه و تحلیل کنید. علاوه بر این، دیگر نگران پر کردن جدول زمانی کارمندان خود به طور دستی نخواهید بود.

All Hours  طور خودکار زمان ثبت شده کارکنان را به گروه‌های زیر تقسیم می‌کند:
– زمان حضور با حقوق و بدون حقوق
–  غیبت با حقوق (مانند انجام کار در بیرون از شرکت یا زمان ناهار)
–  ساعت غیبت
– تعطیلات و سایر غیبت‌ها
این سیستم با ارائه گزارش‌های آماده، علاوه بر تأمین اهداف مدیریتی، به کارمندان کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به ساعات کاری خود را بهتر درک کنند. ابزارهای گزارش دهی بسیار قدرتمند به‌طور خودکار ساعات کاری کارمندان را به زمان حضور با حقوق و بدون حقوق، سفرهای کاری، زمان استراحت و سایر مرتبط طبقه ۳ندی می‌کند

۵. مدیریت غیبت‌ها و مجوزها

 کارمندان برای مرخصی، به مدیران درخواست دهند و مدیران می‌توانند این درخواست را از طریق ایمیل، مرورگر وب، یا یک برنامه تلفن همراه تأیید کنند. وقتی غیبت‌ها تأیید شوند در جدول زمانی ثبت می‌شوند؛ بنابراین شما از این طریق می‌توانید کارمندان خود را به طور کلی یا گروه بندی شده (تیم‌هایی که مدیران آن‌ها درخواست‌های مرخصی را تأیید و رد می‌کنندمدیریت کنید.

مدیرانی که مسئول تأیید درخواست‌ها هستند به بررسی درخواست‌های جدید نیاز ندارند؛ زیرا این سیستم هر یک از درخواست‌های کارکنان را فوراً با ایمیل به آن‌ها اطلاع می‌دهد. علاوه بر این، این سیستم تأیید یا رد درخواست‌ها را به نیز به کارکنان اعلام می‌کند.

۷. زمان‌بندی بهینه گردش کار

معمولاً زمان‌بندی گردش کار به صورت زیر است: -کارمندان با استفاده از برنامه تحت وب یا تلفن همراه وارد و خارج می‌شوند -داده‌های زمانی به طور خودکار به جدول زمان‌بندی کارمندان منتقل می‌شوند. -مدیر، ممیزی زنجیره ساعت‌های ورودی‌ و موارد تصحیح شده را مشاهده می‌کند و یک نمای کلی از مکان های‌ حضور کارکنان در اختیار دارد. – مدیران می‌توانند تمام ساعت‌های ثبت شده توسط کارمندان را با استفاده از وب یا برنامه تلفن همراه مشاهده کنند و همچنین می‌توانند مکان‌هایی را که انتظار دارند کارمندان در آن ساعت‌ها وارد و خارج شوند، از قبل مشخص کنند. -مدیران می‌توانند ساعت‌ها ورود فراموش شده را اضافه کنند و موارد اشتباه را ویرایش یا حذف کنند تا از صحت سوابق اطمینان حاصل کنند. ممیزی زنجیره فعالیت‌ها تمام این تغییرات را نگهداری می‌کند. -برگه های ثبت ساعات کار برای تأیید، ارسال می‌شوند. شما می‌توانید این برگه ها را طوری تنظیم کنید که در زمان مشخصی به صورت خودکار ارسال شوند. اگر در شرایطی کارمند به برنامه وب دسترسی نداشته باشد و نتواند خودش این برگه ها را ارسال کند، قابلیت ارسال خودکار وجود دارد. – مدیران از برنامه وب یا یک تلفن همراه برای تأیید برگه های ثبت ساعات کار از طریق ساعات ثبت شده استفاده می‌کنند. از ساعات تأیید شده در این سیستم می‌توان برای سایر برنامه های حقوق و دستمزد استفاده کرد در پایان با استفاده از یک سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر، می‌توانید کل این فرآیند را به صورت دیجیتال درآورید و آن را بهینه ‌سازی کنید. با چنین سیستمی حتماً بهره‌وری شرکت شما بهبود می‏یابد، غیبت‌ها کم می‌شوند و ثبت ورود و خروج افراد و پیگیری آن راحت‌تر و ساده‌تر می‏گردد.

همانطور که مزایا و ویژگی های نرم افزار های ابری را در این مقاله مطالعه نمودید اکثر مدیران ترجیح می دهند که برای حضور و غیاب کارمندان خود از نرم افزارهای ابری استفاده نمایند. ما به شما نرم افزار حضور و غیاب ابری تایمزی را پیشنهاد می دهیم که دارای پنل وب و اپلیکیشن موبایل می باشد. جهت دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با نرم افزار تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

سایر مقالات

انواع رایانش ابری و مزایا، معایب آن

انواع رایانش ابری و مزایا، معایب آن

رایانش ابری یکی از داغ‌ترین بحث های دنیای امروزه که سازمان‌ها برای ذخیره، دسترسی و اشتراک‌گذاری اطلاعات، همکاری و مدیریت منابع رایانشی از اون استفاده میکنن. با پیداش اینترنت، رایانش ابری با امکانات و زیرساخت هایی که در اختیار شرکت‌ها قرار داده، مسیر‌های جدیدی

ادامه مطلب »
دورکاری

چالش های دورکاری

چطور بر چالش‌ها دورکاری غلبه کنیم؟ دورکاری زمانی یه راهبرد نادر و نوآورانه برای شرکت‌های فناوری در نظر گرفته می‌شد، ولی دیگه الان اینطوری نیست. طبق نظرسنجی جهانی فضای کاری IWG در سال ۲۰۱۹، از هر ۴ کارمند در سراسر جهان، ۳ نفر دورکاری

ادامه مطلب »

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا