سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست؟

سیستم مدیریت حضور و غیاب سیستمی است که به واسطه آن می توانید ساعات کار کارکنان را پیگیری کنید. این سیستم در واقع به منظور مستندسازی زمان کار کارکنان و زمان خروج آنها از محل کار استفاده می شود. مدیریت حضور و غیاب را می توان با ثبت ساعات کار کارکنان روی کاغذ، استفاده از جداول اکسل، پانچ کردن کارت های ورود و خروج و یا استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین انجام داد.

اهمیت استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب در چیست؟

هر سازمان باید یک سیستم مدیریت حضور و غیاب برای کارکنان داشته باشد. سیستم پیاده سازی شده توسط شما باید مطابق با قوانین و زمانبندی اداره کار باشد و صرف نظر از نحوه ی اجرای این زمانبندی به طور منصفانه اجرا شود. سیستم های مدیریت حضور و غیاب به شما این امکان را می دهند تا ساعات کار کارکنان را به طور دقیق محاسبه کنید. این امکان به ویژه زمانی بسیار کارآمد است که شما کارمندان ساعتی دارید و به ازای ساعات کاری آن ها حقوق و دستمزد پرداخت می کنید. شما همچنین باید به طور دقیق بدانید که آیا نیاز به پرداخت مبلغ اضافه کاری به کارمندان دارید یا خیر.

اگر کارمندان استخدامی دارید که به طور ماهانه حقوق دریافت می کنند همواره این امکان را خواهید داشت که تعداد ساعات کاری آن ها را چک کنید. کارمندان این امکان را دارند که زمان کار خود را هم در محل کار و هم خارج از محل کار ثبت و مستندسازی کنند. شما می توانید حتی زمانی که کارمندان خود را نمی بینید زمان کار آن ها را پیگیری و ردیابی کنید.پیگیری زمان کار کارمندان همچنین به شما این امکان را می دهد که از وقت شناس بودن کارمندان خود مطلع شوید. شما فقط و فقط زمانی این امکان را دارید که از کارمندان خود بخواهید زمان ورود و خروج خود را به طور دقیق ثبت و مستندسازی کنند. شما در این صورت متوجه خواهید شد که کدام کارمندان تا پایان ساعت کاری در محل کار حاضر هستند و کدام کارمندان محل کار را سریع تر ترک می کنند.

سیستم مدیریت حضور و غیاب همچنین به شما این امکان را می دهد تا تعداد روزهای مرخصی کارمندان را پیگیری کنید. این موضوع زمانی اهمیت پیدا می کند که کسب و کار شما از یک خط مشی تعریف شده پیروی کند و به کارمندان اجازه مرخصی گرفتن و غیبت به تعداد روزهای محدود و مشخصی را داده باشد.

انواع سیستم مدیریت حضور و غیاب

تعدادی از راهکارهای نرم افزاری منابع انسانی و حقوق و دستمزد از امکانات و قابلیت های مدیریت حضور و غیاب بهره مند هستند. با این حال، انواع مختلفی از نرم افزارهای گوناگون برای اجرای سیستم مدیریت حضور و غیاب وجود دارد که هر کدام تفاوت های جزئی با دیگر نرم افزارها دارد.

گاهی اوقات استفاده از یک سیستم مدیریت حضور و غیاب می تواند نقش یک سیستم مدیریت مرخصی را نیز ایفا کند که با استفاده از داده های سیستم مدیریت حضور و غیاب می تواند ورودی های مورد نیاز برای محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را ارائه دهد. انواع مختلفی از نرم افزارهای مختلف مدیریت حضور و غیاب در بازار امروز وجود دارند که در اینجا یک طرح کلی از آنها آورده شده است
کارمندان سازمان شما می توانند با استفاده از این مجموعه های نرم افزاری بهره وری خود را افزایش دهند.

