آنچه باید در مورد سیستم حضور و غیاب بدانید

مقدمه

سیستم‌های حضور و غیاب در دنیای امروزی به لطف پیشرفت تکنولوژی شکل کاملا متفاوت‌تری به خود گرفته است. در ادارات و سازمان‌های معتبر دنیا دیگر خبری از ثبت ورود و خروج‌های دستی نیست. امروزه این وظیفه بر دوش سیستم‌های کاملا پیشرفته و هوشمندی است که با دقت بالا و کمترین خطایی به این کار می‌پردازند.

اما چرا سامانه حضور غیاب تا این اندازه در بخش‌های اداری امروزی پراهمیت است؟ واضح است که سیستم حضور غیاب کارکنان در تمامی کسب و کارها نقش مهمی در محاسبه حقوق و دستمزد کارگران مطابق با قانون کار دارد. این قوانین که در هر کشوری متفاوت است، حقوق و مزایای کارمندان و مرخصی ماهانه، سالانه و مزایایی همچون مدت مرخصی زایمان را تعیین می‌کند. تمامی این موارد ارتباط مستقیمی با ساعت کاری کارمندان و به عبارتی، بازدهی آنها در محل کار دارد. از این رو برای اجرای هرچه بهتر این قوانین، کارگران باید تحت سیستم نظارتی بسیار دقیقی ارزیابی شوند. بنابراین به منظور رفع نیاز سازمان‌های مختلف و مدیریت منابع انسانی، نرم‌افزارهای مختلفی طراحی شدند.

ویژگی‌های نرم افزارهای حضور و غیاب

انواع نرم افزار حضور غیاب که امروزه در مراکز اداری نصب می‌شوند، قابلیت‌های متعددی دارند. این قابلیت‌ها که مطابق با نیاز ادارات طراحی شده‌اند، تا چشم‌گیری در وقت کارمندان و هزینه‌های اداری صرفه‌جویی می‌کند. در سیستم‌های سنتی حضور غیاب که به صورت دستی و بر روی کاغذ انجام می‌شد، محدودیت‌های زیادی وجود داشت. از طرفی هرچه جمعیت کارمندان یک مرکز بیشتر بود، خطای انسانی بیشتری در محاسبات رخ می‌داد. ارزیابی این اطلاعات روزها و حتی ساعت‌ها زمان می‌طلبید. در حالی که نرم افزارهای نوین حضور و غیاب، در زمان کوتاه‌تری قادر به جمع آوری، طبقه‌بندی و ذخیره‌ی این اطلاعات هستند. این سیستم‌های نوین علاوه بر ثبت زمان ورود و خروج کارمندان، قابلیت‌های دیگری نیز دارند که در ادامه به آن اشاره می‌شود:

تعیین می‌کنند چه کسانی می‌توانند وارد شوند

این نرم افزارها بر اساس بانک اطلاعاتی که در اختیار دارند، تنها به افراد مشخصی اجازه عبور می‌دهند. برخی از این سیستم‌ها با کشیدن کارت و برخی با بررسی مشخصات بیومتریک نظیر اسکن چهره، اثر انگشت و … عمل می‌کنند.

تعیین می‌کنند چه کسی در چه زمانی می‌تواند وارد شود

با نصب این نرم افزارها در ادارات مختلف می‌توان ورود و خروج افراد را به شکل دقیق‌تری کنترل نمود. به عنوان مثال در یک سازمان، کارمندان می‌توانند در ساعات اداری و تنها از درهای مجاز تردد نمایند. در حالی که مدیریت و کادر امنیتی مجوز عبور در تمام ساعات را خواهند داشت.

در مجموع می‌توان گفت اگرچه خریداری، دانلود نرم افزار حضور غیاب و نصب این سیستم‌ها نیازمند سرمایه گذاری اولیه است، اما در طولانی مدت بازدهی چشم‌گیری خواهد داشت. نگهداری از این سیستم‌ها بسیار ارزان بوده و تا حد قابل توجهی هزینه‌های حضور غیاب را در مقایسه با سیستم‌های سنتی کاهش می‌دهد. استفاده از نرم افزارهای حضور غیاب بیومتریک دیگر راهی برای غیبت کارکنان، خروج زود هنگام و دیگرسوء استفاده‌ها باقی نمی‌گذارد. بنابراین پرداخت حقوق و مزایا و مواردی همچون حق بیمه کارگران با ارزیابی سیستم‌های نوین منصفانه‌تر خواهد بود.

