ردیابی زمان چگونه باعث رشد کسب و کارمان می شود؟

امروزه ردیابی زمان بیش از هر زمان دیگری می تواند در جهت مدیریت بهتر منابع، حسابرسی دقیق مالی مشاغل از طرق متفاوتی به ارگان ها و سازمان ها کمک بکند که متاسفانه در برخی از سازمان ها ردیابی زمان کم اهمیت و حتی در برخی موارد بی اهمیت تلقی شده که اثرات آن به وضوح قابل لمس می باشد.

دلایل استفاده از ردیابی زمان

با استفاده از ردیابی زمان شما میتوانید وضوح دید بهتری از حجم کار منابع انسانی، مالی و… داشته باشید. این وضوح دید شامل تمامی پرسنل و اعضای شرکت یا سازمان میباشد و میتوانید با استفاده از ردیابی زمان در کسب و کارتان از میزان تمرکز و زمان صرف شده برای انجام پروژه و یا کار خاصی اطلاعات کاملی بدست آورید و در صورت مغایرت با اصول کار، اقدام به اصلاحاتی در آن بخش از پروژه و یا سازمان خود نمایید. اطلاعات بدست آمده از طریق ردیابی زمان این امکان را برای شما فراهم می سازد تا کارآمدی فرآیند و اصول انجام پروژه و کارکنان خود را بسنجید.
شما میتوانید بفهمید که هر کدام از کارمندان شما چه میزان توانایی و در کدام بخش توانایی دارند تا بتوانید با اولویت بندی و نیز وظیفه دهی اصولی تیم یا سازمان خود را به کارآمدترین صورت ممکن مدیریت کنید و همینطور بهره وری بالایی نیز داشته باشید. شما با داشتن این بینش ها میتوانید منابع انسانی، مالی و… خود را به بهترین صورت مدیریت کنید وبالاترین سطح عملکرد و بهره وری را به طور متوالی از کارکنان، منابع انسانی، مالی و… داشته باشید.

باید ها و نبایدهای اولویت بندی ویژگی های کلیدی

در این مبحث قصد داریم تا برخی از ویژگی های کلیدی در ردیابی زمان را بررسی کنیم. اگر شما به صورت دستی صفحاتی را برای پیگیری ساعات کارکنان خود ایجاد میکنید، ملزم به صرف وقت و حوصله بسیار هستید تا بتوانید عمل تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات کارکنان خود را انجام دهید که این زمان میتواند صرف کارها و مسائل مهمتر شود. درحالی که شما میتوانید از حالت اتوماتیک یا همان خودکار سازی داده ها، به اطلاعات و داده های کلیدی کسب و کار و منابع انسانی خود در هر زمان که به آن نیاز پیدا کردید به راحتی دسترسی داشته باشید. در ادامه میخواهیم به بررسی چند ویژگی کلیدی در راه حل ردیابی زمان بپردازیم.

سهولت در تجزیه و تحلیل اطلاعات

ردیابی زمان و تجزیه و تحلیل اطلاعات گذشته آن هم به صورت دستی به هنگام قراردادن اطلاعات مورد نیاز میتواند بسیار کسل کننده باشد که به سبب این امر تعیین زمان برای برنامه ریزی و اجرای پروژه ها و کارهای مورد نظر بسیار مشکل و در خیلی از موارد غیر ممکن باشد. در روش ردیابی زمان به طور خودکار شما قادر خواهید بود این اطلاعات و داده ها را در یک مکان جامع و مرکزی و نیز کاربر پسند و قابل فهم تجزیه و تحلیل نمایید. با ردیابی زمان شما میتوانید با استفاده از ماژول ها، اطلاعات مورد نیازتان را به شکل پویا دریافت نمایید تا در تجزیه و تحلیل داده ها دچار سردرگمی و مشکل نشوید.

محیط کاربر پسند

همانطور که میدانید امروزه استفاده از نرم افزارها، آموزشی جامع و کامل را برای افراد تازه کار و مبتدی می طلبد که علاوه بر حوصله بر بودن این پروسه نیازمند هزینه و زمان میباشد که ممکن است از توان اقتصادی خیلی از سازمان ها خارج باشد و یک راه حل دلسرد کننده و دست و پا گیر به حساب می آید. ردیابی زمان یک ابزار ساده و کاربر پسند را داراست که کارکنان میتوانند به طور مداوم و به راحتی ساعت خود را ثبت کنند. کاربران سرپرست یا مدیر که به طور مداوم در جهت تجزیه و تحلیل و نیز ثبت داده ها با ردیابی زمان سروکار دارند قادر خواهند بود مدیریت بهتر و بی دردسری را تجربه کنند و داده های خود را در هر زمان و هر مکان گردآوری نمایند.

