افزایش شانس موفقیت با برنامه ریزی و تعیین اهداف هوشمند

به نظر شما دلیل اینکه خیلی از مردم علی رغم تلاش های خود شکست می خورند، چیست؟ زیرا آنها در کار خود برنامه ریزی و اهداف هوشمندانه را در نظر نمی گیرند بر اساس پاسخ صریح آلبرت هابارد فیلسوف آمریکایی: «این افراد شکست می خورند نه به خاطر نداشتن هوش یا شجاعت، بلکه به علت عدم سازماندهی انرژی خود حول یک هدف مشخص». اینکه اندازه هدف شما چقدر است، اهمیتی ندارد! یعنی مهم نیست که اهداف شما چقدر بزرگ یا کوچک هستند، به احتمال زیاد بدون داشتن یک برنامه ریزی خوب، تنها رویایی از آن برای شما باقی خواهد ماند و پس از آن احساس ناامیدی به شما دست می دهد. بر اساس تحقیقات انجام شده، حدود 40 سال پیش دانشگاهیان به توسعه روشSMART جهت تعیین اهداف پرداختند. ایده اصلی این ابزار، ایجاد وضوح و شفافیت، تمرکز و انگیزه به روند دستیابی به هدف بوده است با گذشت زمان، منتقدان عقیده داشتند که برنامه ریزی تعیین اهداف بایستی با توجه به محیط رقابتی و پیچیده پیرامون ما صورت گیرد. حال می خواهیم نگاهی به روش جهت یاری شما در لذت بردن از زندگی و داشتن شغلی رضایتبخش و موفق بیندازیم، بدین منظور نکاتی را گردآوری کرده‌ و همچنین سعی کرده‌ایم به معرفی تکنیک‌های هدف‌گذاری کمتر متعارف، که شاید مطابقت بیشتری با چالش های قرن 21 داشته باشد، بپردازیم.

رمزگشایی اهداف SMART

به گزارش فوربس، افراد موفق می توانند به میزان 400 درصد بیشتر از میانگین کارمندان کارایی داشته باشند. افراد موفق مطمئناً از یک چیز خوب آگاهند و آن اینکه دستیابی به یک هدف بدون برنامه ریزی، تنها یک رویا است. در برخی مواقع، ما تنها به حرف زدن در مورد آنچه که می‌خواهیم به دست آوریم می پردازیم، در حالی که دیگران برنامه‌ای عملی را برای رسیدن به آن در پیش می گیرند و به صورت سیستماتیک جهت دستیابی به هدف نهایی خود گام به گام حرکت می کنند. همین مسئله را می توان فرق اصلی بین رویاپردازی و رسیدن به موفقیت‌ دانست. و در اینجاست که تکنیک SMART وارد عمل می شود. زیبایی و جذابیت این روش بسیار محبوب را می توان در مفید بودن آن برای تمام اهداف ممکن در زندگی از قبیل ادامه تحصیل، ارتقا یا زندگی شخصی دانست. این موضوع که هدفتان چیست، اهمیتی ندارد، می توانید با برنامه ریزی و هوشمندسازی آن، سبب افزایش شانس موفقیت خود شوید.

یعنی اینکه اهداف شما باید دارای ویژگی های زیر باشد: – خاص بودن و داشتن جنبه های عمومی کمتر – قابل درک و اندازه گیری – قابل تحقق و دست یابی – مرتبط بودن با اهداف کلی کسب و کار – برخورداری از بازه زمانی کوتاه و مشخص

خاص بودن: شروع محکم با هدف ویژه و خاص

سعی کنید هنگام برنامه ریزی و توصیف هدف خود دقیق، صریح، واضح و بدون ابهام عمل کنید. به این فکر کنید که دقیقاً قصد رسیدن به چه چیزی را دارید. این کار به شما کمک شایانی در جهت تمرکز بر روی کار پیش روی تان کرده و مانع از حواس پرتی تان می گردد. از کلمات دقیق استفاده کرده و جهت بهبود هدف، یک منطقه خاص را در نظر بگیرید. آنچه را که می خواهید انجام دهید بیان کنید. افعال کنشی یا عینی را برای اهداف خود به کار گیرید. حذف ابهام را می توان ایده اصلی پشت حرف”S”در مخفف SMART دانست.

می توانید هنگام تهیه پیش نویس هدف، به پنج پرسش زیر پاسخ دهید: – من دقیقاً قصد انجام چه کاری را دارم؟ – چرا رسیدن به این هدف برایم اهمیت دارد؟ – چه افرادی در دستیابی به این هدف دخیل هستند؟ – در حال حاضر در کجا قرار دارم؟ – کدام منابع یا محدودیت ها در رسیدن به این هدف نقش دارند؟

قابلیت اندازه گیری: برخورداری از احساس هیجان نزدیک شدن به موفقیت

در صورتی که قادر به گفتن این مسئله نیستید که آیا به آن هدف رسیده اید یا خیر، این یک هدف هوشمند محسوب نمی شود، از این رو، مطمئن شوید که هدف شما قابل اندازه گیری بوده تا از این طریق بتوانید میزان پیشرفت خود را دنبال کرده و با انگیزه به راه خود ادامه دهید.
علاوه بر آن ارزیابی پیشرفت به شما کمک شایانی در تمرکز داشتن بر هدف می کند، به موعد مقرر خود پایبند باشید و احساس هیجان نزدیک‌تر شدن به هدف را در خود ایجاد کنید. حداقل شاخص پیشرفت را در نظر گرفته و از این طریق توانایی پیگیری پیشرفت خود را داشته باشید تا بتوانید انگیزه خود را حفظ نمایید.

یک هدف قابل اندازه گیری باید بتواند به سوالات زیر پاسخ دهد:
– آیا من دارای جدول زمانی برای دستیابی به هدف هستم؟
– چقدر مشتاق رسیدن به هدفم هستم؟
– چگونه می توانم از زمان دستیابی به هدفم آگاه شوم؟

قابل دستیابی: گسترش و توسعه توانایی ها همراه با واقع بینی

در این مرحله باید به خودتان یک فرصت بررسی واقعیت را بدهید. هر چند هدف شما بایستی جاه طلبانه باشد، ولی نباید دور از دسترس باشد. در واقع باید اهداف تان واقع بینانه، قابل دستیابی و آنقدر بزرگ باشد تا در شما انگیزه حرکت به سمت جلو را ایجاد نماید. مراقب انتخاب اهدافی که شخص دیگری بر آنها قدرت و تسلط دارد باشید. مثلاً «دنبال کار بهتری بودن». چرا که این امر به سایر متقاضیان و تصمیم کارفرما بستگی دارد. در حالی که هدفی مثل ادامه تحصیل جهت ارتقاء شغلی” کاملاً به خودتان بستگی خواهد داشت.

معمولاً یک هدف قابل دستیابی باید به سؤالات زیر پاسخ دهد: – نحوه دستیابی به این هدف چگونه است؟ – رسیدن به این هدف با توجه به سایر محدودیت هایی همچون مسائل مالی، چقدر می تواند واقع بینانه باشد؟

مرتبط بودن: مرتبط بودن هر هدفی با اهداف کلی کسب و کار

منظور از مرتبط بودن، اطمینان از این موضوع است که آیا هدفتان برای شما اهمیت دارد و علاوه بر آن همسو با سایر اهداف مرتبط سازمانی هست یا خیر. اهداف کوچکتر بایستی تصویر بزرگتری را از هدف ایجاد کنند. اطمینان حاصل کنید که برنامه ریزی شما همه این موارد را شامل می شود، ولی یادتان باشد که همچنان این خودتان هستید که مسئول رسیدن به هدفتان می باشید. هنگام تعیین یک هدف همواره یکی از اقدامات هوشمندانه، پرسیدن این پرسش از خودتان است که چرا رسیدن به این هدف برایتان اهمیت دارد؟

یک هدف مرتبط باید به سؤالات زیر پاسخ مثبت دهد: – آیا انجام این کار ارزشمند تلقی می شود؟ – آیا در نظر گرفتن این مقدار زمان برای رسیدن به هدف مناسب است؟ – آیا این هدف مطابق با سایر تلاش ها و نیازهایمان است؟ – آیا من شخص مناسبی جهت دستیابی به این هدف محسوب می شوم؟ – آیا امکان اجرای این هدف در محیط اجتماعی-اقتصادی کنونی وجود دارد؟

بازه زمانی مشخص و کوتاه: اجازه ندهید زمان دستیابی به هدفتان به پایان برسد

برای خود ضرب الاجل های واقع بینانه تعیین کنید – این امر به شما در پاسخگو بودن و عدم تعلل در انجام کار کمک خواهد کرد. علاوه بر آن، به تعیین یک تاریخ هدف برای کار خود بپردازید. با تعیین ضرب‌الاجل، تمرکز بر روی دستیابی به هدف برایتان آسان‌تر شده و همچنین کارهایی که اهمیت کمتری دارند را از ذهن خود دور می کنید. یادتان باشد که عدم رعایت یک ضرب الاجل می تواند اعتبار شما را خدشه دار کرده و پیامدهای مالی را برایتان در پی داشته باشد و ممکن است سبب از دست رفتن اعتماد بنفس تان و در نتیجه کند شدن پیشرفت پروژه گردد. شما نباید مخصوصاً در مواردی که پروژه چند مرحله ای است و افراد زیادی را درگیر خود می کند، سبب ناامیدی دیگران شوید. همچنین ضرب الاجل ها مفهوم بزرگتری را در خود جای داده اند. این مسئله در رابطه با مدیریت زمان و اطمینان از سرمایه گذاری هوشمندانه برای هر ساعت تان، خوب به نظر می رسد. یک برنامه ردیاب زمان پروژه یا تایم شیت خوب می‌تواند ابزاری عالی جهت مدیریت زمان بهتر، هنگام کار به شمار آید.

چه وقتی باید به یک هدف جدید با ضرب الاجل متعهد شد؟

ضرب الاجل ها به شما جهت دستیابی به اهدافتان کمک خواهند کرد، چرا که در غیر این صورت ممکن است سبب به تعویق انداختن آنها شوید. برخی پیشنهاد می کنند که اتخاذ نگرش مثبت نسبت به ضرب الاجل ها، به جای تنفر از آنها، یک راه حل محسوب می شود. برخی دیگر راه حل ملموس تری را توصیه می کنند. مایند تولز، ارائه‌دهنده منابع تحقیقاتی و یادگیری بریتانیایی، به معرفی روش هایی به شما قبل از موافقت با یک ضرب‌الاجل می پردازد. این مراحل مخصوصاً در اجتناب از به تعویق انداختن اهداف و سایر رفتارهای خود تخریبی بسیار ارزشمند هستند.

1. از وظیفه خود مطلع شوید

هر فعالیت و پروژه جدید در محل کار، جهت پاسخگویی به یک نیاز تجاری ایجاد خواهد شد. نقطه آغاز را می توان توافق بر سر آنچه که قرار است در فرآیند مورد نظر ارائه دهید، دانست. برای انجام این کار عجله نکنید. مطمئن شوید که برای ارزیابی آنچه مورد نیاز است، زمان کافی صرف می کنید. در صورتی که درگیر یک پروژه پیچیده هستید، در نظر داشته باشید که تعیین یک ضرب الاجل، به اطلاعات بیشتری قبل از موافقت با آن نیازمند است.

2. تنها شما نیستید که اهمیت دارید

در اکثر موارد، نتایج کارها به طور کامل به شما بستگی ندارند. از این رو، به این مسئله توجه کنید که آیا افراد، پشتیبانی فنی، تجهیزات یا متریال، به موقع آماده و در دسترس شما خواهند بود یا خیر، در غیر این صورت، ممکن است مجبور به پیشنهاد یک برنامه طولانی‌تر یا کاهش کیفیت یا کمیت کار شوید. بنابراین، به دریافت منابع مناسب بپردازید!

3. اجازه ورود به مشکلات را بدهید

به ندرت ممکن است یک سناریوی ایده آل به وقوع بپیوندد. مسئله این است که علی رغم کار کردن سخت و هوشمندانه، ممکن است همه چیز طبق برنامه ریزی پیش نرود کار عاقلانه این است که به مشکلات احتمالی از قبل فکر کنید. برای مثال، چگونه بیماری کووید 19 و شکست فناوری اطلاعات، یا یک موضوع غیرمنتظره دیگر می تواند بر برنامه ریزی شما تأثیر بگذارد؟ مثلاً می‌توانید با اطلاع دادن به یک همکار در مواقع اضطراری، از وی کمک بگیرید.

4. برنامه ریزی خود، جزئیات را در نظر بگیرید

مرحله بعدی این است که یک برنامه زمانی دقیق ایجاد کنید. اغلب، یک رویکرد خوب تقسیم بندی وظایف به اجزای کوچک و همچنین در نظر گرفتن یک ضرب الاجل برای هر یک می باشد. در نتیجه، ممکن است متوجه شوید که نیازمند زمانی بیشتر از آنچه که مهلت کلی اجازه می دهد، هستید. اطمینان حاصل کنید که این موضوع را در اسرع وقت مورد بررسی قرار می دهید و از امید داشتن و دلبستن به بهترین ها اجتناب کنید! توانایی دیدن نحوه پیشرفت تان، می تواند انگیزه زیادی به شما دهد. هنگام برنامه ریزی، از انجام کارهای چند وظیفه ای نیز به علت عدم کارایی چشم پوشی کنید این نوع “دستکاری ذهنی سبب کاهش بهره وری تان شده و شما را مستعد خطا خواهد کرد.

5. پیش از دیر شدن، آسیب ها را محدود نمایید

سایرین را از میزان پیشرفت، طی چرخه کاری مطلع کرده و آنها را از موانع و مشکلاتی که سبب ایجاد تأخیر در کارهای شما می شوند آگاه کنید. از این طریق آنها شرایط را درک کرده و حتی شاید اقدام به تعیین یک ضرب الاجل جدید نمایند. در هر صورت، یادتان باشد که در صورت موافقت با یک ضرب الاجل، مسئولیت رعایت آن بر عهده خودتان است. و نکته آخر: صریح و قاطع باشید! در صورت نیاز، “نه” بگویید، یا حداقل به خودتان فرصتی جهت ارزیابی یک ضرب الاجل پیش از موافقت با آن را بدهید.

در برخی مواقع SMART هوشمند نیست

به تصور همه افراد، اهدافSMART یک نیروی مثبت در جهت تعیین هدف نمی باشد. منتقدان، مخصوصاً کسانی که این روش را معادل با یک تمرین سالانه چک باکس فرض می کنند، اعتقادشان این است که تکنیکSMART برای اهداف بلندمدت خوب جواب نمی دهد، زیرا فاقد انعطاف پذیری بوده و افراد را تشویق به تعیین اهداف پایین تر می کند.
مطابق با هاروارد بیزینس ریویو(مجله کسب و کار هاروارد)، به جای استفاده از مخفف به عنوان روشی جهت تعیین اینکه کدام اهداف عاقلانه بوده یا ارزش دنبال کردن را دارند، بایستی تنها به استفاده از آن به عنوان آزمایشی جهت بررسی اینکه آیا اهداف به خوبی بیان شده اند یا خیر، بپردازید.
بر اساس پیشنهاد مخالفان، این رویکرد سبب فروکش کردن خلاقیت ها می شود و سازمان‌های پایبند به این رویکرد، ممکن است کسب‌وکارشان به سمتی اشتباه سوق یابد.

تکنیک FAST جایگزینی برای SMART

بر اساس اظهارات MIT Sloan Management Review، در چندین دهه قبل، شرکت های پیشرو از جمله گوگل، اینتل و آنهایزر-بوش اینبیف، به بهبود یک رویکردی جایگزین جهت استفاده از قدرت اهداف پرداخته اند. یک اصل تکنیک SMART این است که اهداف بایستی دست یافتنی و واقع بینانه باشند. برای مثال، انتظار گوگل از کارکنان خود این است که به طور میانگین به 70-60 درصد از نتایج کلیدی خود دست یابند. از دیدگاه مدیران گوگل، انتظار بیشتر می تواند سبب شود که کارمندان قادر به بزرگ فکر کردن در هنگام تعیین اهداف خود نباشند. فراتر رفتن از خرد متعارف اهداف SMAR ما را به سمت روش بعدی دستیابی به هدف که به FAST معروف است، هدایت خواهد کرد. F: بحث مکرر در رابطه با اهداف A: اهداف بلندپروازانه S: خاص بودن T: شفافیت همه چیز در رابطه با چهار اصل اساسی عبارت است از: بحث های مکرر در مورد اهداف، تعیین اهداف بلندپروازانه، معیارها و نقاط عطف خاص و همچنین شفافیت آن برای همگان.

تعیین نقشه راه جهت دستیابی به موفقیت

اهداف را می توان ابزاری قدرتمند جهت اجرای استراتژی و دستیابی به رضایت شخصی تلقی نمود. خوشبختانه ابزارهای زیادی جهت انتخاب در دسترس هستند.
داشتن نگرش صحیح می تواند راهکار نهایی برای رویاپردازان نیز به شمار آید. نگرش، یک عادت فکری محسوب می شود. شما دارای قدرت و توانایی تغییر و بودن، و انجام هر کاری هستید… بنابراین از آن استفاده کنید!