۳ نکته در مورد یکپارچه سازی منابع انسانی و حقوق و دستمزد

زمانی که صحبت از کسب و کار می شود، شاید شناخته شده‌ترین مسئله قابل ترکیب مربوط به منابع انسانی و حقوق و دستمزد آنان باشد. در اینجا عملکرد مالی با قدرت تیم منابع انسانی مطابقت دارد.
پرداخت حقوق و دستمزد به موقع و دقیق به کارمندان به دلایل چندی اهمیت زیادی دارد. یکی از راه حل هایی که بسیاری از مشاغل جهت کاهش خطای پرداخت حقوق به کارمندان استفاده می کنند، نرم افزار یکپارچه سازی است که به کمک آن می توان منابع انسانی و حقوق و دستمزد آنان را یکپارچه کرد. اول اینکه، این احتمال وجود دارد که حقوق و دستمزد مربوط به اضافه کاری از دست برود و یا ساعات کاری به اشتباه محاسبه شود. این موضوع می تواند هم برای کارمندان و هم سازمان پرهزینه و زمانبر باشد. دوم اینکه، اشتباه در پرداخت حقوق و مزایا منجر به کاهش شدید بهره وری شده و به شدت بر فرهنگ شرکت تأثیر منفی می گذارد؛ بنابراین، می توانید متوجه شوید که چگونه حقوق و مزایا می تواند نرخ مشارکت کارمندان را افزایش دهد.

حتما بخوانید: چگونه با گوشی همراه حضور و غیاب کنیم؟

نکات یکپارچه سازی منبع انسانی و حقوق و دستمزد

سوابق کارمندان را به روز نگه دارید

اولین نکته برای اطمینان از اینکه سیستم منابع انسانی و حقوق و دستمزد یکپارچه عمل می کند به روز و دقیق نگه داشتن اطلاعات و سوابق کارمندان است. بسیاری از شرکت ها سیستم های منابع انسانی خود را متمرکز می کند تا بتوانند داده های به روز و دقیق کارمندان را با دیگر سیستم های مورد استفاده ادغام کنند. این بدان معنا است که آنها باید اطلاعاتی مانند اطلاعات صحیح کارکنان و اطلاعات حقوق آنان را در اختیار داشته باشند تا بتوانند آنها را به صورت دوره ای به روز رسانی کنند.

اطمینان یابید که داده های مورد نیاز خود را می توانید وارد و یا استخراج کنید

دومین نکته برای اطمینان از عملکرد سیستم منابع انسانی این است که سیستم منابع انسانی باید قادر به استخراج فایل های مورد نیاز سیستم منابع انسانی باشد و سیستم حقوق و دستمزد نیز باید فایل های سیستم منابع انسانی را بپذیرد. بسیاری از سیستم های یکپارچه سازی منابع انسانی و حقوق و دستمزد امکان وارد کردن و استخراج فایل های اصلی مانند CSV را فراهم کرده اند.

فرایندی را برای بررسی و تأیید داده ها و تصحیح خطاها در نظر بگیرید

سومین و آخرین نکته در ایجاد سیستم هماهنگ منابع انسانی و حقوق و دستمزد این است که از یک فرایند ارزیابی و اعتبار سنجی داده ها استفاده کنید. هنگامی که فرایند یکپارچه سازی به درستی تنظیم شود بسیاری از خطاهایی که رخ می دهد خطاهای انسانی خواهد بود. در این صورت باید از یک روش ارزیابی و تصحیح خطاهای احتمالی برخوردار باشید. توانایی تشخیص و حل زود هنگام مشکلات یا حتی جلوگیری از وقوع آنها از ویژگی های بارز تیم پرداخت حقوق و دستمزد است.