بی دردسر زمان را پیگیری کنید

برای کارفرمایان و حتی کارکنان ایده آل خواهد بود که بدون داشتن دغدغه و استرس ردیابی زمان خود به کار مشغول باشند که یکی از عوامل بهبود عملکرد و افزایش بهره وری میباشد که کارفرمایان در ردیابی زمان ازظرفیت تیم یا سازمان خود باخبر خواهند بود تا بتوانند از ساعت کاری، پیشرفت پروژه ای موجود و هرگونه تنگنا و رخداد احتمالی باخبر شوند و بلافاصله اقدام کنند تا از ضرر و زیان ناشی از آن جلوگیری بعمل آورند. و این بی نظیر خواهد بود که این قابلیت ها را در یک مرکز و مکان جامع در اختیار داشته باشد.

با ردیابی زمان هزینه های پروژه هایتان را محاسبه کنید

همانطور که می دانید پروژه ها میتوانند هزینه های زیادی را در بر داشته باشند. برای مثال میتوان اجاره دفتر،تامین منابع انسانی، مالیات و… . شما میتوانید با استفاده از ردیابی زمان هزینه هایتان را محاسبه کنید تا بفهمید که کدام بخش از پروژه هایتان نیازمند صرف تلاش و زمان بیشتر میباشد و یا بفهمید که کدام پروژه صرفه اقتصادی ندارد تا اقدامات لازم را انجام دهید. شما با استفاده از ردیابی زمان میتوانید اطلاعات کار کارمندان خود را از جمله ساعت کاری و یا این که بر روی چه موضوعی توجه و تمرکز بیشتر و یا کمتری دارند بفهمید تا اشکالات احتمالی را برطرف کنید.

فاکتور دقیق ایجاد کنید

شما با ردیابی زمان میتوانید صورتحساب پروژه هایتان را در اختیار کارفرما و یا برای محاسبه حقوق کارکنان این صورتحساب ها را در اختیار کارگزینی قرار دهید. ردیابی زمان به صورت آنی فاکتور دقیق از صورتحساب کارها و هزینه های انجام شده که با دقت و وضوح بسیار بالا صادر میکند تا هم شما و هم دیگر افراد و سازمان های مربوط به پروژه یا صورتحساب از جزئیات کار به خوبی با خبر شوید. درحالی که صدور فاکتور های دستی نه تنها کسل کننده و کاری زمانبر میباشد بلکه مستعد خطاهای انسانی است که منجر به صدور فاکتور های غلط میشود که میتواند ضرر زیان شما و یا طرف مقابل را در بر داشته باشد که به اعتبار کارتان لطمه ای جدی وارد میکند.

دقیق ترین پیش بینی را انجام دهید

تعریف و یا نقل و قول پروژه های جدید کاریست بسیار دشوار به خصوص در مواردی که داده ها و اطلاعاتی قبلی موجود و یا در دسترس نباشد، لذا شما میتوانید از طریق ردیابی زمان مدت زمان، و هزینه های دقیق هر پروژه را براساس داده های قبلی و یا پروژه های گذشته خود تعیین کنید تا مشتری هزینه کرد و عمل کرد خود را در پروژه جدید پیش بینی کند. شما میتوانید دقیق ترین پیش بینی ها را از هزینه ها و عملکرد های هر پروژه داشته باشید.

سخن پایانی

داشتن نیروی کار برای پیگیری زمان آن ها می تواند برای سازمان شما بسیار ارزشمند باشد.با انتخاب راه حل مناسب برای ردیابی زمان، می توانید منابع خود را بهتر مدیریت کنید، هزینه کار دقیق تری داشته باشید، پیش بینی های دقیق را آسان تر کرده و صورتحساب دقیق ایجاد کنید.

مدیران منابع انسانی برای مدیریت زمان کارکنان خود می توانند از نرم افزارهای این حوزه استفاده کنند. پیشنهاد ما نرم افزار حضور و غیاب تایمزی می باشد که دسترسی به آن ساده می باشد. برای اطلاع از کارکرد اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در تماس باشید.