چگونه حضور و غیاب کارکنان را پیگیری کنیم؟

کارکنان نقش مهمی را در رشد و بهره وری هر کسب و کاری ایفا می کنند. بنابراین ، حضور به موقع کارکنان برای شرکت ها حائز اهمیت است. بررسی میزان بهره وری کارکنان بدون پیگیری به موقع حضور و غیاب کارکنان امری غیرممکن خواهد بود. مشاغل مختلف بسته به ماهیتشان باید روش هایی را برای حضور و غیاب دقیق کارکنان انتخاب کنند. داشتن یک سیستم مدیریت حضور و غیاب، به هیچ وجه زمان بر نیست. در ادامه روش های مختلفی را برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان مورد بررسی قرار خواهیم داد.

پیگیری حضور و غیاب با استفاده از تلفن همراه

پیگیری ساعات کار، می تواند راهی عالی برای رهگیری فعالیت کارکنان در هر مکان و زمانی باشد. برنامه هایی برای تلفن همراه طراحی شده که این کار را ممکن می کند. ترکیب داده های بدست آمده از این نرم افزار با سیستم حقوق و دستمزد، ساعات کاری دقیق هر کارمند را به کارفرمایان نشان می دهد. کارفرمایان می توانند از طریق تلفن های مجهز به جی پی اس ساعات کاری کارکنان را تأیید و رفت و آمد کارکنان به محل کارشان را به صورت قانونی پیگیری نمایند.

استفاده از دستگاه های کارتی حضور و غیاب

در این سیستم کارمندان باید کارت های شناسایی خود را در دستگاهی که بر روی دیوار نصب شده است قرار دهند. زمانی که کارت روی دستگاه بکشید، تمام داده ها به صورت خودکار به رایانه انتقال می یابد و به سادگی کل ساعات کار یک کارمند محاسبه می شود.

استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب

بهترین روش برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان ، داشتن یک سیستم ردیابی زمان است که بتواند زمان مربوط ورود و خروج کارکنان را ثبت کند. چنین سیستمی می تواند ماهیت خودکار یا دستی داشته باشد و اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد را سریع و دقیق ارائه دهد. این سیستم به شما و کارمندان این امکان را می دهد تا داده های مربوط به حضور و غیاب را مشاهده و ردیابی کنید. این داده ها می تواند ارزش زیادی برای یک شرکت ایجاد کند و کارکنان با استفاده از آن می توانند به راحتی کل ساعات کار و مرخصی های استفاده شده و نشده خود را مشاهده کنند. با داشتن این نرم افزار در تلفن همراه خود می توانید ساعات کار کارمندان خود را در هر زمان و مکان بررسی کنید و در صورت نیاز آن را تایید کنید.

استفاده از نرم افزار های میزبانی ابری

شرکت ها نیازمند به بهترین سیستم های ممکن برای حضور و غیاب هستند؛ که با استفاده از آن حضور کارکنان را با دقت بالایی رهگیری کنند. اما اگر نمی خواهید هزینه زیادی برای نرم افزار یا سخت افزار بپردازید ، می توانید از نرم افزار های میزبانی ابری استفاده کنید. این نرم افزار ها در رهگیری ساعات کاری یک کارمند مورد استفاده قرار می گیرد. سیستم های میزبانی ابری راه حلی ایده آل و آسان را برای ثبت اطلاعات مربوط به ساعات کار در اختیار کارفرمایان قرار می دهند. از سوی دیگر می توانید از این سیستم ها برای اطمینان از حضور همه کارکنان در محل کارشان استفاده کنید. نرم افزار های میزبانی ابری به شما کمک می کند تا یک سیستم حقوق و دستمزد اثر بخش را برای کسب و کار خود راه اندازی کنید و تعداد مرخصی های گرفته شده توسط کارکنان را به شکل موثری پیگیری کنید. اجازه می دهد تا کل ساعات کار مربوط به کارکنان را مشاهده و تأیید کنید.

چگونه می توان حضور کارکنان را بهبود بخشید؟

حضور کارکنان مستقیما بر عملکرد آن ها اثر گذار است. شاید اینطور به نظر برسد که شما قادر به پیگیری حضور کارکنان خود نیستید و این از کنترل شما خارج است ، اما راه های زیادی برای برطرف کردن این مسئله وجود دارد. در اینجا نکاتی را در رابطه با چگونگی بهبود حضور کارکنان ذکر خواهیم کرد. برای افزایش بهره وری و حضور موثر کارکنان در محل کار، حتماً مرخصی ها را بررسی کنید، معیار هایی در نظر بگیرید و انتظارات خود را در سطح بالایی قرار دهید. برای اثر بخشی این فرآیند ها، روحیه همکاری و تعامل را در میان کارکنان تقویت کنید.

پیگیری ترک محل کار

شما به عنوان یک مدیر ، نباید تنها بر احساسات تکیه کنید؛ چرا که احساسات برای شما ارزش ایجاد نمی کند. از طرفی ، کارکنان خواهان رفتار همراه با عدالت هستند. شما می توانید از نرم افزار های منابع انسانی ، سیستم مدیریت حضور و غیاب برای ردیابی غیبت کارکنان، استفاده کنید. بعید به نظر می رسد که پیگیری غیبت ها به تنهایی بتواند حضور کارمندان در محل کار را بهبود بخشد، اما وقتی با راهکار ها و تغییرات دیگر ترکیب شود ، نقطه آغاز خوبی خواهد بود.

انتظارات خود را مشخص کنید

فرهنگ سازمانی شما تعیین کننده میزان غیبت ها در میان کارکنان خواهد بود. مسلما هیچ مدیری نمی خواهد که کارکنانش غیبت داشته باشند، اما شرکت ها انتظارات مختلفی نسبت به حضور و غیاب کارکنان دارند. هیچ رویکردی مشخصی نسبت به موضوع حضور و غیاب وجود ندارد؛ آنچه که برای شرکت اهمیت دارد این است که کارکنان دریابند که در صورت غیبت، از آنها چه انتظاری می رود. این انتظارات از طریق مدیریت شرکت و فرهنگ سازمانی و نیز اسنادی مانند دستور العمل رفتار کارکنان در محیط کاری تنظیم می شود. بهتر است روند انضباطی را برای حضور و غیاب کارکنان ترسیم کنید.

تقویت روحیه همکاری و مشارکت در میان کارکنان

روحیه ضعیف در بین کارکنان می تواند منجر به ایجاد یک سیکل معیوب و تکرار پیاپی غیبت ها شود. شما می توانید با ایجاد این تغییرات، بازدهی مورد نظر خود را به دست آورید: – شناسایی دستاورد ها – اعتماد به کارکنان خود – حرکت به سمت فرهنگ سازمانی باز و پویا – گوش دادن بیشتر به صحبت های کارکنان

مرخصی استعلاجی را کاهش دهید

کاهش مرخصی استعلاجی به معنای اجبار به حضور کارکنان در زمان بیماری نیست. اما شما می توانید به کارمندان کمک کنید تا تاثیرات منفی موجود در شغل خود را کاهش دهند؛ تا در درجه اول از بروز بیماری ها یا مشکلات جسمی و روحی جلوگیری شود. به عنوان مثال، کارفرمایان می توانند روی صندلی های ارگونومیک سرمایه گذاری کنند تا کمردرد و عوارض ناشی از نشستن های طولانی مدت کاهش یابد. این اقدامات می تواند میزان مرخصی استعلاجی را به طور غیر مستقیم کاهش دهد. بهتر است موضوعات را با کارکنان خود در میان بگذارید تا دریابید که به نظر آنها کدام گزینه عملکرد بهتری به همراه دارد.

آموزش سرپرستان

مسئولین مربوطه می بایست در رابطه با دلایل غیبت و مدت زمان آن، بعد از هر دوره غیبت تحقیقات لازم را انجام دهند. سرپرستان باید همدل باشند و برای درک شرایط تلاش کنند. به عنوان مثال: سرپرستان باید بعد از چند روز وضعیت کارکنانی را غیبت داشته اند را بررسی کنند تا از وضعیت آن ها مطلع شوند اگر کارمندی غیبتی طولانی مدت داشته باشد ،به این دلایل مدیران باید مصاحبه بازگشت به کار را انجام دهند: – بروز رسانی های لازم را در اطلاعیه ها ، استخدام های جدید و اخبار شرکت انجام دهید. – توضیح دهید که چه کسانی کار خود را به درستی انجام می دهند. – ببنید که آیا کارمند کار خود را به خوبی انجام می دهد یا خیر. – در مورد نحوه مدیریت غیبت ها و اقداماتی که در صورت تکرار غیبت در شرایط مشابه انجام خواهد شد، با کارکنان گفتگو کنید.

سیاست ها و ابتکارات سرپرستان در موضوع حضور و غیاب

سیاست ها و ابتکاراتی که در زمینه حضور و غیاب اتخاذ می شود تنها در صورتی مثمر ثمر خواهد بود که سرپرستان از آنها مطلع باشند ، از آنها حمایت کرده و آنها را به کار گیرند. بنابراین بهتر است اولویت خود را آموزش سرپرستان در مورد همه مسائل مرتبط با حضور و غیاب قرار دهید. با آموزش اصول اولیه شروع کنید و سپس به موارد خاص رسیدگی کنید. قبل از تلاش برای مقابله با دلایل غیبت و عدم حضور کارکنان ، به دنبال دلایل اصلی و ریشه ای باشید. شما می توانید با پیگیری ساعات کار و مرخصی کارکنان سیاست ها و ابتکاراتی را برای کاهش غیبت کارکنان اتخاذ کنید. توجه به این نکات به شما کمک کند تا میزان غیبت را به طرز قابل ملاحظه ای کاهش دهید.