1-نرم افزار حضور و غیاب بیومتریک

یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک هویت کارمندان را با استفاده از اثر انگشت آن ها مورد بررسی قرار می دهد و با تایید این اثر انگشت امکان ورود و خروج کارمندان را مهیا می سازد. چنین سیستم هایی امروزه روز به دلایل محکمی بسیار محبوب هستند. کارمندان بدین وسیله امکان تقلب و ارائه آمار غلط در مورد زمان کاری خود را ندارند و این موضوع موجب می شود از آسیب رسیدن به بهره وری کلی سازمان جلوگیری شود. سیستم های بیومتریک معمولا با سیستم های دیگر ادغام می شوند تا داده ها را به گزارش های شفاف تبدیل کنند. این کار به سادگی قابل انجام می باشد. چنین سیستم هایی بسیار مقرون به صرفه هستند چرا که تنها هزینه آن ها هزینه خرید دستگاه بیومتریک می باشد و شامل هزینه های سربار نمی شوند. حذف و اضافه کارکنان در سیستم نیز می تواند به راحتی، بسیار سریع و بدون دردسر صورت پذیرد.

2- نرم افزار ردیابی زمان استراحت

مدت زمان استراحت کارکنان در بسیاری از سازمان ها بایستی مورد پیگیری قرار گیرد. تنها راه چاره برای این سازمان ها استفاده از نرم افزار ردیابی زمان استراحت می باشد. با وجود چنین سیستمی کارکنان می توانند چندین بار در طول روز از زمان استراحت خود استفاده کنند و این زمان را توسط اثر انگشت خود در سیستم ثبت نمایند. بدین شکل که اولین اثر انگشت به منزله ورود کارمند به شرکت تلقی می شود. پس از آن هر اثر انگشتی که ثبت شود به معنای ایجاد وقفه و شروع زمان استراحت است. فاصله بین ثبت دو اثر انگشت به عنوان مدت زمان استراحت در نظر گرفته می شود. چنین سیستم هایی به شکل ویژه در شرکت هایی استفاده می شوند که زمان صرف شده توسط کارکنان روی پروژه ها بسیار حساس و مهم است.

3- نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین در واقع یک سیستم زمان سنجی است که به صورت آنلاین عمل می کند. چنین سیستمی از فناوری ابری استفاده می کند تا به داده ‌های مربوط به حضور و غیاب فرد دسترسی داشته باشد. ورود و خروج به این سیستم در هر مکانی و از طریق اتصال به اینترنت انجام پذیر می باشد. ورود به سیستم و خروج از سیستم را می توان به راحتی با یک کلیک ساده و از طریق یک دکمه انجام داد. این همان راحتی و آسایشی است که بسیاری از کارمندان در عصر دیجیتال انتظار آن را دارند. این سیستم ها به ویژه زمانی بسیار مفید فایده هستند که کارمندان شما خارج از محل فیزیکی دفتر کار و از راه دور فعالیت می کنند.
مدیریت حضور و غیاب و ویژگی ‌های کلیدی آن ‌ها مطرح شد، چرا یکی از آن ها را انتخاب نمی کنید تا نیاز های امروز سازمان شما را برآورده نماید؟ نرم افزار مدیریت حضور و غیابکارایی بالاتری نسبت به سیستم های سنتی حضور و غیاب ارائه می دهد. همچنین باید به این واقعیت توجه داشت که نرم افزار مدیریت حضور و غیابی که با سایر سیستم های منابع انسانی مانند مرخصی و حقوق و دستمزد یکپارچه شده باشد هم افزایی بسیار بالاتری نسبت به یک سیستم مستقل ارائه می دهد.

عناصر کلیدی مدیریت حضور و غیاب

اکثر برنامه های مدیریت حضور و غیاب این پنج عنصر کلیدی را شامل می شوند:

1-مفهوم غیبت در AMP

اصطلاح “غیبت” به انواع مختلفی از غیبت ها اشاره دارد و می تواند شامل غیبت های ناشی از بارش برف، تعطیلات رسمی، سفر، بیماری، مسائل خانوادگی و حال نامساعد در محل کار باشد.APM باید غیبت هایی را در نظر بگیرد که برای محیط کار تعریف شده نیستند و شرایط کاری را مختل می کنند. غیبت های برنامه ریزی شده مانند مرخصی جهت سفر در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات قانونی معمولا موردی ندارند و عمدتا به راحتی توسط کارفرما تایید می شوند. اما غیبت ‌های غیر متداول و برنامه ‌ریزی نشده همچون دیر رسیدن به محل کار و خروج زودهنگام از محیط کار می ‌تواند به سازمان آسیب برساند، در شرایط کاری اختلال ایجاد کند، برای سایر کارکنان آزار دهنده باشد و هزینه و تاثیرات منفی زیادی همچون کاهش بهره وری سازمان را با خود به دنبال داشته باشد.

2- ایجاد تمایز بین غیبت موجه و غیبت غیر موجه

یکی از مهمترین تمایزاتی که یک کارفرما باید هنگام رسیدگی به مسائل حضور و غیاب صورت دهد ایجاد تمایز بین غیبت موجه و غیبت غیر موجه است.APM باید به وضوح این تفاوت و تمایز را در بر بگیرد. همچنین بسیار خوب می شود اگر بتواند در مورد غیبت موجه و انتظارات کارفرما در این باره اطلاعاتی در بر داشته باشد. ایجاد این تمایز به کارفرما کمک می کند تا نحوه برخورد خود را متناسب با نوع غیبت کارکنان تنظیم کند. گاهی اوقات غیبت بیش از حد و غیر مجاز می تواند موجب اخراج کارکنان شود بنابراین کارفرما باید بداند که چه رویکردی را در مورد غیبت ها در پیش بگیرد. بنابراین بسیار مهم است که انواع غیبت از قبل به طور واضح و شفاف تعریف و طبقه بندی شود و در مورد نحوه برخورد کارفرما با هر نوع غیبت توضیحات لازم داده شود.

غیبت غیر موجه

غیبت غیر موجه غیبتی است که باید علت آن رسیدگی شود و کارمند باید در مورد آن توضیح دهد. بنابراین غیبت غیر موجه غیبتی است که کارفرما می تواند کارمند را مسئول آن بداند و معمولا منجر به پاسخ انضباطی پیش رونده می شود.

غیبت موجه

غیبت غیر موجه غیبتی است که کارمند هیچ تقصیری در آن ندارد. به عنوان مثال اگر کارمند قصد سو استفاده از مرخصی استعلاجی را نداشته باشد و این مرحصی را در زمان واقعی خود استفاده کند می توان آن را غیبت موجه دانست. بنابراین کارمند نباید در این حالت مورد شماتت و سرزنش یا تنبیه انضباطی قرار گیرد. این دقیقا همان کاری است که یک AMP باید انجام دهد. اما این بدان معنا نیست که کارفرما از تعیین انتظارات معقول و اتخاذ اقدامات اصلاحی (هر چند غیر انضباطی) منع می شود یا حق اخراج کارمند را ندارد. بلکه بدان معنی است که مرحله پایانی رسیدگی به غیبت نباید شامل تنبیه انضباطی باشد. برای اینکه کارفرما بتواند یک کارمند را بر اساس غیبت موجه اخراج کند، باید ثابت کند که دلیل غیبت کارمند بر اساس معیارهای معقول و تنظیم شده صورت نپذیرفته. به عنوان مثال اگر مرخصی استعلاجی برای سفر اتخاذ شده باشد کارمند باید جوابگو باشد و کارفرما حق اخراج وی را دارد.