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب از جمله سیستم‌هایی است که وجود آنها در بسیاری از ارگان‌ها ضروریست. چرا که با استفاده از این سیستم می‌توان تسلط کاملی بر حضور کارمندان ادارات و سازمان‌ها داشت. به این ترتیب ارزیابی عملکرد اعضا به شکل منظم‌تری انجام می‌شود. یکی از مهم‌ترین اصولی که در بسیاری از کسب و کارها به آن اهمیت داده می‌شود، حضور منظم کارمندان در ساعات مقرر می‌باشد. سامانه حضور غیاب آنلاین در این راستا کمک شایانی به بسیاری از مشاغل خواهد بود. صاحبان بسیاری از کسب و کارها می‌توانند با بهره‌گیری از این سیستم‌ها تا حد قابل توجهی در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند. شاید بپرسید چگونه؟ پاسخ ساده است. یکی از معیارهایی که در پرداخت حقوق و دستمزدها در ادارات لحاظ می‌شود، بررسی حضور کارکنان است؛ امروزه به لطف سیستم‌های نوین حضور و غیاب شاهد تغییرات چشمگیری در افزایش بازدهی اعضا و مدیریت زمان بوده ایم.

مزایای نصب نرم افزار حضور و غیاب

متاسفانه همچنان در بسیاری از مشاغل از سیستم‌های ناکارآمد و قدیمی حضور و غیاب استفاده می‌شود. سیستمی که علاوه بر اتلاف نابجای هزینه و زمان، اشکالات متعدد دیگری نیز به آن وارد است. مراکزی که حاضر به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نیستند، به گمان خود هزینه‌های اضافی را کم کرده‌اند. در حالی که ثبت دستی زمان حضور کارکنان ممکن است با خطا و اشتباهاتی همراه باشد؛ که در نهایت باعث برهم خوردن محاسبات در پرداخت حقوق، بیمه و … شود. چنین اشتباهات محرزی منجر به اعتراض کارمندان می‌شود و در نهایت اعتماد آنان نسبت به این روش ارزیابی عملکرد از دست می‌رود. بنابراین بهتر آن است که با پیشرفت‌های روز فناوری همگام شوید تا از مزایای این سیستم‌ها نهایت بهره را ببرید. اما کارایی سیستم حضور و غیاب آنلاین چه مواردی می‌تواند باشد؟
در ادامه این مطلب به بررسی مهم‌ترین این موارد می‌پردازیم:

افزایش دقت و کارایی

سیستم حضور و غیاب نیاز به یک پایگاه داده برای ارزیابی عملکرد اعضا خواهد داشت. لذا تمامی اطلاعات و مشخصات اعضا برای ثبت در سیستم گردآوری می‌شود و به این ترتیب تمامی فرایندهای استخدام، پرداخت دستمزد، بیمه، و حضور و غیاب با دقت بالایی انجام می‌شود. در حضور چنین سیستم‌های هوشمندی دیگر شاهد خطاهای محاسباتی نخواهید بود.

افزایش بهره وری

مسلما سیستم‌های منظم‌تر، عملکرد بهتری خواهند داشت. سیستم‌های حضور غیاب آنلاین نه تنها حساسیت بیشتری در محاسبه حقوق کارکنان خواهند داشت، بلکه زمان کمتری را برای این کار نیاز دارند. برخلاف سیستم‌های سنتی، در این برنامه‌ها پردازش اطلاعات با سرعت بیشتر و دقیق‌تر انجام می‌شود. در مقابل نیرویی که پیش از این مسئول بررسی حضور و غیاب بود، در بخش‌های دیگر به کار گرفته می‌شود.

زمان بندی بهتر

نرم افزار حضور و غیاب به سرپرستان کمک می‌کند اشراف کامل‌تری بر برنامه کاری کارگران داشته باشند و مدیریت بهتری در زمان‌بندی داشته باشند.

شناسایی بهتر مسائل

همانطور که می‌دانید، نرم‌افزارهای حضور غیاب سیستم‌های هوشمندی هستند که در صورت دریافت خطاهای تعریف شده، هشدار می‌دهند. بر فرض زمانی که کارمندان دیرتر از زمان مقرر در محل حاضر می‌شوند و یا زودتر محل کار را ترک می‌کنند، سیستم‌ها هشدار می‌دهند. در سوی مقابل زمانی که زمان کاری کارمندان به پایان می‌رسد، این نرم افزار اعلام می‌کند که وارد مرحله‌ی اضافه کاری شده است.

با مطالعه مقاله بالا متوجه می شوید که سیستم حضور و غیاب برای مدیریت و نظارت بر کارمندان از اهمیت زیادی برخوردار است. برای انتخاب سیستم حضور و غیاب یکی از مهمترین عوامل هزینه پایین نرم افزار می باشد که ما به شما نرم افزار حضور و غیاب ابری تایمزی را پیشنهاد می دهیم. جهت دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.