حتما بخوانید: آیا دستگاه حضور و غیاب ارزان مناسب است؟

مزایای استفاده از سیستم منابع انسانی در سال ۲۰۲۱

بسیاری از افراد تصور می کنند مزایای استفاده از سیستم منابع انسانی تنها محدود به صرفه جویی در زمان و هزینه است. با اینکه این گفته صحت دارد، اما نمی توان گفت که مزیت اصلی تنها این مورد است. در حقیقت، پنج دلیل بسیار خوب دیگر برای استفاده از سیستم منابع انسانی در سال ۲۰۲۱ وجود دارد؛ بنابراین، اگر هنوز هم از فایل های کاغذی، صفحات گسترده و یا سیستم های دیگر برای مدیریت اطلاعات منابع انسانی خود استفاده می کرده اید، این مقاله را تا انتها بخوانید.

اطلاعات مهم منابع انسانی خود را متمرکز می کنید

زمانی که از سیستم مدیریت اطلاعات اختصاصی منابع انسانی استفاده می کنید بی درنگ تمام اطلاعات اساسی منابع انسانی خود را در یک مکان مرکزی قرار می دهید. سروکار داشتن با برگه های کاغذی مانند فرم ها و فتوکپی ها تنها کار بیهوده ای است، بلکه دردسرآفرین نیز هست. علاوه بر این، شما در موقعیتی قرار ندارید که به بازرسان نشان دهید بر داده های کارکنان خود کنترل کاملی دارید. گذشته از این، سال‌هاست که می گوییم شما باید قفسه پرونده خود را در به حراج بگذارید. این موضوع در مورد صفحات اکسل بیشمار یا سیستم های چندگانه که در آن داده های منابع انسانی به صورت پراکنده ذخیره می شود نیز صدق می کند. شما در حالت ایده آل به یک سیستم متمرکز منابع انسانی احتیاج دارید که به عنوان مرکز اصلی داده عمل کند و اطلاعات دقیق روزانه را در خود نگه دارد.

گزارشات مفید را به سرعت استخراج می کنید

حتی اگر این واقعیت را فراموش کنید که سیستم منابع انسانی یک سیستم یکپارچه و متمرکز حاوی اطلاعات دقیق است، بازهم ذخیره اطلاعات منابع انسانی در یک مکان مرکزی مزیت بزرگ دیگری نیز به همراه دارد. حقیقت این است شما زمانی که نیاز به اطلاعات دارید می دانید کجا باید به دنبال آن باشید.
ما می دانیم که منابع انسانی به دلایل متعددی نیاز به ارائه اطلاعات خاص دارد از جمله:
– هیئت مدیره نیاز به بررسی سریع نرخ ترک شغلی کارمندان در سال مالی گذشته را دارد
– شاید مایل باشید به سرعت لیستی از کارمندان که اطلاعات کاری آنها در حال منقضی شدن است تهیه کنید.
– شاید کارمندان بخواهند در مورد تعداد روزهای باقی مانده مرخصی خود بدانند.
همان طور که می دانید وقتی شخصی اطلاعات منابع انسانی را درخواست می کند، خواه این گزارش پیچیده و یا ساده باشد، جستجو و گردآوری اطلاعات تا چه اندازه می تواند دشوار باشد. حال آنکه، افراد تنها به دنبال دانستن اطلاعات مورد نیاز خود هستند.
به همین خاطر است که گاهی اوقات از ابزارهای جستجوی منابع انسانی مانند: «به من بگو …» در ارز کمتر از چند ثانیه اطلاعاتی که شما به دنبال آن هستید را استخراج می کند و در اختیارتان قرار می دهد.

