تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی: ترکیب قدرت افراد و اطلاعات

اکثر شرکت در سراسر جهان به تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی< روی آورده اند. جاناتان فرار، یک مشاور معروف در حوزه کسب و کار، تجزیه و تحلیل سیستماتیک را این‌گونه تعریف کرده است: تجزیه و تحلیل سیستماتیک عبارت است از یافتن، تفسیر و ایجاد ارتباط بین داده های معنی‌دار برای ارائه گزارش در جهت بهبود تصمیم‌گیری و عملکرد. در این مقاله، به قدرت تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی می‌پردازیم، دلیل و نحوه استفاده از این نوع تجزیه و تحلیل را برای پیشرفت عملکرد کسب و کار مورد بحث قرار می‌دهیم و درنهایت، به دلیل اهمیت بسیار زیاد تجزیه و تحلیل سیستماتیک در منابع انسانی، مهارت‌هایی را که متخصصان مدیریت منابع انسانی در این حوزه نیاز دارند، به شما معرفی می کنیم.

منابع انسانی داده محور: استفاده از حجم زیاد داده های ارزشمند

در شیوهای سنتی مدیریت منابع انسانی، نحوه عملکرد افراد فقط بر اساس وظایف آن‌ها بررسی می‌شود؛ اما به هیچ وجه به اعداد توجه نمی‌شود؛ اما این شیوه ها در حال تغییر هستند. امروزه از داده‌های شرکت به طور خاص برای بهبود عملکرد افراد و کل سازمان، استفاده می‌شود.
تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی امری منطقی است. مطالعات متعدد نشان داده اند که تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی موجب عملکرد بهتر کسب‌وکار خواهد شد و تجربه و رفاه کارکنان را افزایش خواهد یافت. متداول‌ترین شاخص هایی که برای تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی استفاده می‌شود، مربوط به کارکنان است، مانند درآمد هر کارمند، هزینه‌های آموزشی و داده‌های جمعیت شناختی، غیبت و مرخصی، حفظ کارکنان، زمان استخدام، سوابق حقوق و ارتقاء آن‌ها و غیره.
برای تحلیل داده‌ ها اهداف زیادی وجود دارد. چالش اصلی این است که گاهی اوقات این داده‌ها بسیار گسترده و کاملاً پراکنده اند و اگر در مسیر درستی تفسیر و به هم متصل نشوند، ممکن است دیگر یک فرآیند قابل اعتماد نباشد؛ بنابراین یک متخصص داده نقش مهمی در این زمینه دارد.

چرا امروزه اکثر سازمان‌ها به دنبال تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی هستند؟

اکثر شرکت‌های برای بهبود تصمیم‌گیری‌های خود به رویکردهای سیستماتیک تجزیه و تحلیل روی آورده اند. استفاده از این رویکردها در منابع انسانی موجب بهبود گردش مالی و حل مسائل مرتبط دیگر می‌شود.

1. اثبات یک مسئله یا موضوع

ارزیابی عملکرد منابع انسانی و ارتباط آن با اهداف کسب بسیار دشوار است. از طرف دیگر، مدیران می‌خواهند تأثیر هزینه ها، وقت و انرژی صرف شده روی استعدادها و منابع انسانی را مشاهده کنند. با تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی، نمی‌توان نرخ بازگشت سرمایه را به صورت استاندارد اندازه گیری کرد، اما وقتی‌که از روش مبتنی بر داده استفاده شود، نتایج این تجزیه و تحلیل برای بهبود عملکرد سازمان مفید خواهد بود.
مهم‌ترین شاخص‌های تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی عبارتند از:
– نرخ گردش کل (79.3%)
– نرخ تنوع کارکنان (58.6%)
– میزان تعامل میان کارکنان یا ارتباط آن‌ها با فرهنگ (51.7%)
سایر شاخص‌های جدید اصلی عبارتند از:
– ویژگی های جمعیت شناسی کارکنان (93%)
– چرخه کاری کارمند (68%)
– کل پاداش‌ها (56%)
– ایمنی (42%)

2. کسب مزیت رقابتی

در شرکت‌هایی که تصمیمات اتخاذ شده، نتایج خوبی را به دنبال داشته اند، از تجزیه و تحلیل سیستماتیک نیروی کار به ‌عنوان یک روش جدید استفاده کرده اند تا بهترین گزینه ها را انتخاب کنند و عملکرد شرکت آن‌ها بهبود یابد.

3. فشار برای کاهش هزینه ها

شرکت‌هایی که سودآوری مناسبی، ندارند تمایل به تغییر دارند. در این شرایط معمولاً مدیرعامل ابتدا به سراغ مدیر منابع انسانی می‌رود تا علیرغم میل باطنی خود از این بخش برای بهبود سودآوری یا کاهش هزینه نیروی کار، کمک بگیرد؛ بنابراین استفاده از یک رویکرد تحلیل اطلاعات همراه با شیوه‌های سنتی‌ منابع انسانی، برای کمک به حل مسائل در این شرایط مؤثر است.

4. سهولت بیشتر در ارائه گزارش

امروزه نیاز به شفافیت، ارائه گزارش و افشای داده های غیرمالی و مرتبط با منابع انسانی بیشتر افزایش یافته است. امروزه نیاز به تجزیه و تحلیل نیروی انسانی به دلیل فراهم کردن گزارش‌های مستدل برای نهادهای نظارتی در مورد سنجش برخی از شاخص‌های منابع انسانی به وسیله گزارش‌های سالانه یک شرکت، افزایش یافته است (به عنوان مثال،گزارش های میزان فرسودگی، مشارکت و نسبت حقوق کارکنان).

چه مهارت‌هایی برای یک متخصص داده منابع انسانی خوب لازم است ؟

مدیر بخش تجزیه و تحلیل اطلاعات منابع انسانی، متخصص اصلی برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده است و با تجزیه و تحلیل نیروی کار همیشه این اطمینان را ایجاد می‌کند که کسب‌وکار به منافعی دست می یابد و ارزش بیشتری کسب می کند. این کار به مهارت‌های مختلفی لازم نیاز دارد. یک فرد متخصص علاوه برافزایش مهارت در علم داده، باید مهارت گوش دادن و ارتباطات غیرتخصصی را در خود تقویت کند تا بتوانند نتایج، معانی و گزارش‌ها را به مدیران و سایر افراد منتقل کند. طبق گفته،برای موفقیت در تجزیه و تحلیل سیستماتیک نیروی انسانی، 6 حوزه علمی تأثیرگذار است : هوش تجاری، مشاوره، منابع انسانی، روانشناسی کار، علم داده و ارتباطات. اگر در سازمان، چنین مسئولیتی به شما واگذار شد باید بدانید چطور این کار را انجام دهید و سختی‌های این کار چیست.

5 مرحله برای شروع تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی

تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی تأثیر زیادی روی بهبود نتایج کسب و کار، تجربه کارمندان و عملکرد منابع انسانی دارد؛ اما شروع صحیح این کار چگونه است؟ طبق نظر دیوید گرین، برای شروع تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع باید 5 مرحله را طی کنید.
1. ابتدا باید از خود بپرسید مدیرعامل و هیئت مدیره شرکت شما با چه چالش‌های مهمی روبرو هستند؟ برترین تیم‌های تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی علاوه بر کمک به حل چالش‌های منابع انسانی، به حل چالش‌های کسب و کار هم کمک می‌کنند. این چالش‌ها معمولاً مربوط اثربخشی شیوه های فروش، کیفیت محصول، حفظ مشتریان و کارمندان و انواع ریسک‌ها هستند. شما باید این مسائل را درک کنید تا در زمینه تجزیه و تحلیل داده های منابع انسانی موفق باشید.
2. سپس یاد بگیرید و پیشرفت کنید. دانش و اطلاعات گسترده در دسترس، الهام بخش هستند، قدرت درک شما را افزایش می‌دهند و درنهایت موجب تسریع فرآیند تجزیه و تحلیل منابع انسانی می‌شوند. قبل از اینکه راه حلی را انتخاب کنید، آن را آزمایش کنید.
3. در مرحله سوم، ابتدا به سراغ مسائل و چالش‌های کوچک بروید، تا سریع به یک راه حل موفق برسید. سعی کنید خیلی بلند پروازانه عمل نکنید. با ارائه سریع یک راه حل موفق، انگیزه شما برای کار در حوزه تجزیه و تحلیل منابع انسانی بیشتر می‌شود، همچنین با عملکرد موفق در طول زمان بودجه بیشتری به شما اختصاص می یابد.
4. حتی اگر در زمینه تجزیه و تحلیل داده متخصص شده اید، باید بدانید زمان این فرآیند زیاد است. جمع‌آوری داده‌ها، آماده‌سازی و تلخیص اطلاعات مناسب در فرآیند تجزیه و تحلیل بسیار سخت‌تر از سایر مراحل است، اما این کارها به تنهایی ارزشی ندارند؛ بنابراین برای کامل انجام شدن این کارها نباید وسواس داشته باشید.
5. درنهایت، باید تلاش کنید فقط روی حوزه منابع انسانی تمرکز نکنید. علاوه بر داده های منابع انسانی به سایر داده ها هم دسترسی داشته باشید و در حل مسائل کلی کسب و کار مشتاق باشید.

منابع انسانی مبتنی بر داده: افزایش عملکرد با استفاده از تجزیه و تحلیل و استانداردها

اگرچه بسیاری از شرکت‌ها در مورد اهمیت استفاده از تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی برای بهبود عملکرد کسب و کار، آگاه هستند، تعداد محدودی از آن‌ها به طور مؤثر از این از داده ها استفاده می‌کنند؛ بنابراین این سؤال مطرح می‌شود امروزه سازمان‌ها چگونه می‌توانند، از داده های وسیع در کسب و کار خود استفاده کنند تا به تمام دیدگاه‌ها و ابعاد مختلف آن دست یابند ؟

1. کنجکاو باشید

انسان‌ها همیشه به دنبال یافتن اطلاعات جدید هستند؛ بنابراین کسب و کارها و سازمان‌ها هم به طور مداوم به جستجوی اطلاعات جدید می‌پردازند. کنجکاو بودن یک مهارت اساسی برای افزایش دانش کارکنان محسوب می‌شود. وقتی بیشتر در مورد موضوعات و مسائل کنجکاو باشیم، با نگاهی عمیق‌تر و منطقی‌تر به موضوعات مختلف نگاه می‌کنیم و با نگاهی نو راه حل‌های خلاقانه ای را ارائه می‌دهیم. HBR نشان داد که کنجکاوی با بهبود عملکرد شغلی و ارتباطات و همچنین افزایش خلاقیت و نوآوری ارتباط مستقیم دارد. مدیران کسب و کارها همواره به دنبال اطلاعات جدید درباره سازمان خود هستند تا با استفاده از آن‌ها، به دیدگاه جامعی نسبت به کسب و کار و عملکرد آن دست یابند. آن‌ها با تقویت مهارت کنجکاوی در خود، می‌توانند بر اساس مشاهدات خود اقداماتی را بهبود عملکرد سازمان خود و کسب مزیت رقابتی در بازار طراحی و اجرا کنند. تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی به کسب موفقیت در این زمینه ها کمک می‌کند.

2. ارائه نتایج تحلیل به شکل صحیح و استفاده از داده ها با توجه به موقعیت کسب و کار

اغلب وجود داده های کم در موقعیت‌های نادرست نتایج بدتری را نسبت به عدم وجود آن‌ها به دنبال خواهد داشت. در پروژه های تجزیه و تحلیل اطلاعات کارکنان خود، حتماً از داده ها با توجه به موقعیت کسب و کار خود استفاده کنید. در غیر این صورت، احتمالاً افرادی که از نتایج تجزیه و تحلیل شما استفاده می‌کنند، به درستی آن‌ها را درک نخواهند کرد یا اصلاً با آن‌ها به هیچ دیدگاه ارزشمندی نخواهند رسید. بهتر است نتایج کار خود را همراه با یک متن راهنما ارائه دهید تا کاملاً روشن و واضح باشند؛ بنابراین باید مطمئن شوید که یافته‌های شما با شرایط کسب و کار و ارزشی که ارائه می‌دهد، مطابقت دارد یا خیر. به عنوان مثال ارائه یک گزارش در مورد اینکه کارمندان یک دوره 50 ساعته یادگیری و آموزش را به اتمام رسانده اند، اطلاعات با ارزشی ندارد. شما باید بین دوره های مختلف یادگیری ارتباط برقرار کرده و تأثیر این یادگیری‌ها را بر روی کسب و کار مشخص کنید. سپس باید به این سؤال پاسخ دهید که آیا دوره یادگیری در افزایش مهارت‌ کارکنان تأثیر گذاشته است یا خیر و چگونه این دوره آموزش و یادگیری موجب بهبود ارائه خدمات یا عرضه محصول توسط شرکت می‌شوند.

3. بیان نتایج حاصل از تحلیل داده ها به صورت داستان

علاوه بر سنجش و تجزیه و تحلیل صحیح داده ها، باید نحوه ارائه آن‌ها به صورت داستان باشد تا کارمندان، سرمایه گذاران، مشتریان و سایر ذینفعان نتایج تحلیل شما را به راحتی درک کنند. برقراری ارتباط صحیح، مناسب و واضح بین اطلاعات، از مهم‌ترین مهارت‌های متخصصان تجزیه و تحلیل منابع انسانی است. حتماً باید نتایج خود را به صورت داستان‌های متقاعد کننده بنویسید تا در بهبود عملکرد و تغییر سازمان شما تأثیر داشته باشند. نباید موضوعات و مطالب را به صورت پیچیده ارائه دهید. شما باید با ارائه داستان‌های متقاعدکننده، بین اطلاعات خود ارتباط برقرار کنید و به آن‌ها معنا ببخشید. به هیچ وجه ارزش داستان ‌سرایی را نادیده نگیرید.

4. صبور باشید

برای تغییر طرز تفکر افراد و رسیدن به فرهنگی که بتوان از داده های بزرگ برای منابع انسانی استفاده کرد؛ زمان باید زمان زیادی صرف شود. با وجود پیشرفت‌های زیاد در خلق فناوری های پر سرعت، هنوز موانع فرهنگی و تخصصی برای استفاده از حجم زیاد اطلاعات در حوزه منابع انسانی وجود دارد که باید آن‌ها برطرف کرد. در تجزیه و تحلیل‌های مهم حداقل ۲۴ ماه زمان لازم است تا نتایج باارزشی به دست آید.

5. بهترین فناوری‌ها را برای انجام تحلیل‌های خود انتخاب کنید

تبدیل حجم زیادی از داده ها به نتایج کاربردی و مؤثر کار، ساده ای نیست. بهترین شیوه های تجزیه و تحلیل منابع انسانی که دیدگاه‌های صحیح و واقعی را در مورد ارتباط بین نیروی انسانی و نتایج کسب و کار ارائه می‌دهند، هوشمند هستند و به راحتی توسط افراد درک می‌شوند. این شیوه ها 4 ویژگی مهم دارند:
– آن‌ها به مسائل مهم و اساسی پاسخ می‌دهند
– افرادی که در حوزه داده متخصص نیستند، به راحتی می توانند از آن‌ها استفاده کنند
– آن‌ها مبتنی بر ابر هستند
– آن‌ها توسط تجزیه و تحلیل‌های آماری و فناوری یادگیری ماشینی پشتیبانی می‌شوند
شیوه های مبتنی بر ابر که بسیار پرطرفدار هستند، از حداکثر داده ها برای رفع مشکلات مربوط به پیگیری زمان حضور و غیاب کارکنان و ارائه گزارش و اسناد در مورد برگزاری جلسات استفاده می‌کند.
یکی از گزارش‌هایی که برای تجزیه و تحلیل سیستماتیک منابع انسانی استفاده می‌شود تعیین ساعات کاری، زمان حضور و غیاب و پیگیری زمان‌بندی اجرای پروژه ها است. این اطلاعات می‌توانند برای تجزیه و تحلیل اولیه منابع انسانی استفاده شوند. همچنین برای شروع فرآیند تجزیه و تحلیل، یک مسیر بسیار خوب و آسان محسوب می‌شوند.

چند نمونه از شاخص‌هایی که در نرم‌افزار حضور و غیاب وجود دارد عبارتند از: – تعداد ساعات کار – هزینه هایی که کارفرما برای هر کارمند صرف می‌کند – اضافه کاری – تعداد تعطیلات باقی مانده – تعداد غیبت ها به دلایل مختلف – بیماری‌ها در بخش‌ها یا تیم‌ها و سایر تغییرات در هر یک از بخش‌ها – افرادی که زود می آیند و دیر می‌روند – میانگین زمان ورود و خروج – حضور در یک شرکت در یک زمان خاص – حضور در یک مکان در یک زمان خاص

چند نمونه از شاخص هایی که در نرم‌افزار پیگیری زمان‌بندی اجرای پروژه وجود دارد؛ عبارتند از: – تمام پروژه هایی که یک شرکت در یک زمان خاص روی آن‌ها کار می‌کند – زمان صرف شده روی یک پروژه توسط هر کارمند یا تیم – زمان صرف شده روی پروژه بر اساس نوع وظیفه – ساعات دارای حقوق و دستمزد و ساعات بدون حقوق و دستمزد – کل زمان صرف شده بر روی پروژه – ظرفیت آزاد و برنامه ریزی شده تیم – زمان صرف شده برای هر جلسه – هزینه های نیروی کار و سایر هزینه های صرف شده برای هر پروژه – گزارش هزینه برای هر پروژه، هر کارمند یا هر تیم