مدیریت حضور و غیاب مجموعه اقدامات استراتژیک و ابتکاراتی است که شرکت‌ها برای جلوگیری از غیبت اعضا انجام می‌دهند. این اقدامات به منظور ایجاد یک نظم یکپارچه در شرکت و پیشگیری از غیبت‌های ناگهانی و تاخیرهای بی‌مورد است. هدف از پیاده‌سازی برنامه مدیریت حضور غیاب این است که کلیه‌ی اعضا با قوانین وضع شده آشنا شوند. در مجموع یک حضور و غیاب هوشمند شامل اجزای زیر است:
خط مشی حضور و غیاب: سیاست حضور و غیاب به وضوح نوشته شده است. در این بخش مجموعه‌ای از قوانین و مقرراتی که کارمندان باید در محل کار تابع آنها باشند، ذکر می‌شود.
نظارت بر حضور و غیاب: سیستمی برای ردیابی، نظارت و گزارش عملکرد کارمندان
مدیریت حضور غیاب: استراتژی مدیریت حضور و غیاب برای پیشگیری از غیبت‌های پیشبینی نشده و به حداقل رساندن غیبت و تاخیر کارمندان
سیستم پاداش: کارمندانی که از مزایا و پاداش حضور منظم در محل کار آگاه باشند، از غیبت‌های غیرموجه تا حد امکان خودداری می‌کنند.
چالش های پیش روی کارفرما در مدیریت حضور غیاب
کارفرمایان همواره در مدیریت حضور و غیاب کارمندان خود با چالش‌های متعددی روبرو هستند. مسائلی که با روی کار آمدن سیستم حضورغیاب قابل حل هستند. از جمله این چالش‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
کاهش بهره‌وری و تولید به دلیل غیبت:
حضور نامنظم اعضا و غیبت‌ها و مرخصی‌های طولانی باعث می‌شود شرکت‌ها در انجام پروژه‌ها زمان زیادی از دست بدهند. در نتیجه‌ی این نامنظمی‌ها، خسارت زیادی متوجه شرکت‌ها می‌شود.
روش‌های غیر اخلاقی:
اقداماتی همانند حضور زدن بجای همکار دیگر منجر به بی‌اعتمادی کارفرما نسبت به پرسنل می‌شود. در این شرایط برای محاسبه حقوق آمارهای غلطی ثبت شده و حق کارمندان منظم و متعهد ضایع خواهد شد.
عدم امکان دسترسی سریع به گزارشات:
ناتوانی نیروی انسانی در گردآوری و پردازش سریع اطلاعات یکی از چالش‌های پیش روی مدیران است. مشکلی که در حضور حضور و غیاب هوشمند به سادگی رفع شده است.
پاسخگویی به کارمندان:
زمانی که سیستم ثبت حضور غیاب دقیق و کارآمد نباشد، کارمندان اعتمادی به آن نخواهند داشت. در این صورت کارفرما نمی‌تواند دلیل توجیه‌پذیری برای کاهش حقوق و یا عدم موافقت با مرخصی ارائه دهد.
خطاهای انسانی:
بارها و بارها می‌توان از مشکلات و عواقب ناشی از خطاهای انسانی در حضور و غیاب هوشمند سنتی سخن گفت. خطاهای محاسباتی سنتی در برگه‌ها هزینه‌های سنگینی برای شرکت‌ها به دنبال دارد. از طرفی ردیابی زمان کارمندان به صورت دستی، منجر به اتلاف وقت بیشتری می‌شود.
مدیریت حضور غیاب هوشمند چه کمکی می‌کند؟
نرم افزار حضور و غیاب روزانه زمان دقیق ورود و خروج کارمندان را کنترل می‌کند. در واقع یک اپلیکیشن حضور و غیاب متشکل از ابزارهای قدرتمندی است؛ این ابزار برای ردیابی حضور کارمندان، بررسی مرخصی، ساعات کاری، تعطیلات، اضافه‌کار و … طراحی شده‌اند. نرم‌افزارهای حضور غیاب علاوه بر کاربردهای بی‌نظیری که دارند، از طراحی‌های متنوع و جذابی برخوردارند. امروزه با پیشرفت تکنولوژی به راحتی می‌توان اپلیکیشن حضور غیاب را روی تلفن همراه هوشمند خود نصب کرد و در هر مکانی از وضعیت عملکرد کارمندان مطلع شد. اپلیکیشن موبایل حضور غیاب هیچ تفاوتی با نسخه‌های تحت وب و نرم‌افزارهای اصلی آنها ندارند. در آخرین تغییرات سیستم‌ها، از تکنولوژی بیومتریک برای افزایش ایمنی آنها بهره‌برداری شده است. تکنولوژی تشخیص چهره، حضورغیاب انگشتی و اسکنر کف دست همه برای پیشگیری از تخلف کارمندان به این سیستم اضافه شده‌اند.
انواع اپلیکیشن های حضور غیاب
انواع حضور و غیاب هوشمند در قالب نرم‌افزارهای تحت وب و اپلیکیشن‌های موبایل از سوی کمپانی‌های مختلف عرضه شده است. قاعدتا نسخه‌های محبوب و کاربردی نیازمند پرداخت هزینه و خرید حق اشتراک هستند. برای استفاده از این سیستم‌ها ابتدا می‌توانید یک نسخه‌ی رایگان آزمایشی نصب کنید و درصورت رضایت اقدام به خرید کنید. نوع دیگری از این نرم افزارها به صورت کامل یا بخشی از آن به طور رایگان در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. در ادامه این مقالات با بهترین نرم افزارهای حضور غیاب و برترین نرم افزارهای رایگان حضور غیاب آشنا خواهید شد.
منبع:
با استفاده از نرم افزارهایی که دارای پنل وب و اپلیکیشن می باشند به راحتی می توان کسب و کارهای هوشمند مانند استارتاپ ها را مدیریت نمود. یکی از این نرم افزارهایی که به مدیران کسب و کارها در مدیریت و نظارت بر کارمندان کمک می کند نرم افزار تایمزی می باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن حضور و غیاب تایمزی با ما در ارتباط باشید.
سایر مقالات
- حضور و غیاب اکسل رایگان
لیست حضور و غیاب اکسل رایگان در سازمان موجب برقراری نظم بیشتر در آن می شود. داشتن نرم افزار حضور و غیاب می تواند غیبت کارکنان را کاهش دهد و از طرفی بهره وری آنها را افزایش دهد. یکی دیگر از - بهترین نرم افزار حضور و غیاب
اطلس، بهترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین است، سیستمی است که تمام ویژگی های مورد نیاز هر سازمان و شرکتی را برآورده می سازد. مشکلات سازمان ها در زمینه حضور و غیاب با تمام ویژگی های طراحی شده در - بهترین نرم افزار حضور و غیاب مدارسنرم افزار حضور و غیاب مدارس به عنوان یکی از بهترین راهکارهای حضور و غیاب دانش آموزان در سال های اخیر به خوبی مورد استقبال قرار گرفته است. با توجه به تعداد زیاد دانش آموزان در مدارس، نظارت بر تردد
