استفاده از نرم افزار حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب از جمله سیستم‌هایی است که وجود آنها در بسیاری از ارگان‌ها ضروریست. چرا که با استفاده از این سیستم می‌توان تسلط کاملی بر حضور کارمندان ادارات و سازمان‌ها داشت. به این ترتیب ارزیابی عملکرد اعضا به شکل منظم‌تری انجام می‌شود. یکی از مهم‌ترین اصولی که در بسیاری از کسب و کارها به آن اهمیت داده می‌شود، حضور منظم کارمندان در ساعات مقرر می‌باشد. سامانه حضور غیاب آنلاین در این راستا کمک شایانی به بسیاری از مشاغل خواهد بود. صاحبان بسیاری از کسب و کارها می‌توانند با بهره‌گیری از این سیستم‌ها تا حد قابل توجهی در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند. شاید بپرسید چگونه؟ پاسخ ساده است. یکی از معیارهایی که در پرداخت حقوق و دستمزدها در ادارات لحاظ می‌شود، بررسی حضور کارکنان است؛ امروزه به لطف سیستم‌های نوین حضور و غیاب شاهد تغییرات چشمگیری در افزایش بازدهی اعضا و مدیریت زمان بوده ایم.

ویروس کرونا ماه‌هاست که در سراسر دنیا در حال انتشار است و زندگی میلیون‌ها نفر را تهدید می‌کند. در شرایطی که نشانی از بهبود اوضاع دیده نمی‌شود، بسیاری از شرکت‌ها کارهای خود را از راه دور پیش می‌برند. کارمندانی که در منزل کار می‌کنند، نیاز به سیستمی برای هماهنگی بیشتر دارند؛ این هماهنگی‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای ارتباطی و سیستم های حضور و غیاب آنلاین امکان‌پذیر است. سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین دارای مزایای بسیار زیادی هستند. مدیر و یا صاحب یک کسب و کار به کمک این نرم افزارها امکان بهبود و بهینه سازی عملکرد کارکنان خود را می یابد. کارآمدی سیستم مدیریتی، نظارت دقیق و قابلیت های بسیار دیگر از جمله این محاسن است. هدف از این مقاله آگاهی کاربران نسبت به مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حضور غیاب آنلاین است.

مزایای نصب نرم افزار حضور غیاب

متاسفانه همچنان در بسیاری از مشاغل از سیستم‌های ناکارآمد و قدیمی حضور و غیاب استفاده می‌شود. سیستمی که علاوه بر اتلاف نابجای هزینه و زمان، اشکالات متعدد دیگری نیز به آن وارد است. مراکزی که حاضر به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نیستند، به گمان خود هزینه‌های اضافی را کم کرده‌اند. در حالی که ثبت دستی زمان حضور کارکنان ممکن است با خطا و اشتباهاتی همراه باشد؛ که در نهایت باعث برهم خوردن محاسبات در پرداخت حقوق، بیمه و … شود. چنین اشتباهات محرزی منجر به اعتراض کارمندان می‌شود و در نهایت اعتماد آنان نسبت به این روش ارزیابی عملکرد از دست می‌رود. بنابراین بهتر آن است که با پیشرفت‌های روز فناوری همگام شوید تا از مزایای این سیستم‌ها نهایت بهره را ببرید. اما کارایی سیستم حضور و غیاب آنلاین چه مواردی می‌تواند باشد؟
در ادامه این مطلب به بررسی مهم‌ترین این موارد می‌پردازیم:

افزایش دقت و کارایی

سیستم حضور و غیاب نیاز به یک پایگاه داده برای ارزیابی عملکرد اعضا خواهد داشت. لذا تمامی اطلاعات و مشخصات اعضا برای ثبت در سیستم گردآوری می‌شود و به این ترتیب تمامی فرایندهای استخدام، پرداخت دستمزد، بیمه، و حضور و غیاب با دقت بالایی انجام می‌شود. در حضور چنین سیستم‌های هوشمندی دیگر شاهد خطاهای محاسباتی نخواهید بود. ثبت دستی حضور کارمندان همواره همراه با اشتباهاتی است که در نهایت منجر به محاسبه نادرست دستمزدها خواهد شد. بنابراین محبوبیت نرم‌افزارهای هوشمند حضور و غیاب روز به روز افزایش می‌یابد. در وضعیت بحرانی کنونی و با آغاز طرح فاصله‌گذاری اجتماعی، استفاده از نرم‌افزار حضور غیاب گسترش یافت. در واقع با استفاده از این نرم‌افزارها کنترل گروه ساده‌تر و خطاهای انسانی کاهش می‌یابد.

افزایش بهره وری

مسلما سیستم‌های منظم‌تر، عملکرد بهتری خواهند داشت. سیستم‌های حضور غیاب آنلاین نه تنها حساسیت بیشتری در محاسبه حقوق کارکنان خواهند داشت، بلکه زمان کمتری را برای این کار نیاز دارند. برخلاف سیستم‌های سنتی، در این برنامه‌ها پردازش اطلاعات با سرعت بیشتر و دقیق‌تر انجام می‌شود. در مقابل نیرویی که پیش از این مسئول بررسی حضور و غیاب بود، در بخش‌های دیگر به کار گرفته می‌شود.

زمان‌بندی بهتر

نرم افزار حضور و غیاب به سرپرستان کمک می‌کند اشراف کامل‌تری بر برنامه کاری کارگران داشته باشند و مدیریت بهتری در زمان‌بندی داشته باشند. نظارت بر عملکرد نیروی دورکار به مراتب سخت‌تر است؛ شما در جایگاه یک مدیر نمی‌دانید کارمند شما در حال چرت زدن است یا سرگرم کار است. کنترل کارمندان با پیام‌رسان‌هایی همانند WhatsApp هم دشوار است. بنابراین راه حل مناسب برای این شرایط، استفاده از یک برنامه حضور و غیاب آنلاین است. با استفاده از چنین سامانه‌ای می‌توان حضور کارمندان، اضافه‌کاری و مرخصی استعلاجی را به راحتی مدیریت کرد.

کارآمدتر از روش‌های سنتی

هرچه تعداد کارمندان فعال در یک شرکت بیشتر باشد، کنترل آنان سخت‌تر خواهد بود. سیستم‌های حضورغیاب دستی برای کسب‌وکارهای کوچک ممکن است مشکلی ایجاد نکند؛ اما در ابعاد گسترده‌تر، مدیریت داده‌ها، سخت، زمان‌گیر و با خطاهای زیادی همراه خواهد بود. با استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین برای این شرکت‌ها ثبت و پردازش عملکرد کارکنان به سادگی انجام می‌شود.

اطلاع از محل حضور کارمندان

مسلما سیستم GPS برای ردیابی کارمندان و اطلاع از موقعیت مکانی آنها الزامی است. این قابلیت کارمندان را برای انجام مسئولیت‌هایی که برعهده دارند، متمرکزتر می‌کند و امکان نظارت و کنترل بیشتری برای مدیران فراهم می‌کند. البته نرم افزارهای متنوع دیگری نیز وجود دارند که این قابلیت‌ها را نیز دارند و روند حضور و غیاب و اطلاع از تردد کارمندان یک مجموعه را سرعت می‌بخشند. به این ترتیب که زمانی که کارمند حضور خود را ثبت نماید، سیستم موقعیت‌یابی فعال می‌شود.

مدیریت بهتر مرخصی‌ها

کارمندانی که از نرم‌افزارهای حضور غیاب آنلاین استفاده می‌کنند، می‌توانند بدون مراجعه به مدیریت منابع انسانی از وضعیت مرخصی خود مطلع شوند. روند مدیریت مرخصی‌های کارمندان یک مجموعه شکل بهتری به خود می‌گیرد. کلیه‌ی اطلاعاتی نظیر وضعیت مرخصی، پاداش، اضافه‌کار و حقوق کارمند در پنل کاربری او قابل مشاهده است.

قابلیت انعطاف‌پذیری گسترده

امروزه پیشرفت‌های گسترده‌ی تکنولوژی امکان جذب کارمندانی از هر نقطه‌ی دنیا را فراهم ساخته است. مدیران می‌توانند با استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین به سادگی عملکرد کارمندان خود را دفتر، خانه یا هر مکان دیگری کنترل کنند. این خود نیز از دیگر قابلیت های بیشمار سیستم حضور و غیاب آنلاین است.

شناسایی بهتر مسائل

همانطور که می‌دانید، نرم‌افزارهای حضور غیاب سیستم‌های هوشمندی هستند که در صورت دریافت خطاهای تعریف شده، هشدار می‌دهند. بر فرض زمانی که کارمندان دیرتر از زمان مقرر در محل حاضر می‌شوند و یا زودتر محل کار را ترک می‌کنند، سیستم‌ها هشدار می‌دهند. در سوی مقابل زمانی که زمان کاری کارمندان به پایان می‌رسد، این نرم افزار اعلام می‌کند که وارد مرحله‌ی اضافه کاری شده است.

کلام آخر

همه‌ی ما به خوبی می‌دانیم مدیریت یک کسب‌وکار تا چه اندازه می‌تواند دشوار باشد. داشتن یک تجارت موفق و پیروزی بر رقبا نیازمند تلاش و خلاقیت است. فراگیر شدن ویروس کرونا وضعیتی حاد و غیرقابل پیش‌بینی بود که بسیاری از مشاغل را تحت تاثیر قرار داده است؛ در طول این مدت کسب‌وکارهای متعددی آسیب دیده و بسیاری شغل خود را از دست داده‌اند؛ هوشمندی مدیران در چنین وضعیتی آینده‌ی مشاغل و کارمندان را تعیین می‌کند. در شرایطی که کارمندان ناچار به انجام مسئولیت‌های خود در منزل شده‌اند، می‌توانید با نصب نرم‌افزار حضورغیاب آنلاین، کنترل اوضاع را به دست بگیرید. تنها کافیست کلیه‌ی اعضای گروه نرم‌افزار مربوطه را نصب نمایند و کار خود را به کمک اتوماسیون‌های اداری پیش ببرند.

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی یک از نرم افزارهای حضور و غیاب خوب در این حوزه می باشد. با استفاده از این اپلیکیشن به راحتی می توانید حضور و غیاب پرسنل خود را مدیریت نمایید. برای اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.