ردیابی ساعات کاری کارمندان صرفا یک حساب کتاب ساده و جزئی نیست؛ بلکه روشی برای کاهش هزینه‌ها و جمع آوری داده‌های مفید برای برنامه‌ریزی آینده‌ی سازمان و همینطور تصمیمات مهم تجاری است. هر برنامه‌ای که توسط منابع انسانی به خوبی طرح ریزی می‌شود، حاصل همین داده‌های ردیابی زمان بوده است. برآورد دقیق زمان انجام پروژه‌ها و تحویل به مشتری هم با ردیابی زمان حاصل می‌شود. ردیابی ساعات کاری کارمندان حتی بر روحیه‌ی آنان هم تاثیر خواهد داشت. با تقسیم صحیح کار بین پرسنل، هرکسی به قدر لیاقتش و عادلانه‌تر حقوق و مزایا دریافت می‌کند. سرقت زمان مشکلی است باید در شرکت‌ها بررسی و حل شود. چرا که این مسئله بر بخش‌های مهمی از کسب‌وکارها تاثیرگذار است. پس بهترین راه برای ردیابی زمان کارمندان چیست؟ بخش نیروی انسانی چگونه باید با این چالش برخورد کند؟
کنار گذاشتن روش های منسوخ؛ بهترین راه ردیابی ساعات کارمندان
بهتر نیست که هرآنچه را که نیاز دارید، در یک مکان و در دسترس داشته باشید؟ روش‌های قدیمی دیگر پاسخگوی نیاز سازمان‌ها نیست. پوشه‌های کاغذی حجیم، جا گیر و ارزیابی آنان زمان بر خواهد بود. حتی امکان دست بردن در داده‌ها وجود دارد؛ پس چندان قابل اعتماد هم نیست. صحت داده‌ها در سیستم‌های کاغذی همیشه جای ابهام دارد. چرا که همیشه احتمال خطای انسانی در حین محاسبات وجود دارد. بنابراین بهتر است روشی سریع‌تر که در هزینه‌ها هم صرفه‌جویی می‌کند، انتخاب کنید. روشی که فشار کاری را از دوش نیروی انسانی بردارد. فاکتورهای زیادی در انتخاب سیستم حضور غیاب مناسب برای مشاغل موثرند.
سیستمی انتخاب کنید که کارمندان از آن استقبال کنند
وظیفه‌ی سیستم‌های حضور غیاب، ردیابی زمان کارمندان است. یعنی قرار است پرسنل هر روز با آن سروکار داشته باشند. پس اگر کارمندان از آن استقبال نکنند، هیچ فایده‌ای برای شما نخواهد داشت. برای اطمینان از اینکه کارمندان از برنامه استفاده می‌کنند، باید زمانبندی را در نرم افزار حضور و غیاب بگنجانید. یک سیستم زمان بندی خودکار در طولانی مدت تا حد قابل توجهی در وقت کارمندان صرفه جویی می‌کند. همینطور داده‌های دقیق این سیستم به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تصمیمات هوشمندانه‌تری برای کاهش هزینه‌ها اتخاذ کنند.
سیستم های ردیابی ساعات کاری کارمندان برای کنترل سرقت زمانی
استفاده از برنامه‌های کاغذی ساده‌ترین راه برای تقلب و سرقت زمانی توسط کارمندان است. تحقیقی در همین خصوص نشان داده است که هر کارمند بطور میانگین 4.5 ساعت در هفته سرقت زمانی دارد. یعنی روزانه نزدیک به 45 تا 50 دقیقه کمتر از زمان استاندارد در محل کار حضور دارد. این درحالی است که این زمان دزدیده شده در هیچ جایی ثبت نمی‌شود. این نشان می‌دهد که پرکردن فرم‌های حضور غیاب توسط خود پرسنل کاری است اشتباه که در مقیاس وسیع‌تر برای سازمان زیان بار خواهد بود. در حالی که با استفاده از یک سیستم حضورغیاب خودکار زمان واقعی کاری کارمندان دقیقه به دقیقه ثبت می‌شود. با تکنولوژی پیشرفته‌ای که این سیستم‌ها دارند، کارمندان دیگر نمی‌توانند به جای هم ورود و خروج بزنند. به عبارتی، استفاده از سیستم های دقیق و پیشرفته تر به ردیابی ساعات کاری کارمندان با کمترین خطا کمک می کند.
