10 راهکار برای مدیریت تیم های مجازی
شما تنها فردی نیستید که یک یا چند تیم مجازی رو مدیریت می‌کنید. طبق نظرسنجی نیروی کار 2022 ، 83 درصد از مدیران قصد دارن در 3 سال آینده استفاده از مشاوران یا کارمندان غیرمتمرکز رو افزایش بدن. تیمهای مجازی میتونه چالشی برای مدیریت باشن، چون فرد باید یک فرهنگ شرکتی رو از راه دور ایجاد کنه. در این مقاله به 10 استراتژی ساخت موفقیت آمیز یک تیم مجازی که میتونه بلافاصله پیاده سازی بشه میپردازیم.
تیم مجازی چیست؟
یک تیم مجازی (Virtual team)، شامل تعدادی از افراده که در مکان‌های مختلف حضور دارن، اما به صورت گروهی روی یک پروژه فعالیت می‌کنن و از طریق فناوری‌های ارتباطی با یکدیگر در تماس هستند. معمولا تیمهای مجازی عمر کمی دارن و بعد از پایان پروژه کاری، همکاریشون تموم میشه.
انواع تیم مجازی
- تیم های شبکه‌ای
- تیم های موازی
- تیم های توسعه محصول (تیم های پروژه ای)
- تیم های کاری یاتولید(Work production teams)
- تیم های خدماتی(Service teams)
- تیم های مدیریتی(Manegment teams)
- تیم های عملیاتی(Action teams)
حتما بخوانید: چالش های اصلی کار تیمی
ویژگی تیم مجازی
از اونجاییکه مهارت‌های مورد نیاز تیم های مجازی متفاوته با مهارت‌های تیم های متداول می‌باشد، مدیران باید افرادی رو انتخاب کنن که دارای ویژگی‌ها و توانایی‌های زیر باشه:
- مهارت در ابزارها و قواعد فنی الکترونیکی
- توانایی ایجاد روابط تیمی سریع و موثر
- توانایی برقراری ارتباط دریک محیط مجازی
- توانایی دسترسی تجزیه و تحلیل و مدیریت داده ها
- توانایی‌های مدیریت پروژه
مدیریت تیم های مجازی
1-تعریف سیستم های کاری
افراد مختلف روشهای مختلفی برای انجام کارها دارن. تنظیم استانداردها می تونه زمان لازم برای دستیابی به نتیجه مطلوب رو کوتاه کنه. با تعیین استانداردها و تعریف سیستمهای کاری تکراری، کارمندان معمولاً سؤالات کمتر و نگرانی کمتری نسبت به زمان انجام کارها دارن. این سیستمهای کاری باید هم استاندارسازی شده باشن تا حداکثر اثربخشی رو داشته باشن و هم به گونه‌ای طراحی بشن که آزادی لازم برای تکمیل کار در بهترین حالت ممکن رو فراهم کنن.
حتما بخوانید: چالش های دورکاری
2- ایجاد ابزارهای ارتباطی متعدد
مزایای ایجاد ابزارهای ارتباطی چندگانه دوتاست؛ اول از همه، تیم شما راهی برای برقراری ارتباط فوری با شخص مورد نظر خودشو داره. دوم اینکه فرآیندهایی مثل تماس های کنفرانسی، ضبط صفحه نمایش و غیره رو یکپارچه می کنه.درواقع واضحه که چه ابزاری برای چه چیزی استفاده می شود، که همین موضوع به ایجاد احساس درونی با هم بودن کمک می کنه.
3. برنامه ریزی منظم جلسات
برنامهریزی جلسات توجیهی در لحظه به ایجاد یک روتین کاری کمک می کنه. روتین های کاری چیزی رو برای کارمندان فراهم میکنه که به اون عادت کردن و باهاش آشنا هستن تا اونا راحت تر و بدون استرس بتونن کار کنن. تماس‌های ویدیویی یکی از بهترین راه‌ها برای به حداکثر رساندن کاراییه ، چون اونا احساس حضور در دفتر کار معمولی رو دارن که تیم مجازی از اون بی‌بهرست.
4. ارائه حواله های دقیق
صرف گفتن اینکه این کار رو انجام بده، روش مقبولی برای مدیریت تیم ها نیست. به همین دلیله که بعضی از مدیران از دادن دستورالعمل هایی با جزئیات زیاد اجتناب می کنن. برای همین، بهتره توضیحات دقیق تری از وظایف همراه با مثال هایی ارائه بشه که مشخص کنه نتیجه نهایی چجوری باید باشه. به تیمتون با دادن حداقل دستورالعمل ها آزادی عمل بدین تا از بروز هرگونه سوء تفاهم جلوگیری بشه.
5. اطمینان از همپوشانی ساعات کاری
صرف نظر از اینکه اعضای تیم شما در چه مناطق زمانی هستن، داشتن حداقل سه تا چهار ساعت در روز برای اینکه اکثر اعضای تیم به طور همزمان آنلاین باشن توصیه میشه. حتی اگه بعضی از اعضای تیم برای انجام وظایف به یکدیگر نیاز نداشته باشن، آنلاین بودن همزمان، اعضای تیم رو به هم نزدیکتر می کنه و سریع ترین راه حل برای حل مشکلات موجوده.
6. ایجاد یک محیط کاری حرفه ای
لباس های رسمی و محیط کاری بدون حواس پرتی بخشی از فرهنگ هر شرکتیه. بعلاوه، تنظیم استاندارهای حرفه ای به کارآمد بودن کمک می کنه و افراد رو در طرز فکر صحیح قرار می دهد.
7. استفاده از تماس های (ویدیویی) بجای چت و ایمیل
از اونجایی که اسکایپ و ایمیل در دسترس همه هستن، چت کردن و ارسال سریع ایمیل راحت ترین راهکاریه که به ذهن میرسه اما همین موضوع به راحتی می تونه منجر به سوء تفاهم بشه. در تیمهای مجازی، تماس‌های ویدیویی یا حداقل تماس‌های معمولی، بیش از راهی برای جلوگیری از سوء تفاهمه. این ابزار اعضای تیم رو به همدیگه نزدیکتر میکنه.
8. استخدام افراد مناسب
هر کسی مناسب دورکاری نیست و همه از نظر شخصیتی برای کار توی تیم مجازی سازگار نیستن. تعداد زیادی تست حرفه‌ای شخصیت وجود داره که میتونن راهی عالی برای تعیین افراد مناسب باشه . بعلاوه، شما باید همه منابع رو بررسی کنید تا مطمئن بشید که فرد مناسب رو پیدا کردین.
9. ایجاد یک سیستم شایسته سالار
شایسته سالاری – یا فرآیند پاداش دهی و شناسایی افراد بر اساس مهارتهاشون- افراد رو به کار سخت تر و بهتر ترغیب می کنه. برای همین بهتره که سیستمهای پاداش رو بکار ببرین تا تیم خودتون رو با انگیزه نگه دارین.
10. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه
ابزارهای مدیریت پروژه می تونن برای پیگیری ضرب الاجل ها ایده آل باشن. اونا همچنین هشدارها و یادآوری‌هایی را برای ضرب‌الاجل‌ها ارسال می‌کنن و به شما چشم‌اندازی جامع و سریع از کارهایی که باید بطور روزانه، هفتگی یا ماهانه انجام بشن میدن.
جهت حضور و غیاب سازمان خود با اپ موبایل می توانید به راحتی از امکانات نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی استفاده کنید. کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
