مقدمه
سیستم‌های حضور و غیاب در دنیای امروزی به لطف پیشرفت تکنولوژی شکل کاملا متفاوت‌تری به خود گرفته است. در ادارات و سازمان‌های معتبر دنیا دیگر خبری از ثبت ورود و خروج‌های دستی نیست. امروزه این وظیفه بر دوش سیستم‌های کاملا پیشرفته و هوشمندی است که با دقت بالا و کمترین خطایی به این کار می‌پردازند.
اما چرا سامانه حضور غیاب تا این اندازه در بخش‌های اداری امروزی پراهمیت است؟ واضح است که سیستم حضور غیاب کارکنان در تمامی کسب و کارها نقش مهمی در محاسبه حقوق و دستمزد کارگران مطابق با قانون کار دارد. این قوانین که در هر کشوری متفاوت است، حقوق و مزایای کارمندان و مرخصی ماهانه، سالانه و مزایایی همچون مدت مرخصی زایمان را تعیین می‌کند. تمامی این موارد ارتباط مستقیمی با ساعت کاری کارمندان و به عبارتی، بازدهی آنها در محل کار دارد. از این رو برای اجرای هرچه بهتر این قوانین، کارگران باید تحت سیستم نظارتی بسیار دقیقی ارزیابی شوند. بنابراین به منظور رفع نیاز سازمان‌های مختلف و مدیریت منابع انسانی، نرم‌افزارهای مختلفی طراحی شدند.
ویژگی‌های نرم افزارهای حضور و غیاب
انواع نرم افزار حضور غیاب که امروزه در مراکز اداری نصب می‌شوند، قابلیت‌های متعددی دارند. این قابلیت‌ها که مطابق با نیاز ادارات طراحی شده‌اند، تا چشمگیری در وقت کارمندان و هزینه‌های اداری صرفه‌جویی می‌کند. در سیستم‌های سنتی حضور غیاب که به صورت دستی و بر روی کاغذ انجام می‌شد، محدودیت‌های زیادی وجود داشت. از طرفی هرچه جمعیت کارمندان یک مرکز بیشتر بود، خطای انسانی بیشتری در محاسبات رخ می‌داد. ارزیابی این اطلاعات روزها و حتی ساعت‌ها زمان می‌طلبید. در حالی که نرم افزارهای نوین حضور و غیاب، در زمان کوتاه‌تری قادر به جمع آوری، طبقه‌بندی و ذخیره‌ی این اطلاعات هستند. این سیستم‌های نوین علاوه بر ثبت زمان ورود و خروج کارمندان، قابلیت‌های دیگری نیز دارند که در ادامه به آن اشاره می‌شود:
- تعیین می‌کنند چه کسانی می‌توانند وارد شوند
این نرم افزارها بر اساس بانک اطلاعاتی که در اختیار دارند، تنها به افراد مشخصی اجازه عبور می‌دهند. برخی از این سیستم‌ها با کشیدن کارت و برخی با بررسی مشخصات بیومتریک نظیر اسکن چهره، اثر انگشت و … عمل می‌کنند.
- تعیین می‌کنند چه کسی در چه زمانی می‌تواند وارد شود
با نصب این نرم افزارها در ادارات مختلف می‌توان ورود و خروج افراد را به شکل دقیق‌تری کنترل نمود. به عنوان مثال در یک سازمان، کارمندان می‌توانند در ساعات اداری و تنها از درهای مجاز تردد نمایند. در حالی که مدیریت و کادر امنیتی مجوز عبور در تمام ساعات را خواهند داشت.
در مجموع می‌توان گفت اگرچه خریداری، دانلود نرم افزار حضور غیاب و نصب این سیستم‌ها نیازمند سرمایه گذاری اولیه است، اما در طولانی مدت بازدهی چشمگیری خواهد داشت. نگهداری از این سیستم‌ها بسیار ارزان بوده و تا حد قابل توجهی هزینه‌های حضور غیاب را در مقایسه با سیستم‌های سنتی کاهش می‌دهد. استفاده از نرم افزارهای حضور غیاب بیومتریک دیگر راهی برای غیبت کارکنان، خروج زود هنگام و دیگرسوء استفاده‌ها باقی نمی‌گذارد. بنابراین پرداخت حقوق و مزایا و مواردی همچون حق بیمه کارگران با ارزیابی سیستم‌های نوین منصفانه‌تر خواهد بود.
استفاده از نرم افزار حضور و غیاب
مزایای نصب نرم افزار حضور و غیاب
متاسفانه همچنان در بسیاری از مشاغل از سیستم‌های ناکارآمد و قدیمی حضور و غیاب استفاده می‌شود. سیستمی که علاوه بر اتلاف نابجای هزینه و زمان، اشکالات متعدد دیگری نیز به آن وارد است. مراکزی که حاضر به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نیستند، به گمان خود هزینه‌های اضافی را کم کرده‌اند. در حالی که ثبت دستی زمان حضور کارکنان ممکن است با خطا و اشتباهاتی همراه باشد؛ که در نهایت باعث برهم خوردن محاسبات در پرداخت حقوق، بیمه و … شود. چنین اشتباهات محرزی منجر به اعتراض کارمندان می‌شود و در نهایت اعتماد آنان نسبت به این روش ارزیابی عملکرد از دست می‌رود. بنابراین بهتر آن است که با پیشرفت‌های روز فناوری همگام شوید تا از مزایای این سیستم‌ها نهایت بهره را ببرید. اما کارایی سیستم حضور و غیاب آنلاین چه مواردی می‌تواند باشد؟
در ادامه این مطلب به بررسی مهمترین این موارد می‌پردازیم:
افزایش دقت و کارایی
افزایش بهره وری
زمان بندی بهتر
شناسایی بهتر مسائل
با مطالعه مقاله بالا متوجه می شوید که سیستم حضور و غیاب برای مدیریت و نظارت بر کارمندان از اهمیت زیادی برخوردار است. برای انتخاب سیستم حضور و غیاب یکی از مهمترین عوامل هزینه پایین نرم افزار می باشد که ما به شما نرم افزار حضور و غیاب ابری تایمزی را پیشنهاد می دهیم. جهت دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
سایر مقالات
حضور و غیاب اکسل رایگان
حضور و غیاب رایگان با اکسل لیست حضور و غیاب در سازمان موجب برقراری نظم بیشتر در آن می شود. داشتن لیست حضور و غیاب می تواند غیبت کارکنان را کاهش دهد و از طرفی بهره وری آنها را افزایش دهد. یکی دیگر از
مدیریت از راه دور (دورکاری)
10 نکته مهم برای مدیریت کارمندان دورکار قراردادهای کاری جایگزین مانند دورکاری و ساعت کاری انعطاف پذیر از جمله مزایایی بودند که فقط در تعداد نسبتاً کمی از شرکتهای آتیه دار پیدا میکردید. اما امروزه، بسیاری از آژانسهای خلاق و دپارتمان های بزرگ به
حل تعارضات محل کار
حل تعارضات محل کار این روزها همه ما در محیط کار خود بارها شاهد اختلافات ریز و درشت بین همکاران خود بوده ایم. در واقع وجود درگیری در محیط کار که گروهی از افراد با شخصیت های متفاوت حضور دارند کاملا طبیعی است. واضح
