قطعا همه ی افراد مزایای سازماندهی بهتر زندگی را می دانند. از مزایای آن می توان به کاهش استرس، افزایش عملکرد، زمان کافی برای انجام امور اشاره کرد. با این شرایط هنوز خیلی از افراد زندگی سازمان یافته ای ندارند یا نمی دانند چگونه و از کجا شروع کنند. براساس مقاله های محبوب توییتر: سازماندهی بهتر به معنای انجام کار بیشتر نیست بلکه استفاده بیشتر از زمان خود است.
سازماندهی بهتر زندگی
در ادامه مزایای سازماندهی هر چه بهتر زندگی را برای شما توضیح خواهیم داد. سپس مهارت ها و روش هایی را برای سازماندهی بهتر معرفی خواهیم کرد که به شما کمک می کند تا بیشتر سازمان یافته عمل کنید. همچنین آمادگی لازم برای این کار را داشته باشید و با برنامه های مربوطه آشنا شوید تا زندگی سازمان یافته ای داشته باشید.
مزایای سازماندهی بهتر زندگی چیست؟
با سازماندهی بهتر می توانید زمان کافی برای کار، ورزش، خانواده و دوستان و سایر کارها داشته باشید. چنانچه این کار برای شما کاری دشوار به نظر می رسد، نباید استرس داشته باشید. سازماندهی بهتر باعث می شود تا بتوانید به همه ی خواسته های خود برسید. زمانی که شما نحوه ی سازماندهی بهتر زندگی را یاد گرفتید، زمان کافی برای انجام همه ی امور را خواهید داشت. ولی در ادامه مطلب به سایر مزایای سازماندهی درست زندگی نیز اشاره خواهیم کرد.
مدیریت بهتر زمان باعث می شود تا شما منظم بشوید. افراد سازمان یافته می دانند چه کاری را در چه زمانی باید انجام بدهند و همچنین زمان موردنیاز برای انجام آن کار چقدر است. بنابراین شما هم اگر قصد دارید، کاری انجام بدهید ولی نمی دانید چقدر زمان برای انجام آن نیاز دارید مانند افراد سازمان یافته عمل کنید.
مزایای سازماندهی بهتر زندگی
این اشخاص زمانی را که صرف انجام کارهای روزمره می کنند را ردیابی می کنند. در این صورت شما بهتر درک خواهید کرد که روزهای شما چگونه می گذرند و عادت های خود را می توانید تغییر بدهید. بنابراین شما با سازماندهی بهتر فعالیت ها و وظایف خود، به نحو احسن می توانید زمان خود را مدیریت کنید. ولی علاوه براین افراد سازمان یافته به خوبی می توانند به مکان مستقر خود نظم بدهند. این امر باعث می شود تا هیچ گونه بی نظمی مشاهده نشود و همه چیز در مکان موردنظر قرار داشته باشد. بنابراین نظم داشتن به شما کمک می کند تا زمان خود را به هدر ندهید و هر روز صبح ساعت ها زمان برای یافتن کیف پول خود صرف نکنید.همانطور که در بالا گفته شد با سازماندهی بهتر می توانید زمان خود را مدیریت کنید و فعالیت های خود را به موقع انجام بدهید. بنابراین سازماندهی بهتر موجب افزایش بهره وری فعالیت شما می گردد.
در مورد آن بیندیشید: شما به عنوان فردی سازمان یافته می توانید به خوبی زمان خود را مدیریت کنید و برای روز یا یک هفته ی خود برنامه ریزی نمایید. بعد از مدتی تمرین و با استفاده از زمانی که بدست می آورید، دستاوردهای بیشتری را کسب خواهید کرد. به عنوان نمونه، برای خرید مواد غذایی به جای یک ساعت نیم ساعت زمان نیاز دارید، میتوانید کار دیگری را نیز انجام بدهید. بنابراین مدیریت زمان توام با آن بهبود سطح بهره وری جزء ویژگی های افراد سازمان یافته هستند.
