چگونه از سیستم حضور و غیاب برای مراقبت خانگی بهره ببریم

مدیریت کردن یک خانه سالمندان که شامل مراقبت خانگی میشود، میتواند به عنوان یک چالش تلقی گردد. خانه های خدماتی به طور شبانه روزی کمک خود را به انسان هایی که در زندگی به مسکن و حمایت های فردی نیاز دارند، ارائه میدهند. اما چالش مهم فقط شامل: تمرکز دائمی بر روی نیاز های هر فرد، حفاظت از جان آنها در مقابل حوادث و اجرای برنامه های روزانه نمی شود. بلکه چالش اصلی باید توجه بر روی حضور و غیاب کارمندان باشد تا بتوان رسیدگی لازم را بر روی نیاز افراد متمرکز ساخت. سیستم حضور و غیاب می تواند پیچیدگی شیفت های کاری که باعث بوجود آمدن نابسامانی در فعالیت ها می شود را از بین ببرد. استفاده از چنین سیستم هایی به شما این فرصت را میدهد تا بتوانید کارکنان خود را به طور واقعی مدیریت کنید.

چگونه حضور کارمندان را در تایم کاری واقعی کنیم؟

سیستم حضور و غیاب قدرت کنترل در بخش های: زمان، حقوق و هزینه های جاری را به شما میدهد که در نتیجه خواهید توانست از شغل مراقبت خانگی به سودآوری برسید. استفاده از نرم افزار حضورغیاب امکان رصد و نظارت بر روی ساعات کاری کارکنان را فراهم می کند. یعنی عدم حضور و تایم های: استراحت، تاخیر و زودتر تعطیل کردن آنها را به شما اعلام خواهد شد. سیستم های قدیمی حضور و غیاب که به صورت پر کردن ساعاتی معین برای کارمند تعریف شده بودند، در همان گذشته مفید بوده اند و دیگر نمی توانند برای زمان حال کارساز باشند. در حقیقت آن سیستم ها نمی توانند همه مشکلات را حل کنند. سیستم حضور و غیاب مدرن به شما کمک می کند تا میزان کارایی کارمندان را افزایش دهید. در این سیستم های جدید، ورود و خروج کارمندان با استفاده از سیستم بیومتریک ثبت می شود و با صدور یک کُد برای هر فرد، ساعات کاری و خروج آنها در سامانه قابل رهگیری می باشد. البته این سیستم های حضور و غیاب بیومتریک، راه هرگونه پارتی بازی و فریب را میبندد؛ شاید برایتان سوال شود که: چگونه میشود هیچ راهی برای فریب وجود نداشته باشد؟ سیستم بیومتریک را میتوانید با استفاده از: چشم، تماس هندسه ی یک دست یا اثر انگشت راه اندازی کنید تا در این صورت هیچ کارمندی نتواند غیبت خود را از شرکت پنهان کند و دستمزد بیشتری بخواهد.

نقش سیستم حضور و غیاب درمراقبت خانگی چیست؟

مدیران خانه های سالمندان باید از انجام تمام شیفت ها در محیط کار مطلع شوند؛ یعنی بدانند که آیا با حضور کارمندان نیازهای مراقبتی سالمندان به خوبی انجام می شود یا نه؟ این سیستم حضور و غیاب میتواند در مدیریت کارکنان برای رسیدگی به سالمندان موثر باشد. علاوه بر این رسیدگی می توانید بر اساس همین اطلاعاتی که بر پایه ی حضور و غیاب دقیق کارمندان قراردادی و ساعتی بدست آمده است، حقوق آنها را پرداخت کنید. احتمالاً به این موضوع فکر می کنید که: چگونه میتوان این کار را انجام داد؟ با استفاده از سیستم حضور و غیاب، اطلاعاتی مانند: هرگونه عدم حضور، تاخیر و به طور کلی سوابق اداری هر کارمند را در قالب داده هایی دقیق به سامانه های حسابداری منتقل می کنید تا مطابق قانون ساعت کاری، حقوق آنها را بپردازید و همچنین این پرداختی از نظر قانونی برای آنها قابل اطمینان باشد. هر خانه ی مراقبتی می تواند با هر گونه قانونی که برای دستمزدها داشته باشد از این سیستم استفاده کند تا مدیران این گروه از مشاغل مراقبت خانگی بتوانند همه ی کارکنان خود را مدیریت و رهگیری کنند. نرم افزار حضورغیاب میتواند علاوه بر مشاغل مراقبت خانگی برای بخش های بیمارستانی و درمانی نیز مفید باشد. یعنی این نرم افزار به شما اطلاعات مفیدی درباره ی: زمانبندی حضور، عدم حضور و یا تاخیر کارمندان را میدهد تا بتوانید بهترین خدمات خود همچون جایگزینی یا موارد متناسب با همان شرایط را بدون از دست دادن زمان ارائه کنید.

