حضور سر وقت در محل کار مهم است

مهم نیست که شما یک استارتاپ هستید و یا یک کسب و کار چند ملیتی، حضور سر وقت در محل کار برای به موفقیت رسیدن کسب و کار شما حیاتی است. این موضوع روی اعتبار و اخلاق کاری کارکنان هم تاثیر میگذارد.میتوان گفت حضور سر وقت شما به چندین دلیل روی محل کار تاثیر دارد. برای مثال، تاخیر یا غیبت مداوم یک کارمند میتواند بر روحیه ی کارکنان تاثیر منفی بگذارد.به همین دلیل حضور سر وقت در محل کار بسیار حائز اهمیت است.

در این مقاله ما در مورد اهمیت حضور در محل کار، عوامل حیاتی موثر بر حضور در محل کار و به همچنین حضور و غیاب کارمندان صحبت خواهیم کرد. به همچنین نکات مفیدی برای بهبود حضور کارکنان، به کارفرمایان ارائه خواهیم کرد.

مطالب موجود در این مقاله، موارد زیر هستند:

۱-سه عامل مهم که بر حضور سر وقت در محل کار تاثیر میگذارند
۲-پنج گام مفید برای رسیدگی به مشکلات حضور و غیاب کارکنان
۳-نکات ارزشمند در زمینه ی حفظ حضور و غیاب در محل کار

چرا حضور سر وقت در محل کار مهم است؟

حضور مداوم در محل کار و وقت شناسی برای هر کارمندی ضروری است زیرا زمانی که فردی شغلی را میپذیرد، یعنی وقتش را به آن محل کار اختصاص میدهد.درک اهمیت در محل کار باعث رشد شغلی میشود. اما زمانی که کارمندی به طور مستمر در محل کار حاضر نشود، یعنی آمادگی پذیرش آن شغل را ندارد. و بالعکس این قضیه، حضور مستمر نشان دهنده ی متعهد بودن کارمند است و این یعنی میتوانید وظایف مهم را به او واگذار کنید.هنگامی که کارمند به موقع در محل کار حاضر نمیشود، مدیران هم به نوبه ی خود باید انگیزه ی کارمند را بالا ببرند و با ایجاد فضای کاری مناسب، از تاخیر و غیبت جلوگیری کنند.غیبت به معنای عدم حضور فرد در محل کار و عدم انجام وظایف بدون هیچ گونه بهانه ی موجهی است. این مشکل، مشکلی جدی است که کارفرما باید در اسرع وقت به آن رسیدگی کند.اگر نمیدانید که تاثیر غیبت روی شرکت شما چگونه است، باید بدانید که غیبت کارمندان به موارد زیر منجر میشود:

عملکرد کاری ضعیف

غیبت بیش از حد یک کارمند میتواند مدیران را مجبور به تغییر ساختار جریان کار کند.با این حال، این فرآیند میتواند تاثیر دومینویی بر کل شرکت داشته باشد. کارمندانی که به موقع سر کار حاضر میشوند، باید هم کار همکاران غایب خود را انجام دهند و هم با وظایف خود را اجرایی کنند. در نتیجه، آنها باید کارها را با سرعت بیشتری انجام دهند و یا ساعات کاری خود را افزایش دهند و اینگونه کیفیت کار تحت تاثیر قرار میگیرد. به همچنین این مشکل روی بهره وری کلی کارکنان نیز تاثیر منفی دارد.به علاوه، کارمندی که دائم غایب است، به سختی با تغییرات هماهنگ میشود و کارایی او تحت تاثیر قرار میگیرد. این اتفاق منجر به تاخیر در تولید محصولات و خدمات و ناراحت شدن مشتریان خواهد شد.

بالا رفتن استرس و کم شدن روحیه ی کارمندان

از آنجا که غیبت یکی از کارکنان حجم کاری دیگر کارکنان را بیشتر میکند، این موضوع باعث نارضایتی از کار میشود.
از آنجا که کارمند حاضر باید هم وظایف خودش و هم وظایف کارمند غایب را انجام دهد، روحیه ی او تضعیف میشود.
به علاوه، زمانی که کار بیشتر عادی تلقی شود، منجر به استرس، رنجش و فرسودگی میشود. این مورد میتواند به کارمندان متعهد، که ممکن است مجبور شوند برای مقابله با خستگی یک روز مرخصی بگیرند، آسیب وارد کند.

