7 راه‌کار برای کاهش فشار کاری

خستگی روحی و ذهنی نقش مهمی در ایجاد فشار کاری در کارکنان دارد، اما می‌توان با روش‌هایی آن را مهار کرد. با تایمزی همراه باشید تا به شما بیاموزیم چطور به کاهش فشار کاری کارکنان‌‌تان کمک کنید.

فشار کاری مشکل پیچیده و مهمی است که این روزها اکثر کارمندان و شاغلان درگیر آن هستند. این مشکل شامل سه بخش اساسی است:

• تقلیل انرژی و در نتیجه خستگی و درماندگی
• احساس دلزدگی نسبت به شغل یا نگاه منفی و بدبینانه به آن
• کاهش بازده

اکثر کارفرمایان گمان می‌کنند فشار کاری تنها مخصوص محیط‌های کاری بد یا نامناسب است، اما سخت در اشتباه‌اند. طبق تحقیقاتی مشخص شده است که ۲۳ درصد کارکنان اکثر مواقع و ۴۴ درصد آن‌ها همیشه فشار کاری را احساس می‌کنند. به این ترتیب حدوداً ۷۰ درصد کارکنان و شاغلان با این مشکل مواجه‌اند.

اگر شما هم، به عنوان کارفرما، هر کدام از سه مورد بالا در رابطه با فشار کاری را اخیراً در کارکنان‌تان مشاهده کرده‌اید، جا دارد نگران شوید. اما اگر احیاناً فکر می‌کنید این‌ها ناشی از حجم کار بالایی‌ است که ناغافل پیش آمده، در اشتباه‌اید؛ عوامل دیگری نیز در کار است. همیشه به یاد داشته باشید معضل فشار کاری زمانی پیش می‌آید که روحیه‌ی همکاری بین کارکنان وجود نداشته باشد و یا یک هدف جمعی در کار نباشد. به عبارت دیگر می‌توان گفت مشکل از حجم کار نیست، مشکل از اتمسفر و حس و حال فضای کار است. خستگی روحی و ذهنی  نقش مهمی در ایجاد این مشکل دارد، اما می‌توان با روش‌هایی آن را مهار کرد. در این مقاله به شما می‌آموزیم چطور به کاهش فشار کاری کارکنان‌‌تان کمک کنید.

۱) رابطه‌ی مستقیم سلامت روان و فشار کاری را جدی بگیرید

این روزها بیشتر و بیشتر از فشار کاری و مشکلات فزاینده‌ی برخوردار نبودن از سلامت روان در روزنامه‌ها و اخبار می‌بینیم و می‌شنویم. گه‌‌گاه هم پیامد‌های منفی و غافلگیرکننده‌ی آن را در بعضی از افراد می‌بینیم. از این روست که باید سلامت روان کارکنان‌تان را جدی بگیرید. اگرچه کارفرمایان نباید بر اساس میزان سلامت روان کارکنان، آن‌ها را تنبیه کنند یا بر اساس آن، خلاف چهارچوب‌های معمول رفتار کنند، اما هیچ‌ کدام از این‌ها دلیل نمی‌شود کارفرما در این باره احتیاط نکند. کدام کارمند است که در مواجهه مستقیم با سوالات دشوار کارفرما درباره‌ی میزان سلامت روانش صادقانه به او پاسخ بدهد؟

راه‌ها‌ی متعددی وجود دارد که از طریق آن‌ها می‌توانید، بدون مؤاخذه کردن کارکنان، از میزان سلامت روان آن‌ها آگاه شوید و فشار کاری را کاهش دهید:

از سیستم نمره‌دهی استفاده کنید: بیان عواطف و احساسات بر اساس نمره (مثلا از 1 تا 10) برای کارکنان راحت‌تر از صحبت‌کردن درباره‌ی آن است. می‌توانید از این سیستم برای تخمین وضع سلامت روان کارکنان‌تان استفاده کنید. نتایج یک چنین ساز و کاری به شما در تشخیص به موقع برای کمک به کارکنان و در نتیجه افزایش بهروه‌وری آن‌ها کمک می‌کند.

گروه را مخاطب قرار دهید، نه یک شخص را: هنگام صحبت از سلامت روان، جمع کارکنان‌ را خطاب قرار دهید و فقط از سلامت روان یک نفر خاص با او صحبت نکنید. به این ترتیب اهمیت موضوع را به همه‌ی کارکنان نشان داده‌اید.

