۵ مزیت اصلی Time Tracking از راه دور

امروزه ابزارهای ردیابی زمان از راه دور اهمیت فوق العاده ای برای مشاغلی پیدا کرده است که برای انجام کارها از کارکنان متخصص به صورت دورکار استفاده می کنند. ایده پیگیری کارها از راه دور، کارگران زیادی را به سبک زندگی خانه به دوشی دیجیتال جذب کرده است. مردم متوجه شده اند که دیگر لازم نیست حتما برای انجام کارها به صورت فیزیکی در محل حضور داشته باشند. افزایش تقاضا برای استخدام کارکنان متخصص دورکار، باعث شده است که افراد بیشتری به دنبال استخدام و عضویت در تیم های مجازی باشند. با این حال صاحبان مشاغل نیز باید از هنگام استخدام کارکنان دورکار خود وضعیت ردیابی زمان کاری ایشان از راه دور را نیز در نظر بگیرند.
شغل های دورکار از هر نوع و در هر اندازه ای که باشند، می توانند بر روی نرم افزارهای ردیابی زمان کارکنان سرمایه گذاری کنند. این نرم افزارها حرکات کارکنان را دنبال کرده، هزینه ها و سایر موارد را نیز کنترل می کند. کارآفرینانی که از مزایای این نوآوری استفاده می کنند، حتما افزایش بهره وری و سود بیشتر را نیز تجربه خواهند کرد.

مدیریت از راه دور

مدیریت کارمندان در مجموعه ای دورکار می تواند نسبت به نظارت بر کارمندانی که به صورت حضوری سرکار حاضر می شوند، به شدت چالش برانگیز باشد. اصلا جای تعجب نیست که روشی که در محیط اداری به کار می رود را نمی توان در کارهایی که به صورت دورکاری انجام می شوند، لحاظ کرد.بخش منابع انسانی هر شرکتی چهار مسئولیت اساسی را بر عهده دارد: کارگزینی، کارآموزی، ایجاد انگیزه و هدف، و حفظ فرهنگ محیط کار. مدیریت افراد درون سیستم های تجاری بر عهده مدیریت منابع انسانی است. وقتی شرکتی کارکنان خود را به صورت دورکار استخدام می کنند، مدیریت آنها سخت تر خواهد بود، چون آنها هر روز از یک محل ثابت به مدیریت گزارش ارائه نمی کنند. بنابراین بسیار مهم است که از یک نرم افزار ردیابی زمان از راه دور استفاده شود تا بتوان به صورت موثری این کارکنان را مدیریت کرد.این نرم افزار به منابع نیروی انسانی در انجام چهار وظیفه اصلی خود کمک می کند.

در واقع ردیابی زمان کارکنان، به معنای نظارت بر رعایت اخلاق کاری یک کارمند است. چه کارکنان با شما کار کنند و چه برای شما بسیار مهم و ضروری است که برای تضمین بهره وری، مدیریت بهینه کارکنان به وسیله یک سیستم متمرکز انجام گیرد. وگرنه مهلت هایی که به خاطر عدم ارتباط صحیح از دست می روند، به زودی برایتان مسئله ساز خواهد  شد. ارتباط بین کارکنان دورکار نیز اهمیت زیادی دارد. برنامه هایی مثل ، اسکایپ و یا کار کردن در یک فضای کاری نزدیک به یکدیگر، فرصت هایی را برای همکاری، گسترش و نیز ایجاد کردن فرصت های محتمل به وجود می آورند. برنامه های مشارکتی این امکان را هم برای کارفرمایان به وجود می آورد که نه فقط بتوانند تیم های دورکاری خود را مدیریت کنند، بلکه به اعضای تیم هم اجازه دهند تا به صورت کارآمدتر و موثرتری با یکدیگر کار کنند.

