سامانه حضور و غیاب ابری

سامانه حضور و غیاب ابری در واقع یک سیستم ثبت ورود و خروج مبتنی بر وب است. چنین سیستم هایی از فضای اینترنت برای ذخیره اطلاعات حضور و غیاب استفاده می کنند. بنابراین برای ذخیره اطلاعات نیازی به سیستم کامپیوتری یا سرورهای مجزا ندارند. در این مقاله به بیان نکاتی در مورد سیستم حضور و غیاب ابری و مزایای استفاده از آن می پردازیم.

حتما بخوانید: حضور و غیاب و تردد با موبایل (لوکیشن)

انواع نرم افزار حضور و غیاب

در یک دسته بندی کلی، نرم افزارهای حضور و غیاب را می توان به انواع مختلف نرم افزار ویندوز، تحت وب و ابری طبقه بندی کرد. در ادامه به توضیح مختصری در مورد هر نوع نرم افزار حضور و غیاب می پردازیم.

 1- نرم افزار حضور و غیاب ویندوز

این دسته از نرم افزارها را می توان به صورت تک کاربره یا حتی به صورت چند کاربره بر روی سیستم های کامپیوتری نصب و استفاده کرد. این دسته از نرم افزارها را می توان در بستر LAN یک سازمان یا شرکت استفاده کرد.

حتما بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب اندروید

 2- نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

این دسته از سیستم های نرم افزاری حضور و غیاب گسترده تر از نرم افزارهای ویندوز هستند. در این دسته از سیستم ها، نیازی به نصب نرم افزار بر روی کامپیوتر ندارید. در واقع می توان گفت در چنین شرایطی نسخه اصلی نرم افزار بر روی کامپیوتر سرور نصب می شود. بنابراین کاربران می توانند با استفاده از یک مرورگر از آن در هر مکانی استفاده کنند.

3- نرم افزار حضور و غیاب ابری

در بسیاری از موارد کاربران می توانند از فضای موجود در بستر اینترنت استفاده کرده و از این فضا برای نصب سیستم حضور و همچنین نگهداری و ذخیره اطلاعات استفاده کنند. در چنین شرایطی نرم افزار حضور و غیاب مورد نظر یک سیستم ثبت حضور و غیاب مبتنی بر فضای ابر خواهد بود.

حتما بخوانید: بهترین نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه

آیا حضور و غیاب ابری همان حضور و غیاب آنلاین است؟

در حال حاضر نرم افزارهای مختلفی برای گزارش حضور و غیاب و گزارش ورود و خروج کارکنان در سازمان های مختلف وجود دارد. در شرایط امروزی بسیاری از سازمان های بزرگ از نرم افزارهای تحت وب یا آنلاین برای ثبت حضور و غیاب کارکنان خود استفاده می کنند. از جمله این نرم افزارها می توان به نرم افزارهای مبتنی بر وب و همچنین نرم افزارهای حضور و غیاب ابری اشاره کرد. این دو سیستم نرم افزاری شباهت های زیادی دارند. همانطور که هر دو مبتنی بر وب هستند. از طرفی از نظر عملکرد و کاربرد مشابه یکدیگر هستند. اما در عین حال، آنها دقیقاً یکسان نیستند. لازم است بدانید که سیستم های نرم افزاری ابری برای ذخیره اطلاعات نیازی به دستگاه و سیستم کامپیوتری ندارند.

تفاوت بین نرم افزار حضور غیاب تحت وب و ابری

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و ابری چندین تفاوت کلیدی دارند. از جمله این موارد می توان به تفاوت محل ذخیره اطلاعات، مالکیت، نحوه پیاده سازی و دسترسی به نرم افزار و اطلاعات، هزینه های نصب و نگهداری و … اشاره کرد.

ذخیره سازی

یکی از مهم ترین تفاوت های سیستم های حضور و غیاب ابری و مبتنی بر وب، تفاوت در نوع سرور نرم افزار و همچنین محل ذخیره سازی اطلاعات است. به طور کلی، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را می توان بر روی یک سیستم کامپیوتری یا سرور شرکت نصب کرد و از آن استفاده کرد. این در حالی است که نرم افزارهای ابری به همراه بانک های اطلاعاتی خود نیازی به نصب در شرکت مشتری ندارند و بر روی سرور فروشنده قابل نصب هستند.

مالکیت

به طور معمول، نرم افزارهای مبتنی بر وب توسط مشتری خریداری می شود. بنابراین مالکیت این نرم افزار به خریدار منتقل می شود. در همین حال، نرم‌افزار ابری به نوعی مانند فضای اجاره‌ای در سرور فروشنده است. بنابراین مشتری می تواند برای آن اشتراک ماهانه یا سالانه پرداخت کند و به نرم افزار مورد نظر و داده های آن دسترسی داشته باشد.

نحوه راه اندازی و دسترسی به نرم افزار و اطلاعات

تفاوت دیگر نرم افزار حضور و غیاب ابری با حضور  و غیاب آنلاین، نحوه اجرا و دسترسی به نرم افزار و داده های آن است. به طور کلی می توان گفت دسترسی به نرم افزارهای تحت وب از طریق مرورگرها، فضای اینترنت و شبکه های محلی امکان پذیر است. از طرفی سامانه حضور آنلاین از داخل و خارج شرکت قابل دسترسی است. این در حالی است که نرم افزار حضور و غیاب ابری فقط از طریق اینترنت قابل دسترسی است.

هزینه های نصب و نگهداری

لازم است بدانید که نرم افزار حضور و غیاب تحت وب نیاز به خرید دارد. این سیستم برای اجرا به کامپیوتر نیز نیاز دارد و در صورت نیاز به خدماتی مانند به روز رسانی و عیب یابی ، وجود یک متخصص لازم است. از سوی دیگر، این سیستم ها نیاز به تعمیر و نگهداری دارند. این در حالی است که سیستم حضور و غیاب ابری هیچ گونه هزینه ای در رابطه با نگهداری، خرید و … ندارد. مشتریان این نرم افزارها فقط باید یک اشتراک ماهانه یا سالانه بپردازند.

قیمت ثابت

ابتدا نرم افزار مبتنی بر وب باید خریداری شود. بنابراین مقداری هزینه خواهد داشت. این در حالی است که سیستم حضور و غیاب ابری این هزینه را ندارد. اما در ازای آن باید هزینه اشتراک نرم افزار را بپردازید. بنابراین می توان گفت، که این دو سیستم از نظر هزینه تقریباً یکسان هستند. اما هزینه های آنها با یکدیگر متفاوت است.

امنیت اطلاعات

به طور کلی می توان گفت که نرم افزارهای حضور و غیاب مبتنی بر وب نوعی نرم افزار داخلی هستند. بنابراین نرم افزار و بانک اطلاعاتی آن به طور کامل در اختیار خریدار یا مشتری قرار خواهد گرفت. بنابراین می توان گفت که سطح امنیت داده ها این سیستم های نرم افزاری به طور کلی به نوع پشتیبانی از این سیستم ها و همچنین ترتیبات خود مشتری بستگی دارد.

این در حالی است که در سیستم های حضور و غیاب که در فضای ابری موجود است، تمامی اطلاعات بر روی سرور شرکت ارائه دهنده این حضور و غیاب قرار می گیرد. بنابراین برای حفظ امنیت اطلاعات لازم است مشتریان و خریداران به نکاتی توجه کنند که مهم ترین آن انتخاب درست شرکت میزبان یا ارائه دهنده این حضور و غیاب است.

سفارشی سازی و انعطاف پذیری

سفارشی سازی و انعطاف پذیری یکی دیگر از تفاوت های بین سیستم های نرم افزاری آنلاین و مبتنی بر فضای ابر است. در واقع می توان گفت قابلیت سفارشی سازی و ایجاد تغییرات بر اساس نیاز مشتریان یکی از اصلی ترین ویژگی هایی است که مورد توجه خریداران این سیستم ها قرار گرفته است. به طور کلی می توان گفت که تمامی نرم افزارهای مبتنی بر وب این قابلیت و فرصت را دارند که مشتریان بتوانند تغییراتی در آنها ایجاد کرده و آن ها را مطابق میل خود شخصی سازی کنند.

این در حالی است که نرم افزار سرویس ابری چنین قابلیتی ندارد. زیرا این دسته از سیستم های نرم افزاری توسط چندین شرکت به طور همزمان مورد استفاده قرار می گیرند. بنابراین می توانند در این زمینه امکانات رفاهی بسیار محدودتری را در اختیار مشتریان خود قرار دهند.

مزایای نرم افزار حضور و غیاب ابری

عدم نیاز به خرید تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری

یکی از مزیت های اصلی نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابر این است که این سیستم ها از فضاهای ذخیره سازی ابری استفاده می کنند. بنابراین برای استفاده از این نرم افزار حضور و غیاب نیازی به خرید نرم افزار یا تهیه تجهیزات سخت افزاری مانند کامپیوتر، تجهیزات شبکه و … نخواهید داشت. در چنین مواقعی تنها با اجاره وجود و عدم وجود ابر در فضای اینترنت قادر خواهید بود از امکانات این نرم افزارها بهره ببرید. این سیستم های نرم افزاری مبتنی بر وب و اینترنت هستند. بنابراین برای برقراری ارتباط با آنها و همچنین دانلود داده ها به اتصال اینترنت نیاز دارید.

استفاده از سیستم ابری در مکان های مختلف

افرادی که با نرم افزار حضور و غیاب ابری کار می کنند از طریق اینترنت به آن نرم افزار دسترسی دارند. بنابراین این امکان وجود دارد که این دسته از کاربران بتوانند در هر موقعیت جغرافیایی یا مکانی از این نرم افزار استفاده کنند.

امکان اجرا روی همه تجهیزات الکترونیکی

نرم افزار حضور و غیاب ابری یک ویژگی اصلی به نام cross-device دارد. وجود این قابلیت در این سیستم ها باعث می شود که این دسته از نرم افزارها بر روی تمامی تجهیزات الکترونیکی نصب شوند. بنابراین کاربران این سیستم ها می توانند نرم افزار سرویس ابری را بر روی کامپیوتر خود نصب کرده و یا آن را بر روی تبلت، گوشی هوشمند یا لپ تاپ خود نصب و مدیریت کنند. همه این رویدادها تنها با استفاده از یک مرورگر وب یا یک برنامه نرم افزاری اختصاصی سرویس ابری امکان پذیر خواهد بود.

کلام آخر

در واقع می توان گفت مهم ترین مزیت سیستم حضور و غیاب ابری دسترسی امن کاربران به فضای ذخیره سازی داده ها و اطلاعات است. علاوه بر این افراد مختلف در هر مکان و با هر ابزاری می توانند به این سیستم دسترسی داشته باشند و نیازی به نصب نرم افزار یا ابزار و تجهیزات خاصی نخواهند داشت. فقط در چنین شرایطی باید به اینترنت دسترسی داشته باشند. به طور کلی می توان گفت دسترسی آنلاین به وضعیت حضور و غیاب و کارکنان، کاهش هزینه های نگهداری سرور و نرم افزار و عدم نیاز به شبکه و زیرساخت و … از جمله مزایای استفاده از این سیستم ها می باشد.