بررسی دلایل استفاده از سیستم ثبت زمان ورود و خروج کارمندان

آیا کارمندان شما زمان ورود و خروج خود را با خودکار بر روی برگه ثبت می کنند؟ یا ممکن است از آن ها بخواهید آن ها را در نرم افزار صفحه گسترده ثبت کنند و زمان ورود و خروج خود را برای کار و استراحت به شما گزارش بدهند. ممکن است برای محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان خود به صورت دستی، ساعت کاری آن ها را با یک سیستم کارت پانچ قدیمی حساب کنید.

آیا فکر می کنید کارمندان شما زمان و ساعت کاری خود را دقیق و صادقانه به شما گزارش خواهند داد؟ آیا شما می توانید آن را دقیق و درست محاسبه کنید؟ آیا این سیستم به شما این امکان را می دهد تا بتوانید آن داده ها را به گزارش تبدیل کنید تا در صورت نیاز برای حل مشکلات و تصمیم گیری ها مورد استفاده قرار بگیرند؟

ثبت زمان ورود و خروج کارمندان بسیاری از مشکلات را برطرف می کند که ممکن است از آن ها اطلاعی نداشته باشید یا ندانید که آن ها در زمان ثبت زمان ورود و خروج کارمندان تاثیرگذار هستند. ما در این مطلب به 5 دلیل مهم برای سرمایه گذاری خرید سیستم ثبت زمان ورود و خروج کارمندان را توضیح خواهیم داد:

1- صرفه جویی در زمان و هزینه با استفاده از سیستم ثبت زمان ورود و خروج کارمندان

استفاده از سیستم ثبت زمان ورود و خروج کارمندان به شما کمک می کند تا در زمان و هزینه های مربوط به محاسبه ساعت کاری کارمندان خود صرفه جویی نمایید.

توماس دلادورانتی گفته است جایگزینی ورق های کاغذی با سیستم های ثبت زمان باعث شده است تا در هفته 4 ساعت در زمان آن ها صرفه جویی گردد و این امر باعث پیشرفت کار او شده است.

• جمع آوری داده ها و محاسبات به صورت خودکار انجام می شوند. در این حالت کامپیوترها به جای ماشین حساب، نرم افزار صفحه گسترده و شما این کار را انجام می دهند. حتی شما نیازی نیست دیگر در بعضی سیستم های ثبت زمان ورود و خروج، داده ها را با دست وارد نمایید.

• در این سیستم ها عامل خطای انسانی حذف می گردد. محاسبه زمان به خصوص در زمانی که با دقیقه ها و مرخصی ها روبه رو هستیم، سخت است. به آسانی اشتباه می کنید که باعث می شود در آینده در محاسبه چک های حقوق کارمندان با مشکل مواجه شوید.

• کلاه برداری ها را کاهش دهید. با راه اندازی سیسم ثبت زمان کارمندان نمی توانند کلاهبرداری کنند. این کار زمانی اتفاق می افتد که کارمندان شما سرکار حاضر نیستند یا در صورت داشتن تاخیر از دوستان خود بخواهند به جای آن کار کنند. به عنوان مثال زمانی که من سر کار هستم، محدودیت هایی که قابلیت GPS به من می دهد تا بتوانم کنترل کنم کارمندان در محل کار حضور داشته باشند. مثلا زمانی که آن ها در منزل در رختخواب هستند سیستم ثبت زمان حضور آن ها را در محل کار ثبت نمی کند بلکه حتما در محل کار حاضر باشند.

• زحمت ثبت زمان ورود و خروج را از دوش کارمندان بر می دارید. با داشتن سیستم ثبت زمان دیگر احتیاجی ندارید از کارمندان خود بخواهید زمان ورود و خروج خود را به شما گزارش بدهند. به عبارت دیگر وظیفه ی ثبت زمان ورود و خروج بر عهده ی فردی است که برای آن دستمزد دریافت می کند. از این رو هر چقدر سیستم ثبت زمان شما هوشمند تر باشد و دردسر کمتری داشته باشد، بهتر می باشد. در واقع شما نمی خواهید حجم کاری کارمندان خود را بیشتر کنید و آن ها مجبور کنید زمانی را برای ثبت زمان ورود و خروج خود نمایند. بنابراین بهتر است این کار را به فرد دیگری بسپارید.

با توجه به سیستم ثبت زمانی که استفاده می کنید، می توانید در میزان هزینه ها از جمله هزینه های اقلام مصرفی مانند کارت ها و فرم ها صرفه جویی کنید.

2- سیستم ثبت زمان کارمندان منصفانه تر عمل می کنند

کارکنان ساعت کاری خود را با دیگر کارمندان مقایسه می کنند و آن ها دوست دارند، کارها به صورت عادلانه انجام شود. استفاده از سیستم های ثبت زمان باعث می گردد تا کارها عادلانه انجام شوند. کیتی شرنان، پورت آلو می گوید: تغییر انجام کارها به روش آنلاین میزان تاخیر را به طور چشم گیری کاهش می دهد و این امکان را به شما می دهد تا اعتماد و مسئولیت پذیری افزایش یابد.

• عامل انسانی را حذف کنید. شاید به نظر شما حذف عامل انسانی از سیستم محاسبه حقوق و دستمزد کار احمقانه ای به نظر برسد ولی کار خوبی است. سیستم ثبت زمان ورود و خروج کارمندان نسبت به کارمندان احساسی رفتار نمی کند بلکه آن زمان دوره را حساب می کند. این نوع بی تفاوتی و انصاف، در حوزه حفظ قوانین مربوط به حقوق و دستمزد لازم و ضروری است زیرا هیچ کارمندی حق ندارد کامپیوتر را به انجام کار نادرست و طرفداری متهم نماید.

• عدالت برقرار می گردد. استفاده از سیستم ثبت زمان ورود و خروج موجب برقراری عدالت می شود و دیگر کارمندان با غیبت همکاران خود مواجه نمی شوند زیرا در صورت غیبت از حقوق آن ها کسر می گردد حتی در زمانی که زمان زیادی را برای کار صرف نمی کنند. این برای دلگرمی کارمندان بسیار خوب است.

3- سیستم ثبت زمان به شما امکان دسترسی به مشکلات مربوط به حضور و غیاب کارمندان را می دهد.

استفاده از سیستم ثبت زمان به شما این امکان را می دهد تا در زمان کمتری به گزارش ها و اطلاعات مربوط به حضور و غیاب دسترسی داشته باشید مواردی همانند تاخیرهای مکرر، داشتن غیبت های منظم به دلیل بیماری در روزهای جمعه و…

سارا جیمز، پردیس ورزشی پیناکل می گوید: من کارت های زمانی کاغذی را کنار گذاشتم و از راه حل های آنلاین استفاده می کنم زیرا نیاز به روشی ساده دارم تا بدانم واقعا کارمندان در چه ساعاتی وارد و خارج می شوند. بر اساس گزارش وزارت کار ایالات متحده در سال 2015 حدود 3 درصد از نیروهای کار در روز غیبت می کنند. غیبت کارمندان تقریبا 21 درصد از حقوق و دستمزد برای کارفرمایان هزینه دارد بنابراین مسئله حضور و غیاب مهم است زیرا:

• ایجاد وقفه هزینه بر است. باید در نظر داشته باشید که غیبت موجب ایجاد وقفه در پروژه هایی می گردد که کارمندان مشغول به انجام آن ها هستند. در واقع برگشتن بعد از چند روز غیبت مانند راه اندازی دوباره موتور می باشد. در زمانی که کارکنان باید در حال فعالیت باشند، زمان به سرعت می گذرد. بهروه وری زمان از دست رفته بسیار هزینه بر است.

• هزینه های آنی نیروی کار افزایش پیدا می کند. هزینه های آنی نیروی کار برای جایگزینی کارمندان غایب هم در محاسبه دستمزد واقعی و هم در زمان آموزش کارکنان موقت به طور قابل توجهی اضافه می گردد.