رازدار باشید و به حریم شخصی کارکنان‌تان احترام بگذارید: ممکن است بعضی از کارکنان با شما احساس راحتی کنند و  مشکلی با صحبت کردن درباره‌ی وضع سلامت روانشان نداشته باشند؛ هیچ اشکالی ندارد، خیلی هم خوب است، اما تا زمانی که همه چیز رو به راه است و شما قانونی را زیر پا نگذاشته‌اید. فراموش نکنید که باید همیشه صحبت‌های کارکنان را پیش خودتان نگه دارید! اگر حرف‌های کارکنان را به کسی بگویید و حرف‌ها به بیرون درز کند، محل کار خود را محلی عاری از اطمینان نشان داده‌اید.

برای جلوگیری از فشار کاری دوره‌های آموزشی برگزار کنید: احتمالا شما برنامه‌ها و جلسات و سمینارهایی برای ارتقای کارکرد کارمندان‌تان دارید. پس چرا برنامه‌‌ی ارتقای سلامت روان و پیشگیری از فشار کاری را در این برنامه‌ها نگنجانید؟! کارشناسی را بیاورید تا برای کارکنان‌تان جلساتی بگذارد و درباره‌ی کنترل استرس، مقابله با مشکلات شخصی و کاری و… آموزش‌هایی بدهد.

بیاموزید جلوی مشکلات مربوط به سلامت روان را بگیرید: درست است که نمی‌توانید ذهن کارکنان را بخوانید و رفتار آن‌ها را پیش‌بینی کنید، اما می‌توانید یاد بگیرید چطور جلوی بعضی از مشکلات روانی و فشار کاری را بگیرید. مدیران را طوری آموزش دهید تا بدانند در کارکنانی که به کمک یا تشویق نیاز دارند به دنبال چه چیزی باشند.

در این بخش دیدید که افسردگی، تشویش، ترس و خشم، همه و همه برای فرد فرد کارکنان و کل تیم مخرب است. معضل فشار کاری رابطه‌ی مستقیمی با سلامت روان دارد.

۲) پاداش‌های مناسب برای کارکنان در نظر بگیرید

یکی از راه‌های مقابله با فشار کاری پاداش دادن به کارکنان است. معمولاً به دلایل گوناگونی می‌شود به کارکنان پاداش داد. غالباً پاداش را مانند میوه‌ای آویزان از شاخه‌ای می‌دانند که باید جلوی چشم کارکنان تکان داد تا به هوای آن بیشتر و بیشتر کار کنند. این رویکرد با عقل جور در می‌آید، اما دو نکته درباره‌‌ی آن را نباید فراموش کرد:

اول اینکه این مدل گول زدن قبل از دادن پاداش، باعث انگیزه نمی‌شود. فشار دائم برای کار بیشتر و سخت‌تر به منظور دریافت پاداش خود می‌تواند منجر به شکل‌گیری فشار کاری در کارکنان ‌شود.

دوم اینکه پاداش‌های این چنینی جایگاه خودشان را دارند، اما اگر همه‌ی پاداش‌ها و مزایایی که برای کارکنان در نظر می‌گیرید بر اساس عملکرد آن‌ها باشد، در واقع خودتان با دست خودتان آن‌‌ها را به سمت تجربه‌ی فشار کاری کشانده‌اید.

برای حل این مشکل باید یک سری پاداش برای افراد در نظر بگیرید فقط به این دلیل که خود افراد برای شما مهم‌اند، نه کارهایی که برای شما انجام ‌می‌دهند. این پاداش می‌تواند یکی از این موارد باشد: کارت هدیه، زمان استراحت بیشتر، مرخصی با حقوق بیشتر، اجازه‌ی خروج زودتر از محل کار یا حتی یک میان‌وعده‌ی خوشمزه در اتاق استراحت. فرقی نمی‌کند کدام یک از این پاداش‌ها را بدهید، فقط بگذارید کارکنان بدانند برای شما ارزشمندند، چه کارآمد باشند چه نباشند.

با این روش کارکنان ناخواسته پرسش‌هایی درباره‌ی ارزش‌هایشان از خود می‌کنند و خودشان را موظف به کار و پیشرفت و بالا رفتن از پله‌های ترقی می‌دانند. پس پاداش‌های هوشمندانه و انسان‌دوستانه برای کارمندان در نظر بگیرید تا  هستی دیگری را بیاموزند.