افزایش هزینه های مرتبط با کارمندان

زمانی که کارمندی دائم غیبت میکند، شرکت مجبور میشود کارمندان بیشتری استخدام کند و یا برای پیشبرد اهدافش کارمند همیشه غایب را با شخص دیگری جایگزین کند. در هر دو صورت، نیروی جدید هزینه های بیشتری بر شرکت تحمیل میکند.

به همچنین، هر نیروی جدید برای آشنایی با کار به زمان نیاز دارد، و همین باعث بیشتر شدن هزینه ها به خاطر کاهش بهره وری، میشود.

مشکلات اخلاقی محل کار

حضور سر وقت در محل کار یکی از بخش های مهم اخلاق کاری به حساب می آید.به عنوان یک کارفرما، با نپرداختن به موضوع غیبت ، این پیام را به کارمندان ارسال میکنید که نه از کارمندان وقت شناس حمایت میکنید و نه مسائل اخلاق کاری را در اولویت قرار میدهید.

خصومت

غیبت مداوم ممکن است تاثیر نامطلوبی بر سایر کارکنانی که به موقع در محل کار حضور پیدا میکنند، داشته باشد. وقتی یکی از اعضای تیم مکررا غیبت میکند یا دیر به محل کار می آید، همکاران او ممکن است دلسرد و بی انگیزه شوند. در این موارد و به خصوص زمانی که کارفرما فرد خاطی را سرزنش نمیکند، این تاخیر همیشگی ممکن است بین کارمندان خصومت ایجاد کند و بر مشارکت آنها تاثیر منفی بگذارد. حالا که با اهمیت حضور سر وقت و عواقب غیبت آشنا شدید، بیایید به فاکتورهای اساسی که منجر به مشکلات حضور و غیاب در محل کار میشوند، نگاهی بیندازیم.

سه عامل مهم که بر حضور سر وقت در محل کار تاثیر میگذارند

در ادامه سه عامل اساسی که میتوانند روی عدم حضور به موقع نقش داشته باشند، آورده شده است:

حضور گرایی (حضور در محل کار در حالت مریضی)

حضور گرایی یعنی کارمند با حالتی مریض، خسته و حواس پرت در محل کار حاضر شود و قادر به انجام وظایفش نباشد. بر اساس تحقیقات دفتر کارمندی جهانی Accountemps حدود ۹۰ درصد از کارمندان با سابقه اعتراف کرده اند که گاهی اوقات وقتی سر کار رفته اند، مریض بوده اند. از این تعداد، درصد اعلام کرده اند که حتی اگر بیمار باشند، باز هم همیشه سر کار میروند.

این اعداد واقعا نگران کننده هستند، زیرا این حضور گرایی ممکن است باعث بروز مشکلاتی همچون پخش بیماری های عفونی و واگیردار در محل کار شود. این مشکل به نوبه ی خود باعث میشود تا کارمندان بیشتری به دنبال مرخصی پزشکی باشند و بر حضور کلی کارکنان تاثیر منفی میگذارد.
این حضور گرایی زمانی که فردی در بخش مواد غذایی و مشاوره پزشکی کار میکند، خطر بیشتری دارد.

محیط کاری با انرژی منفی

اگر پیوسته کارمندان خود را با حجم کاری بالا خسته کنید، حقوق کافی به آنها ندهید، و تعطیلات کافی هم نداشته باشید، ممکن است کارمندان خسته شوند و کارشان را درست انجام ندهند. این امر ممکن است به غیبت بدون اجازه ی کارمند خسته و یا بیمار شدن وی و درخواست مرخصی بیماری منجر شود. به همچنین، محیط کار متشنج ممکن است استرس کارمندان را بیشتر کند. در نتیجه، ممکن است تاخیر کارمندان خسته و بی انگیزه هر روز بیشتر شود و آنها مجبور شوند برای مقابله با استرس خود، روزهای بیشتری مرخصی بگیرند.

مشکلات شخصی

هر کارمند ممکن است با مشکلات شخصی مانند مشکلات خانوادگی، مشکلات مالی و سلامتی مواجه شود.
این مشکلات ممکن است به غیبت و یا حضور گرایی منجر شوند.
ما باید به این کارمندان زمان بدهیم تا روحیه ی خود را دوباره بالا ببرند. به همچنین باید مشکلات ایشان را درک کنیم و بدانیم که مشکلات زود گذر هستند و به زودی حل میشوند.
در بخش بعدی پنج گام مفید برای رسیدگی به مشکلات حضور و غیاب کارکنان در محل کار ارائه شده اند.