• این امر به روحیه کارمندان تاثیر می گذارد. زمانی که تعدادی از کارمندان غیبت داشته باشند بر روحیه سایر کارمندان تاثیر می گذارد. به عبارتی دیگر مشاهده غیبت های غیر موجه و معمولی باعث ایجاد نارضایتی سایر کارمندان می گردد که باعث می گردد تا کار اضافی را در زمان غیبت آن ها انجام بدهند.

سیستم ثبت زمان به شما گزارش می دهد و بسیاری از این مسائل را برای شما راحت تر می کند و تلاش را در مرحله ی اول حذف می کند.

4- سیستم ثبت زمان ورود و خروج کارمندان هزینه های انجام کار را در زمان واقعی به شما ارائه می دهد.

شما در پیگیری زمان با بهره گیری از روش های دستی و کاغذی زمانی متوجه هزینه ی کاری خود می شوید که مشکلات زیادی برای شما به وجود آمده است. طبیعت بشری ایجاد می کند تا از هر گونه دردسری اجتناب کند بنابراین برای پیشگیری از مشکلات، از تلاش در داده های مربوط به زمان کارمندان خودداری کنید.

هالی استورات می گوید: تغییر کاری از برگه های کاغذی به روش های آنلاین به من کمک نمود تا بودجه و هزینه های حقوق و دستمزد را دقیق نگه داری نمایم و مجبور به امضای میلیون ها برگه نباشم.

شناسایی محل صرف هزینه های نیروی کار مربوط به زمان می تواند اطلاعات با ارزشی را در اختیار شما بگذارد تا از آن ها در تصمیم گیری های بعدی استفاده نمایید. سیستم ثبت زمان اطلاعات زیر را در اختیار شما قرار می دهند:

• این سیستم به شما می گوید کدام کارمندان یا پست ها بیشترین زمان را به خود اختصاص می دهند. با توجه به ساختار سیستم ثبت زمان می توانید جزئیات مختلفی را مشاهده نمایید که کدام بخش از کار شما بیشترین هزینه را برای کسب و کار شما خواهد داشت.

• بخش هایی که هزینه های مربوط به کار شما در حال افزایش است را مشاهده خواهید کرد. آیا اطلاع دارید کدام کارمندان و بخش های کار شما بیشترین اضافه کاری را داشته اند؟ این اطلاعات به شما در تصمیم گیری استخدام کارمندان بیشتر یا برخورد با کارمندانی که بهره وری کمتری دارند، کمک خواهند کرد.

• زمان و هزینه های کسب و کار شما با استانداردهای جهانی مقایسه می گردد. در این سیستم ها دسترسی به داده ها آسان است از این رو به آسانی می توانید از آن ها برای مقایسه هایی که در گذشته زمان نداشته اید، بهره ببرید.

5- سیستم ثبت زمان حقوق و دستمزد را دقیق گزارش می دهد.

تا اینجا ما در مورد خودکار سازی تمام فرآیند جمع آوری زمان که باعث کاهش هزینه ها می گردد، صحبت کرده ایم ولی این سیستم بر دقیق بودن حقوق و دستمزد نیز تاثیرگذار است. معمولا هزینه های مربوط به غیبت کارمندان در لیست حقوق و دستمزد پنهان می گردد و سیستم ثبت زمان می تواند تاثیر مثبتی داشته باشد.

• سیاست های حقوق و دستمزد را همواره در نظر داشته باشید. با توجه به سیستم ثبت زمان کارمندی که استفاده می کنید، می توانید خط مشی های خود را به آن اضافه کنید و میزان خطای انسانی را کاهش دهید.

• سیستم ثبت زمان را با سیستم پرداخت یکپارچه کنید تا هزینه های شما در بخش های کاغذ مصرفی، پردازش، توزیع و چاپ کاهش یابد.

• خطاهای پرهزینه را کاهش دهید. براساس گزارشات انجمن حقوق و دستمزد آمریکا اشتباهات محاسبه دستی زمان تا 7 درصد از میزان هزینه های حقوق و دستمزد را به خود اختصاص می دهد.