چرا ردیابی زمان برای مدیریت پروژه ضروری است؟

برنامه ریزی موثر یک ویژگی بسیار مهم برای به اتمام رساندن یک پروژه است. اما، چطور اطمینان حاصل میکنید که پروژه در مدت زمان معین به اتمام میرسد؟ شما چگونه بر پروسه ی انجام کار نظارت میکنید و تضمین میکنید که راه حل مناسب را به موقع ارائه میدهید؟ کلید رسیدن به چنین هدفی، مدیریت پروژه است. 

البته که مدیریت پروژه، از دیگر موارد مجزا نیست. این مورد به موارد ضروری دیگری نیز مرتبط است که میتوان گفت مدیریت و ردیابی زمان یکی از این موارد ضروری دیگر است.

بر طبق ادعای نشریه فوربس، یافتن چندین تکنیک مدیریت زمان و تشخیص اینکه کدام تکنیک برای شما بهتر جواب میدهد، استرس شما را کاهش داده و بهره وری را افزایش دهد. این همان چیزی است که وقتی تیم شما به طور همزمان روی چند پروژه کار میکند، به آن نیاز دارد. 

مدیریت زمان، علاوه بر مزایای دیگری که دارد، شما را تشویق میکند تا زمانی که به یک فعالیت خاص و به کل پروژه اختصاص میدهید را ردیابی و آنالیز کنید.

اگر به ردیابی زمان عادت نداشته باشید، شاید بترسید که این کار ممکن است قدرت تیم را کاهش دهد و یا خلاقیت را از تیم بگیرد. اما، حقیقت این است که ردیابی زمان صرف شده روی هر پروژه، به نفع همه است.

و، بهترین روش برای پیگیری زمان استفاده از نرم افزار ردیابی زمان است.

برای تشریح اینکه چرا نرم افزار ردیابی زمان باید همیشه بخشی اساسی از پروسه مدیریت پروژه باشد، ما در این مقاله، موارد زیر را بیان خواهیم کرد:

• تعریف اهمیت ردیابی زمان در مدیریت پروژه

• توضیح مزایای ردیابی زمان برای مدیریت پروژه

• اجرای بهترین روش های ردیابی زمان برای مدیریت پروژه

ردیابی زمان در مدیریت پروژه چیست؟

پروسه مدیریت زمان پروژه، زمانی که اعضای تیم برای تکمیل وظایف خود صرف میکنند را پیگیری میکند.این سیستم به مدیر پروژه در بررسی بهره وری تیم و پیشرفت پروژه، کمک میکند. ردیابی زمان مدیران پروژه را قادر میسازد تا به پیش ‌بینی‌ های خود برای یک پروژه – مانند چارچوب زمانی آن – رسیدگی کنند و بر اساس داده‌ها، تنظیمات لازم را در ابزار مدیریت پروژه خود انجام دهند. به علاوه، اعضای تیم میتوانند با استفاده از ردیابی زمان، عملکرد خود را ارزیابی کنند و اطمینان حاصل کنند که اهداف پروژه را برآورده میسازند. 

در حالیکه مدیران پروژه میتوانند به صورت دستی زمان را زیر نظر داشته باشند، اما بهتر است که از نرم افزار ردیابی زمان استفاده کنند، زیرا این ابزار به آنها در موارد زیر کمک میکند:

• زمان صرف شده روی هر کار

• زیر نظر گرفتن پیشرفت تیم

• تولید گزارشات برای آنالیزهای بعدی

با اینکه اپلیکیشن های ردیابی زمان در برخی بخش ها با یکدیگر تفاوت دارند، اما اکثر آنها به اعضای تیم پروژه کمک میکنند تا زمان صرف شده در هر کار محول شده را پیگیری کنند. این نوع نرم افزار برای تجارت هایی که کارمندان ساعتی دارند و یا برای کار ساعتی مشتریان فاکتور صادر میکنند، مفید است.مزایای نرم افزار ردیابی زمان در مدیریت پروژه بر اساس آمار مدیریت زمان، 82 درصد از افراد از یک سیستم مدیریت زمان مناسب استفاده نمیکنند. در عوض به گزینه های ساده تر مانند لیست ها و یا کلا هیچ چیز، پایبند هستند.  تنها 18 درصد از کارفرمایان از یک سیستم مدیریت زمان کارآمد استفاده میکنند. با اینکه چندین متد معروف برای مدیریت زمان وجود دارد – مانند صفحه گسترده ها، نوت گوشی های هوشمند و یا حتی خودکار و کاغذ – اما هیچکدام به اندازه کافی موثر نیستند.

بهترین روش استفاده از یک نرم افزار ردیابی زمان مانند تایمزی است. این نوع از نرم افزار دقیق ترین و مقرون به صرفه ترین روش برای تجارت هایی است که قصد دارند زمان صرف شده درهر ماه را ردیابی کنند. حالا این سوال پیش می آید که آیا ردیابی زمان در مدیریت پروژه تاثیر مثبتی هم دارد؟ در ادامه لیستی از دلایلی که نشان میدهند چرا نرم افزار ردیابی زمان (و به طور کلی، پیگیری زمان) برای موفقیت تجارت ها ضروری است، آمده است.نرم افزار ردیاب زمان کار شما را واضح میکند. با اضافه کردن سیستم ثبت زمان به کار خود، به طور خودکار وضوح تجارت خود را افزایش میدهید.

نرم افزار ردیابی زمان شما را قادر میسازد تا با ارائه بینشی در مورد وظایف تکمیل شده و زمان واقعی انجام آنها در مقایسه با زمان های تخمینی، مراحل کار را تحت قدرت خودتان داشته باشید. به علاوه، شما متوجه میشوید که کدام فعالیت ها به زمان بیشتر یا کمتر از زمان مورد انتظار نیاز دارند و اینگونه میتوانید کار را بهتر اولویت بندی و برنامه ریزی کنید. در آخر، ردیابی زمان صرف شده روی پروژه و وظایف با استفاده از نرم افزار ردیابی زمان به تیم و مدیران تصویر واضح تری از گردش کار خود ارائه می دهد.

نرم افزار ردیاب زمان انجام سایر فعالیت ها را ساده تر میکند زمانی که کارمندان اطلاعات دقیق را در جدول زمانی وارد نمیکنند، شرکت ضرر مالی زیادی متحمل میشود. به همین دلیل است که نه تنها این نرم افزار ردیابی زمان را ساده تر میکند، بلکه آن را به سایر پروسه ها هم گسترش میدهد. مورد دوم از طریق ادغام هایی که میتوانید با نرم افزار ردیابی زمان انجام دهید، ممکن است.

برای مثال، برای تاثیر مثبت روی سطح ضرر مالی، ادغام کردن اپلیکیشن ردیابی زمان با سیستم های حسابداری عالی برای تجارت، راه حلی عالی است. به علاوه، بر اساس وظایفی که به اعضای تیم محول میشود، ممکن است نیاز باشد که گاهی بیرون از شرکت هم کار کنند.یک نرم افزار ردیابی زمان برای حسابرسی که شامل اپلیکیشن برای تمامی گوشی ها از جمله iOS و اندروید باشد، اعضای تیم را قادر میسازد تا صرف نظر از محلی که در آن حضور دارند، زمان را ردیابی کنند. نرم افزار ردیابی زمان بینشی از عملکرد ارائه میدهد. بدون بینشی از عملکرد کارکنان، شاید نتوانید تیم خود را به طور موثر مدیریت کنید.

به هر حال، شناخت کارکنانی که برای موفقیت شرکت تلاش می کنند، کاملا ضروری است.بدون ردیابی و آنالیز عملکرد کارمندان، نمیتوان بینش دقیق از ساعت کاری آنها و زمانی که روی وظایف شخصی صرف کرده اند به دست آورد. به همین دلیل است که میگوییم نرم افزار ردیابی زمان بهره وری تیم را افزایش میدهد.

نرم افزار ردیابی زمان و مدیریت پروژه بینشی از عملکرد کارکنان به شما میدهد و به شما کمک میکند تا متوجه بشوید چه کسی عملکرد خوبی دارد. به علاوه، چون شما کارمندان با عملکرد خوب را میشناسید، میتوانید با به رسمیت شناختن دستاوردهای آنها اعتماد به نفسشان را افزایش دهید. علاوه بر شناخت کارکنان با عملکرد خوب – یعنی کارکنان تیمی که وظایف خود را در زمان معین و یا حتی زمانی کمتر به اتمام میرسانند – میتوان از ردیاب زمان برای شناخت ضعف و قدرت افراد نیز استفاده کرد. اگر اطلاعات کافی به دست بیاورید، میتوانید رویه رفتاری افراد در محل کار را نیز بشناسید. این اطلاعات شامل موارد زیر هستند:

• چقدر طول می‌کشد تا افراد وظایف خود را انجام دهند،

• کدام افراد دیرتر از موعد مقرر وظایف خود را به اتمام میرسانند،

• چه کسانی زودتر از زمان مورد انتظار کار خود را تمام میکنند.

