راهکارهایی مدیریت تیم‌های مجازی

فناوری های دنیای امروز، دورکاری و کار از منزل رو به گزینه ای خیلی مناسب تر تبدیل می کنه. با این حال، مدیریت تیم های مجازی موضوع دیگه ایه. برای اینکه این کار تا حد امکان بدون استرس باشه، ما فهرستی مفید از نکاتی برای هدایت یک تیم مجازی موفق و نحوه آماده شدن برای چالش‌هایی که ممکنه با اون روبرو بشید رو گردآوری کردیم.

12 نکته برای مدیریت یک تیم مجازی:

• از بهترین ابزارهای های ارتباطی استفاده کنید.

امروزه ابزارهای ارتباطی متعددی توی سازمان­ها وجود داره که تشکیل تیم‌های مجازی رو ممکن کرده. برای کمک به موفقیت کارکنانتون، روش ارتباطی رو انتخاب کنید که بیشترین کارایی رو برای تیمتون داره. ابزارهایی مثل ویدیو، چت، ایمیل، پیام‌رسانی و موارد دیگه همه میتونن توسط کارمندان برای برقراری تماس و همکاری موثر از راه دور استفاده بشن.

• مناطق زمانی مختلف را درنظر بگیرید.

کسب‌وکارهایی که شعبه‌های متعددی دارن به کار در مناطق زمانی مختلف عادت دارن، اما کسب‌وکارهایی با برنامه‌های جدید کار از راه دور باید تفاوت‌های مناطق زمانی رو در نظر بگیرن. انتظار نداشته باشید که یه کارمند از اون سر دنیا ساعت 8 صبح توی یه کنفرانس تلفنی حضور داشته باشه. داشتن ساعات کاری انعطاف پذیر به همه کمک می کنه بهره وری بیشتری داشته باشن.

• وظایف و فرآیندها را شفاف سازی کنید.

نکته مهم در مدیریت تیم‌های مجازی اینه که به طور واضح و پیوسته انتظاراتتون رو در مورد اهداف، نقش‌ها، وظایف و فرآیندها بیان کنید. از اونجایی که افراد از راه دور کار میکنن، احتمال حواس پرتی یا قطع شدن ارتباطشون وجود داره. تیم‌های مجازی با یادآور‌ها و ارتباطات موثر میتونن به همون اندازه که در دفتر به صورت حضوری کار می‌کنن مؤثر باشن.

• ارتباطات حضوری رو فراموش نکنید.

بهتره که اعضای تیم های مجازی هر از گاهی به صورت حضوری همدیگرو ملاقات کنن. جلسات حضوری با مدیران به افراد این فرصت رو میده که سؤال بپرسن، درباره کارشون اطلاعات بیشتری کسب کنن و حمایت لازم رو دریافت کنن. اگر این کار به شکل حضوری ممکن نیست، تماس تصویری یک جایگزین عالی برای این کاره.

• یک محیط صمیمی ایجاد کنید.

تیم های مجازی بخاطر ماهیتشون تعاملات اجتماعی و ارتباطات نزدیک رو از دست میدن. برای رفع این مشکل، مکالمات غیررسمی رو از طریق پورتال های ارتباطی آنلاین ترویج کنید.

• به عنوان یک مدیر، در دسترس باشید.

اگر یک تیم مجازی رو مدیریت می کنید، باید حامی و رهبر اونا باشید، به این معنی که به طور منظم در دسترس تیم خود باشید. غیر از ابزارهای ارتباطی که در محل کار استفاده می کنید، اشتراک شماره تلفن همراهتون با کارمندا، ایده بدی به نظر نمیرسه.

• خروجی کار رو پیگیری کنید.

معیارها اهمیت دارن، مخصوصا اگه نظارت بر روند دورکاری مطرح باشه. برای کمک به مشغول نگه داشتن همه افراد در کار و اثبات این موضوع که کار از راه دور موثره، ضروریه که مدیریت زمان، کیفیت و موفقیت خروجی کار رو پیگیری کنید.

• از اشتراگذاری موثر در پروژه ها حمایت کنید. 

اسناد، صفحات گسترده، پاورپوینت ها و … همه رو میشه از راه دور با استفاده از برنامه های آنلاین به اشتراک گذاشت. فناوری های امروزی کار تیمی مجازی رو آسون‌تر از هر زمان دیگه ای میکنه و مدیرا میتونن آسوده خاطر باشن که همه چی بخوبی پیش میره.

• یک سیستم مدیریت پروژه راه اندازی کنید.

تغییر سخته مخصوصا اگه پای فرآیندهای کاری در میون باشه. اما نرم افزار مدیریت پروژه کمک می کنه تا همه کارمندا به توافق برسن و کنترل کار از دست آدم خارج نشه. پلتفرم های زیادی وجود داره، بنابراین مطمئن بشید که تمام تلاش خودتون رو صرف پیدا کردن پلتفرم مناسب میکنید.

• افراد مناسب رو استخدام کنید.

از اونجاییکه کار از راه دور به راحتی قابل انجامه و توسط خیلی از شرکت ها اجرا میشه، کار مجازی ممکنه برای هر کسی مناسب نباشه. این نوع محیط کاری میطلبه که افراد با حمایت مدیرای تیم مجازی خود، خودکفا و با انگیزه باشن. هنگام ایجاد تیم‌های خود، مطمئن بشید که افرادی را استخدام می‌کنید که میتونن از راه دور کار و پیشرفت کنن.

• سیستم های خودتون رو ایمن کنید.

این موضوع مهمه که اتصال کارمندای دورکار رو با استفاده از VPN  ایمن کنید. VPN ها از اتصالات رمزگذاری شده برای گسترش یک شبکه خصوصی در سراسر یک شبکه عمومی استفاده میکنن، در نتیجه کارمندا میتونن به داده ها و منابع شرکت از هر دستگاه و هر مکانی دسترسی داشته باشن انگار که مستقیماً به یک شبکه خصوصی متصل هستن.

• آینده نگر باشید.

خیلی از سازمان‌ها متوجه صرفه‌جویی در هزینه‌ها و ایجاد فرصت ها بخاطر دورکاری شدن. اگر قصد دارین تا مدت‌ها پس از پایان همه‌گیری کرونا به دورکاری ادامه دهید یا یک خط مشی کاری انعطاف‌پذیر رو بکار ببرین، مهمه که سیستم‌هایی داشته باشید که قابل ارتقا بوده و پیشرفت متناسب با نیروی کارتون رو داشته باشن.

5 چالشی که ممکنه تیم های مجازی با اونا مواجه بشن

• یافتن راه حل های مناسب

این یک موضوع شایعه، اما تیم های مجازی موجود در خیلی از جنبه های عملیاتی با چالش هایی مواجه میشن. برای کمک به کاهش بعضی از این مشکلات، مدیرای تیم‌های مجازی باید در رشد فرهنگ ارتباطات، به کارگیری ابزارهای مناسب، طرح‌ریزی فرآیندهای شفاف و ایجاد تیمی متشکل از افراد مناسب خلاق باشن. وقتی همه این موارد لحاظ بشن، رسیدگی به هر مشکل یا پروژه ای آسون‌تر میشه.

• ایجاد یک تیم با اعتماد

 وقتی اعتماد متقابل بین اعضای تیم‌های مجازی و مدیراشون وجود داشته باشه، پیاده کردن کسب و کار از راه دور کارآمد خیلی آسون‌تر میشه. استفاده از راه‌حل‌هایی که همکاری، ایده‌های مشترک و ارتباطات شفاف رو ترویج میده، به ایجاد اعتماد در سراسر تیم کمک میکنه. علاوه بر این، به همه کمک می کنه تا به توافق رسیده و با هم در جهت اهداف شرکت و اهداف فردی کار کنن.

• تضمین بهره وری

وقتی صحبت از اعتماد میشه، باور عمومی اینه که توی دورکاری افراد بهره وری کمتری خواهند داشت یا اصلاً کار نمیکنن. در حالی که این مورد برای کارمندای خاصی صدق کنه، افراد زیادی هستن که در تیم های مجازی پیشرفت میکنن. برای کمک به موفقیت همه، مدیران تیم مجازی باید از ابزارهای کار مجازی  استفاده کنن که قبلا جواب پس داده و فرآیندها و معیارهای واضح را برای همه ترسیم کنه تا به افزایش مسئولیت پذیری و اطمینان از ادامه انجام کار کمک می کنه.

• ایجاد یک مسیر مشخص

همونطور که گفتیم، گاهی اوقات ممکنه در تیم‌های مجازی کنترل همه چیز از دست بره، اما این اتفاق در تیم‌های مجازی که ابزارهای مدیریت پروژه قوی دارن، خیلی کمتر اتفاق می افته. یکی از مزایای تیم‌های مجازی اینه که همه میتونن ببین که هرکسی در حال انجام چه کاریه، تا همکاری بهتر صورت بگیره و کار رو بشه از هرجایی پیش برد. همچنین مدیرای این تیم ها باید به طور منظم پیشرفت پروژه رو بررسی کنن تا کارها به خوبی پیش بره.

• ایجاد فرهنگ دورکاری

طبیعت انسان میل به تعامل داره و این موضوع دورکاری رو به یک چالش تبدیل میکنه. علاوه بر جلسات حضوری دوره ای با کل تیم ، میشه ارتباطات رو به صورت آنلاین برقرار کرد. به عنوان مدیر تیم مجازی، کارمندای خودتون رو تشویق کنید تا به چیزهای دیگه ای غیر از کار بپردازن و در مورد افرادی که با اونا کار میکنن اطلاعات بیشتری کسب کنن. این کار نه تنها به اونا کمک میکنه تا احساس صمیمیت بیشتری نسبت به هم داشته باشن، بلکه به اونا کمک می کنه تا یاد بگیرن که چجوری به طور مؤثرتری با همدیگه کار کنن.

منبع: https://global.hitachi-solutions.com/blog/manage-virtual-teams/