حتما بخوانید: راهنمای خرید بهترین نرم افزار حضور و غیاب

در محیط از راه دور پیشرفت می کنید

معمولا، زمانی که از سیستم منابع انسانی سخن می گوییم در مورد محصولات SAAS مانند سیستم منابع انسانی مبتنی بر ابر از جمله people HR که از طریق مرورگر دسکتاپ، برنامه های موبایل و … قابل اجرا است سخن می گوییم. یکی از بزرگترین مزایای استفاده از سیستم های منابع انسانی مبتنی بر ابر که برای استفاده در گوشی های همراه نیز بهینه سازی شده است این است که در هر محیطی اعم از محیط اداری، خانه و یا هر جای دیگر به آن دسترسی دارید.
سال ۲۰۲۰ ما را بر آن داشت که به سوی بزرگ‌ترین تغییر یعنی محیط کار از راه دور تغییر رویه دهیم. در این میان محصولات SAAS مانند سیستم های منابع انسانی مبتنی بر ابر بود که بسیاری از سازمان ۲۰۲۱ نیز به نظر می رسید به این روند ادامه دهد.
صرف نظر از این موارد، شما می توانید ادمین منابع انسانی را از هر کجا که هستید مدیریت کنید و همینطور با کارمندان خود از طریق برنامه های خود خدمت گوشی های همراه تعامل برقرار سازید. این امر از بسیاری جهات به شما کمک می کند، از جمله حذف فرایندهای فیزیکی و دستی مانند ارسال فرم های کاغذی و یا ایمیل برای رسیدگی به درخواست مرخصی، کمک به کارمندان برای ایجاد ارتباط بیشتر با همکاران و منابع انسانی حتی با وجود فاصله فیزیکی.

به سرعت از وضعیت فعالیت، عدم فعالیت و هر چیزی بین این دو آگاهی یابید

سیستم منابع انسانی به شما امکان می دهد ببینید چه کسی و در چه زمانی بر سر کار خود حضور دارد. این توضیح بسیار واضح است. شاید تصور کنید دانستن این نکته مفید نباشد. پس خودتان را به جای مدیر خط بگذارید که فراموش کرده چه تعداد افرادی مرخصی تابستانه گرفته اند و یا به برنامه ریز کمپین فکر کنید که نمی‌داند چه وقت ابتکار بزرگ خود را آغاز کند، زیرا نمی‌داند تعداد افراد حاضر چند نفر است. صرف نظر از اینکه افراد در محل کار خود حضور دارند و یا از راه دور فعالیت می کنند، سیستم منابع انسانی به شما و تیم مدیریت امکان می دهد بر مواردی نظیر بیماری، مرخصی سالانه و هر چیز دیگری که فکرش را بکنید نظارت کنید و به این صورت بتوانید سریع‌تر از افرادی که بر سر کار هستند مطلع شوید. همانطور که فناوری اطلاعات نیاز به بررسی فعالیت و عدم فعالیت سیستم های نرم افزاری دارد، منابع انسانی نیز باید بر نیروی کار انسانی خود نظارت کند.

امنیت داده های خود را افزایش می دهید

هنگامی که در بخش منابع انسانی کار می کنید مسئول امنیت و حفاظت از داده های شخصی و داده های حساس کارکنان خود هستید. این بدان معنا است که باید نه تنها از قوانین استخدام محلی، بلکه مقرراتی مانند GDPR (مقررات عمومی حفاظت از داده ها) نیز آگاه باشید. هم اکنون با توجه به خروج انگلستان از اتحادیه اروپا باید از امنیت داده های منابع انسانی خود در چارچوب جدید اطمینان حاصل کنید. به همین دلیل است که فکر می کنم با وجود سیستم مرکزی امن منابع انسانی بتوانید شب ها بهتر بخوابید و در صورت لزوم به راحتی داده های شخصی را از سیستم حذف کنید.

بزرگ‌ترین چالش های منابع انسانی در سال ۲۰۲۱

با عبور از فاجعه یکسال پیش، مردم با هیجان و امید بیشتری به سال ۲۰۲۱، منابع انسانی مسیر پرشیبی را باید به سمت بالا بپیماید و این به این معنا است که وجود چند چالش بزرگ در سال ۲۰۲۱ منابع انسانی را با معضلاتی روبرو کرده است. ما دیگر از شنیدن بیماری همه گیر خسته شده ایم، اما باید با این واقعیت روبرو شویم که شیوه انجام کارها به راستی تغییر کرده است. یکی از بزرگ ترین تأثیرات آن روی آوردن به شیوه کار از راه دور بوده است. بسیاری از سازمان ها در صدد هستند تا در سال ۲۰۲۱ به محل کار خود بازگردند. با این حال واقعیت پذیرفته شده این است که در 12 ماه آینده سبک زندگی کاری به آنچه که قبلاً می شناختیم باز نمی گردد و یا شاید اصلاً باز نگردد. در این میان، سازمان های بزرگی مانند مایکروسافت اعلام کرده اند که حداقل تا ژوئیه ۲۰۲۱ به رویکرد کار از راه دور خود ادامه می دهند و سازمان های دیگر با رویکرد ترکیبی کار دفتر و کار از راه دور دفاتر دائمی خود را تعطیل کرده اند شاید در حال حاضر به این فکر کنید که اگر کار در خانه ماندگار شود چه اتفاقی می افتد؟ ما 9 ماه دوام آورده ایم، بنابراین شما را سرزنش نمی‌کنیم. با این حال اعتقاد من بر این است که این موضوع چالش عظیمی برای منابع انسانی در سال ۲۰۲۱ ایجاد خواهد کرد، اما نه به همان شیوه ای که در سال ۲۰۲۰ شاهد آن بودیم.

استخدام و آماده سازی در دنیای کار ترکیبی

بسیاری از سازمان ها در اوج شیوع بیماری فعالیت های استخدام خود را متوقف کردند. با این که شاهد افزایش نیرو ها در ماه سپتامبر بودیم اما اعتقاد من بر این است که در سال ۲۰۲۱ بسیاری از سازمان ها سعی می کنند به تجارت عادی خود بازگردند؛ به این معنی که شاهد فضای خالی سنتی بیشتری نسبت به فضای خالی مربوط به همه گیری خواهیم بود. به گفته رولف باکس، مدیر منابع انسانی شرکت آماده سازی شغلی Resume.Oi این موضوع باز هم برای منابع انسانی یک چالش است. یکی از بزرگ‌ترین چالش های منابع انسانی در سال ۲۰۲۱ نیاز به تطابق با شرایط جدید استخدام در محیط کار از راه دور است.
او می گوید:«روند مصاحبه سنتی که تحت تاثیر همه گیری کرونا آزمایش شد دچار تغییرات اساسی و برگشت ناپذیری شده است. متخصصان منابع انسانی و مدیران استخدام باید نحوه مصاحبه افراد را مجدداً مورد بازبینی قرار داده و به رویکردهای جدیدی برای بررسی دقیق داوطلبان و نحوه استخدام افراد جدید با توجه به ابزارهای مجازی و دیجیتالی فکر کنند.»
او اضافه می کند که متخصصان منابع انسانی باید از فناوری در این امر کمک بگیرند. به ویژه او توصیه می کند که از فناوری واقعیت افزوده و همینطور گیمیفیکیشن برای انتخاب ویژگی ها و مهارت هایی که مورد نیاز داوطلبان است استفاده شود.
این موضوع در آماده سازی افراد نیز صدق می کند و مدیران منابع انسانی باید به روش های جدیدی برای آموزش افراد جدید فکر کنند. بسته های آماده سازی باید بیش از پیش جامع و کامل باشد تا جبران عدم حضور فیزیکی، تجربه عملی و نظارت میدانی کارمندان را کرده باشد.

حتما بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب اندروید

شناسایی و حمایت از سلامت روانی و نیازهای بهزیستی

اگر شما دنبال کننده این وبلاگ باشید می دانید که تا چه اندازه به سلامت روانی و جسمی کارمندان در محیط کار اهمیت می دهیم. بنابراین تصور کنید که تا چه اندازه ناراحت می شویم وقتی درمی یابیم تعدادی از بزرگسالان در دوران قرنطینه خانگی مبتلا به افسردگی شده اند. چالش عظیم منابع انسانی از دو زاویه متفاوت در سال ۲۰۲۱ قابل بررسی است: 1. احتمالاً افراد بیشتری با سلامت روانی خود دست و پنجه نرم خواهند کرد 2. تشخیص علائم بیماری مشکل خواهد بود. 3. من به شدت نگران این موضوع هستم و تنها فردی نیستم که نگران این موضوع است. در مقاله ای به نقل از هریت شرویل، مدیر عامل IRIS، آمده است «با وجود افرادی که در خانه مشغول به کار هستند، تشخیص افرادی که نیاز به کمک فوری دارند دشوارتر است.» این تنها مسئله نگران کننده برای سازمان های بزرگ تر نیست. در مصاحبه ای با دنیل کارتر بنیان‌گذار Zippy Electrics، وی گفت که مسئله تنها مربوط به نگرانی او نسبت به تشخیص سلامت روانی نیست، بلکه مسئله رسیدگی به آنان است. او می‌گوید: «با محدود شدن فعالیت ها به فضای مجازی، رسیدگی به مسائل مربوط به سلامت روانی و جسمی کارمندان منابع انسانی نسبت به گذشته دشوارتر شده است و این موضوع به دلیل محدودیت تعامل بین ما و کسانی است که به کمک ما نیاز دارند. این موضوع چالش بزرگی را برای ما ایجاد کرده است.» دنیل می‌گوید: «ما باید به روش های جدیدی برای پشتیبانی از سلامت روانی و جسمی افراد فکر کنیم و استراتژی های خود را در این راستا تطبیق دهیم.»

همسویی هزینه های منابع انسانی برای پشتیبانی از سود آوری کسب و کار

یکی از مسائل دیگری که بیماری همه گیری کرونا برای کسب و کارها ایجاد کرده است مسئله مربوط به صرفه های اقتصادی است. به این معنا که بسیاری از سازمان ها نجات خود را در گرو غلبه بر ورشکستگی می دانند. با اینکه از نظر سنتی منابع انسانی مستقیماً مسئول هزینه ها نیست، اما با توجه به مسئله بودجه و فراهم سازی آن در سال ۲۰۲۱،منابع انسانی مسئولیت بیشتری در قبال سودآوری شرکت خواهد داشت.
به عنوان مثال، من این موضوع را با جیم ادهولم، مشاور مزایای استراتژیک در میان گذاشتم. او به من گفت که حتی تغییرات کوچک در ساختار بسته حقوق و مزایا نقش بسزایی در سودآوری کل شرکت دارد.
«وی اضافه کرد در شرایطی که بسیاری از شرکت ها از نظر مالی دچار مشکل هستند، منابع انسانی می تواند نقشه خوبی ایفا کند. در ایالات متحده مزایای مراقبت های بهداشتی پس از حقوق و دستمزد در رتبه دوم عوامل مربوط به هزینه های انسانی قرار دارد.»
جیم گفت: صرف نظر از اندازه شرکت احتمالاً کاری وجود دارد که می توانید به کمک آن بسته حقوق و مزایا را مقرون به صرفه تر کنید و به سودآوری کلی شرکت کمک کنید و از طرفی مزایای زیادی برای کارمندان فراهم کنید. البته در این راه مراقب باشید که کارمندان خود را از مزایایشان محروم نکنید. این کار شاید به سودآوری شرکت کمک کند اما خودتان را با چالش جدیدی برای سال ۲۰۲۱ روبه رو می کنید و آن حفظ نیروی کار با استعداد است.

نرم افزار حضور و غیاب تایمزی انواع گزارشات کارکرد پرسنل را در اختیار مدیران قرار می دهد. با استفاده از این نرم افزار می توانید از گزارشات مورد نظر خروجی های مختلف تهیه نموده و برای محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل در نرم افزار های حقوق و دستمزد و مالی استفاده نمایید. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با نرم افزار آنلاین تایمزی با ما در تماس باشید.