تاییدیه غیبت

این مورد در واقع کلید اصلی در توانایی کارفرما برای طبقه بندی صحیح انواع غیبت است. از آنجایی که کارمندان ملزم به حضور مستمر و منظم در محیط کار هستند کارفرما حق دارد دلیل اصلی غیبت کارمند را بداند و از محدودیت ها و اقدامات اصلاحی که باید در وظایف شغلی او اعمال کند آگاه شود. بسیار مهم است که کارفرما به طور مداوم اطلاعات غیبت کارمندان را بررسی کند و از حق خود برای مطلع شدن در این باره استفاده نماید چرا که اگر در این مورد بی توجه باشد و کنترلی روی غیبت ها نداشته باشد بسیار سخت است که بعدها بتواند کارمندان را در این باره تفهیم نماید و از حق خود برای آگاهی از دلیل غیبت ها استفاده کند. بسیار مهم است که اطلاعات پزشکی کارمندان در ثبت شده باشد تا طبقه بندی غیبت ها برای هر یک از کارکنان به درستی صورت پذیرد. بیماری یا وضعیت پزشکی هر یک از کارکنان می تواند شایع ترین دلیل برای غیبت او باشد. تاییدیه غیبت در این مورد نیاز به افشای اطلاعات پزشکی کارکنان در AMP دارد. کارفرمایان باید حق و حقوق تعیین شده ای برای دسترسی به اطلاعات پزشکی کارمندان داشته باشند، و همچنین باید از محرمانه بودن آن اطلاعات محافظت کنند. در صورتی که علت غیبت ریشه در دلایل پزشکی و بیماری فرد نداشته باشد، کارفرما حق دارد دلیل خاص غیبت را بداند؛ به شرطی که قوانین حریم خصوصی و حقوق بشر در این راستا رعایت شود.

3- مکانیزم گزارش غیبت

AMP باید به تعهدات کارکنان برای گزارش غیبت و نحوه انجام آن رسیدگی کند و ارزیابی منظم کارفرما از سوابق حضور و غیاب کارمندان را فراهم کند. برای ارزیابی و نظارت بر هرAPM کارفرما باید سیستمی را برای گزارش و ردیابی غیبت های فردی کارکنان پیاده سازی کند. اکثر APM ها امکان ردیابی و پیگیری مرخصی استعلاجی با حقوق، مرخصی استعلاجی بدون حقوق، بیماری در حین شیفت کاری، بیماری خانوادگی، و قرارهای پزشکی که در آن غیبت از محل کار بیش از یک ساعت است را برای کارفرما فراهم می کنند.

4- تعریف آستانه و حدود مجاز غیبت از طریق

AMP باید به طور واضح آستانه ای را برای غیبت کارکنان همراه با جزئیات آن تعریف کند. بسیار مهم است که آستانه و محدوده قانونی و قابل قبول درAMP تعریف شود تا کارفرما نسبت به اخراج انضباطی کارکنان دید واضح تری داشته باشد. این آستانه‌ها معمولا بر اساس تعداد مشخصی از ساعت ‌های غیبت غیرمجاز در یک دوره زمانی تعیین می شود. به عنوان مثال کارکنان حق دارند در هر دوره 12 ماهه، 67.5 ساعت غیبت موجه داشته باشند و چنانچه ساعات غیبت از این آستانه عبور کند مشمول تنبیه انضباطی خواهند شد.

5- حراست از اختیارات کارفرما

بسیار مهم است که کارفرما هنگام ایجاد، اجرا و پیاده سازی هرAMP ، تعهد قانونی خود را برای عدم تبعیض و و رعایت قوانین حقوق بشر و قوانین جمعی در نظر داشته باشد. در غیر این صورت ممکن است حرکت کارفرماتوسط دادگاه و مراجع قانونی تبعیض آمیز شناخته شود و مردود اعلام گردد. کارفرما نباید از AMPمنحرف شود و باید قوانین را بر اساس شرایط خاص کاری تنظیم کند. بنابراین باید اطمینان حاصل شود که کارفرما هیچ انحرافی از قوانین نداشته و وظایف خود را به درستی انجام داده. یک انحراف معمول ازAMP این است که ساعت های غیبت به نحوی تنظیم شوند که حق و حقوق کارکنان زیر پا گذاشته شود.کارفرمایان زمان مواجه شدن با یک غیبت باید نسبت به تمام جوانب آگاه باشند تا بتوانند به تعهدات قانونی خود عمل کنند. به عنوان مثال غیبت موجه یک کارمند ممکن است مرتبط با عضویت در یک گروه دفاع از حقوق بشر باشد. وظیفه کارفرما این است که نسبت به دلایل منطقی غیبت اطلاع داشته باشد. اغلب در در طول جلسات مدیریت AMP کارمندان این موارد را فاش می کنند بنابراین کارفرما باید نسبت به این موارد آگاهی کامل داشته باشد تا تطبیق درستی صورت دهد.

جهت استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب تایمزی , میتوانید برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در ارتباط باشید.