زمانی دوست من مشکلی را با من مطرح کرد. مشکل این بود که وقتی تیم کاری او برای مدتی دورکار بودند و در خانه کار می‌کردند، رئیسش به او و گروهش بی‌اعتماد بود. در واقع رئیس باور نداشت که آن‌ها در خانه، کار خود را به درستی انجام می‌دهند. با دورکاری هیچ تغییری در کیفیت کار تیم ایجاد نمی‌شد . با این ‌وجود شک کارفرما به تیم هنوز پابرجا بود. به همین دلیل برنامه‌ی دورکاری کاملاً متوقف شد و اعضای تیم به دفتر و محل کار خود بازگشتند. نکته‌ی مهم این بود که این تیم از ردیاب زمان استفاده نمی‌کردند. 

چرا استفاده از ردیاب زمان مهم است؟ زیرا وقتی کارمندان دورکار ساعات کاری خود را ثبت می‌کنند، مدرکی برای اثبات انجام وظایف خود دارند. و همین موضوع باعث ایجاد اعتماد بین کارفرما و کارمند می‌شود. البته ردیاب زمان فقط برای جلب اعتماد نیست و مزایای دیگری نیز دارد.

در این مقاله مزایای استفاده از ردیاب زمان برای کارمندانی که دورکار هستند بررسی می‌شود.

• مزایای ردیابی زمان کارکنان، برای تیم‌های دورکار چیست؟

– صورتحساب و حقوق و دستمزد دقیق

– مدیریت پروژه بهینه و تسریع در روند اجرای پروژه

– جلب اعتماد کارفرما

– آزادی انتخاب محیط کار در دورکاری

– ارتباطات بهتر و بالا رفتن روحیه‌ی همکاری در میان اعضای تیم

– افزایش بهره‌وری و عملکرد کارکنان

– بهبود پاسخگویی

• مدیران چگونه می‌توانند بر کارکنان را از راه دور نظارت داشته باشند؟

– مرحله 1: یک دستورالعمل برای ردیاب زمان ایجاد کنید.

– مرحله 2: از تیم خود درخواست به‌روزرسانی داشته باشید.

– مرحله 3: ضرب‌الاجل تعیین کنید.

• چگونه کارگران از راه دور می‌توانند ساعات کاری خود را پیگیری کنند؟

– ساعت کاری و حواس‌پرتی‌های خود را کنترل کنید.

– ردیاب زمان را کنترل کنید تا بدانید مکان‌های مختلف چگونه بر کار شما تأثیر می‌گذارد.

• نتیجه

مزایای ردیابی زمان برای تیم‌ها و کارکنانی که دورکار هستند چیست؟

دورکاری در کل به موارد زیر اطلاق می‌شود:

کار کردن در منزل

کار کردن در فضاهایی غیر از دفتر کاری (مانند کافه‌ها یا کتابخانه‌ها)

کار کردن در مکان‌های مختلف و مراجعه‌ی گاه‌به‌گاه به دفتر

کار کردن در ساعات کاری منعطف و متغیر

مزایای ردیاب زمان در دورکاری

حقوق و دستمزد دقیق

گاهی در دورکاری کارمندان روی چندین پروژه و برای مشتریان متعدد کار می‌کنند. در این شرایط پیگیری ساعات صرف شده برای هر پروژه بسیار مهم است. علاوه بر این در دورکاری کارمندان می‌بایست ساعت‌های کاری را از ساعت‌های غیر کاری جدا کنند. ابزار ردیاب زمان (Timezy) به این منظور طراحی شده است. این ابزار تهیه‌ی صورتحساب برای مشتریان را بسیار آسان می‌کند.

با کمک ابزار ردیاب زمان کارمندان دورکار می‌توانند تمام ساعات صرف شده برای پروژه‌های مختلف را پیگیری کنند. با ثبت دقیق زمان، صورت‌حساب‌ها از هرگونه اشتباه مصون می‌مانند و از صحیح بودن فاکتورها اطمینان کامل حاصل می‌شود.

