ردیابی زمان حضورغیاب کارمندان؛ بهترین روش‌های مدیریت کسب و کار

مدیریت صحیح زمان برای هر شرکت و سازمانی امری بسیار حیاتی است. تا حدی که بخش قابل توجهی از پیشرفت و موفقیت سازمان، به چگونگی مدیریت زمان اعضا برمی‌گردد. با توجه به نیاز سازمان‌ها و مراکز اداری به این سامانه‌ها، سیستم‌های بسیاری برای ردیابی زمان حضورغیاب طراحی شده‌اند. پردازش سریع اطلاعات برای پرداخت حقوق، تطبیق با قانون کار و اعمال قوانین حضور و غیاب از جمله‌ی مهم‌ترین وظایف سیستم‌های ردیابی زمان است. سیستم حضور و غیاب باید دارای رابط کاربری ساده و سرعت عمل بالا باشد. در غیر این صورت کار با آن کلافه کننده و دست‌وپا گیر می‌شود و در نهایت داده‌های خروجی غیر قابل اعتماد خواهند بود. لذا جهت افزایش بازدهی شرکت‌ها، مهم‌ترین راه‌هایی که می‌توان ساعات کاری کارکنان را ردیابی نمود، معرفی شده‌ است:

 

ردیابی زمان حضورغیاب کارمندان دورکار با اپلیکیشن حضور و غیاب موبایل

یکی از مشکلاتی که اکثر شرکت‌ها با نیروهای دورکار خود دارند، بازدهی پایین آنان است. به خصوص در شرایط پاندمی کنونی که اکثر سازمان‌ها ناچارند از سیستم دورکاری استفاده کنند، سیستم‌های ردیابی زمان حضورغیاب اهمیت بیشتری یافته است. مدیریت زمان کارمندان در چنین شرایطی دشوار است. اما با وجود اپلیکیشن حضور غیاب موبایل این امکان فراهم شده است. یکی از این سیستم‌ها، موقعیت‌یاب GPS یا (Global positioning satellite) است که غالبا بر روی تلفن‌های همراه وجود دارد؛ این سیستم موقعیت مکانی کارمندان و جابجایی آنان را به کارفرما اطلاع می‌دهد. 

 

استفاده از دستگاه ثبت الکترونیکی

سیستم‌های احراز هویت که با id افراد را شناسایی می‌کنند، نمونه‌ی پیشرفته‌تری از سیستم‌های کارت‌خوان قدیمی است. در این سیستم‌ها به جای استفاده از کارت عضویت، از یک رمز تعیین شده برای ثبت ورود و خروج استفاده می‌شود. داده‌های ثبت شده به صورت خودکار برای رایانه‌ای که ساعات حضور کارمندان در آن محاسبه می‌شود، ارسال می‌گردد. به این ترتیب ردیابی زمان حضورغیاب کارمندان ساده‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود. 

 

ردیابی زمان باید دقیق و بدون خطا باشد

بهترین روش برای ردیابی زمان حضورغیاب کارمندان برخورداری از سیستمی است که روند ضبط زمان را ساده‌تر کند. به عبارتی، اطلاعاتی که برای پرداخت حقوق، ثبت مرخصی و سایر گزارشات نیاز است، باید با دقت بالا و سرعت مطلوبی پردازش شوند. سیستم‌هایی که به طور دستی حضور و غیاب کارمندان را ثبت می‌کنند، دارای خطاهای بسیاری هستند. این خطاها و اشتباهات کنترل و ردیابی زمان را دشوارتر می‌کنند. از این رو لازم است در سازمان‌ها از سیستم‌های نوین ردیابی استفاده شود. 

 

سیستمی حضور و غیاب برای انطباق با قوانین داشته باشید

برای اجرای قوانین سازمانی ردیابی دقیق زمان نیاز است. استفاده از یک سیستم خودکار جهت ردیابی زمان، خطاهای احتمالی را به حداقل می‌رساند و از عدم رعایت قوانین جلوگیری می‌کند. همچنین اجرای دقیق‌تر فوانین منجر به کاهش هزینه‌ها و خسارت‌ها می‌شود.

 

نرم افزارهای محبوب‌تری را برای حضور و غیاب انتخاب کنید

به منظور استقبال بیشتر کارمندان، از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که در نظر آنان محبوبیت بیشتری داشته باشد. سیستم‌هایی که اجازه دسترسی کارمندان به وضعیت خود را می‌دهد، مورد استقبال بیشتری قرار می‌گیرد. اطلاعاتی همچون وضعیت مرخصی، حقوق و مزایا و … در پورتال سامانه حضور غیاب قابل دسترسی است. این اطلاعات کارمندان را تشویق می‌کند از نرم افزار حضور غیاب استفاده کنند.

 

فناوری‌های پیشرفته بیومتریک به امنیت بالاتر مجموعه کمک می‌کند

داده‌های بیومتریک از امن‌ترین سیستم‌های احراز هویت هستند. کارت‌های بارکد دار، id و .. هریک یه شکلی قابل سرقت هستند. درحالی که دستگاه‌های قفل اثر انگشت، قفل عنبیه چشم و انواع دستگاه تشخیص چهره به هیچ عنوان قابل سرقت اطلاعاتی نیستند. چرا که مشخصات بیومتریک برای هر شخصی منحصر بفرد هستند و نمی‌توان آن را کپی یا سرقت نمود. شرکت‌هایی که علاوه بر مدیریت زمان نیازمند کنترل دسترسی به بخش‌های مختلف دارند، از این سیستم‌ها بیشتر استفاده می‌کنند. 

از محتوای مطالب فوق چنین برداشت می‌شود که برای ردیابی زمان حضورغیاب کارمندان باید سیستمی انتخاب کنید که از قابلیت‌های فوق و مزایای دیگری برخوردار باشد. در این صورت است که از عملکرد دقیق آن لذت خواهید برد.