آیا مشتاق شنیدن اسرار موفقیت مدیریت حضورو غیاب هستید؟ یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی که کارفرمایان با آن مواجهند، چگونگی ثبت حضور و غیاب است. به ویژه در شرایط همه‌گیری ویروس کرونا و افزایش دورکاری، این چالش‌ها بیشتر شده است. اگر کارمندی به دلیل بیماری یا هر مشکل دیگری نتواند کار کند؛ یا دیرتر از زمان تعیین شده شروع به کار کند، تکلیف چیست؟ چگونه ساعات کاری این افراد محاسبه می‌شود؟ در روش مدیریتی فعلی این چالش‌ها پیشبینی نشده است. پس باید به دنبال یک سیستم مدیریت حضورو غیاب کارآمدتر بود. در این مطلب 3 روش مدیریتی که باید آنها را کنار گذاشت، معرفی می‌شوند.؛ در ادامه راه‌حل هوشمندانه‌ای برای مدیریت صحیح حضور و غیاب ارائه می‌دهیم.
روش های اشتباه مدیریت حضورو غیاب
مدیریت حضورو غیاب کارمندان شامل مستندسازی ساعات فعالیت پرسنل، مرخصی استعلاجی و مرخصی‌های سازمان یافته است. مدارس و موسسات آموزشی هم از این سیستم برای مدیریت حضور دانشجویان استفاده می‌کنند. این درحالی است که بسیاری از مشاغل همچنان به استفاده از سیستم‌های ناکارآمد حضور و غیاب پافشاری می‌کنند. اگر شما هم از این سیستم‌ها استفاده می‌کنید، پس تصور اشتباهی از مدیریت حضور و غیاب دارید. در ادامه سه روشی که باید از آنها اجتناب کنید، معرفی می‌شود:
استفاده از دفتر ثبت حضور غیاب و کاغذ بازی‌های قدیمی
زمانی ثبت حضورغیاب با ثبت ساعت ورود و خروج کارمندان در یک دفتر انجام می‌شد. در پایان هر ماه این دفتر توسط مدیریت بررسی می‌شد و مجموع ساعات کاری را برای هر کارمند محاسبه می‌کردند. این سیستم برای سالیان طولانی در ادارات و سازمان‌ها اجرا می‌شد. اما واضح است که روشی غیر قابل اعتماد، پرخطا و خسته کننده است. به ویژه برای بخش نیروی انسانی که ناچار به محاسبات پیچیده و طولانی برای پرداخت حقوق و مزایا بودند. به این دلایل باید استفاده از سیستم‌های سنتی حضور و غیاب را کنار بگذارید:
• خطای انسانی: خطای انسانی از کارمندان گرفته تا بخش نیروی انسانی در سیستم وجود دارد. کارمندی که فراموش می‌کند زمان حضور خود را ثبت کند. فرد دیگری که به جای همکار خود اعلام حضور می‌کند و اشتباهاتی که در حین محاسبه حقوق رخ می‌دهد، بار مالی قابل توجهی برای سازمان دارد.
• غیر قابل اعتماد: سیستمی که به راحتی توسط هر فردی قابل دستکاری باشد، چندان قابل اعتماد نیست. این دفترچه ممکن است گم یا به هر دلیلی خدشه دار شود.
روش دوم استفاده از قالب اکسل
زمان سنجی در Microsoft Excel و Google Sheets روش دیگر مدیریت حضورو غیاب در سازمان هاست. در این سیستم هر کارمند دارای یک صفحه اختصاصی اکسل است که باید زمان حضور و خروج خود را در آن ثبت کند. این روش تا حدودی بهتر از سیستم مدیریت حضورو غیاب کاغذی است. چرا که می‌توان با کمک فورمول‌های موجود در اکسل، محاسبات را در زمان کوتاه‌تری انجام داد. با این حال، چندان قابل اعتماد نیست. به این دلایل:
• آسیب پذیر در برابر تقلب کارمندان: پرسنل به سادگی می‌توانند زمان ورود و خروج خود را اشتباه وارد کنند و هیچ جای کنترلی وجود ندارد.
• خطای انسانی: باز هم امکان فراموشی در وارد کردن اطلاعات وجود دارد. پس این سیستم هم چندان قابل اعتماد نیست.
• امن نیست: امکان از بین رفتن یا خراب شدن این فایل‌ها وجود دارد.
دستگاه های حضور و غیاب
روش دیگری که برای ردیابی حضور و غیاب کارمندان مورد استفاده قرار میگیرد، سیستم‌های کارتخوان هستند. این سیستم‌ها نیاز به سخت‌افزارهایی برای ثبت حضور و غیاب دارند. دستگاه‌های ثبت حضور و غیاب از نوع کارتخوان و دستگاه‌های حضور غیاب بیومتریکی هستند. دستگاه اثر انگشت، تشخیص چهره و اسکنر کف دست از تکنولوژی بیومتریکی برای ردیابی حضور کارمندان بهره می‌برند. واضح است که این دستگاه‌ها برای مدیریت حضورو غیاب نیروی دورکار هیچ کاربردی ندارند. از طرفی ایرادهایی هم به این سیستم‌ها وارد می‌شود:
• خطای انسانی: همچنان این احتمال وجود دارد که کارمندان حضور خود را در دستگاه ثبت نکنند.
• امکان تخلف: در سیستم کارتخوان، امکان ثبت حضور کارمندان به جای یکدیگر وجود دارد.
بهترین روش مدیریت حضورغیاب: استفاده از نرم افزار حضور و غیاب
اگر به دنبال راه حلی کارآمد و هوشمندانه برای اطمینان از صحت داده‌های حضور غیاب می‌گردید، نرم افزار مدیریت حضورو غیاب، راهکار موثری پیشنهاد می‌دهد. استفاده از نرم افزار حضور غیاب بهترین روش برای اطمینان از سوابق حضورغیاب کارمندان است. این برنامه باید در استراتژی مدیریت منابع انسانی گنجانده شود. این سیستم در واقع :
• خطاهای انسانی را از بین می‌برد. و اشتباهات در ورود اطلاعات و محاسبه حقوق و مزایا را به صفر می‌رساند.
• برای تیم‌های دورکار یک گزینه‌ی عالیست. این نرم‌افزارها مبتنی بر ابر هستند که برای همه‌ی تیم‌ها قابل استفاده‌اند. چه کارمندان حضوری و چه نیروی دورکار.
• این سیستم‌ها قابلیت ردیابی افراد در حالت آنلاین و آفلاین را دارند. بنابراین، ساعات کاری تنها زمانی ثبت می‌شود که فرد واقعا در حال کار باشد.
• این سیستم به مدیریت اطمینان می‌دهد که کارمندان فقط داده‌های صحیح را وارد می‌کنند. حال تفاوتی ندارد در منزل کار کنند یا در محل کار
• محاسبه دستمزدها را دقیق‌تر و ساده‌تر می‌کند.
• باعث افزایش بهره‌وری می‌شود.
• و در نهایت کار با آن بسیار ساده‌تر از سیستم‌های منسوخ است.
یکی دیگر از روش هایی که مدیران جهت حضور و غیاب کاربران می توانند استفاده کنند استفاده از نرم افزارهای ابری می باشد. نرم افزار ابری تایمزی شامل اپلیکیشن و پنل تحت وب بوده که به راحتی در دسترس همه کاربران قرار میگیرد. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
سایر مقالات
- 5 کاربرد هوش مصنوعی در احراز هویت
هوش مصنوعی در احراز هویت دریچه‌ی جدیدتری از امنیت را نمایان کرده است. این مسئله برای امنیت و دقت بیشتر در بررسی عملکرد کارمندان مهم است. در این مقاله به بررسی نقش آن در دقت کارمندان می پردازیم. - چگونه با گوشی همراه حضور و غیاب کنیم؟
اپلیکیشن حضور و غیاب با گوشی همراه به معنای حضور و غیابی است که نیاز به دستگاه ندارد. چرا؟ دستگاه های حضور و غیاب کارتی و دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک که با شناسایی اعضای بدن، تردد را ثبت - حضور و غیاب اکسل رایگانلیست حضور و غیاب اکسل رایگان در سازمان موجب برقراری نظم بیشتر در آن می شود. داشتن نرم افزار حضور و غیاب می تواند غیبت کارکنان را کاهش دهد و از طرفی بهره وری آنها را افزایش دهد. یکی دیگر از