علاوه بر تنظیم صورت‌حساب‌ها، ثبت زمان موجب می‌شود که کارکنان حقوق کامل و درست دریافت کنند. با استفاده از ردیاب زمان، کارمندان زمان صرف شده برای هر پروژه را یادداشت می‌کنند. با اطلاعات ثبت‌شده، کارفرمایان دستمزد کارمندان خود را بی کم‌وکاست و دقیق پرداخت خواهند کرد. همچنین با این ابزار اضافه‌کاری‌ها نیز به‌درستی ثبت می‌شوند.

مدیریت پروژه‌ی بهینه

در هنگام دورکاری، مدیران تیم‌ها در تشخیص پروژه‌ی مربوط به کارکنان به مشکل برمی‌خورند. با ردیاب زمان این مشکل تا حد زیادی حل می‌شود. کارکنان با ثبت ساعات کاری و جزئیات مربوط به وظایف و پروژه‌ها، از بروز هرگونه ابهامی جلوگیری می‌کنند. همچنین اگر یکی از کارکنان در انجام‌ وظیفه‌ی خود شکست بخورد، کارفرما قادر است وظیفه‌ای او را به کارکن دیگری محول کرده و برای او وظیفه‌ی جدیدی تخصیص کند.

ردیابی زمان، کمک می‌کند رهبران تیم نظارت دقیق‌تری به پروژه داشته باشند. برای مثال فرض کنید شما و گروهتان زمان موردنیاز برای تکمیل پروژه‌ی ABC را 163 ساعت تخمین زده‌اید. بعد از ثبت 14 ساعت دورکاری، شما متوجه می‌شوید که هنوز در آغاز راه هستید  و تقریباً 149 ساعت دیگر تا پایان کار زمان دارید. در واقع هنوز 8 درصد کار را تکمیل کرده‌اید. با این ابزار از تأخیرهای احتمالی جلوگیری شده و پیشرفت کار و پروژه نیز پیگیری می‌شود.

چگونه مقامات مافوق از کار کردن کارکنان دورکار خود اطمینان حاصل کنند؟ 

اعتماد و احترام متقابل، عنصر بسیار مهمی در روابط کارفرما و کارمند است. ردیابی زمان نقشی حیاتی در ایجاد و حفظ این عنصر مهم دارد. کارمندان با ثبت روزانه‌ی ساعات کاری خود ثابت می‌کنند که قابل‌اعتماد هستند. از طرفی دیگر کارفرمایان به مدارک ثبت‌شده کارمندان اعتماد کرده و آن‌ها را می‌پذیرند.

 آزادی عمل در انتخاب محل کار هنگام دورکاری

برخی از کارمندان عادت دارند به غیر از دفتر کار خود، در مکان‌های مختلف ( کافه‌ها ، کتابخانه‌ها و …) کار کنند. در صورتی ‌که امکانات دورکاری وجود داشته باشد این آزادی عمل به کارمندان اعطا می‌شود.

فرض کنید یک روز کار خود را در خانه شروع کرده و پس از دو ساعت کار کردن، به تغییر محل کار خود نیاز پیدا می‌کنید. برای تغییر محل کار به کتابخانه رفته و سه ساعت دیگر در کتابخانه کار خود را ادامه می‌دهید. اکنون باید ساعاتی را که در خانه و کتابخانه مشغول دورکاری بوده‌اید را جمع‌بندی کنید. برای ضبط زمان می‌توانید از ابزارهای ردیابی زمان مانندTimezy استفاده کنید. این ابزار در دستگاه‌های مختلف مثل تلفن همراه، لپ‌تاپ و … همگام‌سازی می‌شود. همچنین می‌توانید ساعت کاری خود در خانه را در لپ‌تاپ و ساعات کاری در کتابخانه را در تلفن همراه ذخیره کنید. با استفاده از ردیاب زمان ثبت تمام ساعات کاری (فارغ از محل کار و یا نوع دستگاه مورداستفاده) تضمین می‌شود.

 ارتباط و همکاری بهتر

با ردیاب زمان میزان ارتباطات و همکاری‌ها در هنگام دورکاری افزایش میابد. با ثبت ساعت شروع کار در ابتدای یک روز کاری کارمندان می‌توانند از مشغول به کار بودن همکاران خود مطلع باشند. در این صورت تشخیص اینکه کدام یک از کارمندان برای گفتگو و یا شرکت در جلسات کاری در دسترس است، آسان می‌شود.

کاربرد این ابزار برای تیم‌هایی که اعضای آن‌ها از چند قاره و منطقه‌های زمانی مختلف هستند، بیشتر است. وقتی کارمندان از حاضر و بَرخَط بودن همکاران خود مطلع باشند، می‌دانند هنگام احتیاج به کمک و یا بروز مشکل به کدام یک از آن‌ها باید مراجعه کنند.

آگاه بودن کارکنان ساعات کاری یکدیگر و در دسترس بودن همکارانشان، روابط کاری در حین دورکاری را بهبود می‌بخشد. 

افزایش بهره‌وری و عملکرد کارکنان

میزان اثربخشی فعالیت هرکدام از اعضای گروه با توجه به شرایط آن‌ها سنجیده می‌شود و اندازه‌گیری آن کار دشواری است. برای بررسی عملکرد کارکنان توسط مدیران روشی وجود دارد. در این روش مدیران به بررسی ساعات کاری کارکنان و تجزیه و تحلیل آن‌ها و همچنین جزئیات دیگر(شرح وظایف و میزان زمان صرف شده برای یک پروژه) می‌پردازند. با استفاده از ابزار ردیاب زمان، کارفرمایان می‌توانند علاوه بر ارزیابی عملکرد کارکنان، از اجرای درست مراحل پروژه و به پایان رسیدن آن در زمان مشخص‌شده اطمینان حاصل کنند.

ردیاب زمان به کارمندان نیز کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی کنند. کارمندان با این ابزار در می یابند زمان خود را در طول روز چگونه گذرانده‌اند، عملکردشان چقدر کارآمد بوده است و بهتر است از چه برنامه‌هایی برای ارتقا و بهینه‌سازی کارشان استفاده کنند.

ردیاب زمان چگونه باعث می‌شود تا کارکنان در قبال عملکرد خود احساس مسئولیت کنند؟

ثبت ساعات کاری باعث می‌شود تا کارکنان متوجه گذر زمان باشند و این باعث می‌شود تا کارمند تمام تلاشش را برای به پایان رساندن مسئولیت خود قبل از موعد مقرر به کار گیرد. این امر موجب می‌شود تا کارکنان میزان مسئولیت‌پذیر بودن خودشان را نشان دهند. زمانی که اعتماد و روحیه‌ی مسئولیت‌پذیری در میان همه‌ی اعضای تیم برقرار شود، پیشروی کار به بهترین شکل ممکن صورت خواهد گرفت.

در هنگام دورکاری کارفرمایان چگونه می‌توانند بر کارکنان نظارت کنند؟

نظارت کارفرمایان نباید حالت نظارت پدرانه به خود بگیرد. مراقبت لحظه‌ای از کارکنان و تجزیه و تحلیل هر قدمی که آن‌ها برمی‌دارند، اشتباه است و موجب سلب اعتماد کارکنان می‌شود. نظارت کارفرمایان بر زمانی که کارکنان هنگام دورکاری برای وظایف خود صرف می‌کنند باید رویکرد درست و مناسبی داشته باشد.

در اینجا به شرح چند گام مهم در بهبود شیوه‌ی نظارت کارفرمایان بر کارکنان می‌پردازیم.

گام اول: یک دستورالعمل ردیابی زمان ایجاد کنید.

برای اطمینان از اینکه کارکنان در زمان دورکاری ساعات کاری خود را به‌درستی ثبت می‌کنند، مدیران و کارفرمایان باید یک دستورالعمل ردیابی زمان را مشخص کنند. حتی در صورت کار کردن در یک شرکت که از یک برنامه‌ی ساده‌ی ردیاب زمان استفاده می‌کند، دستورالعمل‌های ردیابی زمان لازم است تنظیم و اجرا شوند. دستورالعمل‌های ردیاب زمان باید شامل موارد زیر باشند:

• کارکنان باید چه وظایف یا پروژه‌هایی را دنبال کنند؟

• آیا لازم است که کارکنان ورودی‌های زمان خود را دسته‌بندی کنند؟

• کارکنان چگونه باید زمان خود را ردیابی کنند؟ (به ‌صورت دستی، با تایمر، وارد کردن ساعات در یک جدول زمانی و …)، آیا همه‌ی گزینه‌ها در دسترس است؟

•کارمندان هر چند وقت یک بار باید زمان خود را ثبت کنند؟(هر روز و یا یک بار در هفته)

علاوه بر این، میزان دقیق بودن و اهمیت این ورودی‌های زمانی نیز باید مشخص شود.