از سیستمی بهره بگیرید که در انجام کارهای اداری و گزارش دهی مفید باشد
تنظیم شیفت‌های کاری، برنامه‌ریزی و تهیه‌ی گزارش‌های مربوط به پیشینی کار در هر هفته زمان زیادی نیاز دارد. سیستمی هوشمند برای انجام این وظایف نه تنها به صرفه‌جویی زمانی کمک می‌کند، بلکه راه‌های موثرتری برای بازدهی بیشتر در سازمان پیش روی شما قرار می‌دهد. دریافت گزارش‌ها تنها با یک کلیک، امکان پذیرد و کارمندانی که موظف به ردیابی ساعات کاری کارمندان بودند، در بخش‌های دیگر سازمان فعالیت خواهند کرد.
سیستم انتخاب شده باید قابلیت ادغام با سامانه حقوق و دستمزد را داشته باشد
سیستم‌های حضور و غیاب، مدیریت زمان و حقوق و دستمزد در کنار هم یک سیستم جامع متمرکز را تشکیل می‌دهند. این سیستم جامع هم به مدیران برای اداره‌ی بهتر سازمان کمک می‌کند و هم نظم و رضایت خاطر بیشتری برای کارمندان فراهم می‌آورد. وقتی حضور غیاب کارمندان به درستی انجام شود، داده‌هایی که مستقیما برای محاسبه‌ی حقوق و مزایا ارزیابی می‌شوند، قابل اطمینان‌تر خواهند بود. به علاوه زمانی که مجبور نیستید داده‌ها را هر ماه بصورت دستی وارد کنید، تا حد چشم‌گیری در وقت کارمندان صرفه‌جویی خواهید کرد.
سازگاری و انطباق مهم‌ترین موضوع است
نگهداری سوابق کاری بخشی از قوانین منابع انسانی برای ردیابی ساعات کاری کارمندان است. ذخیره‌ی کلیه‌ی داده‌های ردیابی زمان و حضورغیاب کارمندان حدقل به مدت 2 سال الزامی است. تا در شرایطی که سازمان‌های بازرسی قصد بررسی آنها را داشته باشند، به راحتی در دسترس باشند. یک سیستم حضورغیاب مبتنی بر ابر گزینه‌ای عالی برای دسترسی سریع و ساده به تمام اطلاعات است. تنها چند کلیک کافیست تا آنچه که نیاز دارید، در اختیارتان قرار گیرد.
برنامه‌های بلندمدت را در نظر بگیرید
آیا نیاز به جذب نیروی بیشتری دارید؟ برنامه‌ی خاصی برای توسعه‌ی شرکت دارید؟ آیا به فکر گسترش برندهای شرکت هستید؟هر سیستمی که انتخاب می‌کنید، باید مطمئن شوید که توسعه باشد. سیستمی که امروز برای شما مفید است، هیچ تضمینی وجود ندارد که در آینده با وجود رشد کسب‌وکارها هم بازدهی خوبی داشته باشد. در بازه‌ی زمانی که برای سازمان شما مهم است، از سیستم حضور غیابی استفاده کنید که به راحتی با کسب و کار شما ارتقاء پیدا کند. یعنی به مرور که تعداد کارمندان شرکت افزایش می‌یابد، نیازی به تغییر نرم افزار حضور و غیاب نداشته باشید. در نظر گرفتن هر یک از این موارد به ردیابی ساعات کاری کارمندان به بهترین شکل کمک می کند.
در نهایت دیدیم که ردیابی ساعت کارمندان از چه اهمیتی برخوردار است. برای سهولت در ردیابی زمان کار کارمندان می توان از اپلیکیشن های تلفن همراه استفاده کرد. با استفاده از نرم افزار تایمزی مشکلات ردیابی زمان حل می شود. برای اطلاعات بیشتر در مورد تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
سایر مقالات
- 5 کاربرد هوش مصنوعی در احراز هویت
هوش مصنوعی در احراز هویت دریچه‌ی جدیدتری از امنیت را نمایان کرده است. این مسئله برای امنیت و دقت بیشتر در بررسی عملکرد کارمندان مهم است. در این مقاله به بررسی نقش آن در دقت کارمندان می پردازیم. - چگونه با گوشی همراه حضور و غیاب کنیم؟
اپلیکیشن حضور و غیاب با گوشی همراه به معنای حضور و غیابی است که نیاز به دستگاه ندارد. چرا؟ دستگاه های حضور و غیاب کارتی و دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک که با شناسایی اعضای بدن، تردد را ثبت - حضور و غیاب اکسل رایگانلیست حضور و غیاب اکسل رایگان در سازمان موجب برقراری نظم بیشتر در آن می شود. داشتن نرم افزار حضور و غیاب می تواند غیبت کارکنان را کاهش دهد و از طرفی بهره وری آنها را افزایش دهد. یکی دیگر از
