مدیریت از راه دور (دورکاری)

 10 نکته مهم برای مدیریت کارمندان دورکار

قراردادهای کاری جایگزین مانند دورکاری و ساعت کاری انعطاف پذیر از جمله مزایایی بودند که فقط در تعداد نسبتاً کمی از شرکتهای آتیه دار پیدا میکردید. اما امروزه، بسیاری از آژانسهای خلاق و دپارتمان های بزرگ به استخدام کارمندان دورکار روی آورده اند. کارفرمایان باهوش میدانند که اگر بخواهند استعدادهای برتر را جذب و حفظ کنند، باید سازگار باشند، زیرا بسیاری از کارمندان دورکار به دنبال کار انعطاف پذیرتر و متعادلتری هستند. اما دورکاری مزیتی است که باید با دقت آن را اجرا کنید و به هیچ عنوان کار آسانی نیست.
در این مقاله قصد داریم به چالشها و مزیت های دورکاری و 10 نکته مهم مدیریت کارمندان دورکار بپردازیم.

حتما بخوانید: نرم افزار دورکاری

دورکاری چه مزایایی دارد؟

از جمله مزایای دورکاری برای کارمندان میتوان به ساعات کاری انعطاف پذیر، استقلال شغلی، تعادل بین کار و زندگی و صرفه جویی در زمان، هزینههای رفت و آمد و انرژی اشاره کرد. همچنین طبق تحقیقات انجام شده ، دورکاری موجب افزایش کارایی کارمندان شده است.
دورکاری برای کارفرمایان نیز مزایایی به همراه دارد که از جمله آن میتوان به صرفه جویی درهزینه ها و امکانات، افزایش انگیزش کارمندان، انعطاف پذیری و امکان دسترسی و بکارگیری قشرهای خاص مانند معلولان و ناتوانان، بهره وری بالاتر، کاهش بینظمی و بهبود عملکرد سازمانی اشاره کرد.

حتما بخوانید: حضور و غیاب و تردد با موبایل (لوکیشن)

چالشها و معایب دورکاری

دورکاری ،چالش ها و معایبی نیز به همراه دارد که هم کارمندان و هم کارفرمایان نسبت به ابزار نگرانی کردهاند. از جمله چالش های اصلی دورکاری برای کارمندان میتوان به احساس تنهایی و انزوا ،مشکلات ارتباطی، نبود توانایی جداسازی مرز بین کار و زندگی، مشکلات خودنظمی و نبود حمایت حرفهای است.
کنترل، مدیریت و هماهنگی دشوار کارمندان دورکار، هزینۀ بالای امکانات و تجهیزات و مسائل امنیتی از جمله چالش های سازمانی حائز اهمیت دورکاری به شمار میآید.

حتما بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب اندروید

نکات مهم برای مدیریت بهتر کارمندان دورکار

1-انتظارات خود از کارمندان دورکار را از همان ابتدا و بطور شفاف تعیین کنید.

ارائه دستورالعمل ها، تعیین حدومرزها و بررسی اصول اولیه کار از جمله مهمترین گامهایی است که باید هنگام شروع پروژه دورکاری خود بردارید. سوالات و ابهام هایی از سوی کارمندان دورکار وجود خواهد داشت؛ بنابراین در دسترس باشید و در مورد اولویت ها، نقاط عطف، اهداف و موارد دیگر با آنها شفاف باشید.

در دسترس بودن هر یک از اعضای تیم را مشخص کنید و اطمینان حاصل کنید که می توانید در صورت لزوم به آنها دسترسی داشته باشید.

2- منظم و انعطاف پذیر باشید.

زمانی که صحبت از کار با کارمندان دورکار به میان میآید، نکته کلیدی برای حفظ ثبات کاری، روی آوردن به ساعات کاری انعطافپذیر است. اگرچه داشتن یک برنامه کاری متقن و ثابت امری ضروری است، اما باید آماده باشید تا استراتژیهای خود را در صورت نیاز مطابق با شرایط خاص سازگار کنید. اینکه کارمندان دورکار شما شیفت کاری خود را در صبح یا عصر وقت بگذارند، مادامیکه که کار تکمیل شده و کیفیت بالایی دارد، حائز اهمیت بالایی نیست.

3- زمان جلسات دورکاری خود را به درستی هماهنگ کنید.

آنچه در کار حضوری در شرکت ثمربخش است ممکن است در دورکاری جواب ندهد. به جای جلسات طولانی، جلسات مجازی کوتاه داشته باشید. این ایده را در منابع تیمی، برنامه ریزی و زمان بندی اقدامی نیز به کار ببرید.

4- پیشرفت کارمندان دورکار خود را پیگیری کنید.

از کارمندان دورکارتان بخواهید گزارشی از یک برنامه کاری به همراه وظایفی که انتظار می رود در یک زمان معین انجام دهند، به شما بدهند. این کار نگرانی شما را از بین می برد و به تیم شما برای ایفای نقش خود سر و سامان می دهد. به خاطر داشته باشید، فقط به این دلیل که نمی توانید آنها را در حال کار در منزل خود ببینید به این معنی نیست که کار پیش نمیرود؛ بنابراین به روند کار اطمینان کنید.

5- بر روی ارتباطات موثر با کارمندان دورکار خود تاکید داشته باشید.

نحوۀ ارتباط مدیران با کارمندان دورکار خود بسیار حائز اهمیت است، زیرا این کار باعث می شود تا کارمندان دورکار از ضرب الاجل، منابع موجود، چالش های مربوط به کار، انتظارات مدیران و برنامه کاری مطلع شوند.
همچنین بخاطر داشته باشید که کدام ابزار ارتباطی با جو تیم سازگارتر است )ایمیل، پیامهای کوتاه، تماسهای تلفنی، چتهای ویدیویی…. ( و تعادل بهینه را برای ارتباط با کارمندان خود با پیامهای متنی و ایمیل را برقرار کنید؛ البته میزان ارتباط شما ممکن است نسبت به هر کارمند متفاوت باشد. بهترین راه این است که از کارمندان بپرسید که چگونه می خواهند در حین دورکاری مدیریت شوند. به این ترتیب، مدیران می توانند رضایت کارمندان خود را برای بهره وری بهتر در هنگام کار در منزل حفظ کنند.

با وجود اینکه مهم است که مدیران از معیارهای مهم سازمان خود را پیروی کنند و با کارمندان مطابق با آن عمل کنند، اما کنترل و نظارت بیش از حد می تواند نشانگر بی اعتمادی مدیران به کارمندان باشد. در صورتیکه کارمندان شما بخوبی ارتباط برقرار می کنند و اهداف و ضرب الاجل ها را رعایت می کنند، نیازی به بی اعتمادی و نگرانی نیست.

6- شنوندۀ خوبی باشید

موفقترین مدیران شنوندگان خوبی هستند، با اعتماد و احترام ارتباط برقرار میکنند، بدون بکارگیری مدیریت خرد و زیاده روی در ارتباطات، حجم کار و پیشرفت را پیگیری میکنند. متاسفانه از نظرسنجی ها اغلب کم استفاده می شود. به عنوان مثال، شاخص خالص ارتقادهنده ماهانه یا فصلی کارمندان، همراه با نظرسنجیهای خاص برای بررسی عمیقتر احساسات کارمندان، میتواند مفید باشد. شاخص خالص ارتقا دهنده نشانگر این است که یک کارمند چقدر احتمال دارد سازمان خود را به سایر جویندگان کار معرفی دهد.

7- ارتباطات موثر ایجاد کنید و در دسترس کارمندان خود باشید.

بسیاری از کارمندان دورکار در این شرایط کاری جدید احساس انزوا و سرگشتگی می کنند، به همین دلیل ایجاد ارتباط موثر با کارمندان مهم است. برای داشتن ارتباط موثر ،بازخورد مثبت را به اشتراک بگذارید، یک گروه برای گفتگوی سرگرم کننده ایجاد کنید، یا سعی کنید با هم گپ بزنید و از هر چیزی که به حفظ حس عادی و همبستگی بینتان کمک می کند دریغ نکنید.

مدیران خوب خود را در اختیار کارمندان خود قرار می دهند. آنها در مسیر بکارگیری خط مشی های آزادانه برای کارمندان دورکار خود قدم برمیدارند و خود را در زمان های گوناگون و از طرق مختلف در دسترس آنها قرار می دهند. کارمندان دورکاری همیشه می توانند روی مدیر خود برای پاسخگویی به نگرانی ها و مشکلات پیش رو حساب کنند.

8- راهی برای همکاری کامندان با یکدیگر ارائه دهید.

ارائه یک سند مشترک که فعالیت های کاری کارمندان را پیگیری می کند یکی از راه هایی است که مدیران می توانند از آنچه کارمندانشان انجام می دهند مطلع شوند. این یک تمرین خوب حتی برای زمانی است که کارمندان بصورت حضوری کار میکنند و به مدیران کمک می کند انتظارات و مسئولیت های خود را از کارمندان بهبود ببخشند. همچنین با کارمندان خود در مورد رفتار قابل قبول در زمینه ارتباطات مجازی، مانند سرعت پاسخگویی به پیام های همکاران به توافق برسید.

9- میل به مدیریت خرد در خود را کنترل کنید.

زیر نظر گرفتن وسواس گونه ی کارمندان زیر دست توسط مدیران هنگام کار حضوری در دفتر به هیچ عنوان مناسب فلذا در شرایط دورکاری هم نباید این کار صورت بگیرد. بررسیهای منظم کارمندان به مدیران کمک میکند تا از مدیریت خرد اجتناب کنند، گرچه همچنان آنها را قادر میسازد تا رضایت کارمندان را حفظ کرده و فرصتی را برای آنها فراهم میکند تا اطمینان حاصل کنند که بازخورد مناسبی از سوی آنها دریافت کنند.
بنابراین اگر کارمندان شما به خوبی ارتباط برقرار می کنند و اهداف و ضرب الاجل ها را رعایت می کند، آنها کارمندان سازنده ای هستند و وظایف خود را به نحو احسن انجام می دهند و نیازی به نگرانی نیست.

10- موفقیت های کارمندان را جشن بگیرید.

همانطور که مدیران به دنبال فرصت هایی برای جشن گرفتن نقاط عطف کاری در دفتر کار هستند همانگونه نیز باید نسبت به کارمندان دورکار عمل کند تا از این طریق کارمندان دورکار برای ادامه کار و رویارویی با مشکلات پیش رو انگیزه کافی را کسب کنند.

سخن پایانی

در این مقاله تلاش کردیم به چالشها، معایب و مزیتهای دورکاری و نکات مهم در زمینۀ مدیریت کارکنان دورکار بپردازیم. چنانچه شما نیز بعنوان یک کارفرما یا کارمند دورکار تجاربی در زمینه دورکاری دارید ، میتوانید از نظرات و پیشنهادات خود را در بخش نظرات ذکر کنید.