معرفی سیستم های هوشمند پردازش گزارش کارکرد

معرفی سیستم های هوشمند پردازش گزارش کارکرد 

در این مقاله به معرفی نرم افزارهای زمان سنج آنلاین و سیستم های هوشمند پردازش گزارش کارکرد می پردازیم. در ادامه انواع مختلف این سیستم ها و مزایای هر کدام از آنها را نیز شرح خواهیم داد و در پایان به ضرورت جایگزینی سیستم های سنتی ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان با نرم افزارهای زمان سنج جدید و مزایای بکارگیری این نرم افزارها برای سازمان ها و کسب و کارها خواهیم پرداخت.

زمان سنجی اوقات کار

چگونگی محاسبه اوقات کار از طریق یک نرم افزار زمان سنج آنلاین 

سامانه های زمان سنج هوشمند کارفرمایان را قادر می سازند تا زمان ورود و خروج کارمندان خود را ردگیری و ثبت و ضبط کنند. اگر با سیستم های هوشمند پردازش گزارش کارکرد و نحوه کار آنها در محاسبه اوقات کار آشنایی دارید باید بدانید از چه چیزی صحبت می کنیم. در غیر این صورت مطالعه این مقاله اطلاعات مفیدی در اختیارتان خواهد گذاشت.

نرم افزار زمان سنج آنلاین چیست؟ 

با معرفی سامانه های آنلاین زمان سنجی آغاز می کنیم. این نرم افزارها از قابلیت های فراوانی برخوردار هستند که از جمله آنها می توان به ثبت گزارش رسمی ساعات ورود و خروج، محاسبه اوقات کار انباشته، زمان سنجی آنلاین، پشتیبانی از اپلیکیشن های موبایل، ثبت و محاسبه مرخصی های ساعتی و شناسایی کارکنان غایب اشاره نمود. البته باید توجه داشته باشید که تمامی این قابلیت ها در تمامی نرم افزارهای زمان سنجی وجود ندارند. اما در صورت تمایل کارفرمایان به برخورداری از آنها کاملا دسترس پذیر هستند و می توانند به سامانه فعلی شرکت افزوده شوند. 

به طور خلاصه باید گفت یک نرم افزار زمان سنج آنلاین با استفاده از هوش مصنوعی و ماشین لرنینگ به محاسبه و ثبت و ضبط اوقات کار کارکنان یک سازمان با درصد دقتی بسیار بالا می پردازند. در ادامه مقاله به معرفی سیستم پردازش گزارش کارکرد خواهیم پرداخت.

یک گزارش کارکرد سنتی

پردازش گزارش کارکرد چیست؟ 

گزارش کارکرد برگه ای است که روی آن اطلاعات مربوط به ساعات کار هر یک از کارکنان در طول یک روز خاص نوشته و ثبت می شود. امروزه با گسترش تکنولوژی های دیجیتال شرکت ها به مرور در حال کنار گذاشتن گزارش کارکرد های سنتی -که اطلاعات آنها به شکل دستی وارد می شود- هستند. این اشکال سنتی ثبت ساعات کار به مرور در حال اعطای جایگاه خود به سیستم های هوشمند پردازش ساعات کار می باشند. استفاده از سیستم پردازش گزارش کارکرد یک راه بسیار ساده و مؤثر جهت محاسبه دقیق مجموع ساعات و دقایقی است که یک کارمند در محیط کار حضور داشته و به کار مشغول بوده است. استفاده از سیستم پردازش گزارش کارکرد ظرفیت های فراوانی را در اختیار مدیران شرکت ها قرار می دهد. کمپانی های مختلف اخیرا به طور گسترده در حال استفاده از این سیستم هستند و از طریق آن به طرز شایسته تری امکان رویارویی با مقررات دولتی و قوانین کار را به دست آورده اند. سیستم هوشمند پردازش گزارش کارکرد برنامه ای است که اقدام به محاسبه مجموع ساعات کار در یک هفته، یک روز، یک ماه یا یک سال می نماید. این سیستم همچنین قادر است به محاسبه ساعات کار یک کارمند بخصوص در یک پروژه بخصوص نیز بپردازد. اگر می خواهید بدانید که در طول یک هفته یا یک ماه اخیر دقیقا چه میزان کار کرده اید تنها کافیست به اطلاعات و اعداد موجود در این سیستم رجوع کنید. در گذشته این اطلاعات مربوط به اوقات کار کارکنان به شیوه دستی و از طریق وارد کردن اعداد آن در برگه های گزارش کارکرد مورد استفاده قرار می گرفت؛ اما امروزه تمام این پروسه به لطف نرم افزارهای زمان سنج آنلاین به شکل کاملا خودکار انجام می گیرد.

چگونگی بکارگیری سیستم پردازش گزارش کارکرد از طریق نرم افزارهای زمان سنج آنلاین 

در ادامه به شماری از روش هایی که به وسیله آنها می توانید به پردازش اطلاعات گزارش کارکرد بپردازد اشاره خواهیم کرد.

پردازش گزارش کارکرد از طریق اپلیکیشن موبایل

پردازش گزارش کارکرد از طریق مرورگر 

این روش یکی از آسان ترین روش های پردازش گزارش کارکرد است. در این روش هر کارمند دارای حسابی در سامانه زمان سنج است و تعداد دقیق ساعات و دقایق کار او به سادگی و از طریق ثبت ورود و خروج او در سامانه وارد می شود. این سامانه ها با بهره گیری از هوش مصنوعی و ماشین لرنینگ برخوردار از درصد دقت و اطمینان بسیار بالایی هستند و اطلاعات پردازش شده توسط آنها کاملا موثق می باشد. همچنین این نرم افزارها میزان دقیق حقوق کارکنان را نیز از طریق پردازش اعداد مربوط به گزارش کارکرد آنها محاسبه و ارائه می کنند. به علاوه، محاسبه ساعات اضافه کار نیز از دیگر قابلیت های این نرم افزارها می باشد. این سامانه تأثیر بسزایی در افزایش بهره وری هر سازمان و صرفه جویی در زمان کارکنان آن دارد و با استفاده از آنها قادر خواهید بود در عرض چند ثانیه به ریز جزئیات ساعات کار هر کارمند دسترسی پیدا کنید. هر یک از کارکنان نیز می توانند با رجوع به حساب خود در سامانه تمامی اطلاعات مربوط به اوقات کار خود را مشاهده کنند.

سامانه زمان سنج مبتنی بر مرورگر چگونه کار می کند؟ 

با پیمودن گام های زیر می توانید به پردازش گزارش کارکرد از طریق سامانه های مبتنی بر مرورگر بپردازید: 

– آنلاین شوید: اگر از سامانه زمان سنج مبتنی بر مرورگر استفاده می کنید جهت پردازش اطلاعات گزارش کارکرد ابتدا لازم است وارد سامانه آنلاین شوید. از طریق اپلیکیشن های موبایل یا هر مرورگر دیگری به راحتی قادر خواهید بود به سامانه دسترسی پیدا کنید.

– انجام تنظیمات لازم: کارفرما می بایست تنظیمات خاص مربوط به شرکت خود به طور مثال لوکیشن محل کار را در سامانه اعمال کند. با انجام این گام، ورود و خروج کارکنان به راحتی و از طریق ردگیری لوکیشن آنها انجام خواهد گرفت.

– پردازش گزارش کارکرد: استفاده از نرم افزار زمان سنج هوشمند به شما امکان می دهد که ظرف زمانی بسیار کوتاه و با صرف نهایت دقت به تهیه فیش های حقوقی بپردازید.

یک گزارش کارکرد هوشمند

پردازش گزارش کارکرد از طریق گوشی های موبایل 

نرم افزارهای زمان سنج مبتنی بر گوشی های هوشمند برای کارفرمایان امکان این را فراهم می کنند که به ردگیری موقعیت مکانی کارکنان خود از طریق گوشی های موبایل آنها بپردازند. کارفرمایان از طریق این سیستم به راحتی می توانند زمان دقیق ورود و خروج کارکنان خود را ثبت کنند. این نرم افزارها می توانند تمامی اطلاعات ورودی خود را با پردازش در زمانی کمتر از ده دقیقه تبدیل به فیش های حقوقی دقیق نمایند.

پردازش گزارش کارکرد مبتنی بر کیوسک 

نرم افزارهای زمان سنج مبتنی بر کیوسک شیوه کاری مشابه با نرم افزارهای مبتنی بر مرورگر دارند. این نرم افزارها در تبلت های سازمانی کارکنان نصب می شوند و به ثبت و ضبط اطلاعات مربوط به ساعات کار آنها می پردازند. مدیران و کارفرمایان با استفاده از این نرم افزارها قادرند فقط با چند کلیک فیش های حقوقی کارکنان خود را تهیه کنند. کاربران این سیستم ها می بایست اطلاعات خاص مربوط به موقعیت مکانی شرکت خود را وارد نرم افزار کنند تا این سیستم از طریق جی پی اس های موجود روی تبلت کارکنان موقعیت مکانی آنها را ردگیری کند و ساعات کار را محاسبه نماید. اگر از سیستم های پردازش گزارش کارکرد مبتنی بر کیوسک برای سازمان خود استفاده می کنید تمام کارکنان شما می توانند از طریق یک اپلیکیشن زمان دقیق ورود و خروج خود را در سیستم ثبت کنند. بر خلاف نرم افزارهای مبتنی بر مرورگر، در این سیستم ها کارکنان دیگر نیازی ندارند که هر بار برای ثبت ورود و خروج خود وارد حساب خود در سامانه شوند. نرم افزارهای زمان سنج مبتنی بر کیوسک مناسب برای کارفرمایانی هستند که تعداد بسیار زیادی کارمند را در استخدام شرکت خود دارند. 

نرم افزارهای زمان سنج بیومتریک

نرم افزارهای زمان سنج مبتنی بر سیستم های بیومتریک از داده های دیجیتال جهت ثبت زمان ورود و خروج کارکنان استفاده می کنند. این سیستم ها هر یک از کارکنان را بر اساس یک ویژگی بیولوژیک تعیین هویت می کنند و حضور و غیاب آنها را ثبت می نمایند. به طور مثال با استفاده از فرکانس های رادیویی یعنی تشخیص صدای کارکنان، تشخیص چهره آنها یا اثر انگشت آنها. مزیت استفاده از این سیستم ها این است که امکان بروز خطا یا فریب خوردن سیستم از انسان ها را از بین می برد. به طور مثال ممکن است بعضی از کارکنان شما از طریق همکاران خود اقدام به ثبت حضور در محل کار کنند؛ در حالی که واقعا غایب هستند. با استفاده از نرم افزار زمان سنج بیومتریک امکان چنین حقه بازی هایی از بین می رود. با استفاده از این سیستم ها تمامی اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان حتی در صورت قطعی اینترنت نیز در سیستم ثبت و ذخیره می شود و در نهایت نیز می شود ظرف مدت بسیار کوتاهی فیش حقوقی تمامی کارکنان را تهیه نمود. سیستم های پردازش بیومتریک گزارش کارکرد علاوه بر ثبت زمان ورود و خروج، زمان های مرده کاری همچون اوقات استراحت و نهار را نیز ثبت می کنند. همچنین این سیستم ها قادر به ثبت اوقات اضافه کاری نیز هستند.

یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک

ضرورت استفاده از سیستم های پردازش گزارش کارکرد چیست؟ 

سیستم های پردازش گزارش کارکرد علاوه بر ثبت زمان ورود و خروج کارکنان از استفاده های دیگری نیز برای کارفرمایان و مدیران شرکت ها برخوردار می باشند. به طور مثال این سیستم ها می توانند مدیران را در مدیریت یک پروژه خاص یاری کنند. از طریق سیستم های پردازش گزارش کارکرد مدیران قادرند به محاسبه دقیقتر هزینه های یک پروژه، برآوردهای شغلی، ردیابی هر یک از کارکنان به هر دلیل خاص، تهیه صورت حساب های مشتریان و در نهایت تهیه فیش های حقوقی کارکنان بپردازند. استفاده از این سیستم ها جهت تهیه فیش های حقوقی منجر به صرفه جویی فوق العاده ای در هزینه های سازمان خواهد شد. این سیستم ها همچنین با اتوماتیزه کردن تهیه صورت حساب ها می توانند منجر به افزایش درآمدهای سازمان نیز بشوند. سیستم های هوشمند پردازش گزارش کارکرد دارای این مزیت اند که دچار اشتباه نمی شوند و همچنین زمان و انرژی زیادی را نیز برای سازمان و مدیران و کارکنان آن صرفه جویی می کنند.

سیستم های زمان سنج سنتی در برابر سیستم های آنلاین 

پیش از آنکه نرم افزارهای زمان سنج آنلاین پا به عرصه وجود بگذارند، کسب و کارهای مختلف تا مدت ها از شیوه ثبت دستی ساعات کار و زمان ورود و خروج کارکنان خود استفاده می کردند. ثبت دستی اوقات کار البته همواره با امکان بروز خطا و اشتباهات انسانی مواجه است. کارفرمایانی که از ریاضی و محاسبات پیچیده بیزارند باید از مخترعان نرم افزارهای زمان سنج آنلاین متشکر باشند. ثبت دستی اوقات کار یک پروسه زمانبر است و امکان بروز خطا نیز در آن وجود دارد. به همین دلیل شرکت ها رو به استفاده از سیستم های خودکار جدید آورده اند. سیستم های سنتی با ثبت دستی زمان ورود و خروج کارکنان کار می کردند. بکارگیری نرم افزارهای زمان سنج آنلاین هزینه استخدام نیروی کار برای انجام این وظیفه و همچنین تهیه فیش های حقوقی را نیز از بین برده است. 

مزایای استفاده از نرم افزارهای زمان سنج آنلاین 

در گذشته برای استفاده از سیستم های زمان سنجی خودکار نیاز به کامپیوتر وجود داشت. امروزه برای استفاده از این سیستم ها هیچ نیازی به دسترسی به کامپیوتر نیست و این نرم افزارها در هر نقطه ای می توانند مورد استفاده قرار بگیرند. همچنین این سیستم ها قابلیت هایی را در اختیار کارفرمایان قرار می دهند که سیستم های قدیمی از آنها برخوردار نبودند. در زیر به شماری از مزایای استفاده از سیستم های آنلاین پردازش گزارش کارکرد اشاره می کنیم: 

– امکان دسترسی هر یک از کارکنان به جزئیات ساعات کار خود.

– امکان استفاده از اپلیکیشن های موبایل جهت ثبت اطلاعات مربوط به ورود و خروج.

– نصب و استفاده آسان.

– زمان سنجی خودکار ساعات کاری.

– کاهش هزینه های سازمان.

– صرفه جویی در زمان و انرژی کارکنان.

مزایای استفاده از نرم افزار زمان سنج هوشمند

سخن پایانی 

اگر مدیریت کسب و کاری پر رونق را بر عهده دارید حتما با میزان بسیار بالایی از رفت و آمد نیز سر و کار خواهید داشت. در این صورت ردگیری و ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان به محل کار چالش بزرگی برای شما خواهد بود. روش های قدیمی و تاریخ مصرف گذشته ثبت ساعات کار کارکنان با درصد خطای بالایی مواجه هستند و هزینه و زمان زیادی از شما و کارکنانتان را نیز به هدر می دهند. با بهره گیری از یک سیستم پردازش آنلاین گزارش کارکرد می توانید با مؤثرترین و کارآمدترین شیوه ممکن به کنترل حضور و غیاب کارکنان خود با صرف کمترین زمان و هزینه بپردازید. وظیفه ثبت و ضبط اوقات کاری کارمندان را به نرم افزارهای زمان سنج هوشمند واگذار کنید و روی مسائل مهمتر کسب و کار خود تمرکز کنید.