ردیابی زمان کارمندان چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب امروزه اهمیت بیشتری پیدا کرده است، به ویژه نرم افزار ردیابی زمان که بسیاری از مشاغل برای حفظ میزان سودآوری کسب و کار، پاسخگویی کارمندان و حضور کمتر در دفتر کار به آن نیاز دارند.
نیروی کار در حال تغییر است و دورکاری محبوبیت زیادی به دست آورده، به طوری که از سال ۲۰۱۰ چهار برابر شده و هیچ نشانه ای از کند شدن روند آن وجود ندارد. این موضوع به ویژه در پی بحران کووید ۱۹ رواج بیشتری یافته است. چنین وضعیتی منجر به ایجاد چالش هایی در نظارت نیروی کار می شود. ناظران و سرپرستان مانند گذشته برای اطمینان از حضور کارگران در دفتر کار به آنجا سر نمی زنند.
ردیابی زمان به شرکت ها اجازه می دهد تا نه تنها کارمندان مسئولیت خود را حفظ کنند، بلکه میزان بهره وری و اثر بخشی آنان را تحت کنترل درآورده و ارتقا دهند. همچنین ردیابی زمان امکان نظارت بیشتر بر پروژه ها، میزان زمان صرف شده و همینطور شناسایی نقاطی که نیاز به بهبود دارد را فراهم می کند.
از این رو، در این مقاله توضیح دقیقی از نرم افزار ردیابی زمان، شیوه عملکرد و نحوه ارزیابی نیاز آن را ارائه می دهیم.

نرم افزار ردیابی زمان چیست؟

افراد از ابزارهای ردیابی زمان و پروژه برای اهداف متفاوتی استفاده می کنند. وجود چنین ابزاری تقریباً در تمام سطوح صنعت از فریلنس گرفته تا شرکت های بین المللی ضروری است. نرم افزار ردیابی زمان به کسب و کارها امکان می دهد تا اموری مانند برنامه ریزی، زمان بندی، ثبت ساعت های کاری و ایجاد پایگاه دقیق تر نیروی کار حقوق بگیر را بهتر انجام دهند. اما بزرگترین تفاوت بین نرم افزار ردیابی زمان و نرم افزار جامع T&Aتوانایی آن در ردیابی عمیق زمانی است. ردیابی زمان به معنی این است که چه مدت زمانی صرف پروژه شده و عملکردها تا چه اندازه کارآمد و سودآور بوده است. بسیاری از نرم افزارها قادرند کارکنان را بر اساس ساعت، پروژه و وظیفه طبقه بندی کنند. این امر به مدیران نشان می دهد که چه کسی در چه زمانی و در حال انجام چه کاری است. ردیابی آنلاین زمان همچنین نشان می دهد که آیا کارکنان مولد هستند یا خیر. تنها در ایالات متحده، کارکنان سالانه به دلیل کاهش بهره وری ۱۱ میلیارد دلار متضرر می شوند. این میزان ضرر حتی شامل کارت های ثبت زمان نادرست هم نمی شود. عدم بهره وری دلایل مختلفی دارد که ما وارد بحث آنها نمی شویم. آنچه که اهمیت دارد این است که عدم بهره وری برای شرکت هزینه بر است. خوشبختانه، راه حل های ساده ای برای حل این مشکل وجود دارد. برنامه ها و نرم افزارهای ردیابی کارکنان به شرکت ها امکان می دهد تا کاستی ها را شناسایی کرده و نسبت به اصلاح آن اقدام کنند. نرم افزار ردیابی فعالیت های کارمند دارای ویژگی های منحصر به فردی است که در کنار افزایش میزان پاسخگویی کارکنان آن را به یکی از ضرورت های اصلی شرکت ها تبدیل کرده است.

ویژگی های کلیدی نرم افزار ردیابی زمان

ردیابی زمان

مهم ترین ویژگی نرم افزار ردیابی زمان این است که کارمندان ساعات آغاز و اتمام فعالیت خود را وارد کرده و به درستی میزان ساعات کار خود را ثبت می کنند. این امر به حسابداری دقیق، مدیریت مالی و رعایت قوانین کار کمک می کند، حتی اگر کارمندان حقوق بگیر متکی به کارت های ثبت زمان نباشند.
نرم افزار ردیابی زمان باید دارای عملکرد زمانی قابل دسترس باشد، به طوری که کارمندان بتوانند میزان ساعات کاری خود را به صورت مشهود و در زمان واقعی ردیابی کنند. علاوه بر آن، ارائه کارت های زمانی (تایم شیت) هم برای کارمندان و هم مدیران جهت اطمینان از ارسال دقیق اطلاعات اهمیت دارد.

ردیابی فعالیت

از هر پنج شرکت چهار شرکت به شیوه ای فعالیت های کارمندان خود را نظارت می کند. شاید این مسئله انحصار طلبی به حساب آید، اما ردیابی فعالیت لزوماً به معنی نظارت کارمند نیست و معنای جنجال برانگیزی نیز به همراه ندارد.
بلکه ردیابی فعالیت به بیان ساده به معنی ثبت ساعات کار و پروژه های انجام شده توسط کارمندان است. این امر به مدیریت امکان می دهد تا ناکارآمدی های کسب و کار را شناسایی کرده و نقاطی که نیاز به بهبود دارد را مشخص کند.
از طرفی، ردیابی فعالیت دید بهتری از نحوه گذراندن وقت کارمندان برای مدیران بی اعتماد حاصل می کند، به طوری که به وسیله آن می توانند دریابند کارمند به چه وب سایت هایی مراجعه کرده است، هر چند وقت یک بار تایپ می کند و حتی از صفحه مانیتور او اسکرین شات بگیرد. در نهایت، ردیابی فعالیت یک ویژگی ضروری اما انعطاف پذیر است. این بر عهده مدیریت است که در مورد نحوه اجرای آن تصمیم گیری کند.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه به مدیران کمک می کند تا فرایند ها را در سطح پرسنل و وظایف ارزیابی کنند. از اینرو، پروژه های فردی را می توان به لحاظ میزان زمان صرف شده، میزان پیشرفت و کارمندان تعیین شده ردیابی کرد. همچنین این ویژگی دارای مولفه های کمکی مانند پیگیری هزینه شغل نیز هست. ادغام مدیریت پروژه با مدیریت زمان به مدیران کمک می کند تا نه تنها نحوه عملکرد کارمندان را نظارت کنند بلکه صورت حساب دقیق تری از عملکرد آنان به دست آورند. با گذشت زمان و انجام پروژه های مکرر شرکت ها می توانند پیش بینی های دقیق تری از پروژه به مشتریان و ارباب رجوعان ارائه دهند. همچنین، این امر مبنایی برای ارزیابی کارمندان به حساب می آید. در صورتی که یک پروژه هزینه و زمان زیادی به خود اختصاص دهد، کارفرمایان می توانند علت این امر را بررسی کرده و در صورت لزوم این موضوع را در سطح کارمندان بررسی کنند.

گزارش گیری

چه فایده ای دارد اگر تمامی اطلاعات را در اختیار داشته باشید اما نتوانید آنها را تفسیر کنید؟ گزارش گیری از مولفه های اصلی نرم افزار ردیابی زمان کارمند است. گزارش گیری می تواند به شکل داشبورد، گزارش فایل (در صورت وجود داده های زمانی مشکوک و رویدادهای مشابه) باشد. اغلب داده ها به شکل نمودار نمایش داده می شوند که امر تفسیر آنها را آسان تر می سازد. نمودارهای خطی نشان دهنده روند ساعات کار، فعالیت ها، پروژه ها و غیره هستند. همچنین به کمک گزارش گیری می توان میزان کارایی کارمندان را گردآوری کرده و به کمک نرم افزارهای هوشمند میزان کم کاریشان را مشخص نمود. همچنین به کمک گزارش گیری مالی می توان هزینه های واقعی و مورد انتظار نیروی کار و پروژه ها را اندازه گیری کرده و نمایش داد.

ویژگی های مخصوص کسب و کار

بدیهی است که هر کسب و کاری دارای نیازهای متفاوت از کسب و کارهای دیگر است. اگر کسب و کار شما بیشتر در محیط باز است تا دفتر، بنابراین نیازی به کارت های زمانی (تایم شیت) و یا سیستم ثبت نیاز ندارید. بلکه بیشتر به ویژگی هایی مانند مانند ردیابی جی پی اس، نرم افزارهای آفلاین و قابلیت هایی که مربوط به مدیریت پروژه است نیاز دارید.
همچنین ممکن است بسته به اندازه کارمندان خود به خودکار سازی فعالیت ها اهمیت بیشتری دهید. اما یک شرکت کوچکتر که دارای کارکنان کمتری است می تواند به صورت فردی کارت های زمانی را بررسی کند. از سوی دیگر یک شرکت چند مکانه به هر کارت زمانی نیاز دارد و باید از نرم افزاری استفاده کند که بدون تعامل انسانی از هوش کافی برای بررسی گزارشات برخوردار باشد. مسئله اصلی شرکت نیازهای کسب و کار است و اینکه چه خواسته ای از نرم افزار دارند.

تحلیل نیازها

یافتن برنامه های ردیابی زمان کاری طاقت فرسا است، زیرا گزینه های زیادی وجود دارد و تفاوت بین آنها می تواند بسیار جزئی و کوچک باشد. همچنین ممکن است با نیازهای کسب و کار شما مطابقت نداشته باشد. بنابراین لازم است که پیش از استفاده از آنها تحقیق کنید، نیازهای شرکت خود را دریابید و به سوالات ضروری برای ارزیابی نیازهای منحصر به فرد شرکت پاسخ دهید:

تا چه اندازه نیاز به نظارت کارمندان دارم؟

این یک سوال اخلاقی فوری است اما صرف نظر از عمق نظارت کارمندان، مربوط به افزایش بهره وری و سازماندهی است. اما ممکن است در برخی سطوح، برنامه ریزی ردیابی کارمند نظارت بر کارکنان تلقی شود و از این رو یک مسئله اخلاقی است. نظارت کارمند می تواند بهره وری او را در برخی مواقع تا ۱۰ درصد افزایش دهد و زمان های کارآمد را کارآمدتر کند. پروژه ها زمان کمتری می گیرند، بنابراین هزینه کمتری دارند اما ممکن است به هزینه اعتماد افراد تمام شود. طبق تحقیقات، یکی از مولفه های اصلی برای افزایش بهره وری کارمندان اعتماد است که می تواند تا 50 درصد بهره وری را افزایش داده و تا 40 درصد از میزان فرسودگی شغلی بکاهد داشتن نرم افزاری که هر ضربه کلیک را ثبت می کند و یا اسکرین شات می گیرد باعث عدم اطمینان کارمندان می شود. سوال به اینجا ختم می شود که تا چه اندازه به کارمندان خود اعتماد دارید؟ اگر به حریم خصوصی کارمندان و نرخ ترک شغل آنها اهمیت می دهید این سوالی هست که پاسخ دادن به آن ممکن است ناراحت کننده باشد، اما به هر صورت باید برای آن راه حلی بیابید.

چقدر می توانم هزینه کنم؟

نرم افزار ردیابی آنلاین زمان می تواند در افزایش هزینه های عملیات به ویژه در شرکت های بزرگ کمک کند. اکثر راه حل ها با نرخ پایه، نرخ به ازای هر کاربر یا هر دو ارائه می شود. بسیاری قیمت گذاری را بر اساس قابلیت های پیشرفته نرم افزار مانند ذخیره سازی ابری ارائه می دهند. طبیعتاً هرچه قابلیت های نرم افزار افزایش یابد قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود. اما قابلیت های رایگانی نیز مانند ثبت ساده زمان، ارائه تایم شیت و مدیریت پروژه نیز وجود دارد. با این حال، برخی از قابلیت های پیشرفته مانند ثبت فعالیت ممکن است خارج از این پکیج باشد. در این زمینه، مدیران باید اولویت های خود را شناسایی کرده و میزان هزینه را برآورد کنند. همچنین ممکن است در نهایت بیش از آنچه تمایل داشتید پرداخت کنید یا مجبور شدید برخی از عملکردها را بپذیرید.

نرم افزارتا چه اندازه انعطاف پذیر است؟

برخی از کسب و کارها تنها ۲ ردیف کارمند دارند: نیروی کار و ناظران. برخی دیگر دارای سطوح کارمندی مختلف از جمله مدیران اجرایی، دستیاران، کارگران و غیره هستند. هرچه کسب و کار شما پیچیده تر باشد نرم افزار متنوع تری برای رسیدگی به کارمندان پروژه ها و صورتحساب ها نیاز دارید. اگر شرکت شما در حال انجام کار قراردادی است، پروژه ها طبیعتا متفاوت خواهند بود و نرم افزار ردیابی زمان باید بتواند با این تفاوت ها مطابقت داشته باشد. در سازمان های پیچیده برای مدیریت حجم کار قابلیت خودکارسازی در برنامه های ردیابی کارکنان ضروری است. برعکس، سازمان های ساده نیازی به قابلیت های پیچیده ندارند.

به چه نوع مدیریت پروژه نیاز دارم؟

برخی از صنایع به مدیریت جامع پروژه نیازی ندارند. اگر کارمندان شما هر روز در یک ساعت مشخص کار مشخص انجام می دهند نیاز به بررسی دقیق فعالیت آنها نیست. با این حال، اگر در یک پروژه قراردادی هستید که تیم های مختلفی در مکان های مختلف حضور دارند لازم است نرم افزاری داشته باشید که بتواند گستره پروژه ها را کنترل کند. همچنین به نمایش واقعی از فعالیت ها نیاز دارید و یا صرفاً لازم است باید بدانید که کدام کارمندان در کدام موقعیت حضور دارند.

مدیران منابع انسانی برای مدیریت زمان کارکنان خود می توانند از نرم افزارهای این حوزه استفاده کنند. پیشنهاد ما نرم افزار حضور و غیاب تایمزی می باشد که دسترسی به آن ساده می باشد. برای اطلاع از کارکرد اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در تماس باشید.