3) از واکنش‌های تند و ناخودآگاه بپرهیزید

بیایید فرض کنیم شما کارکنی دارید که با فشار کاری درگیر است. این فرد نمی‌تواند به راحتی نزد شما بیاید و مشکلش را با شما در میان بگذارد. حالا دلیل ‌آن هرچه می‌خواهد باشد، یا به دلیل آداب و رسوم خاص حاکم بر محل کار یا منش مدیرانه‌ی شما یا جواب‌هایی که سایر کارکنان قبلاً دریافت کرده‌اند یا شاید صرفاً به این علت که دقیقاً به حس و حالش آگاه نیست. بنابراین آن شخص مطیعانه به کارش ادامه می‌دهد و با زیرکی تمام سعی می‌کند به شما بفهماند که یک جای کار می‌لنگد. شاید اظهار نظرهای بی‌خودی او را نشانه‌ی نافرمانی یا بی‌احترامی نسبت به خود بدانید. شاید هم فکر کنید می‌خواهد از زیر کار در برود یا اینکه نسبت به شما  گستاخ شده‌ است. در هر حال، قبل از اینکه وارد عمل شوید سؤالات زیر را از خودتان بپرسید:

آیا این رفتار، رفتاری ا‌ست که معمولاً از او می‌بینم؟

آیا او اصولاً کارکنی قابل‌اعتماد و خوش‌سابقه است؟

آیا این رفتار از او بعید است؟

اگر او تمام طول ساعات کار فرد تنبل و غرغرویی بوده، قضیه فرق می‌کند. اما اگر اصولاً کارکن خوبی است و اخیراً دردسرساز شده، وقت آن است تا علائم را دریابید.

از روش تنبیه پرهیز کنید. بانی فشار کاری بیشتر نشوید، نمک روی زخم نپاشید، بلکه مرهم درد باشید. با او محرمانه صحبت کنید. اگر از آن دسته افراد هستید که زود واکنش نشان می‌دهند، سعی کنید فقط شنونده باشید. با حالت صورتتان هم عکس‌العمل نشان ندهید. شنونده‌ی واقعی باشید، به حرف‌هایش با دقت گوش دهید. حرف‌های او را به خودتان نگیرید و بهتان برنخورد. دوباره به انتظاراتی که از این آدم دارید فکر کنید و برای ایجاد تغییراتی در آن برنامه‌ریزی کنید تا دوباره چنین اتفاقی پیش نیاید.

4) در برنامه‌ریزی زمانی منعطف باشید

درست است، شما بیزینسی دارید و مشتریانی که باید رضایتشان را جلب کنید. اما قرار دادن تنها همین یک اصل در اولویت، به مرور زمان خستگی و دلزدگی کارکنان و فشار کاری را به دنبال دارد. شاید باید درباره‌ی این رویکرد تجدید نظر کنید. شیفت‌های کاری را آسان بگیرید. تا جایی که می‌توانید زود ساعات کاری را با کارکنان در میان بگذارید، به این ترتیب هر هفته با حجم وسیعی از کارهای دقیقه نودی و استرس‌ز‌ا رو‌به‌رو نیستند. از طرفی کارکنان نیز قادر خواهند بود کارشان را مدیریت کنند.

5) اوضاع خارج از کار کارکنان را در نظر داشته باشید

شما، به عنوان کارفرما، در گذر سال‌ها یاد گرفته‌اید و می‌دانید که چقدر برای وقت و زندگی شخصی کارکنان ارزش و احترام  قائل شوید. پس بیایید و این سوال را نیز مد نظر داشته باشید:

آیا برای سایر کارهای کارکنان که ربطی به من ندارد هم ارزش قائلم؟

ممکن است کارکنانی داشته باشید که شغل دیگری هم دارند، یا در کنار کار شما دور کاری هم انجام می‌دهند. اصلاً شاید حقوقی که شما به آن‌ها می‌دهید کافی نباشد، یا اینکه نیمه‌وقت برای شما کار کنند. در هر حال، کارکنانی دارید که موظف‌اند سر موقع در سایر کارهایشان حاضر شوند، حتی اگر آن کار، کار شما نباشد.

بنابراین یادتان باشد که اگرچه آن کار دیگری که انجام می‌دهند ربطی به دستمزدی که برای کار خودتان به آن‌ها می‌پردازید ندارد، اما گرداندن همزمان چند کار، راحت نیست و ممکن است منجر به ناامیدی و در نتیجه فشار کاری شود. با کارکنان‌تان صحبت کنید. ببینید با این اوضاع چطور می‌توانید با آن‌ها کار کنید. انتظارات خود را مشخص کنید و بگذارید بدانند دقیقا‌ً درخواست‌تان از آن‌ها چیست.

6) اهداف باید برای همه قابل دسترس باشد

در بعضی مشاغل امکان ارتقا و پیشرفت کارکنان  وجود ندارد. چنین شغلی به آخر خط رسیده است و می‌تواند منجر به فشار کاری نیز شود. اما برخی دیگر این چنین نیستند. در هر حال، آنچه مشخص است این است که شرایط ارتقا و ترفیع رتبه برای کارکنان در هر شغلی ممکن نیست، اما شما، به عنوان کارفرما، می‌توانید اهدافی را به این منظور تعیین کنید و دلیلی برای کار کردن ایجاد کنید.

این اهداف باید شامل موارد زیر باشد:

اهداف سالانه: همه از درآمد بیشتر خوششان می‌آید. در زمان‌های مشخصی برای کارکنان افزایش حقوق در نظر بگیرید. افزایش‌ حقوق‌ها را سر موقع و به همان صورت که قول داده بودید اعمال کنید. این‌طوری اعتماد کارکنان به شما هم بیشتر می‌شود.

اهداف آموزشیِ عملی: یک سری جلسات آموزشی عملی را به عنوان هدف بلند مدت در اختیار کارکنان قرار دهید. منظور فقط آوردن کسی که موقع صرف ناهار برای کارکنان سخرانی کند نیست. بلکه منظور این است که کارکنان‌تان را به جلسات و کنفرانس‌های مختلف بفرستید تا انرژی لازم را به دست آورند و برای انجام کار هیجان داشته باشند.

پست و مقام‌های کوچک: اگر قادر به ایجاد پست و مقام درست و حسابی برای ارتقای کارکنان نیستید، می‌توانید مقام‌های کوچک ایجاد کنید. مثلاً می‌توانید جایگاهی برای مأمور شیفت‌ها با وظایف سبک و مزایا در نظر بگیرید. این کار مخصوصاً زمانی مفید است که کارکنانی دارید که سخت تلاش می‌کنند تمام مشاغل را به دست آورند. با استفاده از مقام‌های کوچک می‌توانید هر یک از کارکنان را، علاوه بر کارهای معمول همیشگی‌شان، روی امور خاصی تمرکز دهید. به این ترتیب، تیمی دارید که هر کدام تخصص خودشان را دارند.

7) آداب محیط کار را عوض کنید

برخی از مشکلات عاطفی و احساسی که به فشار کاری منجر می‌شود به علت آداب کاری نامناسب و ضعیف است. اگرچه یک سری آداب ثابت هستند، اما برخی قابل تغییرند:

* هرکجا که ممکن بود سرعت کار را پایین بیاورید و ساعات کاری را کم کنید تا استرس کارکنان کم شود.

* حجم کاری که از هر یک از کارکنان انتظار می‌رود را بررسی کنید. شاید لازم باشد کارکنان بیشتری استخدام کنید تا اینکه حجم بالایی از کار را به دوش آن‌ها بگذارید.

* نقش و انتظاراتی که از هر کارکن دارید را مشخص کنید. شاید تصور کنید آداب کاری بهتر آن است که‌ تعیین تکلیف و توضیح امور در آن نباشد، اما بیشتر کارکنان ترجیح می‌دهند دستورالعمل و راهنمایی برای کارشان داشته باشند. داشتن دستورالعمل و راهنما از ترس و نگرانی حاصل از این سؤال می‌کاهد: «آیا کاری که انجام می‌دهم همان است که از من انتظار می‌رود؟»

* متخصصان امور مشتریان باید در محیط کار حضور داشته باشند تا جلوی برخورد مشتریان بدخلق و غیرمنطقی با کارکنان را بگیرند. یک کارمند خسته و درمانده دیگر تحمل سرزنش‌های مشتری را ندارد.

در آخر، اگر کارکنان شما ندانند که دقیقا چه کار باید بکنند، چقدر کار باید بکنند، و نتوانند بدون وارد کردن خللی در وظایف سایر کارکننان به مرخصی بروند، یک جای کار شما می‌لنگد.

سخن پایانی در رابطه با فشار کاری

در آخر یادتان نرود که  فشار کاری حاصل عواملی فراتر از حجم کار بالاست. وقتی کارکنان یک اداره درمانده، مضطرب، نگران و افسرده و ناراضی باشند و حس کنند اسیر شغل‌شان شده‌اند و با یکدیگر هم تعاملی نداشته باشند، فشار کاری پدید می‌آید؛ فارق از اینکه هر کدام، جداگانه، چقدر تلاش می‌کنند.