پنج گام مفید برای رسیدگی به مشکلات حضور و غیاب کارکنان

در ادامه پنج موردی که شما باید انجام دهید تا از حضور ضعیف در محل کار جلوگیری کنید، آمده اند:

گام اول: اهمیت حضور و غیاب در کسب و کار خود را بیان کنید

به عنوان کارفرما، شما باید مشخص کنید که غیبت موجه و غیبت غیر موجه کدامند. دپارتمان منابع انسانی باید موارد زیر را به وضوح تشریح کند:

۱- غیبت به علت بیماری غیبت ناگهانی ناشی از بیماری.
۲- غیبت موجه و با اجازه غیبتی که با اجازه ی مدیر باشد.
۳- خستگی غیبتی که به علت اضافه کاری زیاد باشد.
۴-مرخصی پزشکی مرخصی مورد تایید (قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی). این قانون به کارمند واجد شرایط تا ۱۲ هفته مرخصی میدهد تا از خود و یا یکی از اعضای خانواده با “مشکلات جدی سلامتی” مراقبت کند.
۵-عدم حضور غیبت کارمند بدون اینکه از پیش علت عدم حضور را به مدیر اطلاع داده باشد.
مسئولین حرفه ای باید حضور را برای کارمندان استخدام ساعتی نیز تعریف کنند. این یعنی به کارمندان بگویند چه زمانی در چه محلی حضور داشته باشند.

تعریف هر چه واضح ترحضور سر وقت، به شما کمک میکند تا محدوده ی اقدامات انضباطی برای غیبت بیش از حد را نیز تعیین کنید.

گام دوم: یک سیاست حضور کارمند تعریف کنید

سیاست حضور کارمند به وضوح قوانین و مقررات مدیریت حضور و غیاب را بیان میکند. این سیاست انواع مختلف مرخصی مانند مرخصی بیماری، مرخصی بدون حقوق و غیره را تشریح میکند.
سیاست غیبت نیز عواقب غیبت و تاخیر را بیان میکند و کارمندان را به حضور سر وقت تشویق میکند.
اگرچه، یکی از اهداف این مقاله بررسی تمامی گام هایی است که کارمندان باید برای مرخصی گرفتن طی کنند.
برای مثال، میتوانید یک برگه ی حضور و غیاب کارمندان داشته باشید یا از نرم افزاری برای پیگیری حضور و غیاب و درخواست مرخصی استفاده کنید. صرف نظر از روشی که انتخاب میکنید، فرآیند باید برای همه ی کارمندان یکسان باشد.
به همچنین، سعی کنید سیاست های حضور و غیاب خود را تا آخرین حد ممکن به صورت جزئی تشریح کنید.

گام سوم: اقدامات انضباطی برای تاخیر و غیبت را توضیح دهید

سیاست حضور و غیاب کارمند شما باید شدت اقدامات انضباطی با توجه به میزان غیبت کارمندان را نیز بیان کند. با این حال، با اینکه باید برای حضور و غیاب عواقب و یا مجازات تعیین کنید، انتظارات شما نیز باید واقع بینانه باشند.

برای مثال، نباید کارمندی را که به خاطر تصادف و یا مشکلات شخصی حاد دیر کرده است، مجازات کنید. اگر شما بابت اتفاقی که از کنترل کارمند خارج بوده او را مجازات کنید، او روحیه اش را از دست میدهد و این به نارضایتی شغلی منجر میشود.
ین یعنی سیاست حضور و غیاب شما باید انعطاف پذیر بوده و به رشد شرکت شما کمک کند.با این سیستم مدیران میتوانند پس از بررسی دقیق علت تاخیر و غیبت کارمندان، آنها را توبیخ کنند.
به همچنین، این سیستم میتواند شامل برنامه های تشویقی برای کارمندانی که همیشه سر وقت در محل کار حضور پیدا میکنند نیز باشد و اینگونه میتوانید روحیه ی کارمندان را بالا ببرید.

گام چهارم: برای مدیریت بهتر حضور و غیاب با کارمندان خود در تعامل باشید

تمامی کارمندان باید از استانداردها و مراحل تشریح شده در سیاست حضور و غیاب شما مطلع باشند. به همین منظور، دپارتمان منابع انسانی باید از سیاست حضور و غیاب کپی تهیه کند و به هر کارمند بدهد و یا آن را در کتاب راهنمای کارمندان بگنجاند. به همچنین، مدیران باتجربه باید به هنگام استخدام از کارمندان بخواهند تا با برخی موارد مرتبط با این سیاست موافقت کرده و اسناد این توافقنامه را امضا کنند

گام پنجم: یک برنامه ی ثبت زمان ورود و خروج و حضور و غیاب داشته باشید

یک برنامه ی ثبت زمان ورود و خروج و حضور و غیاب برای مدیریت حضور و غیاب بسیار کاربردی است. به کمک این برنامه میتوانید به صورت خودکار تایم کاری، تایم اضافه کاری و حضور و غیاب کارمندان را محاسبه کنید. به همچنین، اگر شما دورکاری انجام میدهید و یا ساعتی به کارمندان خود حقوق میدهید، این برنامه برای شما ضروری است.

ثبت زمان ورود و خروج به سادگی

سیستم ما میتواند به صورت دستی و خودکار زمان ورود و خروج را ثبت کند. کارفرمایان میتوانند این سیستم را روی کامپیوتر، تبلت و گوشی های همراه داشته باشند و به صورت آنلاین و آفلاین تایم کاری کارکنان را بررسی کنند. به همچنین میتوانند به صورت دستی ساعت کاری ها را تغییر دهند. اینگونه کارفرمایان میتوانند کارمندان را زیر نظر داشته باشند و از غیبت و تاخیر بی مورد جلوگیری کنند. به علاوه، کارفرمایان میتوانند ساعت کاری کارمندانی که بر اساس ساعت کاری حقوق میگیرند را محاسبه کرده و بر اساس آن حقوق بدهند.

گزارشات عملکرد جزئی

کارفرمایان و مدیران میتوانند به گزارشات عملکرد جزئی شامل گزارشات حضور و غیاب دسترسی پیدا کنند و عملکرد کارمندان را بررسی کنند. گزارشات حضور و غیاب مشخص میکند که کارمند چه زمانی حاضر بوده، چه زمانی غیبت داشته، در چه تاریخی مرخصی ساعتی گرفته و چه روزهایی تاخیر داشته است. به همچنین میتوان فیلتری روی این گزارش قرار داد تا فقط حضور در شیفت خاصی را بررسی کرد و یا فقط افراد غایب و یا با تاخیر در محل کار حاضر شده را شناسایی کرد.

مدیریت حقوق

به جای استفاده از Google Sheets و یا الگوهای اکسل، میتوانید از سیستم ما برای محاسبه ی خودکار حقوق کارمندان استفاده کنید. به همچنین میتوانید فایل حقوق ها را به عنوان csv ذخیره کنید و با کمک آن و البته درگاه های PayPal، Gusto، Wise و یا ADP مستقیما حقوق ها را پرداخت کنید

یکپارچه سازی با Chrome

به علاوه میتوانید برای مدیریت هر چه بهتر، سیستم ما را با ابزارهای مدیریتی مانند Asana، Slack  و Basecamp همسان سازی کنید.
میتوانید چندین نکته برای حضور سر وقت کارمندان به آنها بگویید:

۱-بهتر است که ایشان یک ربع زودتر در محیط کار حاضر شده و برای کار خود آماده شوند. اینگونه زمان کافی برای آماده شدن و البته خروج به موقع را خواهند داشت.
۲-کارمندان باید ترافیک و دیگر مشکلات حمل و نقل و البته مشکلات مرتبط با کودکان خود را در نظر داشته باشند و برای چنین مواقعی از پیش در ذهن خود برنامه داشته باشند.

۳-اگر قرار است تاخیر داشته باشند و یا غیبت کنند، باید هر چه زودتر به رئیس خبر بدهند.
۴-کارمندان باید کارت ورود و خروج و تگ نام را در محل کار همراه خود داشته باشند.برای کنترل استرس بهتر است با آمادگی ذهنی روز کاری و یا شیفت کاری خود را شروع کنند.

نرم افزار تایمزی به سازمان شماکمک میکند تا شرایط راحت تری را برای پرسنل خود جهت حضور و غیاب سازمان خود با اپ موبایل می توانید به راحتی از امکانات نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی استفاده و تایم شیت خود و کارمندانتان را مشاهده کنید. کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

سایر مقالات

چگونه سازماندهی بهتری در زندگی داشته باشیم؟

قطعا همه ی افراد مزایای سازماندهی بهتر زندگی را می دانند. از مزایای آن می توان به کاهش استرس، افزایش عملکرد، زمان کافی برای انجام امور اشاره کرد. با این شرایط هنوز خیلی از افراد زندگی سازمان یافته ای ندارند یا نمی دانند چگونه

ادامه مطلب »

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا