تأثیر به کارگیری سیستم حضور و غیاب اتوماتیک در افزایش بهره وری سازمان ها

6 مزیتی که سیستم حضور و غیاب اتوماتیک در ارتقای نتایج نهایی و بهره وری سازمان ها به همراه دارد
کارکنان، یکی از منابع کلیدی هر سازمان و مهم ترین منبع نوآوری و رشد کسب و کار در آینده هستند. در مقابل، در اکثر شرکت ها، هزینه های نیروی کار، بزرگ ترین دسته از کل هزینه های کسب و کار را به خود اختصاص می دهد. به همین دلیل است که پیگیری حضور و غیاب کارکنان توسط یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک می تواند تأثیر بسزایی در نتیجه نهایی کسب و کار یا به عبارتی بهره وری یک سازمان داشته باشد.

عدم توجه به بازه زمانی آغاز و پایان کار کارکنان می تواند منجر به عدم رعایت قوانین و مقررات از جانب برخی کارکنان، افزایش احتمال بروز خطا در انجام کارها، خطاهای حقوق و دستمزد، کاهش روحیه کارکنان و در نتیجه کاهش بهره وری شود. از این رو می توان گفت توجه به پیگیری زمان کاری پرسنل، یک اصل مهم و در واقع قلب هر کسب و کاری محسوب می شود. یک سیستم ردیابی زمان cloud_ based که نیازهای کسب و کار شما را برآورده می کند، می تواند به حذف آثار منفی زمان سنجی نادرست و غیرقابل اعتماد، کمک کند. ثبت و ضبط زمان دقیق و داده های حضور و غیاب پرسنل هر مجموعه یا سازمانی می تواند کمک شایان توجهی به مدیریت هزینه های کارکنان، افزایش دقت در پرداخت حقوق و دستمزد، کاهش بار مربوط به منابع انسانی و صرفه جویی در وقت و … نماید. در ادامه این مطلب، شش مزیت اصلی استفاده از یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک کارکنان و نحوه کمک آن به بهبود نتایج نهایی در کسب و کارها را ارائه می دهیم.

دقت داده ها

اکثر شرکت ها به یک فرایند دستی ثبت زمان کاری، با استفاده از قلم و کاغذ، وابسته هستند. یک فرآیند دستی که متکی به قلم و کاغذ است، به راحتی قابل تغییر بوده و ساعت های نادرست وارد شده توسط کارکنان، می تواند منجر به سرقت زمان شود. کارکنان همچنین می توانند در پر کردن این فرم ها اشتباه کنند، به ویژه هنگامی که چندین روز بعد، اقدام به نوشتن مدت زمان حضورشان در شرکت برای روزهای گذشته می کنند و در این حالت جزئیات زمانی روزهای گذشته را به خوبی به خاطر نمی آورند. روش های متعددی برای به حداقل رساندن نادرستی داده ها و کاهش احتمال سرقت زمان وجود دارد. داده های الکترونیکی مربوط به زمان ورود و خروج کارکنان را می توان از طریق یک مرورگر وب امن که دارای یک ساعت زمانی بیومتریک است یا با استفاده از یک دستگاه تلفن همراه ضبط کرد. داده های جمع آوری شده از این سیستم ها به طور مستقیم به سیستم حضور و غیاب اتوماتیک منتقل می شوند.

مدیریت مطابقت سازمان با قانون کار

بر توانایی دریافت سریع سوابق دقیق ساعات کار و استراحت کارکنان، امروز بیش از هر زمان دیگری مهم است. داده های زمان و ساعات حضور غیاب افراد که از طریق یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک ردیابی می شود، می تواند به اطمینان از مطابقت شرکت با قوانین کار کمک کند. پیگیری زمان کاری کارکنان یکی از مهم ترین جنبه ها در پرونده کاری و مالی آن ها خواهد بود. از موارد مهم در قانون کار این است که جبران خسارت برای ساعات کار اضافه باید به ازای هر دقیقه کار، به کارمندان پرداخت شود. ثبات در ثبت و ضبط زمان کاری کارکنان و توانایی دسترسی سریع به گزارش ها و داده های مربوط به زمان حضور و غیاب هر کارمند، می تواند بهترین راه حل برای محافظت از شرکت ها و سازمان ها در زمان بازرسی ها یا مواقع بروز مشکل باشد.

بینش بهتر بر هزینه های کارمندان

یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک، دقت ثبت و ارزیابی داده ها را افزایش می دهد و اخذ گزارش های سفارشی بر روی اطلاعات موجود را آسان می کند. بدون این قابلیت، یک شرکت برای به دست آوردن تصویری روشن از هزینه های کارکنان با مشکلات بسیاری رو به رو خواهد شد.

با یک سیستم ردیابی زمان پیشرفته، می توانید به طور دقیق با میزان اضافه کار کارکنان، مدت زمانی را که برای مرخصی صرف می کنند، این که آیا برخی از دپارتمان ها میزان غیبت بیشتری نسبت به حالت عادی دارند یا خیر و سایر مسائل و دغدغه های مهم، آشنا شوید. درک کامل هزینه های نیروی کار سازمان به شما کمک می کند تا تصمیمات بهتری برای نیروی کار بگیرید و هزینه های آینده کارکنان را به طور دقیق پیش بینی کنید.

ROI بهبود یافته

یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک و پیشرفته می تواند بازدهی سرمایه گذاری قابل توجهی را ایجاد کند. شما می توانید بازگشت سرمایه (ROI) را به سرعت و اغلب در عرض یک سال پس از پیاده سازی سیستم مدیریت زمان، به خوبی متوجه شوید. خودکارسازی مدیریت زمان و حضور و غیاب منجر به صرفه جویی مداوم در هزینه ها و افزایش بهره وری می شود.

بار و هزینه کمتر برای به کارگیری منابع انسانی حرفه ای و نیروی کار قوی تر

حفظ سوابق کاغذی برای هر یک از کارکنان شما می تواند زمان بر و ناکارآمد باشد. هنگامی که داده ها برای بخش های دیگر مورد نیاز است، ردیابی دستی زمان خسته کننده می شود. در حالت ایده آل، دسترسی به زمان و داده های حضور و غیاب باید به طور ایمن در سراسر شرکت به اشتراک گذاشته شود.

قابلیت های پیشرفته سیستم حضور و غیاب اتوماتیک، مانند قابلیت ESS (Self-Employee Self-Service)، راهی آسان برای مدیریت زمان کارکنان فراهم می کنند و آنها را قادر می سازند تا اطلاعات کامل زمان و داده های حضور و غیاب فعالیت کاری خود را در اختیار بگیرند.

وقتی کارکنان بتوانند از طریق یک سیستم پیشرفته به داده های خود دسترسی پیدا کنند، احساس قدرت بیشتری می کنند. ویژگی سلف سرویس کارکنان یا همان ESS، کنترل مشترک بین کارکنان و کارفرمای آنها را ارائه می دهد که به نوبه خود روابط بین بخش ها را بهبود می بخشد و این مسئله می تواند بر فرهنگ شرکت تأثیر مثبت بگذارد و به دستیابی به سطح بالاتری از مشارکت نیروی کار کمک می کند.

ادغام پیشرفته داده ها

با ادغام تمام بخش های مدیریت منابع انسانی خود با یک سیستم ردیابی زمان خودکار، تعداد دفعات تعامل کارکنان با داده ها را به حداقل می رسانید و از خطرات احتمالی ناشی از خطاهای انسانی جلوگیری می کنید. ادغام منابع انسانی با به اشتراک گذاری آسان و ایمن داده ها از یک بخش شرکت به بخش دیگر بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات و خطاهای مربوط به آن، کارایی کارکنان را افزایش می دهد.

چرا مشاغل به سیستم حضور و غیاب اتوماتیک نیاز دارند؟

روش های سنتی مدیریت زمان مانند ورود دستی داده های زمانی منجر به خطاهای حقوق و دستمزد و کاهش روحیه کارکنان می شود. استفاده از سیستم حضور و غیاب اتوماتیک می تواند بهره وری کلی کارکنان شما را افزایش دهد. این سیستم خطاهای حقوق و دستمزد را حذف می کند و نیازهای برنامه ریزی کارکنان شما را ساده می کند.

غیبت را کاهش دهید

یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک می تواند موجب کاهش غیبت کارکنان شده و سیاست حضور و غیاب را متناسب با فعالیت سازمان اعمال کند. این سیستم به طور خودکار اطلاعات حضور و غیاب را ردیابی می کند، بنابراین در محاسبه ساعات کار یک کارمند مشکلی وجود نخواهد داشت. با استفاده از این سیستم به راحتی می توانید بی نظمی ها را بیابید و از روند غیبت قبل از تبدیل شدن به یک مشکل بزرگ جلوگیری کنید.

