با استخدام فصلی کارکنان چقدر اشنا هستید؟ چه مدیریت (managing) اقامتگاه تفریحی را بر عهده داشته باشید چه یک فروشگاه سوغاتی کنار ساحل را اداره کنید، باید به دنبال کسانی باشید که در فصل های شلوغ به شما کمک کنند. فصل سرد یا گرم فرقی نمی کند بالاخره همیشه مشتری وجود دارد. در ادامه، با وبلاگ تایمزی همراه باشید.
استخدام فصلی با استخدام پاره وقت متفاوت است. این امر بستگی به ساعات کاری ندارد، بلکه به بالاترین یا پایین‌ترین نرخ های فصلی و تقاضای مشتری بستگی دارد.
اگر اقامتگاه تفریحی باشید، فقط بخشی از سال باز هستید. اگر سوغاتی فروش ساحلی باشید، ممکن است در تمام طول سال باز باشید. اما تا زمانی که مدارس تعطیل نشده و گرما بیشتر نشده، مشتری زیادی هم نخواهید داشت. شاید یک سوپرمارکت یا نانوایی باشید و در پایان سال (یعنی در زمان تعطیلات به کمک بیشتری نیاز داشته باشید. کارهای کشاورزی و ساختمانی نیز اغلب فصلی هستند.
آیا همه کارکنان فصلی یکسان هستند؟
شما نمی توانید از این سوال به راحتی بگذرید. اکثر مشاغل خرده‌فروشی، مواد غذایی یا خدماتی که در بخشی از سال مشتری دارند به نوعی فصلی محسوب می شوند. فصلی بودن یعنی زمانی که تقاضای مشتریان به‌طور محسوسی نسبت به دیگر زمان‌های سال بیشتر باشد. به همین دلیل، نحوه استخدام و مدیریت (managing) کارکنان فصلی نیز بسیار مهم است.
سوالات متداول در استخدام فصلی
بهتر است نگاهی به برخی از متداول ترین سوالات در مورد استخدام فصلی بیندازیم.
تفاوت کارکنان موقت، پاره وقت و فصلی چیست؟
برای مدیریت (managing) کار، دانستن تفاوت بین کارکنان موقت، پاره وقت و فصلی مهم است. در حقیقت وضعیت کارمند بر نحوه اعمال قانون استخدام تأثیر می گذارد. استانداردهای منصفانه قانون کار است که حداقل دستمزد فدرال و قوانین مربوطه را به همراه اضافه کاری، سوابق و استانداردهای اشتغال جوانان تعیین می کند.
با این حال، در اداره کار آمریکا، استخدام تمام وقت یا پاره وقت تعریف نشده است. برخی از ایالت ها کارمند پاره وقت را فردی می شناسند که کمتر از 30 تا 35 ساعت در هفته کار می کند. در برخی موارد، کسب و کار تعیین کننده ی این ساعات است. این کارکنان معمولاً با نرخ ساعتی دستمزد می‌گیرند. آنها باید از قوانین و انتظاراتی که از کارکنان تمام‌وقت می رود پیروی کنند. گرچه این کارکنان تحت پوشش سیاست‌های ایمنی OSHA هستند، اما لزوماً مزایای کارکنان دائم را ندارند.
کسب و کار فصلی
کارکنان موقت، چه از طریق آژانس کار استخدام شده باشند و چه به طور مستقیم، چه به صورت تمام وقت یا پاره وقت، همیشه در دسترس هستند. بیشتر آنها نیز مزایای شغلی دریافت نمی کنند. بسته به ایالت، وضعیت، و نحوه استخدام، برخی از کارکنان موقت ممکن است واجد شرایط حمایت های قانونی مختلفی باشند (یا نباشند). مشاغل فصلی کمتر از تعداد مشاغلی است که در زمان شلوغی وجود دارند. کارکنان این مشاغل معمولاً به صورت پاره وقت و برای یک فصل استخدام می شوند. کارگر فصلی کسی است که هر سال برای مدت معینی به صورت پاره وقت کار کرده و به نیروی کار عادی اضافه می شود. یک کارگر موقت شکاف های موجود در نیروی کار استاندارد را پر می کند.
در مدیریت (managing) کسب و کار، چه کسانی کارکنان فصلی محسوب می‌شوند؟
در مدیریت (managing) کسب و کار دو راه برای شناخت کارکنان فصلی وجود دارد:
• آیا کسب و کار فصلی دارید؟
• آیا کسب و کار غیر فصلی را اداره می کنید و کارکنان بیشتری را در فصل شلوغ جذب می کنید؟
اداره کار آمریکا قوانینی در رابطه با کارفرما و مدیریت (managing) دارد. این قوانین در مورد این هستند که آیا کارفرمایان شغلی فصلی را دنبال می کنند یا نه. قوانین کسب و کار فصلی از مقررات اداره کار آمریکا تبعیت نمی کند.
طبق قوانین اداره کار امریکا شغلی که در آن همه کارکنان فصلی باشند، به حرفه ای گفته می شود که نمی توان بیش از هفت ماه در آن و در هر سال فعالیت کرد. همچنین میانگین کارکنان آن در یک دوره شش ماهه نیز از 33 نفر تجاوز نمی کند. اقامتگاه های اسکی، پارک های تفریحی تابستانی، شرکت های برف روبی، استخرهای شنا، کمپ های تابستانی و غیره جزو این موارد هستند.
اگر در این دسته قرار نگیرید، قوانین حداقل دستمزد و اضافه کاری برای کارکنان فصلی شما اعمال خواهد شد.
نوجوانان و جوانان، مدیریت (managing) شغل های فصلی
جوانان 14 و 15 ساله اگر در ساعات غیر مدرسه برای مشاغل غیرخطرناک و در محدوده چند ساعتی به کار گرفته شوند، کارکنان فصلی محسوب می شوند. جوانان 16 و 17 ساله هیچ محدودیت ساعتی ندارند، اما کارهایی وجود دارد که نمی توانند انجام دهند. محدودیت‌های قانونی خاصی برای کارهایی که کارکنان این گروه سنی می‌توانند انجام دهند وجود دارد. پس باید قبل از هر چیز قوانین مربوط به این موارد را بررسی کنید.
یک مساله دیگر: جنبه های مختلف قانون بر کارکنان تعاریف متفاوتی دارد. قانون مراقبت مقرون به صرفه (ACA) کارمند فصلی را به عنوان شخصی تعریف می کند که برای شش ماه یا کمتر، در همان زمان سال (به عنوان مثال تابستان یا زمستان) استخدام می شود. موسسه پژوهش ایمنی قوانین خاص خود را برای کارکنان فصلی و الزامات کارفرما و غیره دارد.
کارکنان فصلی چند ساعت می توانند کار کنند؟
اگر کسب و کار فصلی دارید، قوانین اداره کار آمریکا در مورد ساعات کاری و اضافه کاری اعمال نمی شود. اگر کسب و کار فصلی ندارید، معمولاً قوانین مرتبط با کارکنان فصلی مانند کارکنان تمام وقت یا پاره وقت است.
با این حال، به خاطر داشته باشید که ساعات کار کارکنان می‌تواند باعث ایجاد دیگر مشکلات قانونی شود. برای مثال، اگر کسب و کار فصلی ندارید و حداقل 50 نفر تمام وقت (که حداقل 30 ساعت در هفته کار کنند) استخدام کرده اید، کارفرمای ارشد با قابلیت اجرایی یا (ALE) محسوب می شوید. از همین رو قوانین اداره کار برای شما اعمال می شود.
شرایط قانونی برای استخدام کارکنان فصلی چیست؟
برای استخدام کارکنان فصلی در مشاغلی که به عنوان مشاغل فصلی شناخته نمی شوند، چند قانون استخدامی و مالیاتی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
• اداره کار آمریکا، کار تمام وقت یا پاره وقت را تعریف نکرده است. اما ساعات کار کارکنان فصلی ممکن است به طبقه بندی قوانین اداره کار و الزامات آن برای کارفرما و مدیریت (managing) بستگی داشته باشد.
• کارفرمایان همچنان ملزم به کسر مالیات کارکنان فصلی برای مسائلی مانند بیکاری، تامین اجتماعی، مدیکر و غیره هستند.
• کارفرمایان در مدیریت (managing) اقتصادی باید حداقل دستمزد را رعایت کنند. بیشتر ایالت ها نرخ بالاتری نسبت به دولت فدرال داشته و باید از قوانین دستمزد پیروی کنند.
• کارکنان تحت قوانین اداره سلامت و ایمنی شغلی، کارگران و سایر افراد تحت قوانین کار می بایست از ایمنی لازم برخوردار باشند.
• بدانید که آیا قانون ایالتی شما را ملزم کرده که کارکنان فصلی واجد شرایط بیکاری باشند یا خیر.
به عبارت دیگر، الزامات قانونی برای مشاغل غیر فصلی که به دنبال استخدام کارکنان فصلی برای فصل شلوغی هستند، تفاوت زیادی با قانون استخدام پاره وقت یا تمام وقت ندارد.
نحوه استخدام کارکنان فصلی
در زمان کمبود نیروی کار، استخدام کارکنان معمولی دشوار است. از همین رو مدیریت (managing) منابع انسانی کارکنان فصلی سخت است؟
اولین قدم برای مدیریت (managing) موثر نیروی کار فصلی این است که بدانید فصل شلوغی چه زمانی است. فصل شلوغی شما شاید با فصل شلوغی در دیگر کسب و کارها متفاوت باشد. در مدیریت (managing) کسب و کار باید به داده های تاریخی نگاه کنید تا دقیقا متوجه شوید چه زمانی تقاضای مشتری افزایش می یابد و چه زمانی نیز کاهش می یابد.
از همین مرحله مدیریت (managing) مالی را در دست بگیرید. این یعنی که وقتی در حال بودجه بندی هزینه های سالانه هستید، باید به کسب و کار فصلی فکر کنید. این امر یعنی چه در فصل شلوغی باشید چه نباشید باید بودجه سالانه را مدیریت (managing) کنید. شما باید هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد اضافی، مزایا، مراقبت‌های بهداشتی (در صورت وجود)، و هر گونه پاداش یا امتیاز را در نظر بگیرید.
مدیریت (managing) منابع انسانی و استخدام کارکنان فصلی
این قوانین همگی برای جذب کارکنان مناسب هستند و عاقلانه این است که زودتر افراد را استخدام کنید. اگر فصل شلوغی دو هفته دیگر شروع شود، برای استخدام کارکنان کمی دیر شده است. شما در حقیقت زمانی را برای مدیریت (managing) آموزش کارکنان باقی نگذاشته اید.
شما باید منابع انسانی کارکنان خود را مدیریت (managing) کنید. اگر می‌خواهید کارکنان دبیرستانی جذب کنید، با مدارس تماس بگیرید. باید ببینید که آیا مدارس تابلوهای شغلی یا فهرست‌هایی دارند که بتوانید در آنجا تبلیغات لازم را انجام دهید یا خیر. از شبکه های اجتماعی استفاده کنید و پست های خلاقانه و سرگرم‌کننده شغلی ایجاد کنید.
اگر در گذشته افرادی برای شما به صورت فصلی کار کرده اند، باید ببینید دوباره علاقمند به کار هستند یا خیر. این امر باعث صرفه جویی در هزینه های آموزش و داشتن یک کارمند با تجربه تر می شود. ارائه دستمزد رقابتی و ساعات منعطف (مثلاً کار در برنامه مدرسه)، حتی برای کار فصلی، به جذب بیشتر کارکنان کمک می کند.
از آنجایی که بسیاری از کارکنان فصلی دانش‌آموز دبیرستان یا کالج هستند، برنامه ارجاع کارمند داشته باشید. این کار انگیزه واقعی برای آن دسته از کارکنانی است که دوستان خود را هم به محل کسب و کار می آورند. از آنجایی که این روزها رقابت برای جذب کارکنان زیاد است، بهتر است محل کار خود را به همه نشان دهید. همچنین باید پرداختی معین، تفریح، مزایا یا دلایل مشخص دیگری برای استخدام داشته باشید که از دیگران متمایز شوید.
نگویید چون اینها کارکنان فصلی هستند پس فرصت رشد نمی خواهند. با پیشنهاد کار تمام وقت، یا سایر گزینه های آموزشی یا توسعه شغلی، می توانید کارکنان فصلی با انگیزه ای را جذب کنید.
نحوه آموزش و مدیریت (managing) موثر کارکنان فصلی
با همه کارکنان یکسان رفتار کنید. چند نکته کلیدی هست که باید هنگام آموزش کارکنان فصلی به خاطر بسپارید.
آموزش باید متمرکز باشد. آموزش کارکنان همیشه باید کامل و متمرکز باشد، اما در مورد استخدام کارکنان فصلی این مسئله بیشتر صدق می کند.
کارگر فصلی لازم نیست همه چیز را در مورد محل کار شما بداند. این کارکنان تنها باید بدانند که برای انجام کار به چه چیزی نیاز دارند. به عبارت دیگر، مدیریت (managing) و نحوه آموزش کارکنان تمام وقت با کارکنان فصلی متفاوت است.
آیا کارکنان برای انجام کارهای مورد نیاز شما باید چیز خاصی را فرا بگیرند؟ کارکنان را برای همین آموزش دهید. همچنین کارکنان منظمی داشته باشید که به این افراد در یادگیری کمک کنند.
مطمئن شوید که کارکنان عادی شما آموزش متفاوتی دیده اند. کارکنان تمام وقت بدون واکنش منفی و در تمام طول سال باید وظایفی که کارکنان فصلی در آن آموزش ندیده اند را پوشش دهند.
با کارکنان فصلی مانند سایر کارکنان رفتار کنید
وقتی حرف از مدیریت (managing) کارکنان فصلی باشد، باید مانند سایر کارکنان خود با آنها رفتار کنید.
این کارکنان برای کار پاداش می گیرند. همچنین به عنوان اعضای کامل تیم شناخته می شوند. پس همان انتظارات کیفی نیز از آنها وجود دارد.
این یک اشتباه بزرگ است که با کارکنان فصلی به عنوان “موجود اضافی” رفتار کنیم. نباید احساس کنیم که این کارکنان یکبار مصرف هستند. به یاد داشته باشید، این به نفع شماست که این افراد بخواهند برگردند و فصل بعد نیز برای شما کار کنند. بنابراین مطابق با میل آنها رفتار کنید. این به معنای حفظ ارتباط با آنها است، حتی زمانی که فصل شلوغی تمام شده باشد. در فصول غیر شلوغی نیز کارکنان باید حس کنند هنوز بخشی از تیم هستند. این افراد همان تیمی هستند که می توانند سال آینده به سر کار بازگردند.
از نرم افزارهای برنامه ریزی استفاده کنید
زمان‌بندی کار برای کارکنان فصلی در مقابل کارکنان معمولی مشکل است. استفاده از ابزارهای زمان‌بندی، مدیریت (managing) برنامه را آسان تر می‌کند.
ار نرم افزاری استفاده کنید که حقوق و دستمزد، ارتباط داخلی با تیم، امور کارکنان فصلی و کارکنان عادی را برنامه ریزی و مدیریت (managing) کند. به‌علاوه، با داده‌هایی که از نرم افزاری با سیستم یکپارچه دریافت می‌کنید، می‌توانید به‌راحتی برنامه‌های خود را با تغییر تقاضا تنظیم کنید. انعطاف‌پذیری در کسب و کار فصلی که با تقاضای مشتری مطابقت داشته باشد، امری ضروری است
عرضه و تقاضا
در ابتدا فصل شلوغی را شناسایی کرده و کارکنانی را استخدام می کنید. تا اینجا مشکل حل شده است. اما وقتی تقاضا از بین رود، کارکنان اضافی نیز تعدیل می شوند. حال با وجود تمام قوانین و مقررات مالیاتی و استخدامی، چالش یافتن کارکنانی که تنها برای مدتی باشند و بعد از پایان فصل تعدیل شوند نیز وجود دارد. این چالش در استخدام و مدیریت کارکنان فصلی همیشه زیاد است. در ابتدا همه چیز پیچیده به نظر می رسد.
دو نکته اصلی در اینجا حائز اهمیت است: با حسابرس و وکیل خود صحبت کنید تا مطمئن شوید که رویکرد فصلی شما به درستی انجام شده باشد. سپس، بهترین کارکنان را پیدا کرده و آنها را به عنوان بخشی از تیم خود بدانید، حتی اگر فقط چند ماه کار کنند.
شروع خوبی داشته باشید، و نگران بالا و پایین های کار فصلی نباشید.
جهت حضور و غیاب سازمان خود با اپ موبایل می توانید به راحتی از امکانات نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی استفاده کنید. کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