با سازماندهی بهتر انرژی بیشتری خواهید داشت
سازماندهی بهتر باعث افزایش انرژی شما می گردد. شما زمانی که یاد گرفتید که چگونه زمان خود را به خوبی مدیریت نمایید، بهره وری شما افزایش می یابد. از نشانه ی آن این است که احساس می کنید انرژی و قدرت بیشتری خواهید داشت این امر باعث تقویت روحیه ی شما می گردد. علاوه براین می توانید به طور موثرتر و توانمندتر وظایف یا فعالیت های دشوارتر را انجام بدهید. حال که با مزایای سازماندهی بهتر آشنا شدید، شوق بیشتری برای تبدیل به فردی سازمان یافته خواهید داشت.
آیا آمادگی لازم برای سازماندهی توانایی های خود را دارید؟ اگر اینگونه است همراه خود قلم و کاغذی داشته باشید تا نکات زیر را یادداشت کنید.
– مهارت های خود را برای سازماندهی بهتر توسعه بدهید
– عادت های خوب و واقع بینانه ای داشته باشید
– ریلکس باشید
– امادگی لازم را داشته باشید
– برنامه های مناسبی داشته باشید
در جهت سازماندهی بهتر همواره مهارت های خود را ارتقا دهید.
ارتقا مهارت ها
مهم ترین مهارت برای برای سازماندهی بهتر مدیریت زمان و پول و برقراری ارتباطات موثر و کارآمد است.افراد سازمان یافته به خوبی می دانند باید به جای سخت کوشی هوشمندانه کار کنند از این رو مدیریت زمان بسیار اهمیت دارد. همیشه می توانید پیشرفت داشته باشید در زیر نکاتی در این مورد آورده شده است:
عادات خوب و واقعی بینانه ای داشته باشید
مهم ترین کار برای سازماندهی بهتر داشتن عادت خوب است ولی آن نیز باید واقع بینانه باشد تا ناسازگاری پیش نیاید. شاید برای شما نیز پیش آمده باشد که از ساعت 5 صبح بیدار شوید در صورتی که قبلا ساعت 1 بعداز ظهر بیدار می شدید. یک ساعت از زمان خود را به مطالعه اختصاص بدهید و 10 ساعت کار کنید این گونه می توانید بهره وری خود را افزایش دهید. در شب به جای خواندن کتاب فایل صوتی گوش کنید. همیشه ابتدا مطمئن شوید که چه نوع سبک زندگی، چه کاری برای شما مناسب است، سپس روال خاصی برای انجام آن داشته باشید.
ابتدا کارهای سخت را انجام بدهید
زمانی که کوچک بودم مادرم همیشه می گفت: خوردن قورباغه را یاد بگیر. در دوران بزرگسالی متوجه شدم مجبور نیستم قورباغه بخورم. به این معناست که اگر قصد انجام کاری را دارید، تردید نداشته باشید بلکه آن را مصمم تر انجام بدهید. همچنین اگر کار مهمی را برای انجام دارید، سعی کنید آن را در ساعات اولیه روز انجام بدهید. این امر به شما کمک می کند تا موفق تر عمل کنید و به شما انرژی می دهد تا سایر کارهای خود را در طول روز بهتر انجام بدهید.
برای سازماندهی بهتر زندگی سالمی داشته باشید
برای داشتن عملکردی درست همواره از خود مراقبت نمایید تا زندگی شما سازماندهی بهتری داشته باشد. از غذاهای مقوی و خانگی میل کنید. حداقل 3 بار در هفته ورزش کنید و خواب منظمی داشته باشید. داشتن زندگی سالم به این معنا نیست که شکلات نخورید یا شراب ننوشید. در بیشتر مواقع حدود 80 درصد داشتن انتخابی سالم خوب است. اگر به خاطر ورزش نکردن یا خوردن احساس بدی دارید، ممکن است به سلامت روان شما آسیب برسد در این صورت دیگر سالم نیست. مراقبت از سلامت روان بخشی از سبک سالم زندگی شما می باشد. برای این منظور می توانید تمرکز حواس را تمرین کنید. با دوستان خود بیرون بروید. گاهی اوقات تنها باشید. از سرگرمی هایی که دارید، لذت ببرید. توجه داشته باشید زندگی فقط به کار و بهره وری محدود نمی شود. بلکه باید همواره تلاش کنید تا بتوانید بین کار و زندگی تعادل برقرار کنید و زندگی با کیفیتی داشته باشید.
زمانی را به استراحت کردن اختصاص بدهید
بدانید استراحت به اندازه کار کردن مهم برای سازماندهی بهتر زندگی می باشد. مغز شما نیز مانند ماهیچه ها و سایر اعضای بدن دچار خستگی می گردد بنابراین برای داشتن عملکردی درست نیاز به استراحت دارد. برای بهره وری بیشتر حتما لازم نیست 24 ساعت از شبانه روز را کار کنید. به عبارتی دیگر اگر استراحت کافی داشته باشید بهره وری کار شما افزایش می یابد.
نه تنها کار زیاد باعث بهره وری بیشتر نمی گردد بلکه باعث بروز بیماری هایی می گردد. بی خوابی باعث ایجاد بیماری هایی مانند فشارخون بالا، دیابت، بیماری های قلبی و … می گردد. بسیاری از افراد برای زمان استراحت خود برنامه ریزی می کنند بنابراین اگر شما نیز مشغله کاری زیادی دارید باید این ایده را امتحان کنید.
با دقت خرید کنید
خرید آگاهانه و با توجه به نیاز کاری آسان نیست ولی به سازماندهی بهتر زندگی کمک می کند. ما همواره به چیزهای جدیدی نیاز داریم که باید آن ها را خریداری کنیم. با این شرایط، ما می توانیم خرید آگاهانه ای داشته باشیم و از مزایای آن بهره مند شویم . در این صورت است که می توانید کمی پول پس انداز کنید، سیاره زمین آلوده نمی شود و حتی در آینده از خود تشکر می کنید که زمانی را برای تمیز کردن کمدتان صرف نمی کنید.
قبل از خرید از چیزی این سوالات را از خود بپرسید. آیا پول کافی برای خرید آن را دارم؟ چند بار می توانم از آن استفاده کنم؟ آیا برای 5 سال دیگر نیز قابل استفاده است؟ آیا چیزی مشابه به آن را دارم؟
در روز زمانی را به تمیزکاری اختصاص بدهید
شاید هر روز تمیزکاری برای شما کاری دشوار باشد ولی این کار را به شما برای سازماندهی بهتر زندگی پیشنهاد می دهیم. در روز 15 یا 20 دقیقه را به تمیزکاری اختصاص بدهید. حتی اگر کارتان بیشتر از این هم طول کشید، می توانید ادامه بدهید البته اگر دوست داشتید. شما می توانید هر روز روی یک اتاق متمرکز بشوید. هر چند شاید از نتیجه ی کار خود خیلی راضی نباشید ولی قابل قبول است.
سعی کنید هر چیزی را در مکان مناسب آن قرار دهید تا دچار بی نظمی و درهم ریختگی نشوید. اگر بعد از استفاده از هر چیزی آن را در مکان مناسب آن قرار دهید همیشه فضای خانه ی شما مرتب خواهد بود. به عنوان مثال می دانید کلید ماشین کجاست و دیر به محل کار خود نخواهید رسید.
فضا را مرتب نگه دارید
قطعا شما در مکانی به هم ریخته و بی نظم نمی توانید سازماندهی بهتری داشته باشید. نویسنده ماری کوندو در کتاب جادوی مرتب کردن زندگی می گوید: فضای زندگی شما باید متناسب با شرایط حال زندگی شما باشد و نباید بدون تغییر و مانند گذشته بماند. همچنین او می گوید: اگر قصد دارید چیزی را دور بیندازید، آن را در دست بگیرید و از خود بپرسید: آیا نگه داشتن آن باعث شادی شما می گردد؟ اگر اینگونه است آن را دور نیندازید اگر خیر آن را نگه ندارید. این مطلب در مورد سایر وسایل نیز صادق است: نه تنها به فضای فیزیکی شما مربوط می شود بلکه فضای دیجیتال شما را نیز شامل می گردد. اینکه با چه کسانی در ارتباط هستید؟ اینکه چه چیزهایی شما را احاطه کرده اند؟
یادداشت برداری کنید
برای آرامش ذهن خود همیشه مطالبی را یادداشت کنید. یادداشت برداری یکی از مهم ترین اقداماتی که میتوان برای سازماندهی بهتر انجام داد. سعی کنید همه ی کارهایی را انجام می دهید و همه چیزهایی را خریداری می کنید، تاریخ تولدها و سر رسیدها را یادداشت کنید. اگر گاهی ایده ی خاصی به ذهن شما می رسد یا چیزی برای شما جالب است آن را برای خود بنویسید. به خاطر سپردن همه چیز در ذهن توصیه نمی گردد زیرا: ممکن است همه چیز را نتوانید در ذهن نگه دارید و چیزهایی فراموش شوند. هم چنین فراموش کردن باعث ایجاد اضطراب و نگرانی می گردد.
یادداشت برداری به شما کمک می کند تا ذهن خود را پاک کنید، چیزهای بهتری را به خاطر بسپارید و انرژی ذهنی خود را ذخیره کنید. علاوه براین دچار سرگیجه نخواهید شد. تقریبا غیر ممکن است چیزی را در دفتر یادداشت خود بنویسید و آن را کنار میزتان قرار بدهید ، فراموش نمایید.
برای سازماندهی بهتر فضای دیجیتال خود را خلوت کنید
فضای دیجیتال شما نیز مانند فضای روانی شما ممکن است بعد از گذشت زمانی شلوغ و نامنظم شود، برای سازماندهی بهتر زندگی آن را خلوت کنید.
– به سراغ گالری تصاویر خود بروید. عکس هایی تار یا تصادفی گرفته شده، اسکرین شات هایی که دیگر به آن ها نیازی ندارید، عکس هایی را که دوست ندارید یا چیزهایی که نیازی به آن ها را دارید، حذف کنید.
– اسناد ذخیره را بررسی کنید و آن هایی که دیگر مورد نیاز شما نیستند، حذف کنید. اگر آن ها را با نامی نامفهوم ذخیره کرده اید، درست نامگذاری کنید تا سازماندهی و دسترسی به آن ها آسان شود.
– صفحات اجتماعی خود را بررسی کنید. افراد و صفحاتی که برای شما مهم نیستند را دنبال نکنید.
– ایمیل خود را بررسی کنید و صندوق ورودی خود را در حد امکان به صفر برسانید. خبرنامه هایی را دریافت می کنید را مرور کنید و آن هایی که علاقه ندارید را لغو نمایید.
– برنامه های نصب شده بر روی گوشی خود را بررسی کنید و مواردی را که استفاده نمی کنید را حذف کنید.
– همه ی پوشه ها و فایل های موجود بر روی دسکتاپ خود را که به آن ها نیازی ندارید، حذف کنید.
لیست کارهای خود را به حداقل برسانید
شما نیاز به 30 کار در لیست کاری خود ندارید. به مهارت های خود اولویت بدهید تا زندگی برای شما آسان تر گردد و سازماندهی بهتری داشته باشید.
– حداکثر 3 کاری را که می توانید انجام دهید را انتخاب کنید و در اولویت قرار دهید.
– سپس 3 کار دیگر را که می توانید بعد از اتمام 3 مورد نخست انجام دهید را انتخاب کنید.
– بعضی از وظایف فرعی را به سایر افراد واگذار کنید.
– سعی کنید بر روی 3 مورد برتر تمرکز کنید. چنانچه علاوه براین موفق به انجام کارهای دیگر نیز شدید، بسیار عالی است. ولی می توانید این کار را انجام ندهید زیرا شما وظایف خود را در روز انجام داده اید.تکنیک های دیگری نیز وجود دارد که می توانید آن ها را نیز امتحان کنید زیرا برای برخی افراد مفید است. فقط کافی است آن را یک بار انجام دادید، نتیجه را بررسی و یادداشت کنید. این باعث آرامش خاطر شما می گردد، به شما انگیزه می دهد و باعث کاهش استرس شما می گردد.
وظایف خود را به کارهای کوچک تر تقسیم بندی کنید
همان طور که می دانید خیلی از افراد به دلیل ترس از شکست و درگیرشدن بیش از حد کارهای خود را به زمان دیگری موکول می اندازند. بنابراین انجام کارهای بزرگ می توانند ترسناک به نظر برسند. شما می توانید آن ها را به بخش های کوچک تری تقسیم کنید. این امر باعث می شود تا کارهای شما به تعویق نیفتد و باعث سازماندهی بهتر می شود.
تمیز کردن تمام قسمت های خانه کاری سخت و دشوار است تا حدی از انجام آن منصرف می شوید. ولی اگر آن را به بخش های کوچک تری تقسیم کنید، آسان تر می شود. به عنوان مثال می توانید هر روز یک اتاق را تمیز کنید. می توانید کار خود را از آشپزخانه شروع کنید.
گام به گام پیش بروید.
حتی شستن ظروف نیز ممکن است کاری دشوار به نظر برسد. می توانید کار خود را با بشقاب ها و فنجان ها شروع کنید.
آمادگی لازم را داشته باشید
با توجه به گفته های بنجامین فرانکلین: اگر برای شکست آماده شوید، شکست خواهید خورد. همچنین فکر کردن در مورد دست یابی به موفقیت های بیشتر باعث بهتر شدن زندگی شما می گردد.
برای انجام کارها از قبل برنامه ریزی کنید
بخشی از سازماندهی بهتر به این مربوط می شود که قصد دارید چه کاری انجام بدهید؟ گام بعدی شما چیست؟ برنامه ریزی کردن برای روزها، هفته ها و ماه های بعد باعث صرفه جویی در زمان، انرژی و هزینه های شما می گردد. این کار را می توانید با بررسی ماه های گذشته یا سال های گذشته انجام بدهید. بررسی کنید که آیا به اهداف خود دست یافته اید؟ اگر خیر دلایل ان را جستجو کنید. چه کاری را می توانید بهتر از قبل انجام بدهید؟ آیا چیزی برای تغییر وجود دارد؟
برنامه ریزی داشته باشید
آنچه از تجربیات قبل آموخته اید را اجرا کنید تا برنامه ریزی خوبی داشته باشید. برای تصمیم گیری هیچ وقت منتظر لحظه ی آخر نباشید. بنا بر گفته ی جان اف کندی: زمان مناسب برای انجام هر کاری ساعات اول صبح است.
بدانید چه چیزی مانع سازماندهی بهتر کارهای شما می گردد
براساس گزارشات تجارت هاروارد تنها 26 درصد از افراد کاری را که با برنامه ریزی شروع کرده اند را ترک کرده اند. این درصد نیز به خاطر حواس پرتی هایی است که در طول روز برای ما پیش می آید. اگرچه شما نمی توانید همه ی عواملی که باعث حواس پرتی می شوند را شناسایی کنید و از آن ها اجتناب کنید. ولی می توانید فعالانه عمل کنید، این عوامل را بشناسید و در آینده از آن ها اجتناب کنید.اعلان های گوشی همراه و صحبت با همکاران از جمله رایج ترین دلایل حواس پرتی در زمان انجام کار هستند. همچنین گوش دادن به موسیقی ممکن است باعث حواس پرتی شما شود. پیشنهاد می گردد به موسیقی های بی کلام گوش بدهید. فهرست حواس پرتی تکنیکی است که می توانید آنچه باعث حواس پرتی شما می گردد را یادداشت کنید.
در برنامه ریزی های خود تغییرات احتمالی را در نظر داشته باشید
همیشه همه چیز طبق برنامه پیش نمی رود. ممکن است جلسه ای طولانی شود یا اتفاقی غیر منتظره برای شما پیش آید. بنابراین در برنامه ریزی های خود این موارد را در نظر بگیرید تا سازماندهی بهتری در زندگی داشته باشید.
برای سازمان دهی بهتر نسخه پشتیبان داشته باشید
از اطلاعاتی که برای شما مهم هستند، نسخه پشتیبان تهیه کنید. این امر باعث کاهش استرس شما می گردد و در زمان شما نیز صرفه جویی می گردد. برنامه های کاربردی زیادی برای سازماندهی وجود دارد. از جمله:
1- تایمزی
2- پامبل
3- تودویست
4- ترلو
5- تقویم گوگل
6- کلد ترکی
7- لستپس
این برنامه ها به شما در ردیابی زمان کمک می کنند. ردیابی زمان باعث کارآمدتر شدن فعالیت های شما می گردد. به عبارتی دیگر می دانید دقیقا در چه زمانی چه کارهایی را انجام دهید و در چه زمینه هایی پیشرفت کنید.
جهت حضور و غیاب سازمان خود با اپ موبایل می توانید به راحتی از امکانات نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی استفاده کنید. کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