وجود این دستورالعمل‌ها تمامی ابهامات را رفع می‌کند. علاوه بر این کارمندان اطلاعات دقیقی درباره چگونگی ثبت ساعات کاری خود کسب می‌کنند و احساس نمی‌کنند که حریم خصوصی‌شان در ساعات کاری نقض شده است.

گام دوم: از تیم خود بخواهید گزارش‌های خود را به طور مرتب به‌روزرسانی کنند.

همان‌طور که قبلاً اشاره شد حفظ ارتباطات اثربخش بین اعضای تیم در حین دورکاری بسیار مهم است. مدیران برای حفظ ارتباط خود با کارمندان می‌بایست جلسات منظمی را تشکیل دهند و در این جلسات از اعضای گروه گزارش‌های به‌روزرسانی شده بخواهند.

دریافت این به روزی‌رسانی‌ها به رهبران گروه در پیشبرد امور و برآوردهای واقعی پروژه کمک شایانی می‌کند. اینکه هر یک اعضای گروه روی کدام بخش از پروژه کار می‌کنند و مشکلات موجود، از جمله اطلاعاتی است که با به‌روزرسانی به دست می‌آید.

تعداد این جلسات بستگی به حجم کار و پروژه‌ی تیم دارد. در برخی مواقع یک یا دو بار در روز به برگزاری جلسه و دریافت به‌روزرسانی نیاز است. در مواقع دیگر برگزاری یک جلسه در هفته کافی است.

گام سوم: تعیین ضرب‌الاجل‌ها

علاوه بر به‌روزرسانی‌ها راه دیگری برای اطمینان از پیشرفت درست کار وجود دارد. مشخص کردن یک بازه‌ی زمانی برای انجام وظایف، نظم خاصی به دورکاری‌ها می‌بخشد. این مهلت‌هایی که در نظر گرفته می‌شود باید واقع‌بینانه باشد.

کارمندان هنگام دریافت وظیفه‌ی خود زمان شروع و پایان آن وظیفه را نیز دریافت می‌کنند. با این اطلاعات آن‌ها می‌توانند برنامه‌ی مشخصی داشته باشند و کار خود را بر اساس آن برنامه سازمان‌دهی کنند. تعیین ضرب‌الاجل، حس مسئولیت‌پذیری در کارکنان را افزایش می‌دهد. این ضرب‌الاجل‌ها اگر صحیح و منطقی تنظیم شوند در کاهش استرس و افزایش بازده کار کارکنان مؤثر هستند.

چگونه کارمندان می‌توانند در هنگام دورکاری ساعات کاری خود را کنترل کنند؟

در مطالب پیشین راهکارهایی برای اینکه کارفرمایان، ساعات کاری کارمندان خود را ردیابی کنند ذکر شد. اکنون به ذکر نکاتی برای کارکنان دورکار می‌پردازیم.

ساعات کاری و مواردی که موجب پرت شدن حواستان می‌شود را کنترل کنید.

همان‌طور که اشاره شد کارکنان دورکار باید از ردیاب زمان استفاده کرده و دستورالعمل‌های معین برای ردیابی زمان را به کارگیرند. اما علاوه بر پیگیری و ضبط ساعاتی که صرف کار می‌شود، زمان‌هایی که به بطالت و حواس‌پرتی می‌گذرد هم باید کنترل شود. حواس‌پرتی یکی از رایج‌ترین چالش‌هایی است که برای کارمندان دورکار پیش می‌آید.

بنابراین در یک روز کاری، هر زمان که کار شما (به عنوان یک کارمند دورکار) بنا به دلایل غیر کاری قطع شد، زمان از دست رفته را یادداشت کنید. با انجام پیوسته‌ی این عمل، در پایان روز یک سنجش درست از کار خود خواهید داشت. اینکه چه میزان از زمان خود را صرف کار کرده‌اید و چه میزان از زمانتان به علت حواس‌پرتی و … تلف شده است با این یادداشت‌ها مشخص می‌شود. با بررسی پیوسته‌ی این یادداشت‌ها می‌توانید عملکرد خود را بهینه سازید. علاوه بر این در صورتی که جلسات مکرری دارید، می‌توانید زمان صرف شده در این جلسات را هم به یادداشت‌های خود اضافه کنید.

از ردیاب زمان استفاده کنید تا بدانید مکان‌های مختلف چه تأثیری بر کار شما می‌گذارند.

اگر شما از آن دسته کارکنانی هستید که در هنگام دورکاری محل کار خود را مدام تغییر می‌دهید، این نکته برای شما کارساز است. با ردیاب زمان تشخیص اینکه چه مکان‌هایی برای انجام رساندن کدام وظیفه بهتر است، آسان می‌شود.

برای مثال فرض کنید وظیفه‌ی شما نوشتن طرح کلی بلاگ است. زمان موردنیاز برای انجام و اتمام این وظیفه را یک ‌بار هنگام کار در خانه و یک بار هنگام کار در دفتر اندازه‌گیری کنید. سپس نتایج را مقایسه کنید. اگر بازدهی شما در خانه بیشتر است، انجام این وظیفه را به روزی که در خانه هستید موکول کنید و یا حین انجام این وظیفه در دفتر میزان تمرکز خود را افزایش دهید.

با یادداشت کردن زمان و پیگیری آن در مکان‌های مختلف، به آسانی می‌توانید در طول روز و یا هفته، یک ارزیابی کلی از کارکرد خود به عمل آورید و تشخیص دهید چه حجمی از کار را در محیط‌های متفاوت (خانه،دفتر،کافه،کتابخانه و …) انجام می‌دهید. بنابراین با این روش تنظیم یک برنامه‌ی کاری که به بهترین وجه با نیازهای شما هنگام دورکاری مطابقت داشته باشد، امکان‌پذیر خواهد بود.

نتیجه

ردیاب زمان هنگام دورکاری، همه‌ چیز را مرتب می‌کند. با یک ردیاب زمان، تیم‌های دورکار، پروژه‌های خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت می‌کنند و پاسخگوی مشتری‌های خود خواهند بود. علاوه بر بهبود راندمان پروژه‌ها، ثبت زمان در یک ردیاب زمان، ارتباط میان کارکنان را تا حدود بسیار زیادی بهبود می‌بخشد و روحیه‌ی همکاری را در آن‌ها تقویت می‌کند. زیرا ردیاب زمان ساعات مشترک کارکنان با یکدیگر را مشخص می‌کند و این امر موجب ایجاد سهولت در پیشبرد برخی کارها می‌شود. محیطی که ردیاب زمان ایجاد می‌کند تأثیر مثبتی بر اعتماد میان کارکنان و کارفرمایان می‌گذارد.

برای نظارت بر کارمندان دورکار، مدیران باید دستورالعمل‌های خاصی را تنظیم و اجرا کنند. این دستورالعمل‌های ردیاب زمان شُبَهات موجود در نحوه‌ی کار را برطرف کرده و حریم خصوصی کارکنان را حفظ می‌کنند. علاوه بر این، رهبران همیشه باید از تیم‌های خود بخواهند که به‌روزرسانی‌های منظم داشته باشند و برای همه‌ی وظایف، ضرب‌الاجل تعیین کنند.

برای کارکنان دورکار، وجود یک ردیاب زمان بسیار ضروری است. زیرا ردیاب زمان علاوه بر نشان دادن و ثبت درست ساعات کاری کارکنان، دفعات پرت شدن حواسشان را نیز مشخص می‌کند. همچنین با ردیاب زمان، کارمندان تأثیر محیط کار بر میزان بهره‌وری خود را نیز فهمیده و محیط و شرایط و برنامه‌ی مناسب خودشان را به‌درستی شناسایی می‌کنند.