فواید نرم افزار حضورغیاب

این نرم افزار به مدیران کمک می کند تا بتوانند برنامه های پیچیده را به طور ساده مدیریت و حقوق ها را بدون اشکال بپردازند. مثلاً برخی از فواید نرم افزار حضور و غیاب به صورت مختصر برای بخش های بهداشتی و درمانی شامل موارد زیر می شود:
– طبقه بندی دقیق تایم های کاری
– تنظیم شیفت های مراقبت خانگی
– نظارت بر ساعات کاری کارکنان
– مشاهده ی میزان پایبندی کارکنان به قرارداد یا تعهدات خود
– از بین بردن محاسبه ی قدیمی حقوق کارکنان
– از بین بردن خطاهای احتمالی در پرداختی ها
– کم کردن هزینه ها
– افزایش میزان کارایی کارمندان
در موارد بالا به صورت کلی برخی فواید را ذکر کردیم اما به صورت تخصصی فواید این نرم افزار شامل موارد زیر می شود:

1. داشتن یک لیست کامل از گزارش کاری کارمندان

مشاغل مراقبتی با استفاده از سیستم حضور و غیاب می توانند به یک الگوی کاری برسند؛ این الگو در اداره ی خانه های مراقبتی به شما کمک می کند. برای مثال خواهید توانست که کارمندان کارآمد را شناسایی و برای اصلاح وضعیت بد خدمات، تصمیمات لازم را اتخاذ کنید. با متمرکز سازی اطلاعات کارمندان میتوانید در کمترین زمان، وضعیت تمام کارمندان را بدانید؛ یعنی خواهید دانست که چه کسانی غیبت، تاخیر، حضور یا اضافه کاری دارند.

2. چگونه بهره وری کارمندان را افزایش دهیم؟

زمان بر بودن و وجود امکان اشتباه در سیستم های معمولی می تواند برای مشاغل مراقبتی به جای سودآوری، هزینه آفرین باشد. می توانید با استفاده از سیستم حضور و غیاب در شغل های مراقبتی و بهداشتی، زمان هایی که اتلاف می شوند را به زمان خدمت رسانی به نیاز های بیماران تبدیل کنید تا نتیجه دهی خدمات شرکت شما مثبت شود و اعتبار تان بالا برود. در صورت استفاده از نرم افزار تمام کارمندان تایم کاری خود را میدانند و از رفت و آمد های غیر مرتبط جلوگیری می کنند. برنامه ریزی مدیران نیز برای شیفت ها به صورت دقیق و همراه با افزایش عملکرد کارکنان خواهد بود.

3. مدیریت کردن آسان خواهد شد

سیستم حضور و غیاب مدیریت کردن: خانه سالمندان، مراکز بهداشتی و در نهایت مراقبت خانگی را آسان خواهد کرد. این سیستم فقط با استفاده از یک اثر انگشت اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مدیران قرار میدهد تا ارتباط های خود را به طور مختصر و مفید انجام دهند. با استفاده از این سیستم پیچیدگی ها را از بین میبرید و حتی می توانید برنامه های جدیدی را ایجاد کنید. نرم افزار حضورغیاب به طور بسیار آسان دسترسی در هر لحظه به اطلاعات کارمندان را ممکن میسازد.

4. امنیت کامل برای داده ها

امنیت و حفظ تمام اطلاعات کارکنان و پرداخت درست و دقیق حقوق آنها از مهمترین بخش های هر شرکت هستند. نرم افزار حضورغیاب به شما این امکان را میدهد تا بتوانید برای کنترل داده ها به برخی اشخاص دسترسی های مجاز را بدهید تا هیچکس نتواند به این اطلاعات دست یابد و همچنین توانسته اید از حریم خصوصی کارمندان محافظت نمایید.

5. پایین ترین خط هزینه

نرم افزار حضورغیاب توانایی ایجاد کردن تغییر از طریق ارائه ی مزایای خاص را دارد. یعنی می توانید با ثبت ساعات کاری کارکنان، میزان عملکرد آنها را از لحظه ی شروع کار بدانید. در این صورت می توانید عملکرد کارکنان برای کسانی که از خدمات شما استفاده می کنند را افزایش دهید و همچنین حقوق های بدون انجام کار را حذف خواهید کرد.