این اطلاعات به شما کمک میکند تا اقدامات مناسبی برای کمک به افرادی که در انجام وظایفشان دچار مشکل هستند، انجام دهید و البته افرادی که زودتر از موعد وظایف خود را انجام دادند (البته با همان کیفیت مورد انتظار و یا حتی بهتر)، تشویق کنید.  این نرم افزار به شما در زیر نظر داشتن پیشرفت پروژه کمک میکند بر اساس گزارش وضعیت مدیریت پروژه که توسط Project.co منتشر شده، تعداد زیادی از کارمندان نمیتوانند در موعد مقرر کار خود را تمام کنند و حتی وظایفی که باید انجام بدهند را نادیده میگیرند. 

و، اگر شما پیوسته از کار خود عقب بیفتید، دائم سردرگمی و درگیری رخ خواهد داد زیرا شما زمان لازم برای انجام یک فعالیت را دست کم گرفته اید.با دست کم گرفتن زمان مورد نظر برای تمام کردن یک پروژه، شما هزینه صرف شده روی پروژه را هم نادیده میگیرید و اینگونه در مدت زمان طولانی ضرر مالی زیادی خواهید کرد. به علاوه، اگر کارمندان زمان اضافی روی پروژه های کم اهمیت تر صرف کنند، باز هم شما از نظر مالی ضرر خواهید کرد.اما، زمانی که شما با مشتریان کار میکنید، باید توجه بیشتری به این موضوع داشته باشید. به هر حال، تاخیر شما وجهه برند شما را مکدر میکند. بنابراین باید توجه بیشتری به کارایی پروژه های خود داشته باشید.

بدون مدیریت پروژه موثر تاثیر پذیرفته از ردیابی زمان موثر، مشتری ها اعتماد خود به برند شما را از دست میدهند و بدنامی برند شما به گوش مالکان تجارت های دیگر خواهید رسید. البته که قضاوت دیگران همیشه هم مثبت نیست. پس باید تلاش کنید تا نظرات منفی را به حداقل برسانید. نرم افزار ردیابی زمان تایم شیت ها را اتوماتیک کرده و صورتحساب ها را ساده میکند با ردیابی زمان پروژه با نرم افزارهای تخصصی، تایم شیت و صورتحساب بهتری خواهید داشت. چرا تایم شیت و صورتحساب دقیق مهم است؟ خب، میتوان گفت تایم شیت دقیق به صورتحساب دقیق و دست آخر به ارتباط بهتر با مشتری منجر میشود. و، کارمندان هر چه بیشتر تایم شیت پر کنند، این تایم شیت دقیق تر خواهد بود. اگر شما روزانه و یا هفتگی تایم شیت پر کنید، اطلاعات دقیق تری از فعالیت های انجام شده و زمان صرف شده روی آنها خواهید داشت. و، پر کردن تایم شیت در نرم افزار به این پروسه سرعت بخشیده و تکمیل تایم شیت دقیق و صورتحساب ها را ساده تر میکند.

مزایای نرم افزار

نرم افزار ردیابی زمان لیست پرداختی را کارآمدتر میکند

یکی دیگر از مزایای نرم افزار ردیابی زمان این است که این سیستم هزینه پردازش لیست پرداختی را کاهش میدهد. چون ردیاب های زمان به طور خودکار زمان کارکنان را ردیابی میکنند. این سیستم قابل اعتمادتر و دقیق تر از سیستم های ردیابی دستی است، زیرا احتمال خطا در سیستم های دستی بیشتر است.برای مثال، اگر دستیاران مجازی مستقل را به صورت ساعتی استخدام کنید، آنها میتوانند:

• نرخ ساعتی خودشان را تعریف کنند،

• ساعت های کاری را مستقیما در اپلیکیشن ردیاب زمان ثبت کنند،

• دریافتی شان را به طور دقیق محاسبه کنند و اطلاعاتش را برای مراجعات بعدی، ثبت کنند.

صاحبان تجارت ها، تایم شیت های مطرود کمتری که منجر به تاخیر و مشکلاتی در پروسه محاسبه پرداختی میشوند، خواهند داشت.به همچنین، ابزارهای ردیابی زمان به شما این امکان را میدهند که پروژه های خود و میزان زمان و هزینه صرف شده برای آنها را تحت نظر داشته باشید.به علاوه، با داشتن اطلاعات کافی از سیستم ردیابی زمان، میتوانید منابع لازم یک پروژه را بر اساس زمان ردیابی شده در پروژه های مشابه به طور دقیق برآورد کنید.

