شکی نیست که بهره وری کلید موفقیت هر کسب و کاری است. یکی از بهترین راه ها برای افزایش بهره وری سازمانی، سرمایه گذاری بر روی ابزارهایی است که بهره وری کارکنان را افزایش می دهد. از جمله این ابزارها می توان به نرم افزار حضور و غیاب و کنترل تردد اشاره کرد که با مدیریت زمان، کاهش وظایف اداری و خطای انسانی به بهبود بهره وری کمک می کند. در این مقاله در مورد تاثیر نرم افزار حضور و غیاب و کنترل تردد بر بهره وری سازمان های کوچک و بزرگ صحبت خواهیم کرد.
حتما بخوانید: حضور و غیاب و تردد با موبایل (لوکیشن)
کنترل منابع انسانی و حضور و غیاب
در دنیای امروز، همه احساس می کنند که بیش از حد کار می کنند و مشغول هستند. کارمندان در صورتی که ابزار کنترل و مدیریت زمان خود را نداشته باشند، به راحتی از ساعت کاری خود غافل می شوند، دیر به محل کار می آیند، زودتر می روند، ناهار را به تاخیر می اندازند و وقت خود را تلف می کنند. این بخشی از طبیعت انسان است. گاهی اوقات حجم کاری بیش از حد به این معناست که مدیران فرصت کنترل و نظارت بر زمان کارمندان را ندارند. در هر صورت عدم مدیریت زمان منجر به کاهش بهره وری کارکنان و در نتیجه کاهش سازمان می شود. اینجاست که نرم افزار حضور و غیاب برای نجات سازمان می آید.
حتما بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب اندروید
ایجاد نظم به کمک حضور و غیاب
در سازمان های بزرگ با کارکنان زیاد، در غیاب سیستم کنترل تردد، کارمندان به راحتی می توانند از ساعات کاری خود غافل شوند یا زمان زیادی را در تعطیلات بگذرانند. آنها فکر می کنند 10 دقیقه استراحت به جایی نمیرسد اما اگر این 10 دقیقه را در تعداد کارمندان و روزهای کاری در سال ضرب کنیم، عدد بزرگی به دست می آید که در واقع این عدد هزینه هایی است که کارفرما می پردازد. از آنجایی که درک این تصور بزرگ‌تر برای هر فردی ممکن است آسان نباشد، بهترین راهکار برای این عادت استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب و سیستم کنترل تردد است. ضمناً اطلاعات به دست آمده از طریق استفاده از این نرم افزارها قابل اعتمادتر بوده و در نتیجه اقدامات انضباطی و کیفری مبتنی بر آنها نیز مؤثرتر خواهد بود.
حتما بخوانید: آیا دستگاه حضور و غیاب ارزان مناسب است؟
مدیریت آسانتر زمان
هر جا اندازه گیری وجود داشته باشد، نتایج بهبود می یابد. در بسیاری از موارد، تنها دلیلی که کارمندان نمی توانند زمان خود را به طور موثر مدیریت کنند، نداشتن ابزار آسان برای استفاده است. استفاده از صفحات گسترده دستی یا فایل های اکسل چندان کارآمد نیست. شما به یک فرآیند ساده نیاز دارید تا کارکنان را وادار کنید زمان خود را مدیریت کنند و به موقع بمانند.
خطای انسانی و دزدی زمان
در بسیاری از موارد ثبت دستی ساعات حضور باعث خطا و ضرر می شود. در تجارت امروزی، روش های قدیمی ثبت دستی، به ویژه در سازمان های در حال رشد، جایی ندارد. به جز خطاهای اجتناب ناپذیر، این سیستم ها و روش ها امکان جعل و سرقت زمان را فراهم می کنند. دزدی زمان یکی از رایج ترین مشکلات مرتبط با مدیریت زمان کارکنان است که هزینه های زیادی را برای کارفرما به همراه دارد. شکل اصلی دزدی زمان زمانی رخ می دهد که کارمندان کارت خود را عوض می کنند. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب بیومتریک یا سیستم کنترل تردد می توانید به راحتی این گزینه را از حضور و غیاب هایی که دوستان به یکدیگر می دهند حذف کنید.
کاغذبازی اداری
جمع‌آوری زمان‌های ورود و خروج، برنامه‌ریزی زمان‌بندی، ایجاد تغییرات، ویرایش و تأیید ساعت کاری در هر ماه زمان زیادی از سازمان می‌گیرد. البته اگر می خواهید این کار را بدون استفاده از نرم افزار حضور و غیاب انجام دهید.
کاهش غیبت
در مشاغل کوچک، غیبت کارمند بسیار مهم تلقی می شود. با این حال، این مشکل در شرکت های بزرگ تأثیر بیشتری دارد، زیرا ردیابی حضور و غیاب کارکنان دشوارتر و پرهزینه تر است. اجرای سیاست های حضور و غیاب کارکنان در سازمان های بزرگ به همان اندازه دشوار است و این مشکل می تواند نتیجه معکوس داشته باشد و میزان غیبت کارکنان را افزایش دهد. اینجاست که نرم‌افزار حضور و غیاب به کارفرما کمک می‌کند تا با ایجاد یک خط‌مشی محکم و روشن، غیبت کارکنان را کاهش دهد. وجود یک سیستم یکپارچه و ملی از یک طرف کارکنان را تشویق می کند تا از تاخیر جلوگیری کنند و از طرف دیگر به آنها امکان می دهد برنامه کاری خود را تنظیم کنند و درخواست های خود را راحت تر تنظیم کنند.
ردیابی زمان
نرم افزار حضور و غیاب به کارمند و کارفرما این امکان را می دهد که به سوابق ساعات حضور و غیاب، زمان ورود و خروج، مرخصی، کسر و اضافه کاری بلافاصله و بدون معطلی دسترسی داشته باشند. یکی از مزایای این قابلیت این است که در صورت وجود خطا یا مغایرت، بلافاصله از طریق فرآیندهای مربوطه مشکل برطرف می شود و بنابراین در پایان ماه و در زمان پرداخت حقوق، نیازی به هزینه نیست و زمان زیادی برای اصلاح مغایرت ها نیاز نیست. از طرفی مدیران آنها یا تیم منابع انسانی می توانند به راحتی بر عملکرد کارکنان نظارت کنند. به این ترتیب به راحتی می توان از لیست کارمندانی که اغلب زودتر از موعد مقرر محل کار را ترک می کنند یا کسانی که بیشترین مرخصی یا کسر از کار را داشته اند، گزارش تهیه کرد..
نرم افزار حضور و غیاب و کنترل تردد در سازمان های کوچک
امروزه سازمان‌های بزرگ سرمایه‌گذاری زیادی روی ابزارهای مختلف بهره‌وری کارکنان از جمله نرم‌افزار حضور و غیاب، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد یا نرم‌افزار HRMS کاهش کاغذبازی و صرفه‌جویی در زمان که به بهبود بهره‌وری کمک می‌کنند، انجام میدهند . اما در سازمان های کوچک با توجه به هزینه‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری به‌دلیل کمتر بودن تعداد کارکنان، مفید بودن استفاده از این ابزارها جای تردید است.
با اندکی تأمل در موارد ذکر شده در خصوص سیستم های حضور و غیاب و کنترل تردد، روشن می شود که بسیاری آنها همچنین برای سازمان های کوچک معتبر هستند. از سوی دیگر، در طول تاریخ، جایگزینی روش‌های دستی انجام کار با فناوری، همواره به پیشرفت منجر شده است. حتی اگر سازمان کوچک مورد نظر یک استارت آپ باشد، دسترسی به سوابق حضور و غیاب یک کارمند با یک کلیک برای مدیر بسیار مفید خواهد بود. علاوه بر این، در یک سازمان کوچک کنترل شرایط ایجاد بهره وری اهمیت بیشتری دارد، زیرا تأثیر هر یک از کارکنان به دلیل تعداد کمتر، در بهره وری بیشتر است.
