8 مزیت نرم افزار حضور و غیاب

چرا نرم افزار حضور و غیاب

کارمندان مهمترین و ارزشمند ترین منابع برای تمام مشاغل هستند. مهم این است که نیروی کار خود را به شکل صحیح مدیریت کنید تا از سرمایه خود به بهترین نحو استفاده کرده باشید. برنامه ریزی درست زمانی و اطمینان از انجام درست فعالیت ها در زمان متناسب با آن، توسط کارمندان بهره وری را به حداکثر خود میرساند. امروزه با ظهور نرم افزرهای حضور و غیاب شما به راحتی میتوانید عمل کرد کارمندان خود را مدیریت کنید. ازپیچیدگی های محاسبات حقوق آنان خلاص شوید و زمان و سرمایه های خود را به بهترین شکل استفاده کرده. در کنار آن بیشترین بهره وری را از کارمندان خود داشته باشید. نرم افزار های حضور و غیاب هم برای کارمندان و هم مدیران مزایای بسیاری دارند. در این مقاله قصد داریم تا 8 مزیت نرم افزار حضور و غیاب را برشماریم .

ساعت ها در برنامه ریزی صرفه جویی کنید

اگر در گذشته به شکل دستی در یک برگه ای و یا در یک صفحه اکسل غیبت های کارمندان خود را وارد میکردید قطعا از زمان بر بودن آن مطلع هستید .

در نرم افزار های حضور و غیاب به راحتی میتوانید تعداد غیبت کارمندان خود را به شکل اتوماتیک داشته باشید. نیازی نیست که زمانی را صرف وارد کردن این اطلاعات نمایید. به راحتی میتوانید از عمل کرد کارمندان خود در انواع گزارش ها آگاهی یابید.

حقوق و دستمزد

دقت در محاسبه حقوق

خطا در فعالیت های انسانی اجتناب ناپذیر است. اگر مدیر یک کسب و کار باشید به احتمال زیاد برای محاسبه دقیق دستمزد کارمندان خود به مشکل برخورداید. یک نرم افزار حضور و غیاب با ضبط اتوماتیک تمام کارکرد های کارمندان و عمل کرد آنان میتواند با دقت بالایی به محاسبه حقوق کارمندان بپردازد. تا هم کارفرمایان دچار مشکلات محاسبه حقوق نشوندوهم کارمندان از درستی حقوق دریافتی خود اطمینان حاصل کنند.

از زمان بهینه استفاده کنید:

نرم افزار های حضور و غیاب با ضبط تمام فعالیت های کارمندان و انجام محاسبات به شکل اتوماتیک. دیگر استفاده از فرمول ها و دفاتر حساب حقوق کارمندان را منسوخ کرده . دیگر نیاز نیست یک کارفرما برای محاسبه حقوق کارمندان خود وقت زیادی را صرف جمع بندی اطلاعات و محاسبه کند. بلکه نرم افزار به شکل دقیق و هوشنمد تمام این فعالیت ها را با سرعت انجام میدهد.

فرایند حقوق و دستمزد شفاف داشته باشید:

در فرایند دستی محاسبه حقوق و دستمزد و یا محاسبه اضافه کار، پاداش ها و….ا .مکان رخ دادن تخلف دور از ذهن نیست. اما اگر ازسیستم های ورود و خروج استفاده شود این امکان بسیار کاهش میابد.

شما به راحتی میتوانید فرایند عادلانه و شفاف در محاسبه حقوق و دستمزد داشته باشید. برای پاداش ها و حتی جریمه ها نیز خود سیستم میتواند تصمیم بگیرد.

کارتابل مخصوص کامندان:

کارمندان برنامه ریز داشته باشید :

در نرم افزار های حضور و غیاب میتوانید به کارمندان خود اجازه دسترسی به کارتابلشان را بدهید. در این صورت کارمندان میتوانند برنامه خود را بررسی کنند. امکان مشاهده تعطیلات،مقدارمرخصی باقی مانده تا انتهای سال، مقدار غیبت ها و… را دارند.

کارمندان با استفاده از این امکانات میتوانند با برنامه ریزی بهتر عمل کرد خود را افزایش دهند. برای فعالیت های خود برنامه ریزی نمایند و حس خوبی از فعالیت های خود داشته باشند.

دیگر اسراف کاغذ کافی است:

از مزایای دیگر برای کارمندان میتوان به درخواست های کارمندان اشاره کرد. کارمندان در گذشته برای در خواست مرخصی و یا اضافه کار مجبور به نامه نگاری به کارفرما بودند. این مستلزم استفاده از کاغذ و زمان برای نامه نگاری بود.

در حال حاظر و با وجود نرم افزار های حضور و غیاب کارمندان میتوانند به راحتی داخل کارتابل شخصی خود برای مدیران خود درخواست مرخصی بدهند . مدیران نیز میتوانند آن را تایید و یا رد نمایند .

تمام درخواست ها در کارتابل کارمندان ذخیره گشته و کارفرمایان میتوانند به راحتی به تمام درخواست های کارمندان خود در طی بازه زمانی دلخواه دسترسی داشته باشند.

کسب و کار خود را آنالیز کنید:

لحظه ای (آنلاین ) کسب و کار خود را رصد کنید(حتی از منزل)

به راحتی میتوانید از هر مکانی از حضور و یا عدم حضور کارمندان خود مطلع شوید. این امکان مزیتی را برای کارفرمایان ایجاد میکند که حتی از منزل خود و یا از شهری دیگر کارمندان خود را رصد کنند..باسامانه حضور و غیاب اطلس در هر زمان و مکان کارمندان را مدیریت کنید.

کارمندان نیز اگر بدانند در هرلحظه از سوی مدیرت تحت نظارت هستند. در این صورت به هیچ عنوان تخلفی در نحوه عمل کردآنان ایجاد نمیشود و با حداکثر بهروری به فعالیت خود میپردازند.

گزارش های عمل کرد دریافت کنید:

مدیران برای درک فرایند عملکرد کارمندان خود نیاز به گزارش هایی از عمل کرد آنان دارند. در گذشته برای جمع آوری اطلاعات عملکرد کارمندان و گزارش گیری از آن ها نیاز به تلاش و زمان فراوان بود.

با ظهور نرم افزار های حضور و غیاب این امر تسهیل گشته. مدیران با استفاده از این سیستم میتوانند به راحتی انواع گزارش هایی از کارکرد کارمندان خود در قالب های فراوان(PDF، Excel و…)دریافت کنند.

امنیت شرکت خود را افزایش دهید:

امنیت اطلاعات حساس خود را فزایش دهید:

واحد منابع انسانی شرکت ها اغلب حاوی اطلاعات تماس، قراردادها، نرخ دستمزدهاو… هستند. که این اطلاعات، جزء اطلاعات محرمانه برای تمام شرکت ها تلقی میشوند.

در نرم افزارهای حضور و غیاب برای رفع مشکل حفظ این اطلاعات. برای هر کارمند متناسب با نوع جایگاه آن دسترسی متفاوتی قرار داده و هر کارمند فقط میتواند اطلاعات محدودی را مشاهده نماید.

برای مثال میتوان برای نیروی منابع انسانی شرکت دسترسی های بیشتری قرار داد که بتواند تمام اطلاعات شخصی و… کارمندان را ویرایش کند. ولی خود کارمند فقط بتواند اطلاعات شخصی خود را فقط ویرایش کند و اطلاعات دیگر کارمندان از دید آنان پنهان بماند.

هرکسی هر جایی نمیتواند برود:

در شرکت های امنیتی ورود بسیاری از کارمندان به بعضی از بخش ها غیر مجاز است. یا در بعضی شرکت ها ورود بعضی افراد را در داخل شرکت منع کرده اند.در ورود و خروج خود محدودیت قرار داده اند.

مزیت سیستم های ورود و خروج در محدود کردن افراد، به شکلی که اگر فردی در جایی که نباید حضور یابد سیستم به واحد حراست هشدار میدهد. به راحتی میتوان بدون قرار دادن بسیاری از افراد برای مراقبت از واحد ها از سیستم ورود و خروج استفاده کرد.

هرکارمند درهر جای دنیا:

در عصر حاضر و در کسب کار های نوین و جهانی کارمندان بسیاری یافت میشوند که در خارج از سازمان به فعالیت مشغول هستند. از منزل یا از شهری دیگر و حتی شاید از کشوری دیگر به فعالیت دور کاری مشغول هستند .دورکاری چه مزایایی برای شرکت ها و کارمندان دارد؟

یک نرم افزار حضور و غیاب به سازمان این امکان را میدهد تا با استفاده از گزینه های مختلفی. مانند موبایل هوشنمد، سیستم های تحت وب، شبکه اینترنت و… کارمندان خود را در هر جای دنیا ردیابی و رسیدگی کنید.

شخصی سازی:

قوانین خود را پیاده سازی کنید:

یکی از مزایای اصلی نرم افزار های حضور و غیاب شخصی سازی قوانین خود با سیستم است. برای مثال شرکت شما در تعداد غیبت های کارمندان و یا تعداد مرخصی با حقوق در ماه محدودیت هایی دارد تمام این قوانین و محدودیت ها را به راحتی میتوان در سیستم اعمال نمود. خود سیستم موارد نقض قوانین را هشدار و جریمه نمیاد.

از سیستم مورد علاقه خود استفاده کنید:

شما می توانید بر اساس ماهیت کار و سیاست ها، سیستم های مدیریت حضور را متناسب با نیازهای خود انتخاب کنید.

سیستم هایی در دسترس هستند که میتوانند با انوع دستگاه ها همگام شوند و شما میتوانید متناسب با ماهیت فعالیت خود آنان را انتخاب نمایید. برای مثال میتوانید از دستگاه های بایومتریک استفاده کنید و یا GPS و یا بلوتوث شما مختار به انتخاب هستید.

روحیه کارمندان خود را افزایش دهید:

یکی از راهکار های افزایش روحیه کارمندان استفاده از سیستم پاداش است. ولی اگر همین سیستم پاداش به درستی اعمال نشود بیشتر مخرب است تا سازنده.

نرم افزار حضور و غیاب این امکان را برای شما فراهم میسازد تا متناسب با کارکرد کارمندان خود وبه شکل عادلانه از سیستم پاداش بهره بگیرید. به درستی و به شکل اتوماتیک برای کارمندان خود پاداش در نظر بگیرید.

در ادامه شما نیاز به نرم افزار حضور و غیاب مناسب با شرایط کسب و کارتان دارید. جهت دریافت اطلاعات بیشتر و آشنایی بیشتر با نرم افزار تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.