مزایای ردیابی زمان

آژانس های خلاق ایده ها و راه حل های بدیعی مانند ردیابی زمان یا ردیابی زمان را به مشتریان ارائه می دهند. اما مشکل این است که ایده های اصلی همیشه خود به خود به ذهن نمی آیند. اصولا پروژه ها ضرب الاجل های سختگیرانه ای دارند. بنابراین، شاید از خود بپرسید که آیا مدیریت موثر زمان می تواند به افراد خلاق کمک کند تا پروژه های نوآورانه خود را به موقع انجام دهند؟

ما با چندنفربا چندتیم مصاحبه کردیم. از آنجایی که تیم آنها از تایمزی برای ردیابی ساعات کار استفاده می کند، از آنها چند سوال پرسیدیم. ما پرسیدیم که چگونه ردیابی زمان به آنها کمک می کند تا کار خود را ساماندهی کنند؟ آژانس های خلاق از مسئله ردیابی زمان چه سودی می برند؟ 

بخش اول:

• کار در آژانس خلاق چگونه است؟

o یک روز عادی در یک آژانس خلاق

o سازماندهی پروژه ها و مشتریان

o سازماندهی گردش کار در آژانس خلاق

• چگونه ردیابی زمان می تواند به آژانس های خلاق کمک کند تا کار خود را بهبود بخشند؟

بخش دوم:

o ردیابی زمان، زمان بندی مناسب را تضمین می کند

o ردیابی زمان به شما کمک می کند تا به کار خود اعتبار ببخشید

o ردیابی زمان به شما کمک می کند تا پروژه های خود را اصلاح کنید

o ردیابی زمان به شما در تفویض اختیارات کمک می کند

• نتیجه گیری

کار در آژانس خلاق چگونه است؟

بگذارید با تعریف “صنعت خلاق” شروع کنیم.

طبق فرهنگ لغت کمبریج، صنعت خلاق یا فرهنگی: «مبتنی بر کاری است که در آن ایده‌های اصیل مانند کار در هنر یا رسانه و البته در طراحی نرم‌افزار رایانه و غیره مهم هستند». بنابراین، اصالت در این صنعت به مانند آژانس خلاق نقش تعیین کننده ای دارد.

برای درک بهتر از فرآیند ساده سازی کار در آژانس های خلاق از تیم ها چند سوال پرسیدیم.

یک روز عادی در آژانس خلاق

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، یک آژانس خلاق چندین بخش دارد، هر تیم روی سه یا چهار پروژه کار می کند. علاوه بر این، آژانس های خلاق هر هفته روی یک یا دو پروژه جدید کار می کنند.

از همین رو، از تیم ها پرسیدم که میانگین کاری آنها در شرکت چگونه است.

“یک روز استاندارد برای افراد تیم به این شکل است که وارد آژانس می شوند و بلافاصله در تایمزی زمان ورود خود را ثبت می کنند. ما همه موضوعات مرتبط  و هر چیزی که با مشتری مرتبط است را تحت نام مشتری مربوطه داریم.”

 که تیم طراحی حداقل یک فایل گرافیکی در روز تولید می‌کند. اگر کاری هفتگی باشد، تیم تولید ویدیو هفته ای یک بار را به فیلمبرداری یا عکاسی اختصاص می دهد. در مورد کارهای ماهانه نیز تیم توسعه وب، کار وب سایت را انجام می دهد.

سازماندهی پروژه ها و مشتریان

آژانس های خلاق معمولا با چندین مشتری سر و کار دارند و روی پروژه های متعددی کار می کنند. آژانس ها بسته به یک پروژه، ممکن است تنها یک نوع محتوا ایجاد کنند. آژانس های خلاق پست شبکه های اجتماعی یا وب سایتی جدید را برای یک مشتری خاص تهیه و تولید می کنند.

 وقتی پای آژانس بازاریابی در میان باشد، شرکت آنها کمپین های زیادی را تشکیل می دهند. به همین ترتیب، مشتریان بسته ی منسجم رسانه ای مناسب خود را دریافت می کنند. استراتژی های بازاریابی یکپارچه نسبت به استراتژی های رسانه ای منفرد می تواند مخاطبان گسترده تری داشته باشد. بنابراین، چنین محصولی نیاز به همکاری در یک تیم و همراهی تیم های مختلف دارد. علاوه بر این، تیم ها معتقدهستند که این رویکرد کلی، نقش مهمی در موفقیت شرکت دارد:

«داشتن یک استراتژی و فرآیند قوی به تولید خلاقانه و یکپارچه کمک می کند. این امر نتیجه نهایی را بسیار قدرتمندتر و به یاد ماندنی تر می نماید. کار با تیمی از بخش‌های مختلف مانند انیمیشن، ویدئو، وب و گرافیک می‌تواند چالش برانگیز باشد. اما استراتژی این است که همه چیز منسجم باشد آن هم در حالی که چیزی نیز از قلم نیفتد.”

بنابراین، راه اندازی پروژه جدید در آژانس چگونه به نظر می رسد؟  این فرایند را اینگونه توصیف می شود:

«معمولاً، اگر پروژه کوچک‌ باشد،مدیرمحصول تمام مراحل انجام آن را به عهده میگیریم، اما اگر پروژه ی بزرگی باشد و نیاز به خلاقیت نیز داشته باشد می بایست از تیم آژانس خلاق استفاده کنیم. از همین رو با مشتری می نشینیم و با آنها مصاحبه می کنیم تا در مورد اهداف، مأموریت و شرکت آنها اطلاعات بیشتری کسب کنیم. سپس به تنهایی و جداگانه تمام آن اطلاعات را روی هم میریزیم. بعد دور هم جمع می شویم و طوفان فکری به راه می اندازیم، اصول زیبایی‌شناسی را در نظر میگیریم، اصول کارگردانی تصاویر را مشخص می‌کنیم و در آخر به سمت تولید می‌رویم.»

بنابراین، برای اطمینان از اینکه پروژه ها به خوبی اجرا شوند، آژانس با مشتریان در طول فرآیند تولید و همچنین جلسات ایجاد خلاقیت، ارتباط برقرار می کند. هنگامی آژانس تمام اطلاعات ضروری در مورد مشتری و اهداف او را جمع آوری کرد، نوبت به جلسات طوفان فکری در تیم های مختلف می رسد.

سازماندهی گردش کار در آژانس خلاق

 برای سازماندهی و مولد ماندن، CPS را در آژانس خلاق توسعه داده اند. CPS استاندارد تولید خلاقانه است که برای اهداف داخلی استفاده می‌شود. این استاندارد شامل کلیه وظایف حیاتی برای هر تیم با موقعیت خاص در شرکت می باشد.

به عنوان مثال، داون یک مدیر استودیوی CPS دارد که وظایف وی به شرح زیر است:

• توافق با مشتری،

• مظنه دادن،

• قرارداد بستن،

• راه اندازی مدیریت پروژه دیجیتال و راه اندازی سرور، 

• معرفی تیم به مشتری.

علاوه بر این، هر آژانس خلاق، CPS مخصوص به خود را دارد که معمولاً از موارد زیر تشکیل می شود:

• مرحله 1: ارتباط با مشتری،

• مرحله 2: پیش نویس،

• مرحله 3: ارسال پیش نویس به مشتری،

• مرحله 4: گرفتن بازخورد و

• مرحله 5: دریافت طرح نهایی شده.

پس از انجام این مراحل، آژانس ها منتظر می مانند تا مشتری دوباره کار خود را بررسی کند. در صورت نیاز، آژانس خلاق اصلاحات لازم را انجام می دهد و سپس طرح نهایی به مشتری ارائه می شود.

همانطور اشاره می کند:

“این امر مثل یک نقشه برای کار شما است. بنابراین، اگر این راهنما را دنبال کنید، همه چیز خوب پیش می رود.”

بسته به کار تیم، CPS ممکن است شامل برخی از موارد دیگر نیز باشد. به عنوان مثال، سندی وجود دارد که برای بخش بصری، مواردی مانند عکسبرداری و مجوزها را در بر میگیرد. در مورد تیم توسعه نیز، CPS شامل ساخت یک ماکت است.

چگونه ردیابی زمان می تواند به آژانس های خلاق کمک کند تا کار خود را بهبود بخشند؟

به گفته تیم ها، گرچه مدیریت زمان دست کم گرفته شده است اما در تولید خلاق بسیار مهم می باشد. بیایید نگاهی دقیق‌تر به مزایای ردیابی زمان در صنعت خلاق داشته باشیم.

ردیابی زمان، زمان بندی مناسب را تضمین می کند

بدون مدیریت مناسب زمان، آژانس های خلاق ممکن است توجه خود را روی کارهای بی اهمیت متمرکز کنند. تیم ها این موضوع را این گونه توضیح می دهد:

«آژانس های خلاق زمان زیادی را صرف یک پروژه کم ارزش می کنند. آنها با غفلت از پروژه های با ارزش در حقیقت زمان را به خوبی مدیریت نمی کنند. آن‌ها این چالش را دوست دارند و از دیدن تعداد پروژه‌هایی که می‌توانند در طول روز یا هفته انجام دهند، لذت می‌برند.»

بنابراین، افراد خلاق در روال کاری خود چه چیزی را باید تغییر دهند؟ آنها باید ردیابی زمان یا ردیابی زمان را شروع کنند.

در تیم طراحی گرافیک، همه کارکنان زمان شروع کار خود را ثبت می کنند. انها میگوید که تایمزی به او کمک کرده تا برای کارها زمان بندی مناسب داشته باشد. همین مسئله یک پنجره زمانی برای تکمیل کار به تیم می دهد. علاوه بر این، انها اضافه می کند که کارکنان از شفافیت در ردیابی زمان راضی هستند. اعضای تیم با این امر می توانند به ساعات زمان بندی شده نگاه کنند و در نتیجه احساس استقلال داشته باشند.

ردیابی زمان به شما کمک می کند تا به کار خود اعتبار ببخشید

وقتی از تیم ها در مورد ویژگی های مورد علاقه شان در تایمزی پرسیدم، هر دو با این پلتفرمردیابی زمان موافق بودند.

انها خاطرنشان می کند که در صنعت خلاق، گاهی اوقات تأیید زمان بندی دشوار است. به همین دلیل است که گزارش های تایمزی مفید هستند:

زمانی که گزارشی را ارائه می کنیم، مشتریان می توانند زمان ثبت شده، تعداد جلسات، بازبینی های درخواستی، کارگاه ها، و همه چیز را با یادداشت های دقیق و زمان صرف شده برای آن ها مشاهده کنند. با این کار معمولاً مشتری تحت تأثیر قرار می گیرد و دوست دارد که ما آن اطلاعات را پیگیری کنیم. این ابزار همه را مسئول نگه می دارد و هیچ حدس و گمانی در مورد هیچ کس وجود ندارد.»

بنابراین، ایجاد گزارش‌هایی از ساعات ثبت‌ شده، باعث ایجاد شفافیت می شود. شفافیت عنصری حیاتی برای ایجاد اعتماد بین شما و مشتریان است.

ردیابی زمان به شما کمک می کند تا پروژه های خود را اصلاح کنید

یکی دیگر از مزایای گزارش ها، جدای از اعتبارسنجی و پاسخگویی، این است که می توانید پروژه های خود را ارزیابی کنید. وقتی در مورد آژانس بازاریابی صحبت می کنیم، داون این مزیت را به این شکل تعریف می کند:

«در پایان هر پروژه، ما یک گزارش از تایمزی تهیه می‌کنیم. در این گزارش به این می‌پردازیم که چه چیزی بیش از بودجه و در کدام بخش از تولید بوده است. همچنین فکر می کنیم که چگونه می‌توانیم این ایده را برای آینده تغییر دهیم. ما در پایان هر پروژه تفکر انتقادی داریم و با خود می اندیشیم که چگونه دفعه بعد آن را بدون نقص انجام دهیم.”

انها معتقد هستند که گزارش عملکردی مهم ترین ویژگی در ردیابی زمان است:

“یک ویژگی بسیار عالی برای آژانس در حال رشد، ارائه گزارش در مورد تمام جزئیات است.”

علاوه بر پروژه‌ها، گزینه‌های دیگر تایمزی که برای تیم ها هایش مفید می‌دانند عبارتند از:

• نرخ های ساعتی: در این آژانس توسعه وب، بسته به سفارش مشتری، محدوده های قیمت متفاوتی وجود دارد. بنابراین، تیم ها می توانند نرخ های ساعتی را در تایمزی برای هر مشتری سفارشی کنند.

• برچسب ها: استفاده از برچسب در این آژانس مفید است.  مزایای کلیدی برچسب‌ها را اینگونه توصیف می‌کند: «به عنوان کسی که پروژه را مدیریت می‌کند، اگر بخواهم هر بار فقط روی یک بخش تمرکز کنم، استفاده از برچسب‌ها خیلی به من کمک می کند.»

بنابراین، استفاده از ردیابی زمان برای ثبت ساعات کاری، اضافه کردن وظایف و جزئیات پروژه‌ها، می‌تواند به آژانس خلاق کمک کند تا پروژه‌ها را متناسب با چنین مواردی به انجام برساند.

ردیابی زمان به شما در تفویض اختیارات کمک می کند 

امروزه مدل کار ترکیبی یا جابجایی بین کار از راه دور و محل کار، برای بسیاری از سازمان‌ها امری رایج شده است. با توجه به پژوهش Accenture در سال 2021، 63٪ از شرکت های با رشد بالای اقتصادی این نوع مدل کار را در پیش گرفته اند.

آژانس بازاریابی مورد نظر ما نیز مدل ترکیبی دارد.   عادت کردن به کار از راه دور کمی زمان می برد، به همین دلیل بسیاری از افراد کاهش بهره وری را تجربه می کنند.

برای درک میزان بهره وری در طول روز، افراد باید ساعات کاری خود را ثبت کنند. بنابراین، آنها می فهمند برای کارهای خاص چقدر زمان نیاز دارند.

علاوه بر این اشاره دارد که ردیابی زمان تفویض اختیارات تیمی را از راه دور بهتر میکند:

«هنگامی که از راه دور کار می‌کنم، می‌توانم تمام کارهایی که افراد خلاق در تایمزی انجام می‌دهند را در زمان واقعی تماشا کنم. مثلا کسی که کار گرافیکی می‌کند، یا روی ویدیو کار می‌کند. اگر در تایمزی زمان ثبت وجود نداشته باشد می توانم بفهمم که آیا کارمندان دارند کار می کنند یا خیر؟»

دانستن اینکه چه کسی روی چه چیزی کار می کند، میزان مشغله کارمندان را مشخص می کند. بنابراین، اگر کاری فوری وجود داشته باشد، رهبر تیم می داند که چه کند.

نتیجه گیری

معمولاً مدیریت زمان در صنعت خلاق، دست کم گرفته می شود.

در ردیابی زمان، آژانس های خلاق می توانند اطمینان حاصل کنند که دارند وقت خود را صرف انجام پروژه های با ارزش می کنند. بنابراین، با ردیابی زمان، کارمندان راحت تر زمان بندی می کنند. علاوه بر این، آژانس های خلاق اغلب با قیمت گذاری مشکل دارند. با این حال، تینا و تیم او دریافتند که برای غلبه بر این مشکل، باید تمام جلسات، بازبینی ها و کارگاه ها را ثبت کنند. سپس به مشتریان، گزارش های دقیق ارائه دهند. بررسی چنین گزارش‌های دقیقی به تیم کمک می‌کند تا کار خود را در پایان پروژه ارزیابی کند. در نهایت، استفاده از ردیابی زمان به همه اجازه می‌دهد تا بفهمند چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند. بنابراین، با مدیریت و ردیابی زمان، آژانس های خلاق نه تنها قادر خواهند بود به طور موثر وظایف و پروژه ها را انجام دهند، بلکه روابط مثبتی را هم با مشتریان و همکاران خود خواهند داشت.