کنترل کارکنان

کنترل کارکنان دورکار مزایای زیادی برای مدیران دارد. صاحبان مشاغل و مدیران می توانند به جای اینکه وقت خود را بر روی مدیریت وظایف متفرقه و خردتر تلف کنند، بر روی پروژه های بزرگتری متمرکز شوند که باید آنها را انجام دهند. بسیار مهم است که مدیران بتوانند کارمندان خود را از طریق سیستمی بررسی کرده، ببینند که از چه نرم افزاری استفاده می کنند و چگونه آن را به کار می برند. مدیران می توانند استفاده از کامپیوترها و تلفن های همراه خریدار شده توسط شرکت را طی ساعات کاری بررسی نمایند. مسئله قانونمندی کارکنان وقتی مطرح می شود که مدیران بتوانند کنترل کنند که کارکنان چه وقت و چگونه وسایل الکترونیکی متعلق به شرکت را خارج از زمان کاری استفاده می کنند. در چنین زمانی است که نرم افزار ردیابی زمان از راه دور به کار می آید.در صورتی که کار کارمند مبتنی بر وب باشد، نرم افزاری مثل timezy را می توان برای ثبت ساعت ورود و خروج وی استفاده کرد. این کار مقدار زمانی را نشان می دهد آنها برای کار کردن صرف کرده اند و در نتیجه اخلاق کاری ایشان را نشان می دهد. بسته به نیازهای سازمانی شما، لازم است که ساعت هایی را ردیابی کنید که باید برای آنها حقوق بپردازید یا اینکه ببینید هر کارمند برای هر کدام از وظایف خود تا چه اندازه وقت صرف می کند. نرم افزار  ردیابی زمان از راه دور به شما گزارشی دقیق و با جزییات درباره اینکه کارمندان چگونه کار می کنند ارائه می کند و می تواند نکات زیادی را درباره ایشان به شما بگوید. نرم افزاری که شامل برنامه ردیابی زمان از راه دور باشد می تواند به روشن شدن سوالاتی که ممکن است موقع حسابرسی به وجود آیند، کمک کند.

برخی از روش های نظارتی که از نرم افزار ردیابی زمان از راه دور استفاده می کنند، شامل ورود به برنامه با کلیک کردن، ردیابی جی پی اس، و  نظارت بر اینترنت هم هستند که خود این مورد آخر شامل نظارت بر مرورگر وب کارکنان، ایمیل ها، سیستم پیام رسان فوری و تعاملات انجام شده در شبکه های اجتماعی می شود

نرم افزار ردیابی زمان

مسلما تقلب در زمان کاری مسئله بسیار مهمی است که معمولا ضررهای ناشی از آن از سوی مشاغل  مختلف نادیده گرفته می شود. عدم صداقت در اعلام ساعت ورود و خروج یا تقلب با کمک دیگر کارمندان برای عدم ثبت صحیح ساعت ورود و خروج می تواند منجر به عدم دقت در بسیاری از مسائل شود. کارها روی هم انباشته می شوند و حساب و کتاب ها با هم نمی خوانند. با استفاده از نرم افزار ردیابی زمان می توان از این نوع اشتباهات محاسباتی جلوگیری کرد. نرم افزارtimezy ابزارهای مختلف مخصوص ردیابی زمان از راه دور را که پیاده سازی آنها برای مدیران ضروری است، فهرست کرده است. یکی از این نرم افزارها که به صورت مجازی مکمل مدیریت منابع انسانی است، نرم افزار timezy می باشد.
شش سرویس اصلی را ارائه می کند:
برنامه ریزی برای کارمند
ردیابی زمان کاری کارمندان
بازپرداخت هزینه های کارمندان
زمان کاری کارمندان به صورت آنلاین
مرخصی های با حقوق کارمندان
اپلیکیشن timezy
بخش مدیریت منابع انسانی شرکت ها به برنامه ای نیاز دارد که بتواند با بررسی ساعت های ورود و خروج کارمندان به صورت دقیق مدت زمانی را محاسبه کند که کارمندان طی مدت زمانی خاصی صرف انجام کارهای خود کرده اند. یک برنامه آنلاین ثبت ساعت می تواند جایگزین های متنوعی را ارائه کند و البته در رابطه با کارکنان دورکار هم مزایایی داشته باشد. این کارکنان توانایی آن را خواهند داشت که با استفاده از تلفن، تبلت و یا کامپیوترهای خود و فقط به وسیله یک اپلیکیشن قابل دانلود، ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند. 

بهره وری بیشتر

نرم افزار ردیابی زمان از راه دور این امکان را به شما می دهد که بتوانید زمان را به خوبی ردیابی کرده و توجه بیشتری به مدت زمانی داشته باشید که برای تکمیل یک کار صرف می کنید. همچنین باعث می شود مدیران درک بهتری نسبت به زمان کاری کارکنان داشته باشند که همین امر به نوبه خود می تواند منجر به ایجاد انگیزه شود. وقتی کارمندان ببینند که میزان بهره وری در حال افزایش است، نسبت به اخلاق کاری خود دچار احساس بهتری خواهند شد. نرم افزار ردیابی زمان به عنوان یک تقویت کننده مثبت عمل می کند. یک کارمند با درک اینکه چقدر طول می کشد تا کاری را انجام دهد، می تواند تصور بهتری از انرژی لازم برای انجام کاری خاص را داشته باشد.

بهره وری خوب هم مستحق تشویق و افزایش حقوق است

از طرف دیگر نرم افزار ردیابی زمان از راه دور می تواند قابلیت های هر کارمند را به همراه جزییات کارهایی که انجام داده و مدت زمانی که برای انجام آن لازم دارد، نشان دهد. با استفاده از نرم افزار ردیابی زمان از راه دور می توانید ببینید که چه کسی تنبلی می کند، چه کسی باید بیشتر کار کند و چه کسی می تواند کوه ها را جابجا کند. این کار یک تلاش گروهی است و هر وظیفه ای که به افراد اختصاص داده می شود باید به وسیله دیگر همکاران بررسی شود. این کار نقش بسیار مهمی در موفقیت کسب و کار ایفا می کند.
پیگیری بهره وری شما می تواند به برنامه ریزی های شما برای آینده کمک کند. این که بتوان اخلاق کاری یک کارمند خاص را مشاهده کرد و اینکه تا چه اندازه سریع می تواند کاری را انجام دهد، به مدیران کمک می کند تا بتوانند پروژه های بزرگ تر و محتمل آینده را برنامه ریزی کنند. بدون نرم افزار ردیابی زمان از راه دور، نظارت بر نیروی دورکار اداره می تواند طاقت فرسا باشد.

مسئولیت پذیری

 بدون استفاده از نرم افزار ردیابی زمان از راه دور، همه کارها را نمی توان انجام داد. زمان قابل توجهی صرف فعالیت های متفرقه ای خواهد شد که چندان سودآور نخواهند بود. اما با استفاده از نرم افزار مناسب، باعث می شوید که تیم اخلاق کاری بهتری داشته باشد و کمک می کنید که با تمرکز بیشتری به انجام کارهای خود بپردازند. برای اینکه مطمئن شوید که تیم دورکاری شما توانایی انجام همه کارها را دارد، کارکنان شما باید صادق و رک باشند. این نکته است که تضمین می کند هیچ کس از زیر کار در نمی رود و ضرب الاجل های مهم را از دست نمی دهید. زمانی که بتوانید ساعات کار کارکنان خود را به صورت الکترونیکی ثبت کنید، دیگر دقت کردن بر روی حضور و غیاب ایشان کمتر چالش برانگیز خواهد بود. هیچ بحثی در مورد ساعات کاری وجود نخواهد داشت که باعث شود مدیران به ایده پردازی درباره شفافیت کارکنان بپردازند. مدیران می توانند الگوهایی مثل تاخیر در زمان ورود را شناسایی کنند. ایشان می توانند چنین مواردی را که جزیی هستند، برطرف کرده و رفع کنند تا به این ترتیب مانع بروز رفتارهای ناخواسته شوند.

برخی از مواردی که مدیران باید در نظر بگیرند، عبارتند از:

این نرم افزار چه ویژگی هایی دارد؟
آیا پیگیری زمان شروع و  پایان کار یا ساعات اضافه کار ضروری است؟
آیا ویژگی های اضافی مثل سرویس وبکم وجود دارند که بتوان از آن طریق تشخیص داد چه کسی در حال کار کردن است و چه کسی از زیر کار در رفته است؟
آیا می توان این نرم افزار را همزمان با استفاده از سایر برنامه ها به کار برد؟
هزینه نصب چنین نرم افزاری چقدر است؟
اگر لازم نباشد همه کارکنان نرم افزار ردیابی زمان از راه دور را دانلود کنند، چه کسانی باید این کار را انجام دهند؟
آیا نصب و راه اندازی و استفاده از آن دردسر دارد؟
پاسخ سوال آخر خیر است. این برنامه باعث افزایش بهره وری و بهبود مدیریت زمان می شود. کارکنان هم به مرور متوجه خواهند شد که عدم پایبندی به ساعت کاری، عواقبی دارد. همچنین کارکنانی که اخلاق کاری دارند مورد تشویق قرار خواهند گرفت. همه باید پاسخگوی کارهای خود باشند.
برای موفقیت هر کسب و کاری، کارکنان آن باید کاملا متمرکز و ثابت قدم باشند. اگر کارمندی نمی تواند کار خود را جدی بگیرد، می توان فردی دیگر را به جای او استخدام کرد. کارمندی که حاضر به قبول مسئولیت های خود باشد. ردیابی زمان تضمین می کند که همه کارکنان در قبال اخلاق کاری خود پاسخگو باشند. کارکنان مسئول زمان و کار خود هستند. نرم افزار ردیابی زمان باعث می شود که تقلب ها کنار گذاشته شوند و دست افرادی که از زیر کار در می روند را رو می کند.

کارکنانی که باعث افزایش بهره وری می شوند را باید تشویق کرد، در حالی که کارکنانی که با همان انرژی کار نمی کنند، نیاز دارند کسی به ایشان کمک کند. نرم افزار ردیابی زمان از راه دور به صاحبان مشاغل و مدیران کمک می کند دیدگاه بهتری درباره حساب و کتاب ها داشته باشند و بهتر چرایی میزان سود خود را درک کنند. 

وقتی تایید شود فلان مقدار زمان بر روی کاری صرف شده است، صاحبان مشاغل متوجه می شوند که چگونه می توانند سطح پیشرفت و بهره وری خود را افزایش دهند. ردیابی کار نشان می دهد که یک کسب و کار موفق به چه چیزی نیاز دارد تا بتواند بر روی دارایی خود، کارکنانش و یا فقط جزییات مربوط به نیروی کار خود متمرکز شود. مدیران باید بدانند چه کسی کار می کند و چه کسی کار نمی کند. همه باید عادلانه بررسی شوند. برآورد بهره وری به پروژه سازی حساب های واقعی مربوط به پروژه ها یا معاملات آینده شرکت ها هم کمک می کند. ممکن است کارمند دورکاری که مدام در حال سفر است، انعطاف پذیری کمتری نسبت به کارمند دورکاری داشته باشد که از خانه کار می کند. یک نفر ممکن است وقت بیشتری را به امور شخصی خود اختصاص دهند. این ها همگی متغیرهایی هستند که باید در هنگام پیگیری ساعات ثبت شده در نظر گرفته شوند.

 

جهت حضور و غیاب سازمان خود با اپ موبایل می توانید به راحتی از امکانات نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی استفاده کنید. کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

سایر مقالات

چگونه سازماندهی بهتری در زندگی داشته باشیم؟

قطعا همه ی افراد مزایای سازماندهی بهتر زندگی را می دانند. از مزایای آن می توان به کاهش استرس، افزایش عملکرد، زمان کافی برای انجام امور اشاره کرد. با این شرایط هنوز خیلی از افراد زندگی سازمان یافته ای ندارند یا نمی دانند چگونه

ادامه مطلب »

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا