هر آنچه که در مورد Applicant Tracking System (ATS) باید بدانید

احتمالا بدون استفاده از یک Applicant Tracking System (ATS) نتوانید حدس بزنید که استخدام کارمندان جدید برای شرکتتان چقدر طول می‌کشد. همه ما می‌دانیم که تعویض پرسنل می‌تواند تاثیرات زیادی بر نتیجه کسب و کارها داشته باشد. استخدام کارمندان جدید نیز، هم از نظر زمانی و بهره وری و هم از نظر بودجه می‌تواند تاثیرات زیادی بر کسب و کار شما داشته باشد.

به گفته محققان، پر کردن هر جایگاه شغلی با کارمندان جدید به طور متوسط بر کارفرمایان، حدود 4000 دلار هزینه تحمیل می‌کند. این عدد را در تعداد جایگاه های شغلی آزاد کسب ‌وکارتان ضرب کنید تا بزرگی عدد هزینه‌های استخدام را بیشتر درک کنید. با تایمزی در ادامه این مقاله همراه باشید.

 

چرا استخدام کردن برای شرکت ها اینقدر هزینه بردار است؟

همه کارهایی را در نظر بگیرید که برای یافتن و استخدام کارمندان جدید انجام می‌شود. مثلا نوشتن مشخصات شغل، ارسال پست در اعلامیه های شغلی، بررسی رزومه ها و درخواست های متقاضیان، تماس با متقاضیان، برگزاری مصاحبه و… . لیست بلند بالایی از کارهایی که باید انجام دهید بدست خواهید آورد. این در حالی است که حتی وقتی افراد مطلوب خود را پیدا کردید، هیچ تضمینی وجود ندارد که آنها استخدام کنید. در نتیجه در جریان استخدام، ممکن است کارهای شما به سرعت روی هم تلنبار شوند، به خصوص اگر شما از یک فرآیند استخدام دستی استفاده کنید.

بنابراین تعداد زیادی از مشاغل کوچک و متوسط، برای مدیریت فرآیند استخدام به Applicant Tracking Systemها روی آورده اند. ایجاد این تغییر می‌تواند به مشاغل مختلف کمک کند تا کارایی فرایند استخدام خود را دو برابر کنند. افراد منتخب بهتری پیدا کنند و آنها را سریعاً در نقش های مناسب قرار دهند. ما راهنمایی کامل را در مورد همه چیزهایی که باید در این رابطه بدانید برایتان جمع آوری کرده ایم. این راهنما به شما کمک می‌کند تا دریابید که ATS چیست، چگونه کار می‌کند و امروزه چه نوع ATS هایی در دسترس هستند.

Applicant Tracking System چیست؟

 سیستم‌های ردیابی متقاضی ( Applicant Tracking Systems )،  انواعی از نرم‌افزار یا مجموعه‌ای از ابزارهای دیجیتالیِ متعلق به یک پلتفرم هستند. ATS به شما کمک می‌کند تا کارمندان جدید را پیدا کرده، با آنها مصاحبه و در نهایت آنها را استخدام کنید. همه این کارها را در یک مکان واحد انجام خواهید داد. به لطف استفاده از ATS می‌توانید تمامی مراحل فرآیند استخدام را از طریق صفحه دسکتاپ یا تلفن همراه خود به صورت مستقیم مدیریت کنید. یک ATS همچنین به عنوان یک مخزن برای تمام داده های متقاضیان شما عمل می‌کند و ارتباط شما را با افراد منتخب احتمالی، اتوماتیک می‌کند.

 Applicant Tracking System از بسیاری جهات، شباهت های زیادی با CRM یا سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان دارد. به واسطه ATS، نیازی به جستجوی یک پست یا تایپ ایمیلی خاص برای هر متقاضی ندارید. ATS تمام اطلاعات فرد منتخب شما را دارد و بسته به نوع نرم افزارِ ATS، می‌تواند کارهای مختلف را به صورت خودکار انجام دهد. از جمله تایید خودکار درخواست داوطلبین، به روز نگه داشتن و آگاه سازی داوطلبین از وضعیت استخدام و زمان مصاحبه ها.