نیازهای برنامه ریزی کارکنان خود را ساده کنید

زمانی که مدیران دارای سیستم حضور و غیاب اتوماتیک هستند، برنامه ریزی برای آنها آسان تر می شود. هشدارهای خودکار در مورد نوبت های کاری انجام نشده و غیبت کارکنان به آنها کمک می کند تا به راحتی نیازهای برنامه ریزی هر شیفت را برآورده کنند. گزارشات به ارزیابی کارایی هر شیفت و برنامه ریزی کارکنان بر اساس نیاز سازمان کمک می کند.

کارکنان می توانند به راحتی به برنامه های کاری خود دسترسی پیدا کرده و زمان تعطیلات و مرخصی های استحقاقی خود را از طریق پورتال Self Service HR در این سیستم مشاهده کنند. این کار نه تنها به آنها این امکان را می دهد که برنامه خود را بررسی کنند، بلکه آنها را نسبت به ساعات کاری و کیفیت کار خود متعهد و پاسخگو می کند. کارکنان می توانند درخواست های مرخصی کنند، وضعیت درخواست مرخصی را پیگیری کنند و حتی خودشان با توجه به وضعیت موجود، درخواست ها را تأیید کنند.

بهبود روحیه کارکنان

استفاده از سیستم ردیابی خودکار زمان می تواند روحیه کارکنان را افزایش دهد. پیگیری حضور کارکنان و مدیریت زمان استراحت آن ها می تواند به بهبود رضایت شغلی کارکنان شما کمک کند.

هنگامی که کارکنان به برنامه های کاری خود دسترسی داشته باشند و درخواست های مرخصی خود را مدیریت کنند، روحیه آن ها تقویت خواهد شد و این مسئله تأثیر مستقیمی بر بهره وری و کارایی خواهد داشت. تیم منابع انسانی می تواند زمان خود را برای کارهای دیگر اختصاص دهد. بخش منابع انسانی شما همیشه نوعی کار روی میز کار خود دارد. به ویژه هنگام برخورد با کارکنان زیاد، برآوردن نیازهای هر کارمند می تواند یک چالش بزرگ باشد. اگر می توانید نیاز به برنامه ریزی و زمان استراحت برای بررسی بخش منابع انسانی خود را برطرف کنید، کارکنان این بخش زمان بیشتری برای کارهای دیگر خواهند داشت. آنها می توانند بر عملیات مهم منابع انسانی مانند آموزش و توسعه کارکنان تمرکز کنند.

جلوگیری از خطاهای حقوق و دستمزد

هنگامی که با کارکنان زیادی سر و کار دارید، اشتباهات گاه به گاه افزایش می یابد و در برخی موارد ممکن است این اشتباهات هزینه هایی برای سازمان در پی داشته باشند. یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک می تواند از خطاهای حقوق و دستمزد جلوگیری کند و حقوق دقیق را برای کارکنان شما تضمین کند. این سیستم به بخش منابع انسانی این امکان را می دهد که زمان را دقیقاً ثبت کرده و حقوق و دستمزد را بر مبنای آن تعیین کند. حضور کارکنان در زمان واقعی ردیابی می شود و داده ها به طور خودکار به یک سیستم مرکزی ارسال می شوند. این امر ثبت اسناد را ساده کرده و پرداخت دقیق را تضمین می کند.

افزایش بهره وری کارکنان

هنگامی که کارکنان منابع انسانی زمان کمتری را برای پرداخت حقوق و برنامه ریزی صرف می کنند، می توانند تمرکز بیشتری بر تدوین برنامه هایی برای مشارکت کارکنان و سایر اهداف سازمان داشته باشند. پیاده سازی سیستم حضور و غیاب اتوماتیک، می تواند بهره وری کارکنان سازمان ها را افزایش داده و طیف وسیعی از مزایای اضافی را ارائه دهد. با استفاده از این سیستم قادر خواهید بود کنترل بیشتری بر نیازهای پرسنل خود، کاهش غیبت و … داشته باشید.

نتیجه نهایی

ردیابی خودکار زمان حضور و غیاب کارکنان، خطاهای انسانی را حذف کرده و کارایی کارکنان و در نتیجه بهره وری سازمان را افزایش می دهد. اتخاذ یک راه حل نرم افزاری خودکار برای مشاغل، منطقی به نظر می رسد، زیرا مزایای بسیاری را با هزینه بسیار کمی ارائه می دهد. بازگشت سرمایه از سیستم حضور و غیاب اتوماتیک، سریع و به خوبی قابل اندازه گیری است.

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی به راحتی می توانید پرسنل خود را مدیریت نمایید و در نتیجه کارایی و بهره وری سازمان خود را افزایش دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اپلیکیشن ابری تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.