انطباق و قدرت اطلاعات: چرا یک نرم افزار حضور و غیاب خوب اهمیت دارد؟

یک سیستم تاثیرگذار در نرم افزار حضور و غیاب برای اداره یک شرکت تجاری موفق ضروری است. در واقع، می توان گفت تقریباً غیرممکن است که یک کسب و کار بدون این نرم افزار به فعالیت خود ادامه بدهد. هنگامی که تمامی ماژول‌ها به درستی انجام وظیفه کنند، ثبت سوابق می تواند یکی از ارزشمندترین ابزارهای مدیریت و نظارت موسسه شما باشد. نرم افزار حضور و غیاب به ویژه برای مدیریت اطلاعات کارکنان حائز اهمیت است. در نتیجه، این وظیفه ای است که در فعالیت‌های بخش های مختلف منابع انسانی نقش اصلی را ایفا می کند.
به همین دلیل آگاهی تمامی پرسنل مدیریت منابع انسانی از محتویات و اجزاء سیستم نگهداری بسیار مهم است. در ابتدا، کارمندان باید کلی‌ترین ویژگی‌های ثبت اطلاعات با کیفیت را درک کنند. سپس، هر یک از آن‌ها باید چنین دانش عمومی را به هنگام تولید و دسترسی به مستندات خاص شرکت به کار گیرند. به محض این که چنین اتفاقی رخ دهد، این افراد دانش و توانایی لازم برای پیروی از قوانین محلی، ایالتی و بالطبع آن فدرال را خواهند داشت.
ما در بخش های بعدی از یک روش مشابه پیروی خواهیم نمود. نخست، در مورد عناصر موثر نرم افزار حضور و غیاب و نگهداری پرونده بحث می کنیم. سپس، قوانین مربوط به مدیریت اطلاعات کارکنان را مرور نموده و در نهایت، دلایل دیگری را ارائه می دهیم که نشان دهنده اهمیت نگهداری با کیفیت پرونده ها و سیستم گزارش کارکرد است.

مبانی یک نرم افزار حضور و غیاب

سیستم نرم افزار حضور و غیاب، متد‌هایی است که یک موسسه برای تجمیع، مدیریت و دسترسی به اطلاعات ضروری در اختیار دارد.
نحوه عملکرد این سیستم ها در موسسات مختلف متفاوت است، اما موثرترین این نرم افزارها عموما دارای پنج ویژگی مشترک هستند:
۱. این مجموعه به وسیله گروهی از پرسنل منابع انسانی طراحی و نگهداری می شوند.
۲. همین گروه سیستم را در صورت نیاز به روز رسانی کرده و ممیزی های لازم را به صورت منظم انجام می دهد.
۳. این سیستم حول یک راهبرد ثبت و نگه داری صدا طراحی شده است.
۴. پیروی از راهبرد نرم افزار حضور و غیاب و ثبت اسناد ساده بوده و به راحتی توسط پرسنل جدید قابل تکرار است.
۵. این راهبرد شامل پروتکل هایی جهت مدیریت امنیت، دسترسی و حفاظت است.
مجموعه این دستورالعمل ها برای طراحی یک سیستم گزارش کارکرد خوب مهم هستند. اما برای حفظ تاثیرات  آن در بلند مدت باید بیشتر پیش بروید.