 

 Applicant Tracking System ها چگونه ایجاد شدند؟

اگر تاکنون از ATS ها هم استفاده نکرده باشید احتمالاً از Monster، LinkedIn، Indeed یا یکی دیگر از پلتفرم های آنلاین کاریابی بهره برده اید. ATS ها نیز با الهام گرفتن از همین بنگاه های کاریابی به وجود آمدند. دو دهه قبل، پیش از اینکه ATS ها به عرصۀ ظهور برسند کار آنها به شکلی سنتی تر با یک دستگاه فکس و یک کابینت بایگانی انجام می‌شد. فرصت های شغلی، در روزنامه اطلاع رسانی می‌شدند. سپس متقاضیان، رزومه و نامه های خود را برای آگهی دهنده، فکس می‌کردند. مدیران منابع انسانی فکس‌ها و اطلاعات متقاضیانِ مشاغل را چاپ می‌کردند، این اطلاعات را به صورت دستی بررسی کرده و فایل‌های کاغذی را نگه می‌داشتند.

بعد از مدتی، اینترنت به وجود آمد. در اواسط دهه 90 میلادی متقاضیانِ کسب شغل به آگهی‌های شغلی در تابلوهای شغلیِ الکترونیکی مانند Monster پاسخ می‌دادند. آنها مستقیماً از طریق رایانه‌هایشان با کارفرمایان در تعامل بودند. کارفرمایان می‌توانستند به مجموعه های کاملاً جدیدی از افراد جویای کار دسترسی پیدا کنند. البته حجم بالای داده ها همچنان یک مشکل عمده برای کارفرمایان بود تا اینکه فرآیند استخدام یک تغییر اساسی را تجربه کرد. «سیستم‌های استخدام الکترونیکی» برای کمک به کارفرمایان، شروع به غربالگری دیجیتالی افراد جویای کار کردند. این سیستم‌های استخدام الکترونیکی در نهایت به پلتفرم‌های مختلف ATS تبدیل شدند که امروزه توسط میلیون‌ها کسب‌وکار، مورد استفاده قرار می‌گیرند. امروزه، پلتفرم‌های ATS یک نیاز رو به رشد در فرآیندهای استخدام کارمندان در مشاغل مختلف هستند.

 

Applicant Tracking System چگونه بر مراحل فرآیند استخدام اثر می‌گذارد؟

اغراق نیست اگر بگوییم استفاده از Applicant Tracking System می‌تواند نحوه استخدام شما را به طرز چشمگیری تغییر دهد. به طور متوسط، هر کسب و کار کوچک با 8 نفر کارمند می‌تواند تنها با استفاده از ATS، حدود 10 هزار دلار پس انداز کند.

استفاده از ATS، علاوه بر افزایش سودآوری شما، می‌تواند به کارایی، بهره وری و کیفیت بهتر استخدام های شما نیز منجر شود. 83٪ از متخصصان استخدام می‌گویند که استفاده از ATS به آنها کمک کرده است تا سریعتر افراد را استخدام کنند. 78٪ از آنها نیز ‌می‌گویند که این کار باعث افزایش کیفیت استخدام ها شده است. در ادامه به شما گفته می‌شود که چگونه، استفاده از ATS ها در هر مرحله از استخدام کارمندان جدید، امکان پذیر است.

 

استفاده از سیستم ردیابی متقاضی (ATS) در مراحل مختلف استخدامی

– استفاده از سیستم ردیابی متقاضی در مرحله ارسال آگهی استخدام

اگر برای استخدام کارمندان جدید در هر فرصت شغلی، چندین صفحه گسترده روی دسکتاپ خود دارید می‌دانید که آپدیت این صفحات چقدر ترسناک است. اما با یک ATS، می‌توانید برای هر فرصت شغلی، آگهی ایجاد کنید و همه مشاغل خالی خود را به صورت یکجا ببینید.

– در استفاده از سیستم ردیابی متقاضی در مرحله اشتراک گذاری آگهی ها

بعد از اینکه آگهی های خود را با استفاده از ATS ساختید مطمئن شوید که آنها دیده می‌شوند. برای شروع می‌توانید آگهی های خود را در فیس بوک، توییتر، بنگاه های کاریابی یا از طریق پیوند مستقیم به اشتراک بگذارید. برخی از بنگاه های کاریابی آنلاین نیز ادغام‌هایی سفارشی را با پلتفرم های مختلف ATS ارائه می‌کنند تا کار متقاضیان را آسان تر کنند.

– استفاده از سیستم ردیابی متقاضی در مرحله اپلای کردن

ATS افزارهای مبتنی بر ابر به متقاضیان اجازه می‌دهند از هر دستگاهی اپلای دهند (درخواست استخدام دهند). این موضوع بسیار مهم است زیرا تقریباً از هر 10 جویای کار، 9 نفر قصد دارند از تلفن همراه خود برای جستجوی شغل استفاده کنند. اگر اپلیکیشن مناسب برای موبایل وجود نداشته نباشد 40 درصد از این افراد، درخواست خود را رها می‌کنند. علاوه بر این اپلیکیشن ها، ATS شما نیز می‌تواند به افراد جویای کار کمک کند.

– استفاده از ATS در مرحله پیگیری افراد منتخب

دیگر خبری از پوشه یا دستگاه فکس نیست. همه برنامه‌ها به‌طور خودکار در ATS شما آپلود می‌شوند. بنابراین می‌توانید به راحتی نگاهی به جدیدترین رزومه‌ها بیندازید و تصمیم بگیرید که کدام یک را می‌خواهید با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید. شما و تیمتان می‌توانید ببینید که هنوز چه افرادی نیاز به مصاحبه دارند و در حین بررسی می‌توانید به درخواست هر فرد بازخورد اضافه کنید.

– استفاده از ATS در مرحله استخدام

هنگامی که زمان تصمیم گیری نهایی فرا می‌رسد، ATS شما می‌تواند کمک کند تا افراد منتخب را با استخدامی های قبلی مقایسه کنید. به دنبال علائم هشداردهنده در سوابق شغلی باشید. هنگامی که تصمیم گرفتید، می‌توانید نامزدها را در مورد مراحل بعدی آگاه کنید و به روزرسانی ها را برای همه متقاضیان ارسال کنید. یا اینکه می‌توانید به آنها اطلاع دهید که آن موقعیت شغلی پر شده است. برخی از پلتفرم‌های ATS، دارای قابلیت یکپارچه‌سازی با برنامه های زمان‌بندی هستند. به کمک آنها شما از قبل اطلاعات کارمندان جدید را در سیستم خود خواهید داشت. در نتیجه به آسانی می‌توانید افراد جدید را به برنامه فعلی کارمندان، اضافه کنید.

به یاری یک ATS مناسب می توان رزومه ها و افراد برتر را به سرعت از بقیه مجزا کرد.

انواع Applicant Tracking System

کارشناسان، پیش‌بینی می‌کنند که در ایالات متحده ارزش بازار ATS تا سال 2023 به بیش از 1. 81 میلیارد دلار خواهد رسید. در حال حاضر بیش از 200 نوع Applicant Tracking System برای انتخاب وجود دارند. بنابراین پیدا کردن ATS مناسب برای کسب و کار خود می‌تواند مانند جستجوی سوزن در انبار کاه باشد. نکاتی که قبل از انتخاب یک Applicant Tracking System باید مد نظر قرار دهید به شرح زیر هستند:

– اولا باید بدانید که بین یک ATS مستقل و یک نرم افزار استخدام تفاوت وجود دارد. نرم افزار استخدام، ابزارها و عملکردهای بیشتری نسبت به ATS دارد و مانند یک CRM واقعی است. همچنین ممکن است گاهی اوقات به عنوان یک سیستم مدیریت سرمایه انسانی یا  HCM  نیز استفاده شود. نرم افزارهای استخدام به شما کمک می‌کنند تا افراد شایسته ای را  شناسایی و دنبال کنید که هنوز درخواست استخدامی  نکرده اند. منتها ATS ها اغلب برای بررسی درخواست متقاضیان درخواست داده، مورد استفاده هستند.

– اگر یک مدیر استخدام هستید که ده ها فرصت شغلی برای پر کردن دارد یک CRM استخدام ممکن است برای شما مناسب تر باشد. اگر می‌خواهید فرآیند استخدام، پردازش برنامه‌ها و تنظیم گردش‌های کاری خود را کنترل کنید، احتمالاً یک ATS مستقل، تنها چیزی است که نیاز دارید.

ATS – مستقل می‌تواند به صورت محلی یا در فضای ابری میزبانی شود. اگر از نوع دوم باشد می‌توان از هر جایی به آن دسترسی داشت. همچنین یک ATS می‌تواند منبع باز باشد به این معنی که نرم افزار ATS بدون هیچ هزینه ای برای همه در دسترس باشد.

در انتخاب Applicant Tracking System چه موارد دیگری را باید در نظر گرفت؟

هزینه: قیمت Applicant Tracking System می‌تواند بسیار متفاوت باشد، از صفر تا چند صد هزار دلار.  با این حال، میانگین هزینه یک پلت فرم ATS پولی برای  شرکتی با پرسنل کمتر از 10 کارمند، حدود 3000 دلار در سال است. این قیمت گذاری می‌تواند به عوامل متعددی بستگی داشته باشد. از جمله نوع پلتفرم، تعداد کاربران، سطح پشتیبانی و غیره. همانطور که در بالا نیز ذکر شد، ATS های منبع باز یا آنهایی که به عنوان بخشی از سایر نرم افزارهای مدیریت کارکنان کار می‌کنند هزینه های اضافی کمتری دارند.

تجربه پرسنل: اگر استفاده از یک برنامه، سخت باشد کارمندان مایل به استفاده از آن نیستند و این برای هر نوع نرم افزارِ کاری صدق می‌کند. هدف ATS این است که فرآیند استخدام را ساده تر کند، نه پیچیده تر. هنگامی که یک ATS را در انتخاب می‌کنید مطمئن شوید که یادگیری آن آسان و محیط آن کاربر پسند باشد.

تجربه متقاضیان: کارمندان شما تنها کسانی نخواهند بود که از سیستم ATS استفاده می‌کنند. تمام موارد فوق در مورد افراد منتخب شما نیز صدق می‌کند. یک ATS سخت، ممکن است متقاضیان برتر را از درخواست خود منصرف کند. مسائل فنی به تنهایی می‌توانند باعث شوند 60 درصد از داوطلبان، درخواست های شغلی خود را رها کنند. بررسی ها نشان می‌دهد که تا 44 درصد از متقاضیانِ منصرف شده اظهار داشتند که به دلایلی نظرشان در مورد شرکت، منفی شده است. ATS دشوار می‌تواند یکی از این دلایل باشد.

قابلیت ادغام: مطمئن شوید ATS شما با ابزارهای فعلیتان متناسب است و کار های اضافه را به شما تحمیل نمی کند. بسیاری از ATS ها با کاریابی‌های آنلاین، رسانه های اجتماعی، ایمیل و ابزارهای ذخیره سازی فایل مانند Google Drive یا Dropbox ادغام می‌شوند. قبل از انتخاب یک ATS، نحوه ادغام آن با بقیه منابع استخدامی خود را بررسی کنید.

چگونه بدانیم که آیا به Applicant Tracking System نیاز داریم یا خیر؟

سرمایه گذاری در یک ATS تصمیمی است که می‌توانید با پرسیدن سوالات زیر از خود، آن را اتخاذ کنید.

– شما یا کارمندانتان در هفته چقدر برای آپلود، پست کردن و به اشتراک گذاری فرصت های شغلی جدید وقت صرف می‌کنید؟.

– چند وقت یکبار به رزومه ها نگاه می‌کنید؟ چقدر در هفته برای بررسی رزومه ها وقت می‌گذارید؟

– کارهایی مثل درج یا سازماندهی اطلاعات تماس متقاضیان، به ازای هر متقاضی چقدر از شما وقت می‌گیرد؟

– چقدر در هفته برای پیگیری متقاضیان، مدیریت تدارکات یا برنامه ریزی مصاحبه ها وقت صرف می‌کنید؟

– چقدر از کیفیت استخدام های اخیر خود راضی هستید؟ و…

اگر در پاسخ به هیچ یک از سؤالات مطمئن نیستید، به روند استخدام خود نگاهی دقیقتر بیندازید. سیستم های ردیابی متقاضیان از کابینت های پست و بایگانی تا وضعیت فعلی، راه زیادی را پیموده اند. استفاده از آنها می‌تواند موجب بهتر شدن کیفیت استخدام ها و کوتاه تر شدن چرخه های استخدام شود. پس بهتر است شما نیز از آنها استفاده کنید