دلایل اهمیت سیستم‌های منابع انسانی در حضور و غیاب

حضور و غیاب و مدیریت کارکنان

نرم‌افزار حضور و غیاب به عنوان یکی از راه‌حل‌های شناخته‌شده در میان مدیران ارشد سازمانهای جهان مورد‌ استفاده قرار می‌گیرد. این امر که تا چه میزان می‌توانند به حضور و غیاب و مدیریت کارکنان کمک کنند بر کسی پوشیده نیست. به عنوان یک مدیر یا صاحب یک کسب‌وکار چه میزان به پیشرفت تجاری خود اهمیت می‌دهید؟ آیا از نقش تکنولوژی در مدیریت منابع انسانی آگاهید؟ اگرچه در دنیای امروزی کمتر کسی پیدا می‌شود که از این ابزار استفاده نکند، اما همچنان بسیاری از مدیران سیستم‌ سنتی مدیریت منابع انسانی را ترجیح می‌دهند.

سیستم های دستی و سنتی پرهزینه، زمان‌بر و پر خطا هستند؛ بنابراین برای جبران این معایب، سامانه‌های نوین مدیریت منابع انسانی طراحی شدند. این سیستم‌ها روز به روز در حال توسعه و تخمین بهتر حضور و غیاب در سازمانها هستند و بسیاری از نواقص و مشکلات مدیریتی را برطرف نموده‌اند. سیستم (HRMS) یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت زمان است که عملکرد کارمندان یک سازمان را به طور خودکار ارزیابی می‌کند.

مزایای مدیریت منابع انسانی و حضور و غیاب در سازمان ها

نرم افزار حضور و غیاب سوابق و فعالیت‌های کارمندان را ثبت می‌کند و این ترتیب به کارفرما کمک می‌کند عملکرد افراد را یک به یک مورد بررسی قرار دهد. از مزایای پیاده‌سازی این سیستم در ادارات می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

بهره‌وری اجرایی

تمرکز سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی رفته رفته به سمت دسترسی آسان‌تر کارمندان و حضور و غیاب مستمر پیش می‌رود. پورتال (ESS) بخشی از سیستم مدیریت منابع انسانی HR است که به کارمندان اجازه می‌دهد به اطلاعات کاری خود دسترسی پیدا کنند. این اطلاعات شامل وضعیت مرخصی، بیمه، حقوق و مزایا، به روز رسانی مدارک تحصیلی و پرونده‌ی سلامت می‌باشد. دسترسی کارمندان به سوابق خود سبب می‌شود بخش قابل توجهی از حجم کاری در قسمت منابع انسانی کاهش یابد.

ساده‌تر شدن فرآیند استخدام

جدای از مسائل شغلی، این سیستم به فرآیند استخدام نیروها نیز کمک می‌کند. با استفاده از این سامانه متقاضیان می‌توانند رزومه و اطلاعات تماس خود را با کارفرمایان به اشتراک بگذارند. به این ترتیب یک پایگاه داده ایجاد می‌شود که مدیر می‌تواند با استفاده از آن به اطلاعات کلیه‌ی کارجویان دسترسی پیدا کند.

بهبود ارتباطات با نرم افزار حضور و غیاب

چه برای شرکت‌های پرجمعیت و چه برای مشاغل کوچک وجود خط ارتباطی قوی و موثر بین اعضا بسیار مهم است. سیستم‌های اطلاعاتی HR نقش مهمی در ارتقای این ارتباطات دارند. با این سیستم کارمندان می‌توانند به راحتی در هر نقطه‌ای که حضور دارند با سایر اعضای گروه در ارتباط باشند. علاوه بر مزیت بهبود بازده اعضا، این سیستم منجر به افزایش تسلط مدیران بر نحوه‌ی اجرای کار و صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شود.

مدیریت ریسک و امنیت بالاتر

شرکت شما برای امنیت بالاتر و پیشگیری از زیان‌های مالی به سیستم اطلاعاتی HR نیازمند خواهد بود. این سامانه اطلاعات حضور غیاب کارمندان، شرح حوادث، ساعات حضور در شرکت، ادعاهای جبران خسارت کارمندان و… را ذخیره می‌کند. در مجموع کلیه‌ی اطلاعاتی که ریسک بدهی‌های احتمالی شرکت‌ را به حداقل برساند، در این سامانه نگهداری می‌شود. نگهداری سوابق و پرونده‌های دستی، همواره از امنیت کمتری برخوردار بوده است. در مقابل نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی با جمع‌آوری و ذخیره‌ی این اطلاعات امنیت اطلاعات شرکت را بهبود می‌بخشد.

سهولت بازیابی اطلاعات

تمامی اطلاعاتی که در سامانه مدیریت منابع انسانی ذخیره می‌شود، با یک جستجوی ساده قابل بازیابی است. به عنوان مثال در جایگاه مدیر تصمیم دارید ویژگی‌های کارمندان را ارزیابی کنید تا از عملکرد بهترین افراد مطلع شوید. یا در سیستم با بررسی سیستم حضور و غیاب کارمندان، قصد دارید از عمل به قوانین شرکت اطمینان حاصل کنید. شما می‌توانید با جستجو در میان داده‌های ذخیره شده عملکرد شرکت را در دوره‌های مختلف با هم مقایسه کنید. تجزیه و تحلیل کلیه‌ی اطلاعات ذخیره شده به شما کمک می‌کند در جهت پیشرفت کسب‌وکار خود گام‌های موثری بردارید. فرض کنید به دلایل خاصی در صدد بررسی مجدد عملکرد اعضا در یک روز مشخص هستید. این سامانه به راحتی به شما کمک می‌کند اطلاعات روز مورد نظر با تمام جزئیاتی لازم آن را بازیابی و بررسی کنید.

بازدهی بیشتر

مهم‌تر از تمامی موارد یاد شده، بازدهی شرکت است که باید بیش از سایرین مورد توجه قرار گیرد. بسیاری از مدیران بالابردن ساعت کاری را در افزایش بازدهی موثر می‌دانند، در حالی که این تصمیم جز خستگی و کلافگی نیروها، نتیجه‌ی دیگری در ادامه نخواهد داشت. مدیریت منابع انسانی در بخش‌های مختلف کسب‌وکار با صرفه‌جویی در هزینه و زمان نیروها، منجر به افزایش بازدهی شرکت می‌شود. همچنین محاسباتی که در این سیستم انجام می‌شود، تا حد زیادی از زمان و هزینه‌های محاسبات دستی کاهش می‌دهد.

احتمالا در بسیاری از موارد با راه حل‌های ساده توانسته اید موضوع حضور و غیاب کارکنان خود را به شکلی مناسب مدیریت کنید. برای یک بار هم می‌توانیم روش های نوینی همچون تایمزی را امتحان کنیم و تاثیرات استفاده از این قبیل اپلیکیشن‌های حضور غیاب را بر کسب‌و‌کار خود ببینیم. برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با نرم افزار تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.