نرم افزار و سخت افزارهایی که نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را برعهده دارند جهت کنترل تردد پرسنل سازمان‌ها ساخته و طراحی شده‌اند تا این بخش مهم از هر شرکت و سازمانی به بهترین نحو ممکن اداره شود.
راهکارهایی که برای این کنترل در نظر گرفته شده‌اند، شامل کنترل داده‌های تردد از طریق دستگاه‌ها و برنامه‌هایی مانند اسکنر عنبیه چشم، اسکنر اثر انگشت، تشخیص چهره، بارکد خوان، کنترل از طریق کد پرسنلی و بسیاری از دستگاه‌هایی از این قبیل هستند. تمام این داده‌ها و اطلاعات جمع آوری می‌شوند و سپس در بخش مربوطه تحت کنترل و مدیریت در می‌آیند.
علت اهمیت استفاده از دستگاه‌ها و برنامه‌های حضور و غیاب
امروزه تمام شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک از دستگاه‌ها و نرم‌افزارهایی که نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را بر عهده دارند استفاده می‌کنند. برای آنکه یک سازمان و مجموعه بتواند پیشرفت کند نیازمند به منظم بودن پرسنل و نظم و انضباط در حضور و غیاب و رعایت قوانین و مقررات مربوط به کار است.
مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها مطمئنا می‌خواهند که پرسنل آنها وقت شناس باشند و براساس مقرراتی که در شرکت وجود دارند حضور و غیاب را مراعات کنند. آنها می‌خواهند بدانند که آیا پرسنل با توجه به تقویم کاری که برای آنها مشخص شده است عمل می‌کنند یا خیر. همینطور گزارش کارکردی از وضعیت آنها در دسترس کارفرما باشد.
از مزایای دیگر استفاده از سیستم‌هایی که نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را دارند می‌توان به صرفه جویی در زمان اشاره کرد. زیرا در صورت نبود این دستگاه باید به صورت سنتی کارهای پرسنل جمع آوری گردند و اطلاعات آنها به صورت دستی وارد لیست شوند که عملی زمان بر خواهد بود و امکان از دست دادن داده‌ها طی این فرایند وجود دارد.
از سوی دیگر اطاعات حضور و غیاب پرسنل باید در اختیار واحد حقوق و دستمزد قرار گیرند که اگر این کار به صورت دستی انجام شود زمان‌بر خواهد بود. این مسئله ممکن است باعث ایجاد نارضایتی در بین کارکنان شرکت شود. از مزایای دیگر استفاده از سیستم‌هایی که نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را برعهده دارند می‌توان به از بین رفتن کاغذ بازی اشاره کرد که هزینه‌های کارفرما را نیز کاهش می‌دهند.
نقشی که نرم‌افزارهای ثبت حضور و غیاب بر عهده دارند
دستگاه‌هایی که نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را بر عهده دارند ساعت کاری که همان ساعت ورود و خروج پرسنل است را ثبت می‌کنند. این درحالی است که پردازش اطلاعات ورود و خروج و و محاسبات بر روی آن، برقراری ارتباط با نرم‌افزارهای دیگر از جمله نرم افزار دستمزد و ارائه گزارش به آن را، نرم‌افزار حضور و غیاب انجام می‌دهد.
در دستگاه پس از آنکه اطلاعات مربوط به تردد ثبت شدند به نرم افزار انتقال می‌یابند و پس از انجام پردازش و بررسی‌های لازم، گزارش‌گیری صورت می‌گیرد. به کمک نرم‌افزار ثبت حضور و غیاب می‌توان به امکاناتی از قبیل ثبت مشخصات پرسنل و گروه‌بندی آنها، تعریف شیفت‌های شرکت و انجام تنظیمات لازم، ثبت اطلاعات مربوط به ماموریت و مرخصی، مدیریت ترددها و اصلاح و گزارش‌گیری آنها، دسترسی داشت.
استفاده از نرم افزار کنترل تردد خطاهای ممکن را که ممکن است توسط پرسنل صورت گیرند کاهش می‌دهد. از جمله ممکن است افراد هنگام ورود به اشتباه دو تردد را ثبت کنند و یا فراموش کنند که آن را ثبت کنند. همینطور ممکن است دستگاه دچار مشکل شود و نتواند ورود و خروج خود را ثبت کند. همینطور مرخصی و ماموریت نیز در دستگاه ثبت نمی‌شود. اما به کمک نرم افزار مربوطه می‌توان اصلاحات لازم را انجام داد.
برای ارسال اطلاعات لازم از دستگاه کنترل تردد به نرم افزار حقوق و دستمزد، ممکن است که نیاز به اصلاحاتی باشد که به کمک نرم افزار می‌توان داده‌های خام را اصلاح و پس از اصلاح آن را به بخش دستمزد ارسال کرد.
انواع نرم‌افزارهای حضور و غیاب
معمولا نرم افزارهایی که نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را برعهده دارند دارای دو دسته بندی هستند، تک کاربره و چندکاربره که در این تقسیم بندی قرار می‌گیرند. سیستم‌هایی که تک کاربره هستند برای کسب و کارهای کوچک پیشنهاد مناسبی خواهند بود و برای نصب به یک کامپیوتر نیاز دارند. بانک اطلاعاتی که در سیستم تک کاربره باید برای درج داده‌های حضور و غیاب پرسنل از آنها استفاده شود برنامه‌های ساده و سبکی مانند Access، Mysql می‌تواند باشد.
نرم افزارهایی که چندکاربره هستند معمولا بر روی بیشتر از یک کامپیوتر نصب می‌شوند و دارای یک سرور هستند. بانک اطلاعاتی که از این سیستم پشتیبانی می‌کند معمولا Sql Server است. این سیستم ممکن است بر روی کامپیوتر کاربر نیز نصب شود.
دسته‌بندی نرم افزارها به سه قسمت مختلف
نرم‌افزارهایی که نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را برعهده دارند می‌توانند به دسته‌های نرم افزارهای تحت ویندوز، تحت وب، و اپ‌های موبایلی تقسیم شوند. درصورتی که نرم‌افزار تحت ویندوز در این فرایند مورد استفاده قرار گیرد بر روی تمام سیستم‌های مورد استفاده نصب خواهد شد و می‌تواند بر بستر شبکه محلی یک شرکت استفاده شود. این شبکه می‌تواند چندین شرکت و یا نقاط مختلف از یک شرکت را در بر بگیرد.
گستردگی نرم‌افزارهای تحت وب بیشتر از موارد دیگر است و نیازی نیست تا بر روی کامپیوتر کاربران نیز نصب شود. این نرم افزار بر روی کامپیوتر سرور نصب می‌شود. در این برنامه این قابلیت برای کاربران وجود دارد تا هر کجای دنیا باشند به کمک یک مرورگر و با توجه به مجوزهای تعریف شده، بتوانند به منوهای حضور و غیاب وصل شوند.
اپلیکیشن‌های موبایلی که قرار است نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را اجرا کنند نیز تحت وب به شمار می‌روند. زیرا در بستر وب قابل اجرا هستند. این نرم‌افزارها بر روی گوشی‌های هوشمند قابل اجرا هستند.
سخن آخر
ثبت اطلاعات مربوط به پرسنل، از جمله اطلاعات مربوط به ورود و خروج، ماموریت و مرخصی، کنترل تردد، برای هر کارفرما و شرکت و سازمانی امر مهمی تلقی می‌شود. زیرا جهت موفقیت شرکت، باید نظم و انضباط کاری بین کارکنان وجود داشته باشد.
در این صورت نقش نرم افزارها و دستگاه‌هایی که نقش حضور و غیاب در شرکت‌ها را برعهده دارند پررنگ می‌شود. در کنار یک دستگاه حضور و غیاب که امروزه شرکت‌های بزرگ و کوچک از آن استفاده می‌کنند، نرم افزار تحت ویندوز یا موبایل یا وب نیز باید وجود داشته باشند.
نرم افزارهایی در بازار وجود دارند که برای انواع کسب و کارها مناسب می باشد. با نرم افزار تایمزی می توان کارمندان شرکت های بزرگ و کوچک را مدیریت نمود. برای اطلاعات بیشتر در رابطه با تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
سایر مقالات
- 5 کاربرد هوش مصنوعی در احراز هویت
هوش مصنوعی در احراز هویت دریچه‌ی جدیدتری از امنیت را نمایان کرده است. این مسئله برای امنیت و دقت بیشتر در بررسی عملکرد کارمندان مهم است. در این مقاله به بررسی نقش آن در دقت کارمندان می پردازیم. - چگونه با گوشی همراه حضور و غیاب کنیم؟
اپلیکیشن حضور و غیاب با گوشی همراه به معنای حضور و غیابی است که نیاز به دستگاه ندارد. چرا؟ دستگاه های حضور و غیاب کارتی و دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک که با شناسایی اعضای بدن، تردد را ثبت - حضور و غیاب اکسل رایگانلیست حضور و غیاب اکسل رایگان در سازمان موجب برقراری نظم بیشتر در آن می شود. داشتن نرم افزار حضور و غیاب می تواند غیبت کارکنان را کاهش دهد و از طرفی بهره وری آنها را افزایش دهد. یکی دیگر از