مزایای سیستم حضور و غیاب چیست؟

مدیریت حضور و غیاب ، یکی از بزرگترین چالش هایی که کارفرمایان و صاحبان مشاغل با آن مواجه هستند. کارکنان شما بزرگترین ثروت شما هستند؛ بنابراین حفظ دقیق اطلاعات مربوط به ساعات کار ، شیفت و مرخصی آنها امری حیاتی است. در واقع ، نگهداری از این اطلاعات نه تنها باعث افزایش بهره وری و کارایی کارکنان می شود بلکه در نحوه عملکرد کسب و کار شما نسبت به رقبا تفاوت های زیادی ایجاد کند. در سال های گذاشته ، کارفرمایان از سیستم ها سنتی برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان خود استفاده می کردند؛ که این موضوع منجر به بروز خطاهای متعددی در محاسبه حقوق و دستمزد و نیز کاهش بهره وری و کارایی کارکنان می شد. در حال حاضر، با پیشرفت تکنولوژی، مدیریت حضور و غیاب برای کارفرمایان با سهولت بیشتری امکان پذیر است. در این مقاله ، مزایای سیستم مدیریت حضور و غیاب در سازمان را بررسی خواهیم کرد.

1. افزایش دقت و قابلیت اطمینان

در گذشته، برای ثبت ساعات کار کارکنان از سیستم های دستی استفاده می شد، به همین دلیل مشکلات و خطاهای زیادی در حین ثبت اطلاعات اتفاق می افتاد. به عنوان مثال: گاهی اوقات برخی از کارکنان فراموش می کردند که در زمان مورد نظر وارد سیستم شوند و اعلام حضور کنند. یا حتی در برخی موارد با ورود غیر مجاز به سیستم و به صورت عامدانه در زمان هایی غیر از زمان کاری سوء استفاده هایی صورت می گرفت. سیستم های حضور و غیاب خودکار به دلیل قابلیت اطمینان و افزایش دقت هنگام ردیابی زمان بروز چنین مشکلاتی را به طور کلی از بین برده است.این سیستم ها داده های مربوط به حضور و غیاب را به صورت بر خط جمع آوری و وارد سیستم می کنند؛ بنابراین احتمال سو استفاده های احتمالی و دخالت کارکنان را تا حد زیادی کم کرده است.

2. افزایش بهره وری

محاسبه حقوق هر کارمند با جمع آوری و نگهداری اطلاعات حضور و غیاب به صورت دستی، بسیار پیچیده و خسته کننده خواهد بود. محدودیت های موجود در سیستم دستی می تواند باعث ایجاداشتباهاتی در محاسبه حقوق و دستمزد شود. با استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب و پیگیری موثر ساعات کار کارکنان، خواهید توانست به طور قابل ملاحظه ای در زمان و هزینه ها صرفه جویی کنید. با استفاده از این زمان ذخیره شده خواهید توانست بر کسب و کار خود تمرکز بیشتری داشته باشید و بهره وری خود را افزایش دهید.

3. کاهش هزینه

همانطور که پیشتر به آن اشاره شد، سیستم های سنتی و مبتنی بر کاغذ می تواند باعث ارائه گزارش های اشتباه توسط کارکنان شما شود. اما با راه اندازی یک سیستم نظارت بر حضور و غیاب ، می توانید از هر گونه ناهماهنگی پرهیز کنید. استفاده از این سیستم علاوه بر کاهش قابل ملاحظه تاخیر و غیبت ها، به شما کمک می کند تا خطاهای ناشی از عدم محاسبه دقیق حقوق و دستمزد و کلاهبرداری های احتمالی را به صفر برسانید. نتایج تحقیقات نشان می دهد که ، سازمان هایی که از سیستم مدیریت حضور و غیاب در کسب و کار خود استفاده کرده اند، از هدر رفت سالانه 1600 دلار از منابع برای هر کارمند جلوگیری کرده اند. استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب خطاهای انسانی را به حداقل ممکن می رساند؛ که یکی از بزرگترین عوامل ضررهای مالی در سازمان ها و صاحبان مشاغل محسوب می شود.

4. پرداخت حقوق و دستمزد

استفاده از ثبت دستی حضور و غیاب کارکنان باعث ایجاد خطاهای زیادی در پرداخت حقوق و دستمزد خواهد شد که می تواند هزینه قابل توجهی به کسب و کار شما تحمیل کند. از سوی دیگر نگهداری از اطلاعات اشتباه غیرقانونی خواهد بود و می تواند منجر به طرح دعاوی از سوی کارکنان یا حتی جریمه های سنگین برای سازمان شما شود. با راه اندازی سیستم مدیریت حضور و غیاب خودکار می توانید از صحت سوابق کاری کارکنان و رعایت قوانین کار مطمئن باشید.

نرم افزار حضور و غیاب تایمزی با انواع گزارشاتی که در اختیار مدیران کسب و کارها قرار می دهد، امکان پیگیری ترددها و عملکرد پرسنل را به مدیران منابع انسانی می دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.