نحوه مدیریت حقوق و دستمزد در کسب و کارهای کوچک

مدیریت حقوق و دستمزد یک فرآیند پیچیده است که باید از ابتدا به انجام آن اهتمام ورزید. مدیریت حقوق و دستمزد در کسب‌وکارهای کوچک و  استرس‌زا اهمیت دارد، چرا که  نیازمند آگاهی مقررات و قوانین بسیار زیادی است. علاوه بر این، شما معیشت همه افراد تحت استخدام خود را به عهده می‌گیرید که چیز کمی نیست. بنابراین، حقوق و دستمزد به خودی خود مستلزم دقت و نگهداری اطلاعات است. ما اینجا هستیم تا به شما در این باره کمک کنیم.

در این پست وبلاگ تایمزی، ما شما را در مورد نحوه مدیریت حقوق و دستمزد برای کسب و کار کوچک خود راهنمایی می‌نیم.

فهرست مطالب در مقاله مدیریت حقوق و دستمزد

• مدیریت حقوق و دستمزد چیست؟
• دو راه برای مدیریت حقوق و دستمزد شما
• نکاتی در مورد نحوه مدیریت حقوق و دستمزد برای یک کسب و کار کوچک
• اسناد حقوق و دستمزد را کنترل کنید
• زمان تعیین شده حقوق و دستمزد داشته باشید
• سوابق خود را با ردیابی زمان مرتب و ایمن نگه دارید
• تعیین یک مدیر حقوق و دستمزد
• از مدیران منابع انسانی و حقوق و دستمزد بخواهید با هم کار کنند
• استخدام یک آژانس خارجی را در نظر بگیرید
• در مورد فرآیند شفاف باشید
• نتیجه

مدیریت حقوق و دستمزد چیست؟

مدیریت حقوق و دستمزد فرآیند محاسبه و توزیع حقوق و دستمزد، با استفاده از قوانین به روز و مقررات جبرانی، مالیات و غیره است. همچنین شامل ارزیابی و محاسبات اضافه کاری، ساعات کاری شناور و سایر جزئیات مربوط به دستمزد می باشد.

همه این کارها برای اطمینان از پرداخت به موقع و منصفانه دستمزد به کارکنان انجام میشود.

دو راه برای مدیریت حقوق و دستمزد

در مدیریت حقوق و دستمزد باید بدانید همه دستمزدها یکسان نیستند، زیرا کارمندان در دسته بندی های مختلفی قرار دارند، به ویژه در شرکت های دانش بنیان. بسته به صنعت شما، محاسبه دستمزد و پرداخت می تواند شامل موارد زیر باشد:

• دستمزد حقوق (کارمندان تمام وقت، که اغلب در محل کار می کنند).
• دستمزد ساعتی (پیمانکاران و مشاغل آزاد)
• کمیسیون (پیمانکاران و مشاغل آزاد)
• انعام (صنایع غذایی و خدماتی)
• مدت زمان
• زمان پرداخت

اما اگر کسب و کار شما عمدتاً به کارکنان متخصص وابسته است، معمولاً در محاسبه دستمزد کار ساده تری خواهید داشت. در این مورد، دو روش برای پرداخت حقوق کارکنان وجود دارد:

1. هفتگی یا ماهانه برای کارکنان تمام وقت، و
2. حقوق و دستمزد برای کارکنان مشروط (استخدام بر اساس تقاضا، معمولا مشاوران و مترجمان آزاد، غیر وابسته به شرکت).

تفاوت های اساسی بین پیمانکاران، مترجمان آزاد و کارمندان وجود دارد. بنابراین تشخیص اینکه چه کسی باید در مرحله اول حقوق بگیرد کار را مشکل میکند. باید بدانید هر کسی به چه مدارکی نیاز دارد، نحوه محاسبه و پرداخت اضافه کاری چگونه است، و این که چه کسانی و چه مدت واجد شرایط دریافت مرخصی هستند. نقص در این بخش می تواند منجر به شکایت کارکنان شود.

نکاتی در مورد نحوه مدیریت حقوق و دستمزد برای یک تجارت کوچک

برای مدیریت موفق و موثر حقوق و دستمزد توجه به برخی نکات کلیدی، ضروری است. فرم های مالیاتی باید به موقع ارسال شوند، ساعات کار و اضافه کاری پیگیری شود، قراردادها به طور کامل بررسی شوند، و غیره.

بیایید نگاهی به هر یک از جنبه های فرآیند حقوق و دستمزد و نحوه انجام آن بیندازیم.

اسناد مربوط به مدیریت حقوق و دستمزد را کنترل کنید

اگرچه بسیاری از شما که این مطلب را می خوانید احتمالاً می دانید چه مدارکی برای مدیریت حقوق و دستمزد مورد نیاز است، اما مرور دوباره آن ها خالی از لطف نیست. علاوه بر این، به استحکام برنامه کمک می کند، . سبب میشود تا روند انجام کار ساده تر شود.

در اسرع وقت کارهای اداری را مرتب کنید.

قراردادهای مورد نیاز برای هر کارمند جدید عبارتند از:

1. W-4 برای کارکنان تمام وقت و W-9 برای مترجمان آزاد و پیمانکاران
2. فرم I9 (حداکثر 3 روز پس از تاریخ استخدام)
3. فرم مجوز سپرده مستقیم

هر یک از این اسناد مالیاتی و قوانین مربوط به کار، مهلت های خاص خود را برای ارائه سالانه دارند. یک برنامه زمانی سفارشی تنظیم کنید به صورتی که هفته‌ها قبل از نزدیک شدن به آخرین مهلت، به شما اطلاع ‌دهد تا بتوانید اسناد را به موقع مرتب کنید.

اسناد مربوط به مزایای کارکنان را مرتب کنید

در مدیریت حقوق و دستمزد به صورت موفق و صحیح باید علاوه بر تحت پوشش بیمه قرار دادن کارمندان و یا مزایای خاصی که برای آن ها در نظر گرفته شده است، به مرخصی با حقوق، مرخصی استعلاجی، دستمزد اضافه کاری، بیمه عمر بیمه سلامت، طرح بازنشستگی و غیره فکر کنید.

بیشتر این اطلاعات، مانند مرخصی استعلاجی، مرخصی و اضافه کاری را می توان در نرم افزار ردیابی زمان بررسی کرد. بهترین بخش در مورد دیجیتالی کردن این داده ها این است که مهم نیست چه زمانی به آن نیاز دارید، تنها با چند کلیک یک گزارش کامل با تمام اعداد لازم ایجاد خواهد شد.

با اطلاع از قوانین کار و مقررات مالیاتی به روز باشید

بروزرسانی درست و دقیق همه تغییرات اعم از مقررات مالیاتی و قوانین کار برای همه افراد بالاخص صاحبان کسب و کار ضروری است.  یک مقاله فوربس توسط شورای کسب و کار خود نکات ارزشمندی را به صاحبان مشاغل کوچک ارائه کرد. در میان آنها، ما می خواهیم به چند مورد اشاره کنیم:

• یک مشاور استخدام کنید — فردی با تخصص، که به شما کمک می کند تا از هر گونه تله ای که احتمالا هزاران یا صدها هزار مشکل برای شما میتراشد اجتناب کنید.
• به طور منظم با مشاوران خود ملاقات کنید – به صورت هفتگی یا ماهانه.
• برای به‌روزرسانی‌های خبرنامه یا وب‌سایت‌ها ثبت‌نام کنید – همانطور که جنیفر کوی در همان مقاله ذکر می‌کند، به محض اینکه قانونی تصویب شد و در حال مکتوب بود، زمان اقدام فرا رسیده است. ممکن است منتظر یک ویدیوی YouTube یا گزارشی از سرمقاله دیجیتالی باشید.

حتی این سه نکته به تنهایی می تواند برای به روز ماندن کسب و کار کوچک شما کافی باشد. با این حال، ما به گرمی توصیه می کنیم این مقاله را مرور کنید، زیرا ساده است و هر آنچه را که باید بدانید با حداقل جزئیات توضیح می دهد.

زمان معین برای پرداخت حقوق و دستمزد داشته باشید

اول از همه، شما احتمالا یک روز پرداخت مشخص برای همه کارمندان خود دارید. چه ماهانه، چه هفتگی یا هر دو هفته یکبار. داشتن یک تاریخ معین مانند این، برنامه ریزی برای حقوق و دستمزد دیگری را آسان تر می کند.

مهم است که بررسی کنید حداقل تعداد روزهای پرداخت قانونی برای کشور شما چقدر است. اگر قانون شما را ملزم می کند دو بار در ماه حقوق کارمندان خود را بپردازید، باید از این قانون مطلع باشید. زیرا اگر کمتر از حداقل هزینه پرداخت می کنید، با عواقب قانونی مواجه خواهید شد. به عنوان مثال، در نیویورک، قانون بیان میکند که کارگران کارهای یدی باید به صورت هفتگی حقوق بگیرند، در حالی که برای کارگران دفتری دو بار در ماه است.

با ردیابی زمان، سوابق خود را مرتب و ایمن نگه دارید

بزرگترین مشکل در اکثر فرآیندهای مدیریت حقوق و دستمزد، عدم ثبت سوابق مناسب است. به عبارت دقیق تر:

• پیگیری حضور و غیاب از طریق قلم و کاغذ
• پیگیری زمان با یک صفحه گسترده که نیاز به ورودی دستی دارد
• نرم افزار ردیابی زمان که فقط عملکردهای اساسی دارد

امروزه در صنعت دانش، هر کسب و کاری به یک ردیاب زمان برای مدیریت حقوق و دستمزد قابل اعتماد و قوی نیاز دارد. از آنجا که به غیر از ساعات کاری زیر، می توانید با استفاده از موارد زیر، پرداخت حقوق و دستمزد را بسیار آسان تر کنید:

• پیگیری هزینه ها و پیشرفت پروژه
• داشتن قابلیت تفکیک ساعات پرداخت و غیرقابل پرداخت
• دریافت بینش در مورد مناطقی که بیشترین سود را در مقابل کمترین هزینه برای شما دارد
• تیم شما چه مقدار زمانی را برای هر جنبه از پروژه صرف می کند و هر بخش چه تاثیری بر امور مالی می گذارد.
• تولید فاکتورها، گزارش ها و موارد دیگر

ردیاب‌های طولانی مدت مانند Clockify می‌توانند با برداشتن تمام کارهای دشوار و خسته‌کننده به کسب‌وکار شما کمک کنند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که به کارمندان خود آموزش دهید که چگونه مدت زمان کارشان را پیگیری کنند. هر اطلاعاتی که برای پرداخت حقوق و دستمزد آسان و بدون دردسر نیاز دارید، در آن موجود است.

اطمینان حاصل کنید که قادر به محاسبه دقیق حقوق و دستمزد خود و کارمندان خود هستید – Clockify در اینجا برای محاسبه دقیق حقوق و دستمزد به ازای ساعات کار به شما کمک می کند.

یک مدیر حقوق و دستمزد تعیین کنید

مدیران حقوق و دستمزد افرادی هستند که تخصصشان مدیریت امور مالی کسب و کار و منابع انسانی است. آنها به طور انحصاری با مدیریت حقوق و دستمزد سروکار دارند و علاوه بر آن بر کارکنان مرتبط نظارت می کنند.

اگر نمی خواهید مشاوران و حسابداران جداگانه ای استخدام کنید، همیشه می توانید از یک نفر در هیئت مدیره بخواهید که همه این کارها را برای شما انجام دهد. یک مدیر حقوق و دستمزد تمام اسناد را کنترل می کند، اطلاعات شما را در مورد تغییرات مالیات ها و قوانین کار به روز می کند، دستمزد، اضافه کاری، بیمه ها و مزایا را محاسبه می کند و هر گونه قرارداد لازم و تغییرات حقوق و دستمزد را با کارمند در میان می گذارد.

با تخصص آنها، شما همچنین می توانید در گسترش مزایای کاری مسئولانه عمل کنید. به عنوان مثال، بهبود PTO (خط مشی مرخصی با حقوق)، تا کسب و کار خود را برای کارمندان بالقوه وسوسه انگیزتر کنید.

از مدیران منابع انسانی و حقوق و دستمزد بخواهید با هم کار کنند

اگر یک مدیر منابع انسانی دارید، ارتباط بین آنها و مدیر حقوق و دستمزد برای تجارت شما مفید خواهد بود.

از آنجایی که منابع انسانی پل ارتباطی بین شرکت و کارمندان است، آنها به تمام تخصص های لازم برای انتقال اطلاعات بین این دو مجهز هستند. در صورتی که کارمندی بخواهد در مورد حقوق یا مزایای خود اطلاعات بیشتری کسب کند، می توانند در مورد فرآیند حقوق و دستمزد بیاموزند یا سوالات و نگرانی های خود را به مدیر حقوق و دستمزد ارسال کنند.

استخدام یک آژانس خارجی را در نظر داشته باشید

این توصیه به صاحبان مشاغلی است که به غیر از کارمندان تمام وقت، کارکنانی تحت عنوان  پیمانکار دارند. از آنجایی که پیمانکاران و فریلنسرها به مجموعه ای از اسناد و مدارک مختلف نیاز دارند، ممکن است پیگیری همه آنها دشوار باشد.

مدیران میتوانند در زمینه مدیریت حقوق و دستمزد نیز به شما کمک کنند، اما اگر نمی خواهید فرد دیگری را استخدام کنید، می توانید این کار را برون سپاری کنید. حتی اگر در شرکت فرد مشخصی برای رسیدگی به همه چیز ندارید، حقوق و دستمزد مدیریت شده از طریق یک آژانس نیز می تواند شما را از مواهب زیر بهره مند کند:

• عدم نگرانی در مورد نرم افزار پردازش حقوق و دستمزد
• عدم نیاز به گذراندن فرآیند استخدام
• ارائه مجموعه ای از افراد ماهر و متمرکز بر شرکت
• هزینه نگهداری کمتر
• به روز نگه داشتن شما در مورد هر گونه تغییر قوانین مالیاتی و مقررات

اینکه آیا باید مدیریت حقوق و دستمزد را به صورت داخلی انجام دهید یا آن را برون سپاری کنید به اندازه، مقیاس پذیری و امور مالی مجموعه بستگی دارد.

در مورد فرآیند مدیریت حقوق و دستمزد شفاف باشید

شما باید در مورد کل فرآیند مدیریت حقوق و دستمزد شفاف باشید. هیچ ضرری ندارد که اگر کارمندان بدانند کدام مالیات پرداخت می شود، قوانین کار چگونه بر حقوق و قراردادهای آنها تأثیر می گذارد. برنامه حقوق و دستمزد از زمانی که شروع به تشکیل پرونده و پردازش اسناد می کنید، تا لحظه توزیع دستمزدها را شامل میشود.

می توانید جلسات گاه به گاه (کوتاه) در سراسر دفتر را با مدیر حقوق و دستمزد، برنامه ریزی کنید تا درباره فرآیند مدیریت حقوق و دستمزد توضیح دهید، و هرگونه سؤال و نگرانی را مطرح نموده و مشاوره ارائه کنید. دستمزدها هرگز نباید یک موضوع تابو باشد، و هرچه کارکنان در نحوه پردازش و توزیع حقوق خود مشارکت بیشتری داشته باشند، به طور کلی به شما و کسب و کار اعتماد بیشتری خواهند داشت.

نتیجه

بهترین روش پرداخت حقوق و دستمزد اغلب ساده ترین است – یا حداقل به همان اندازه که می تواند ساده باشد.

یک نرم افزار ردیابی زمان خوب و یک مشاور حقوق و دستمزد می تواند به شما در مدیریت این موارد کمک کند. با استخدام یک مدیر حقوق و دستمزد یا یک آژانس، کار و استرس ناشی از آن را به فردی متخصص منتقل خواهید کرد.