هشت روش ارتقا سابقه به سطح بعدی

مجموعه دستورالعمل های فوق نمایش دهنده مراحل اولیه دسترسی به راه حل های نگهداری پرونده در یک سیستم حضور و غیاب است. در حال حاضر ما آمادگی داریم تا در محدوده بیشتری پیش برویم. در ادامه هشت ویژگی دیگر وجود دارد که یک سیستم ذخیره سازی پرونده باید آن ها را دارا باشد، زیرا این امر برای بالا بردن سطح ارزش داده هایی است که برای حفظ آنها طراحی شده است:
۱. یک سیستم گزارش کارکرد خوب ثبت اسناد باید بتواند تمام اطلاعات مربوط به فعالیت‌های تجاری یک شرکت را ضبط و نگه داری کند.
۲. در عین حال باید قابلیت سازماندهی اطلاعات را به نحوی داشته باشد که با رویه های کسب و کار شرکت هماهنگ باشد.
۳. سوابقی که مدیریت شده و ذخیره شده اند بدون مجوز امنیتی قابل تغییر، انتقال یا از بین رفتن نیستند.
۴. پرسنل مربوطه شرکت باید بتوانند از سیستم به عنوان منبع اصلی اطلاعات شرکت خود استفاده کنند.
۵. سیستم باید اجازه بازرسی آسان را با ردیابی روشنی از هرکسی که یک پرونده معین را مشاهده کرده یا تغییر داده است، بدهد.
۶. همچنین باید به پرسنل مجاز دسترسی آسان به کلیه سوابق را بدهد.
۷. یک سیستم تاثیر گذار نرم افزار حضور و غیاب باید تحت نظارت مجموعه ای از سیاست های از پیش تعیین شده عمل کند.
۸. این سیاست ها می بایست تمامی مسئولیت‌های مربوط به نگهداری سیستم و تکنیک های استاندارد مدیریت صحیح آن ها را پوشش دهد.
از دستورالعمل های موسوم به “سطح بعدی” پیروی کنید تا یک سیستم ثبت ایده آل برای موسسه خود ایجاد کنید. در مرحله بعدی، ما نگاهی به پیچیدگی های موجود در نگهداری پرونده ها خواهیم داشت.

ثبت الزامات نگهداری در سیستم حضور و غیاب برای مشاغل

قوانین ثبت کارکنان در سطوح مختلفی مانند محلی،  ایالتی و فدرال وجود دارد. این قوانین برای تامین امنیت کارفرمایان و کارکنان در مقابل عملکرد های غیر اداری در محل کار وضع شده است. عدم رعایت این مقررات از سوی هر عنوان شغلی می تواند نتایج منفی زیادی به دنبال داشته باشد. در صورت هر گونه نقض این مقررات،  کارفرمایان خود را در برابر مجازات، جریمه و دعاوی فسخ قراردادها خواهند دید.
به عنوان یکی از پرسنل مدیریت منابع انسانی، شما مسئول حصول اطمینان از مطابقت عملکرد مجموعه شرکت با این قوانین هستید. در واقع، رعایت آن ها باید نقطه تمرکز نرم افزار حضور و غیاب و ساختار زیربنایی آن باشد. در غیر اینصورت، سریعا اقدام به انطباق پروتکل ها در سیستم بنمایید. به منظور کمک به شما در انجام این فرایند، ما به سوالات کلیدی در مورد الزامات یک سیستم نگهداری پرونده پاسخ می دهیم.

چه نوع سوابق کارمندی را باید نگه دارید؟

این موضوع بستگی به وضعیت یک کارمند مشخص دارد. قانون استانداردهای کار منصفانه (FLSA) پرسنل را به دو گروه بدون معافیت و شامل معاف تقسیم می کند. چندین معیار مختلف بر این دو وضعیت کارمند تأثیر می گذارد،  اما در ادامه سلسله قوانینی در دسترس است که هر دو گروه از  آن تبعیت می کنند.

سوابق ویژه کارکنان بدون معافیت

از الزامات مربوط به حفظ سوابق توسط کارفرما با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب چنان است که کارفرمایان اطلاعات مربوط به کارکنان را به شکل های زیر ثبت و نگهداری کنند: • نام کامل کارمند و همچنین شماره تأمین اجتماعی • جنسیت و شغل کارمند • برای پرسنل زیر ۱۹ سال،  کارفرما باید تاریخ تولد خود را ثبت کند • نحوه پرداخت حقوق کارمند (به صورت هفتگی، دو هفته ای و غیره) • اطلاعات مربوط به هفته کاری: روز و ساعت شروع آن • تعداد کل ساعاتی که یک کارمند در روز کار می کند • تعداد دقیق ساعات کار در هفته • نرخ دستمزد پرسنل • کل حقوق هفتگی یا روزانه غیر اضافه کاری که کارمند دریافت می کند • میزان حقوق اضافی که یک کارمند در طول هفته کاری به دست می آورد • کارفرمایان باید هرگونه حقوق اضافی که کارمند دریافت می کند و همچنین کسور را ثبت کنند • مبلغ کل دستمزد به دست آمده در طول هر دوره پرداخت حقوق • تاریخ پرداخت و مدت زمان دقیق پرداخت آن

معافیت سوابق کارکنان

برای کارکنان دسته دارای معافیت،  فقط باید این سوابق نگهداری گردد: • نام کامل کارمند • آدرس کارمند • شغل و جنسیت • روز و ساعت شروع هفته کاری • مجموع دستمزد به دست آمده برای هر دوره حقوق • تاریخ پرداخت و دوره پرداخت تحت پوشش

چه مدت باید سوابق کارمندان را نگه دارید؟

در اینجاست که همه چیز مقداری پیچیده تر می شود. مدت زمان مورد نیاز برای ثبت یک پرونده در نرم افزار حضور و غیاب بستگی به نوع اطلاعاتی دارد که در آن موجود است. در اینجا نیز قوانینی وجود دارد که بر ده نوع مختلف اطلاعات کارمندان حاکم است:
۱. قانون فدرال از کارمندان می خواهد که تمام سوابق استخدام را به مدت یک سال نگه دارند. این دسته شامل درخواست های پرسنل، رزومه ها و سایر اسناد مربوط به روند استخدام است.
۲. کارفرمایان باید فرم های ۱-۹ را به مدت سه سال پس از استخدام کارمند یا به مدت یک سال پس از پایان کار آنها (هرکدام که دیرتر فرابرسد) نگهداری کنند.
۳. حداقل شرایط برای اطلاعات حقوق و دستمزد سه سال است. اما بسیاری از شرکت ها اطلاعات حقوق و دستمزد را تا پنج سال آرشیو نموده و نگه می دارند.
۴. سوابق جدایی از مجموعه باید حداقل پنج سال پس از خاتمه کارمند نگهداری شود. این به شما کمک می کند تا با دغدغه های اشتباهات احتمالی در فسخ  قرارداد‌ها مواجه شوید.
۵. کارفرمایان باید سوابق مزایای بازنشستگی را تا مدت شش سال پس از ترک کارمند نگه دارند.
۶. سوابق قانون مرخصی پزشکی خانواده: هنگامی که کارمندی هر مقدار زمان مرخصی FMLA را درخواست می کند، کارفرما باید مدارک مربوطه را برای سه سال پس از پایان کار حفظ کند.
۷. قوانین OSHA حکم می کند که کارفرمایان باید سوابق آسیب دیدگی و صدمات کارکنان را برای پنج سال پس از پایان کار حفظ کنند.
۸. سوابق مالیاتی: سرویس درآمد داخلی پیشنهاد می کند که کارفرمایان سوابق مالیاتی کارکنان را به مدت چهار سال در پرونده نگه داری کنند. این مورد شامل فرم W-2 و W-4 همچنین کل دستمزد است.
۹. سوابق آزمایش مواد مخدر: به طور معمول، سوابق آزمایش مواد مخدر به عنوان بخشی از فرایند استخدام در نظر گرفته شده و باید حداقل برای یک سال نگهداری شود. این مدت را برای هر شغلی که مربوط به صنعت حمل و نقل باشد به پنج سال افزایش می دهند.
۱۰. پیمانکاران مستقل: بسته به اینکه با چه کشوری تبادل اطلاعات صورت بگیرد،  قراردادهای شخص ثالث باید بین ۳-۵ سال حفظ شود.

اهمیت ثبت اسناد در نرم افزار حضور و غیاب

بدیهی است که مسائل مربوط به انطباق اسناد به تنهایی کافی است تا نشان دهد که چرا نگهداری با کیفیت اطلاعات مهم است. اما چندین دلیل دیگر برای روشن شدن اهمیت این موضوع وجود دارد. در اینجا با بحث  درباره چند مورد از مهمترین آنها مطلب را پایان می رسانیم.
اهمیت افزوده نرم افزار حضور و غیاب تا حد زیادی از قابلیت های اطلاعات موجود ناشی می شود. برای اکثر موسسات، اطلاعات یکی از مهمترین دارایی ‌ها محسوب می‌شود. هر روز و هر ساعت که فعالیت می‌کنید، اطلاعات بی نظیری در حال جمع آوری است. این داده های به دست آمده در تمامی زمینه های تجارت شما است،  لیکن به یک نکته مهم توجه داشته باشید که تنها از طریق سوابق دقیق می توانید از آن اطلاعات به نفع خود استفاده کنید.
نخست اینکه، در یک نرم افزار حضور و غیاب داده های مبتنی بر تاریخ و دقیق، شما را در گرفتن تصمیمات تجاری درست یاری می کند. همچنین کمک می کند تا پروژه های فعلی را با نمونه های انجام گرفته در گذشته مقایسه کنید. با دسترسی به اطلاعات مناسب، مواردی چون تجزیه و تحلیل هزینه و سود بسیار دقیق تر انجام خواهد شد. در نتیجه، ایده های بهتری برای سوددهی یک پروژه مشخص در اختیار شما خواهد بود.

سخن پایانی

همچنین با به کارگیری سیستم نگهداری مناسب سوابق و گزارش کارکرد، می توانید اطلاعات بهره بردن از روال ها و فرایندهای دقیق را نیز ذخیره کنید. این ابزار به شما امکان می دهد تا راهبرد های کاهش هزینه ها و تخصیص بهینه تر منابع را در نظر داشته باشید. همچنین اطلاعات ثبت شده در آرشیو، قادر به تقویت خلاقیت و نوآوری است. در نهایت،  قدرت اطلاعات در طول زمان در خود سیستم ایجاد می شود. این قابلیت می‌تواند شما را در پیکربندی و تغییر انواع سیستم های مهم کسب و کار  یاری کند. چنین سیستم های تجاری بهینه سازی شده، مسلما اطلاعات بیشتری را به همراه خواهند داشت. زمانی که این اتفاق رخ داد، کارآیی موسسه جهش های زیادی در پی خواهد داشت.

نرم افزار حضور و غیاب خوب بخش مهمی از موفقیت سازمان ها و شرکت ها را در برمی گیرد. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تایمزی می توانید بهره وری کارمندان و موفقیت را افزایش دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

سایر مقالات

سیستم ردیابی متقاضی

هر آنچه که در مورد Applicant Tracking System (ATS) باید بدانید

احتمالا بدون استفاده از یک Applicant Tracking System (ATS) نتوانید حدس بزنید که استخدام کارمندان جدید برای شرکتتان چقدر طول می‌کشد. همه ما می‌دانیم که تعویض پرسنل می‌تواند تاثیرات زیادی بر نتیجه کسب و کارها داشته باشد. استخدام کارمندان جدید نیز، هم از نظر

ادامه مطلب »
مدیریت حقوق و دستمزد در کسب و کارهای کوچک

نحوه مدیریت حقوق و دستمزد در کسب و کارهای کوچک

مدیریت حقوق و دستمزد یک فرآیند پیچیده است که باید از ابتدا به انجام آن اهتمام ورزید. مدیریت حقوق و دستمزد در کسب‌وکارهای کوچک و  استرس‌زا اهمیت دارد، چرا که  نیازمند آگاهی مقررات و قوانین بسیار زیادی است. علاوه بر این، شما معیشت همه

ادامه مطلب »

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا