۹ ویژگی که باید در سیستم حضور غیاب وجود داشته باشد

مهم ترین ویژگی های سامانه حضور غیاب

دیجیتالی شدن سامانه حضور غیاب در اکثر سازمان‌ها و ادارات گام بزرگی در جهت پیشرفت و توسعه‌ی هرچه بیشتر آنها خواهد بود. امروزه بسیاری از کشورهای توسعه یافته شرکت‌ها را به استفاده از سیستم‌های دیجیتالی تشویق می‌کنند. استفاده از سیستم‌های دستی دیگر پاسخگو نیست و کار با آنها زمان‌گیر و دشوارتر شده است. به ویژه با افزایش جمعیت شرکت‌ها، دیگر جایی برای استفاده از سیستم‌های دستی حضور غیاب وجود ندارد. عدم انعطاف پذیری یک سیستم تاثیرات مخربی بر رشد و توسعه‌ی سازمان دارد. در واقع مشاغلی که آینده‌نگرند و از سیستم‌های نوین استقبال می‌کنند، به مراتب موفق‌تر از سایر رقبای خود خواهند بود. در عصر نوین استفاده از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی HR به صاحبان مشاغل این امکان را می‌دهد که از حداکثر بازدهی را از نیروهای خود دریافت کنند. در این بخش به 9 ویژگی مهمی که یک سیستم حضور غیاب استاندارد باید از آنها بهره‌مند باشد، اشاره می‌شود:

ثبت زمان حضور غیاب

بدیهی‌ترین ویژگی یک سامانه حضور و غیاب، ثبت زمان دقیق ورود و خروج کارمندان است. دستگاه بیومتریک چشم، تشخیص چهره، حضور غیاب انگشتی، حضور و غیاب موبایلی، کارت‌خوان‌های مغناطیسی و یا دستگاه ورود رمز از جمله‌ی این سیستم‌ها هستند.

برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر برای کارمندان

برخی مشاغل برنامه‌های منعطفی ارائه می‌دهند که بر اساس آن کارمندان اجازه دارند در روزهای متفاوتی از هفته کار کنند. یک سامانه حضور و غیاب مناسب چیزی فراتر از نظارت و دقت انجام می‌دهد. از جمله امکان مدیریت چندین برنامه و ارزیابی داده‌های ثبت شده برای محاسبات حقوق و مزایا می‌باشد.

مدیریت بهتر با سامانه حضور غیاب

علاوه بر نظارت بر حضور کارمندان، این سیستم موارد دیگری را هم می‌تواند مورد ارزیابی قرار دهد؛ ثبت توضیحات غیبت ( به دلیل بیماری و …)، درخواست مرخصی در آخرین لحظه و موارد مشابه از جمله قابلیت‌های این سیستم است. مدیران باید به سادگی بتوانند اعضای حاضر و غایب را مشاهده کنند. بر این اساس حق اضافه‌کاری و کمک هزینه‌های شخصی به شکل راحت‌تری پرداخت می‌شود.

موبایل

در روزگار امروزی نیروی کار به اشکال مختلفی به کار خود می‌پردازد. بسیاری از سازمان‌ها دارای نیروهای دورکار، پاره وقت و نیمه‌وقت هستند. وجود اپلیکیشن حضورغیاب موبایلی به کارمندان کمک می‌کند در هرجایی که هستند، توسط کارفرما پیگیری شوند. از طرفی کارمندان دورکار با استفاده از نرم افزار حضور غیاب ساعات کاری خود را ثبت می‌کنند.

 ادغام حقوق و دستمزد

با این فرض که حقوق و دستمزد کارمندان به شکل خودکار پرداخت می‌شود؛ در این صورت سیستم حضور و غیاب باید قادر به ادغام با سیستم پرداخت حقوق باشد. این ترکیب داده‌های دقیق حضور غیاب را برای پرداخت دستمزد فراهم می‌کند. این داده‌ها در محاسبه‌ی سریع‌تر حقوق کارمندان موثر خواهند بود. وجود چنین اطلاعاتی کمک می‌کند که کارفرما از هرگونه خطا در امان باشد و پرداخت حقوق کارمندان به درستی انجام شود.سامانه