بهبود سیستم مدیریت عملکرد

ابزار ارزیابی می‌تواند باعث واکنش نشان دادن افراد، تاخیر در گفتگو‌ها، غیبت کارمند یا مدیر حتی به صورت موقت شود. اما سیستم مدیریت عملکرد که یک رویکرد سیستماتیک جهت ارزیابی عملکرد کارکنان است نمی‌تواند نادیده گرفته شود، زیرا به طور مستقیم منجر به پیشرفت سازمان می‌شود. دستیابی به پیشرفت همه جانبه به اجرای برنامه جامع در فرایند مدیریت جهت اطمینان از بهبود عملکرد کارکنان و کسب و‌کار آن سازمان بستگی دارد و فقط به میزان فروش آن سازمان بستگی ندارد. دنبال کردن راهکارهای زیر می‌تواند به موفقیت اجرای فرایند سیستم مدیریت عملکرد در سازمان کمک کند.

اهداف سازمانی

اهداف سازمان باید واضح و واقعی نوشته شوند. این اهداف بطور مستقیم جهت رسیدن به استراتژی کسب‌و‌کار سازمان کمک می‌کند. اهداف هر واحد سازمانی و کسب و کار آن به صورت سالیانه و از بالا به پایین تنظیم می‌شوند. مدیران واحدهای سازمانی باید کمک کنند تا روابط کاری کارکنان از اولویت‌های سازمان باشد. از مهمترین مسولیت‌های کارکنان، تمرکز بر روی اهداف سازمان می باشد. اهداف سازمان نباید صرفا برای کارکنان تعیین شود بلکه باید نحوه رسیدن به این اهداف نیز برای آنان تعریف گردد. یک الگوی ساده قابل اجرا را برای رسیدن به هدف سازمان ارایه می‌دهیم.
تعیین هدف مشخص، قابل اندازه‌گیری، محدود به زمان و پیگیری آن باعث پیشبرد هدف می‌شود.. ارتقا مهارت‌های برقراری ارتباط و بازخورد آن می‌تواند به مدیران جهت انجام بهتر شغل‌شان در توضیح سطح عملکرد و اهدای جوایز به کارکنان کمک کند؛ در اهدای جوایز سازمانی و تاثیر آن در بودجه سازمان صادق باشید.

مشخص نمودن برنامه عملکرد

باید شرح وظایف و انتظارات را در حوضه اصلی مشخص کرد تا انتظارات در شغل‌های هر حوضه روشن‌تر گردد. یک الگوی آموزشی ساده با اهداف بلند مدت و کوتاه مدت همراه با برنامه‌های عملی تهیه کنید. اکنون کارمند آماده کار کردن روی این الگوها می‌باشد در این مرحله، مدیر باید موانعی را که ممکن است در راه رسیدن به هدف ایجاد شود تصور کند. در این‌جا می‌بایست درباره راه حل برطرف کردن مانع تصمیم گیری شود و اقدامات مورد نیاز برنامه ریزی گردد. به عنوان مثال، این کار می‌بایست با آموزش دادن/ مربی‌گری / نصب کردن یک ابزار جدید و غیره صورت گیرد. برنامه عملکرد به عنوان سند مرجع عمل می‌کند. هم‌چنین، مشارکت نزدیکی میان کارمند و مدیر برقرار می‌سازد، مدیران می‌بایست به طوردائم پیشرفت به سوی اهداف مشخص شده را نظارت کنند، در شرایط سخت مشکلات را برطرف نمایند، اهداف را دوباره ارزیابی کنند، اهداف را در راستای تغییر کسب‌و‌کارها بروز نمایند. آموزش و منابع هم مورد ارزیابی مجدد قرار گیرند.

پیگیری هدف - راهنمای شما در سیستم مدیریت عملکرد

همان‌طور که می‌دانیم، مدیریت عملکرد یک فرایند مداوم است، به طوری‌که مدیر و کارمند جهت دستیابی به هدف، برخورد با مانع و فراهم آوردن بازخورد در مراحل مختلف با یکدیگر همکاری می‌کنند. بررسی مداوم برنامه عملکرد به عنوان راهنما جهت رسیدن به هدف عمل میکند. هم‌چنین نگرش نسبت به بازخورد مداوم از اهمیت بسزایی برخوردار است. اگر حمایت سازمانی برای ایجاد بازخورد سازنده و ارتباطات روزمره وجود داشته باشد ، سازمان پیشرفت خواهد کرد و به سمت بهبود عملکرد و هدف تعیین شده حرکت خواهد کرد. زمانی که شرکا سازمان با شکست مواجه می‌شوند این نگاه دقیق باعث می شود آموخته‌ها به پله‌ای برای برنامه ریزی جهت داشتن آمادگی روبرو شدن با اتفاقات قریب‌الوقوع در آینده تبدیل گردد. اگر حمایت سازمانی برای ایجاد بازخورد سازنده در ارتباطات روزمره وجود داشته باشد، سازمان پیشرفت خواهد کرد و به سمت بهبود عملکرد و هدف تعیین شده حرکت خواهد کرد.

ارائه اسناد می‌تواند کمک کننده باشد

صورت‌جلسه‌های مختلفی که توسط کارمندان، مدیران و روسای حوضه‌ها همراه با اسناد سازمان نگهداری می‌شوند می‌بایست به عنوان مرجع قابل دسترس باشند. مدیر می‌بایست برای هر کارمند بطور واقعی گزارش عملکرد تهیه کند و باید همه اتفاقات مهم مثبت یا منفی را ثبت کند. انجام این کار می‌تواند به کارمند زمانی که می‌خواهد خودش را از شکست قریب‌الوقوع در زمان مواجهه با مشکلات نجات دهد کمک بزرگی باشد. وقتی کارمند به طور استثنایی خوب عمل می‌کند، مدیر می‌تواند به کارمند پاداش دهد. ولی وقتی کارمند بطور مداوم در کارها به مشکل بر‌می‌خورد یا دچار شکست می‌شود، مدیر نمی‌تواند به کارمند پاداش دهد. جمع‌اوری اطلاعات عملکرد از منابع مختلف باعث افزایش هدفمندی می‌شود. و از بکار‌گیری همه عوامل تاثیرگذار بر سطح عملکرد در جهت صحیح اطمینان حاصل می‌‌شود. دریافت بازخورد از عوامل چهارگانه به هدایت عملکرد مدیریت کمک می‌کند و اجراکنندگان( کارمندان و مدیران) جهت دستیابی به اهدافشان قدم‌های صحیحی بر‌می‌دارند.

نیاز به آموزش مداوم

یک سیستم مدیریت عملکرد نیازمند هدایت همه کارکنان سازمان می‌باشد. بدیهی است این تفکر که کارکنان ارشد همه چیز را می‌دانند و فقط کارکنان جدید نیازمند رهبری هستند اشتباه است. آموزش کارکنان به مدیران اطمینان می‌دهد که آن‌ها به اندازه کافی و موثر برای تکمیل وظایفشان آماده هستند. هم‌چنین کارکنان در سطوح مختلف آسودگی، توانایی و تجربه در شغل‌هایشان نیازمند میزان متفاوتی از حمایت، کوشش، نظارت توسط مدیران می‌باشند.

ارزیابی عملکرد

بر اساس انتظارات شغلی باید یک تاییدیه کتبی از مواردی که درباره آن قبلا با کارمندان بحث شده است شامل حوضه‌های کلیدی مشارکت، اهداف مورد بحث در گذشته و روش‌های ارزیابی وجود داشته باشد. نیاز است فرم ارزیابی عملکرد با شغل مرتبط باشد و بر اساس گفتگوهای انجام شده می‌بایست شامل بخشهای زیر:

● مسولیت‌های اصلی شغل ● پروژه جاری ● صلاحیت های مرتبط ● اهداف و موفقیت‌ها ● ثبت کردن خودارزیابی ها‌ و نظرهای کارکنان ● خلاصه کردن نکات کلیدی توسط مدیر

فرایند موفقیت مدیریت عملکرد

فرایند مدیریت عملکرد باید برای کارمند و سازمان ارزش قائل شود. مشکلات، دیگر با مقاومت کردن و عدم شرکت در جلسات حل نمی شوند. زمانی که کارکنان مشغول انجام کارهای روزانه خود هستند، یادآورهای خودکار و ابزارهای برنامه ریزی میتواند به توالی جریان کار کمک کند. مدیریت عملکرد، تنظیم هدف‌ها، برنامه ریزی عملکرد، بازبینی عملکرد، بازخورد و رهبری، می‌بایست فرایندی ادامه دار و پیوسته‌ باشد. و فقط مراسمی نباشد که از آن به عنوان ابزاری برای جایگزین کردن کارکنان یک یا دوبار در سال استفاده شود. زمانی که بازخورد مربوطه ارائه می‌شود، موجب افزایش یادگیری شده و فرصتی برای هرگونه مطابقت جهت دستیابی به اهداف در فرایند سیستم مدیریت عملکرد فراهم می‌آورد.

چگونگی روش ارزیابی عملکرد

در هر سازمان ایده آلی یکی از اجزای ضروری ارزیابی عملکرد می‌باشد. ارزیابی عملکرد می‌تواند در شناسایی، تثبیت و ارتقا عرصه های مختلف کمک کننده باشد و سرانجام سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به اهداف و مقاصد خود از جنبه منابع انسانی دست یابند. بر اساس انتظارات شغلی باید ارزیابی و بررسی عملکرد کارمند عملکرد در حوضه‌های کلیدی مشارکت، اهداف مورد بحث در گذشته و روش‌های ارزیابی به صورت تایید کتبی باشد. انتخاب هوشمندانه مرحله‌‌ای است که در آن از روش‌های ایده‌آل جهت ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شود. بنابراین مدیر، یافته‌ها، حقایق، اهداف را به طور عینی اندازه گیری می‌کند. ماهیت این روش آن است که اندازه گیری واقعی جایگزین روش اندازه گیری می‌شود و به طور قابل اطمینان می‌باشد.
منابع انسانی در سازمان‌دهی کل فرایند، نقش مهمی را ایفا می‌کند. منابع انسانی و مدیر باید با یکدیگر کار کنند و این را در ذهن داشته باشند که سنجش واقعی عملکرد کارکنان نیازمند فعالیت مداومی است که جهت تشخیص همه پارامترها در طول سال باید به طور موثر انجام داده شود.
فرم ارزیابی عملکرد باید شامل مسولیت‌های اصلی شغل، پروژه جاری، صلاحیت‌های مرتبط، اهداف و موفقیت‌ها باشد. ارزیابی عملکرد تکمیل شده در گذشته می‌تواند به عنوان سند مرجع استفاده شود. هم‌چنین این فرم باید شامل قسمتی جهت ثبت کردن نظرات کارکنان و کوشش‌ آن‌ها باشد. همه نظرهایی که در فرم ارزیابی ثبت می‌‌شوند باید مرتبط با شغل و بر اساس گفتگوهای انجام شده باشند.
برای یک کارمند حضور به موقع در جلسه ارزیابی با همکار ارشدش در مکان و زمان مناسب ضروری است. از این که کارمند آمادگی لازم جهت ارائه اطلاعات را دارد اطمینان حاصل کنید. این اولین معیار جهت تشخیص مدیر در رضایت‌بخش بودن عملکرد کارمند می‌باشد. هم‌چنین سطح مشارکت کارمند را در رسیدن به اهداف و مقاصد سازمان مشخص می‌کند. آمادگی مدیر برای گوش کردن در جلسه به همان اندازه گفتگو در جلسه اهمیت دارد.

گفتگو در جلسه

گفتگو در جلسه را با ضرورت‌های شغلی و نقاط قوت/دستاوردها آغاز کنید. در یک گفتگوی واقعی، تاکید بر رفتارهای مرتبط با شغل، گفتگو را هدفمند می‌سازد. باید بر ایجاد ارتباط موثر بین مدیر و کارمند در خصوص استانداردها و انتظارات تاکید شود. این رویکرد بسیار مهم است، زیرا کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان نقش‌های خود را بر اساس اهداف و مقاصد سازمان انجام می‌دهند. این مرحله، ارزیابی عملکرد کارکنان را بر اساس اطلاعاتی که از گزارش‌های متفاوت مانند گزارش‌های کتبی، شفاهی، آماری و هم‌چنین از طریق گفتگوهای شخصی به دست می‌آید متوازن می‌کند. کار بعدی مقایسه سطح عملکرد واقعی کارکنان با عملکرد استاندارد می‌باشد. این مقایسه جهت تشخیص خطای عملکرد کارکنان از عملکرد استاندارد ضروری است. هم‌چنین مقایسه سطح عملکرد کارکنان با استانداردهای خواسته شده مدیر را قادر می‌سازد تا شاخص‌های مناسبی را بکار گیرد. این کار به بهبود عملکرد کارکنان کمک می‌کند. تا زمان برآورده شدن اهداف سازمان مدیر روی نقاطی که باید ارتقا یابند کار می‌کند. در پایان این جلسه باید نکات کلیدی خلاصه شود. مدیر باید بازخورد ارزیابی را با یکایک کارمندان در میان بگذارد. هم‌چنین توصیه می‌شود قبل از این‌که نتایج ارزیابی را ارائه کنید کارکنان خود را از لحاظ روانی آماده نمایید. و درباره نتایج مثبت، بسیار گفتگو کنید. در این‌جا هدف، برانگیختن احساسات کارکنان نیست بلکه تشویق کارکنان است.

حرف آخر

در مرحله آخر فرایندهای ارزیابی سنجش بهبود عملکرد باید طبق نتایج ارزیابی اجرا گردد. با دقت نتایج را بررسی کنید و حوضه‌هایی که نیاز به بهبود دارند را مشخص نمایید و سپس جهت بهبود عملکرد کارکنان در سال‌های آتی اقدامات اصلاحی را پیشنهاد دهید. ذکر این نکته مهم است که از کارمند خواسته می‌شود تا فرم ارزیابی را با وجود توافق یا عدم توافق امضا کند.

مدیران منابع انسانی به راحتی می توانند با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی عملکرد کارمندان خود را مدیریت نمایند. به این ترتیب با دریافت گزارشات مختلف و ارزیابی آنها به سادگی می توانند بهره وری کسب و کار را افزایش دهند. جهت دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی می توانید با کارشناسان ما در تماس باشید.