ساده سازی پرداختی ها

نرم افزار ردیابی زمان ارتباطات با مشتری را بهبود میبخشد بهترین نرم افزار ردیابی زمان، زمینه را برای تهیه گزارش و ارائه آن به مشتریان و سایر ذینفعان فراهم میکند. به اشتراک گذاشتن مراحل کار و نقشه پروژه، به شرکا این امکان را میدهد که پیشرفت کارها را پیگیری کنند و هرگونه نگرانی را به موقع مطرح کنند. به علاوه، این برنامه به آنها کمک میکند تا متوجه شوند سرمایه و تلاش آنها در چه مسیری پیش میرود و آیا نتیجه مورد نظر را خواهند گرفت و یا خیر.

روش های پیگیری زمان در مدیریت پروژه

اگر مایلید با ردیابی زمان، تلاش های مدیریت پروژه را افزایش دهید، باید روش صحیح این کار را یاد بگیرید. به این چهار روش موثر ردیابی زمان در مدیریت پروژه نگاهی بیندازید.

1. مناسب ترین ابزار ردیاب زمان را انتخاب کنید تعداد زیادی ابزار ردیاب زمان وجود دارند که شما میتوانید از میان آنها انتخاب کنید، پس چگونه باید بهترین گزینه را از میان آنها انتخاب کرد؟ مهم ترین نکته که باید در نظر داشته باشید این است که کدام ابزار با نیازها و پروسه های تجارت شما همخوانی دارد.

2. اهداف خود را تعریف کنید سپس، ویژگی هایی که در یک نرم افزار به دنبال آنها هستید تا در رسیدن به اهداف به شما کمک کنند را تعریف کنید.اینگونه لیست گزینه های پیش رویتان کوتاه تر خواهد شد. برای اینکه بدانید باید چه نرم افزاری را انتخاب کنید، در ادامه آنالیزی از برترین نرم افزارهای ردیاب زمان، به همراه جدولی که آنها را با یکدیگر مقایسه میکند، آمده است.

اپلیکیشن مدیریت زمان

3. تیم را تشویق کنید که زمان را ردیابی کنند معرفی یک ابزار جدید به تیم شما، در صورت تعریف نشدن به طور صحیح و کامل، میتواند مانعی برای بهره وری شود. البته که این یک سیستم جدید برای یادگیری، پروسه ای جدید برای پیاده سازی، و یک وظیفه جدید برای رسیدگی است.به همین دلیل است که باید تیم را با آن آشنا کنید و ایشان را به استفاده از ردیاب زمان تشویق کنید.

4. زمان ردیابی شده را آنالیز کنید برای مدیریت پروژه، تنها ردیابی زمان کافی نیست. باید اطلاعات به دست آمده از نرم افزار ردیاب زمان را آنالیز کنید تا متوجه شوید چه چیزی برای مدیریت پروژه و برنامه ریزی، مهم است.

مدیران با بررسی اطلاعات ردیاب زمان در دست خود میتوانند:

• بفهمند که ردیاب زمان چه تاثیری روی تیم آنها دارد.

• نقاط مشکل دار را شناسایی کنند.

• بهره وری تیم خود را بهتر درک کنند.

تمامی این موارد برای رسیدن به نتایج بهتر، صرفه جویی در زمان و تخمین دقیق تر بودجه در بلندمدت ضروری است. نتیجه گیری: با استفاده از سیستم ردیابی زمان، مدیریت پروژه را بهبود ببخشیدصفحه گسترده های سنتی مخصوصا زمانی که کار پروژه ای در میان است، دیگر منسوخ شده اند.شما به یک ردیابی عالی که کاملا خودکار باشد، در هر لحظه به اطلاعات زمانی کارکنان دسترسی داشته باشد و با نرم افزار حسابداری و مدیریتی شما ادغام شود، نیاز دارید.به طور خلاصه، ابزارهای ردیابی زمان برای هر سیستم مدیریت پروژه، به اعضای تیم در موارد زیر کمک میکنند:

• در نظر داشتن موعد اتمام پروژه و اتمام به موقع

• شناسایی مواردی که باید بهبود پیدا کنند

• بررسی عملکرد کاری از هر نقطه ای در دنیا

به علاوه، میتوانید از یک اپلیکیشن ردیابی زمان برای بهینه‌ سازی گردش کار پروژه استفاده کنید و تلاش‌های خود را بر روی وظایف درست در زمان مناسب متمرکز کنید. البته که این کار به نفع کسب ‌و کار شما خواهد بود.