همه چیز درباره نرم افزار حضور و غیاب

نرم‌ افزار حضور و غیاب یک ابزار کاربردی و حیاتی در مدیریت منابع انسانی سازمان‌هاست که به منظور ثبت و نظارت بر حضور و غیاب کارکنان به کار گرفته می‌شود. این نرم‌افزارها از تکنولوژی‌های مدرن و امکانات جدید برای ذخیره سازی اطلاعات مربوط به حضور و غیاب، مدیریت تاخیرها، مرخصی‌ها و تعطیلات کارکنان استفاده می‌کنند. در ادامه به تشریح همه چیز درباره نرم افزار حضور و غیاب پرداخته خواهد شد. با استفاده از این ابزار، سازمان‌ها قادرند به بهبود کارایی و افزایش دقت در مدیریت زمان کارکنان بپردازند. همچنین، این نرم‌افزارها به مدیران امکان مشاهده گزارشات دقیق و تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصل از حضور و غیاب را فراهم می‌کنند تا بتوانند تصمیمات بهینه‌تری در خصوص مدیریت منابع انسانی و تخصیص وظایف انجام دهند.

نرم افزار حضور و غیاب چیست ؟

نرم افزار حضور و غیاب همانطور که از نام آن پیداست وظیفه ثبت آمار مربوط به حضور و غیاب کارکنان را بر عهده دارد. با استفاده از بهترین نرم افزار حضور و غیاب می توانید تمامی آمار مربوط به زمان ورود و خروج کارکنان را در سیستم خود ذخیره کرده و در مواقع نیاز از آنها استفاده کنید. بسیاری از مدیران در سازمان های بزرگ استفاده از نرم افزار حضور و غیاب را به روش های حضور و غیاب دستی ترجیح می دهند.

حتما بخوانید: حضور و غیاب با موبایل (لوکیشن)

یکی از ابزارهایی که امروزه در بین مدیران سازمان ها بسیار محبوب شده است، نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب است. همانطور که می دانید، حضور و غیاب کارکنان سازمان به صورت دستی از طریق لیست حضور و غیاب می تواند کاری بسیار زمان بر و طاقت فرسا باشد. همچنین استفاده از روش های قدیمی میزان خطا را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. اما امروزه دیگر لازم نیست حضور و غیاب کارمندان را به صورت دستی ثبت کنید.

قابلیت انواع نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب اطلاعات مختلفی از جمله تاریخ و ساعت دقیق تردد کارکنان، مرخصی ها، غیبت ها، اضافه کاری و تاخیر را در اختیار مدیران قرار می دهد تا بتوانند در مجموعه ای که مدیریت می کنند با افراد متخلف برخورد کنند. همچنین این اطلاعات به مدیران مالی کمک می کند تا به راحتی حقوق ماهانه افراد را محاسبه کنند. در گذشته استفاده از سیستم های دستی برای ثبت ساعات حضور و غیاب کارکنان مشکلات زیادی را در محاسبه دستمزد آنها ایجاد می کرد، زیرا احتمال خطا در محاسبه یا ثبت زمان ورود و خروج وجود داشت. در حالی که امروزه خوشبختانه به دلیل استفاده از دستگاه های پیشرفته حضور و غیاب چنین مشکلاتی پیش نمی آید.
بهتر است بدانید که اطلاعات ثبت شده در نرم افزار حضور و غیاب قابل ویرایش می باشد، بنابراین در صورت بروز مشکل در ثبت ساعت ورود و خروج و یا مرخصی ها به راحتی قابل اصلاح است.

حتما بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب اندروید

ویژگی نرم افزار حضور و غیاب رایگان

نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه در کنار مزایا و امکاناتی که دارد معایبی نیز دارد. نرم افزار حضور و غیاب رایگان در مقایسه با نرم افزار حضور و غیاب پولی محدودیت هایی دارد. بسیاری از وب سایت ها نرم افزارهای رایگان برای ورود و خروج کارکنان را در اختیار شما قرار داده اند، اما هیچ تضمینی برای امنیت، کیفیت و دقت آن وجود ندارد. در زیر به برخی از ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب اشاره کرده ایم:

حتما بخوانید: آیا دستگاه حضور و غیاب ارزان مناسب است؟

• قابلیت انتقال اطلاعات حضور و غیاب کارکنان به نرم افزار حقوق و دستمزد

• ثبت دقیق زمان و تاریخ ورود و خروج کارکنان

• جلوگیری از هرگونه خطای سهوی یا عمدی در ثبت زمان تردد کارکنان

• صرفه جویی در هزینه به دلیل عدم نیاز به چاپ فرم مرخصی و ماموریت

• امکان ذخیره سازی اطلاعات برای مدت زمان طولانی

• دسترسی سریع به تمام گزارش های لازم

• کمک به بخش مالی شرکت برای محاسبه حقوق کارکنان بر اساس ساعات کاری آنها

• امکان محاسبه مانده مرخصی و انتقال آنها به سال بعد

• محاسبه تاخیر، تعجیل و اضافه کاری پرسنل شرکت

مزایای نرم افزار حضور و غیاب

بهره وری کسب و کار تعیین کننده موفقیت یک سازمان است. در حالی که بهره وری فرصت هایی را برای رشد فراهم می کند، کاهش آن می تواند منجر به مشکلات مالی و تضعیف شرکت ها شود. بهره وری می تواند اشکال مختلفی داشته باشد که مهمترین آنها کارکنان هستند.

بهره وری کارکنان نیروی محرکه هر کسب و کاری است، واقعیتی که نمی توان آن را کتمان کرد. بنابراین، زمانی که یک سازمان دچار مشکل می شود، می توانید نشانه های آن را در بهره وری کارکنان جستجو کنید.

مشکلات بهره وری کارکنان معمولاً می تواند ناشی از عملکرد، تجهیزات یا محیط کار آنها باشد. اگر کارمندانی دارید که به طور مداوم دیر، خسته یا ناراضی سر کار می آیند، این یک زنگ خطر به معنای کاهش بهره وری در سازمان شما است و باید علت این رفتار را شناسایی کنید. بهره وری کسب و کار را می توان با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تا حد زیادی بهبود بخشید.

قابلیت های این نرم افزارها می تواند به تقویت روحیه کارکنان، صرفه جویی در زمان و هزینه ها و کاهش حجم کارهای حسابداری که مانع بهره وری می شود کمک کند. زمانی که این سیستم به درستی مورد استفاده قرار گیرد راه حلی برای ایجاد نیروی کار مولد می شود و سازمان را در مسیر توسعه قرار می دهد.

هر گونه رشد اقتصادی یک کسب و کار می تواند از اثرات منفی تقلب کارکنان و خطاهای انسانی رنج ببرد. خطاهای وارد کردن اطلاعات می تواند مشکلاتی را برای شرکت ایجاد کند که بسیار گران است. با بهترین نرم افزار حضور و غیاب، این خطاها به حداقل می رسد زیرا این سیستم ها اطمینان می دهند که فرد در دقیق ترین زمان ساعت ورود و خروجش را ثبت کند.

آنها همچنین کارایی و در نهایت بهره وری را افزایش می دهند. در اینجا ما در مورد مسائلی صحبت می کنیم که می تواند بهره وری یک سازمان را تهدید کند و نرم افزار حضور و غیاب چه کاری می تواند برای آنها انجام دهد.

کاهش غیبت کارمندان با نرم افزار حضور و غیاب

برای مشاغل کوچک، غیبت کارکنان یک مشکل بحرانی نیست. این مشکل بیشتر سازمان‌های بزرگ را تحت تاثیر قرار می‌دهد، زیرا سازمان‌های بزرگتر در ردیابی حضور کارکنان در سازمان‌ها با مشکل مواجه هستند. این امر حضور و غیاب را بسیار دشوارتر می کند، که می تواند منجر به افزایش غیبت شود و بر بهره وری تأثیر بگذارد. سیستم های حضور و غیاب می توانند به شما کمک کنند تا یک خط مشی دقیق و شفاف را در سازمان خود پیاده سازی کنید و از غیبت ها غافل نشوید. داشتن یک خط مشی قوی و روشن، کارمندان را از تنبلی یا عدم تعهد دور نگه می دارد. علاوه بر این، کارمندان می توانند برنامه های خود را مشاهده کنند و راحت تر مرخصی بگیرند.

کاهش خطای انسانی

سازمان ها با وارد کردن دستی اطلاعات دستمزد و ساعت کاری با هزینه های بالایی مواجه می شوند. روش های قدیمی حضور و غیاب دیگر جایی در فضای کسب و کار امروزی به ویژه در سازمان های در حال رشد ندارند. علاوه بر این، این سیستم ها دارای نقص هایی هستند که امکان تقلب در آنها وجود دارد. یک کارمند می تواند برای همکار خود حاضری بزند، حتی اگر امروز سر کار حاضر نشده باشد.

برنامه ریزی خودکار کارکنان

تنظیم برنامه ها قطعا خسته کننده و زمان بر است، به خصوص اگر سیستمی برای انجام آن نداشته باشید. علاوه بر بررسی حضور و غیاب و ردیابی زمان، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به کاربران این امکان را می دهد تا با ایجاد برنامه زمانی کارمندان، به راحتی کار خود را پیگیری کنند. برنامه ها را می توان با استفاده از در دسترس بودن کارکنان، رتبه و مجموعه مهارت ها ایجاد کرد.

تقویت روحیه کارکنان

همه ما می دانیم که کارمندان با روحیه برای سازمان مفیدترند و کارمندان با روحیه پایین اغلب باعث ایجاد مشکلات تجاری می شوند. باید مراقب باشید که هرگز چنین مشکلی پیش نیاید.
نگرانی در مورد ساعات کاری طولانی، حقوق کم آموزش ناکافی و محیط کاری نامناسب می تواند بر روحیه کارکنان تأثیر بگذارد. علاوه بر بهبود شرایط کاری، استفاده از نرم افزار حضور و غیلب می تواند به حل این مشکل کمک کند زیرا آنها اطمینان دارند که دستمزد آنها بر اساس ساعات کاری محاسبه شده دقیق پرداخت می شود.

توانمندسازی کارکنان

راهکار های حضور و غیاب امروزی با برنامه های مستقل و فراهم کردن دسترسی و کنترل داده های آنها افزایش یافته است. این مشکل فشار کاری بر کارکنان منابع انسانی را کاهش می دهد. علاوه بر این، نمایه های شخصی کارکنان موجب شفافیت اطلاعات و داده های مربوط به فعالیت آنها شده و جای هیچ شک و شبهه ای باقی نمی گذارد.

انواع مدل نرم افزار حضور غیاب

نرم افزارهای حضور و غیاب به دو دسته اصلی تقسیم می شوند. دسته اول نرم افزار حضور و غیاب برای دستگاه است و دسته دیگر بدون سیستم کنترل تردد کار می کند.
نرم افزارهای دستگاه حضور و غیاب که بیشتر تحت وب هستند و اطلاعات کاملی در مورد آنها پس از خرید دستگاه در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

دسته دیگر نرم افزارهای حضور و غیاب بدون استفاده از دستگاه است. این دسته از نرم افزارهای حضور و غیاب در مدل های مختلفی عرضه می شوند. نرم افزار حضور و غیاب اندروید، نرم افزار حضور و غیاب iOS، نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز و …. انواع مختلف نرم افزار هستند.

چرا نرم افزار حضور و غیاب بخریم ؟

نرم افزار حضور و غیاب با قابلیت های مختلف و قابلیت افزودن ماژول های تخصصی، علاوه بر جمع آوری دقیق داده ها با ارائه گزارش های آماری، فرصتی را برای بررسی و درک بهتر وضعیت عملکرد پرسنل و ارائه راهکارهای مدیریتی فراهم می کند.