انطباق و قدرت اطلاعات: چرا یک نرم افزار حضور و غیاب خوب اهمیت دارد؟

در اینجاست که همه چیز مقداری پیچیده تر می شود. مدت زمان مورد نیاز برای ثبت یک پرونده در نرم افزار حضور و غیاب بستگی به نوع اطلاعاتی دارد که در آن موجود است. در اینجا نیز قوانینی وجود دارد که بر ده نوع مختلف اطلاعات کارمندان حاکم است:
1. قانون فدرال از کارمندان می خواهد که تمام سوابق استخدام را به مدت یک سال نگه دارند. این دسته شامل درخواست های پرسنل، رزومه ها و سایر اسناد مربوط به روند استخدام است.
2. کارفرمایان باید فرم های 1-9 را به مدت سه سال پس از استخدام کارمند یا به مدت یک سال پس از پایان کار آنها (هرکدام که دیرتر فرابرسد) نگهداری کنند.
3. حداقل شرایط برای اطلاعات حقوق و دستمزد سه سال است. اما بسیاری از شرکت ها اطلاعات حقوق و دستمزد را تا پنج سال آرشیو نموده و نگه می دارند.
4. سوابق جدایی از مجموعه باید حداقل پنج سال پس از خاتمه کارمند نگهداری شود. این به شما کمک می کند تا با دغدغه های اشتباهات احتمالی در فسخ  قرارداد‌ها مواجه شوید.
5. کارفرمایان باید سوابق مزایای بازنشستگی را تا مدت شش سال پس از ترک کارمند نگه دارند.
6. سوابق قانون مرخصی پزشکی خانواده: هنگامی که کارمندی هر مقدار زمان مرخصی FMLA را درخواست می کند، کارفرما باید مدارک مربوطه را برای سه سال پس از پایان کار حفظ کند.
7. قوانین OSHA حکم می کند که کارفرمایان باید سوابق آسیب دیدگی و صدمات کارکنان را برای پنج سال پس از پایان کار حفظ کنند.
8. سوابق مالیاتی: سرویس درآمد داخلی پیشنهاد می کند که کارفرمایان سوابق مالیاتی کارکنان را به مدت چهار سال در پرونده نگه داری کنند. این مورد شامل فرم W-2 و W-4 همچنین کل دستمزد است.
9. سوابق آزمایش مواد مخدر: به طور معمول، سوابق آزمایش مواد مخدر به عنوان بخشی از فرایند استخدام در نظر گرفته شده و باید حداقل برای یک سال نگهداری شود. این مدت را برای هر شغلی که مربوط به صنعت حمل و نقل باشد به پنج سال افزایش می دهند.
10. پیمانکاران مستقل: بسته به اینکه با چه کشوری تبادل اطلاعات صورت بگیرد،  قراردادهای شخص ثالث باید بین 3-5 سال حفظ شود.