4 مزیت زمانی که با استفاده از نرم افزار حضورغیاب برای مراقبت خانگی بدست خواهید آورد

مراقبت از سالمندان همیشه مشکلات مدیریتی و کارکنانی خود را دارد. مجموعه ی ما اهمیت مراقبت خانگی را به خوبی درک می کند. نوع مدیریت و قوانین یک خانه ی مراقبتی با مشاغل مشابه خودش متفاوت است و به همین علت در بخش مراقبت خانگی با مشکلات بیشتری روبرو خواهیم بود. یعنی از طرفی با کارکنانتان و از طرف دیگر با افرادی ک به مراقبت نیاز دارند روبرو هستید. به همین جهت مدیریت در بخش کارکنان کمی سخت می شود. برای اینکه بتوانید مدیریت راحت تری داشته باشید؛ 4 مزایای اساسی سیستم حضور و غیاب را برایتان بررسی خواهم کرد. این موارد عبارتند از:

1. دستیابی به سیستم از طریق هر جستجوگر اینترنتی

برای مدیرانی که در شهر های مختلف خانه های مراقبتی دارند، بسیار مهم است که بتوانند بر تمام آنها نظارت داشته باشند. در نتیجه همیشه در جاده خواهند بود تا بتوانند نظارت و داده های اطلاعاتی خود را بروز نگه دارند. برای این دسته از مشاغل باید امکان ساده سازی در ارتباط و صرفه جویی در زمان مهیا شود. با توجه به مقاله ای، مشاغل کوچک ادعا کرده اند که 70% از ارتباط های ضعیف باعث بوجود آمدن کُندی در فعالیت های شما می شود. ابزار هایی وجود دارند که می توانند به شما کمک کنند؛ یعنی میتوانید در هر نقطه ی مکانی که باشید، با این سیستم ارتباط برقرار کرده و مشکل اصلی که رفت و آمد است، حل می شود.

2. سیستم بیومتریک از طریق اسکن کردن

با این نوع دستگاه حضور و غیاب می توانید پس از تعیین هویت کارکنان با یکی از ویژگی های فردی او مانند اثر انگشت یا … حضور او را ثبت کنید و به صورت داده به سیستم اصلی انتقال دهید. شاید برای بعضی ها این دستگاه یک مشکل غیر قابل حل محسوب شود؛ زیرا ثبت حضور کارکنان از طریق اسکن های فردی قالب جعل کردن و پارتی بازی نمی باشد، و می توانید اعتماد بیشتری را به خود جلب کنید. مدیرانی که خانه های مراقبتی زیادی دارند می توانند بدون حضور فیزیکی خود با استفاده از این دستگاه، نظارت بر کارمندان خود را دائمی و لحظه ای کنند. با انجام این کار در زمان صرفه جویی کرده اید و می توانید تمرکز خود را بر روی مسائل دیگری قرار دهید.

3. دقت در ثبت حضور و غیاب عامل افزایش ساعت کاری

دقتی که در این دستگاه وجود دارد باعث می شود تا بتوانید مزایایی را بدست آورید. مثلاً فردی که مسئولیت دارد تا: حضور، غیاب، تاخیر، انتقال داده ها و موارد مرتبط را انجام دهد، میتواند به مدت زیادی در تایم کاری خود به مدت یک روز، یک هفته یا یک ماه صرفه جویی کند. تمرکز مدیریت نیز بر مراکز مراقبتی که متعدد هستند، افزایش خواهد یافت. به این ترتیب می توانید مسیر رشد کسب و کار خود را فراهم کنید.

4. داشتن گزارش

فقط در زمانی که داده هایی منظم از ورود و خروج کارمندان داشته باشید، می توانید یک گزارش کامل و تحلیلی از وضعیت شرکت تهیه کنید. محصولات مجموعه ی ما میتوانند در تهیه ی این گزارش برای بهبود روند اداری در شرکت ها و در خانه های مراقبتی به شما کمک کنند.

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی می توانید حضور و غیاب کارمندانی که به جهت پرستاری به منازل اشخاص می روند را کنترل نمایید. با تعریف لوکیشن های مختلف و استفاده از اپلیکیشن تایمزی کارمندان شما می توانند ورود و خروج خود را ثبت نمایند و در آخر ماه از کارکرد آنها را محاسبه نمایید. جهت دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان تایمزی تماس بگیرید.