تایم شیت چیست و چگونه به کسب و کارها کمک می کند؟

تایم شیت و یا همان جدول زمانی اساساً به جدولی گفته میشود که مدت زمان انجام کار توسط کارمندان را ثبت می کند. کارفرمایان از تایم شیت برای ثبت حضور کارمندان، مدت زمان انجام پروژه، تخصیص شغل و غیره استفاده میکند. همچنین از آن برای ردیابی زمان ورود و خروج، استراحت، مرخصی و همینطور مدت زمان لازم برای تکمیل یک وظیفه استفاده می کنند. کارفرمایان به کمک موارد فوق می توانند حقوق و دستمزد کارمندان را به صورت ساعتی، هفتگی و یا ماهانه تعیین کنند. سایر حقوق و دستمزد از جمله حقوق و دستمزد مربوط به مرخصی و تعطیلات نیز هنگام تهیه لیست حقوق ثبت می شود.

شرکتها از جدول زمانی نه تنها برای تعیین حقوق و دستمزد، بلکه برای مدیریت پروژه ها نیز استفاده می کنند. از دیگر موارد مرسوم تایم شیتتایم شیت مبتنی بر مشتری و یا پروژه های فردی است. به کمک این تایم شیت ها می توان جزئیات کارهای انجام شده توسط هر یک از کارکنان را در پروژه های جداگانه دنبال کرد. اینگونه تایم شیت ها به منابع انسانی در شناسایی نواحی ضعیف تر و پروژه هایی که نیاز به ارتقای بیشتر دارند کمک می کند. از آن مهم تر میتوانند سطح بهره وری هر یک از کارمندان را تعیین کنند.تایم شیت به دو شکل دیجیتال و کاغذی تهیه می شود.تهیه تایم شیت کاغذی به زمان و تلاش نیاز دارد و ممکن است دستخوش خطا شود. اما تایم شیت دیجیتال از طرف دیگر، تمام کارهایی که تایم شیت کاغذی انجام میدهد را تنها با یک دکمه انجام می دهد.

اپلیکیشن های ردیابی زمان نیز به شما کمک می کند موارد فوق را به صورت آنلاین ثبت و ردیابی کنید. کارمندان برگه های زمانی مربوط به خود را تکمیل کرده که از آن پس جهت تایید به مدیر ارسال می شود. این داده ها سپس به تیم داخلی و یا به شکل برون سپاری به متخصصان حقوق و دستمزد واگذارو پردازش می شود. همچنین میتوان این کار را به کمک ماشین حساب ساعت حقوق و دستمزد انجام داد.
ماشین حساب بر اساس زمان ورود و خروج و دستمزد ساعتی پس از کسر مالیات میزان دستمزد را محاسبه می کند.

چرا به تایم شیت نیاز دارید؟

تایم شیت برای کارمندان خود استفاده کند. همیشه روی آوردن به یک روش جدید دشوار است، زیرا برخی آن را معادل برهم زدن حریم خصوصی خود می دانند. اما اهمیت جدول زمانی بر این پیچیدگی ها و عدم اطمینان غلبه می کند.نحوه عملکرد تایم شیت مانند یک پایگاه داده است که تمام جزئیات کارمندان را در خود ذخیره و نگهداری می.کند. این جزئیات شامل وظایف تکمیل شده، ساعات کاری و غیره است. علاوه بر آن، کارفرما می تواند حقوق و مزایای کارمندان خود را به صورت منصفانه و منطقی پرداخت کند. از طرف دیگر، کارمندان نیز سندی از وظایف شان در اختیار دارند. گذشته از این،مدیریت میتواند زمان صرف شده توسط تیم را با توجه به میزان بهره وری آنها پیگیری کند. دانستن مدت زمان صرف شده بر روی یک وظیفه به شناسایی شکاف های موجود در منابع و همینطور مسائل مربوط به مدیریت زمان کمک می کند.تایم شیت در ترکیب با دیگر ابزارها میشفافیت سازمانی را بهبود دهد و منافعی را برای کارفرما به دنبال داشته باشد.

در طرف دیگر قضیه، کارمندان میوانند تعداد ساعات صرف شده بر روی یک فعالیت را مشاهده کرده و بهره وری خود را افزایش دهند. همچنین میتوانند دستمزد خود را با توجه به ساعات کار مربوطه مشاهده کنند و دیگر در این زمینه اعتراض یا سوالی نداشته باشند. از طرف دیگر، می توانند نسبت به عدم پرداخت حقوق از کارفرما سوال کنند.در مورد مدیریت پروژه، مدیران می توانند از تایم شیت برای تعیین هزینه ها و تخمین پروژه استفاده کنند. همچنین آنها می توانند هزینه های یک پروژه رابا هزینه های واقعی پروژههای دیگر به صورت همزمان مقایسه کنند. به کمک این اطلاعات آنها می توانند نسبت به تکمیل پروژه فعلی اقدام کرده و برای آینده برنامه ریزی کنند.

چرا کسب و کارها باید از تایم شیت استفاده کنند؟

کسب و کارها میتوانند به کمک جدول زمانی ضرب الاجل های خود رارعایت کرده و در بودجه خود صرفه جویی کنند و با استفاده موثر از جدول زمانی به موفقیت دست یابند. به این منظور آنها باید سوابق دقیق فعالیت های شرکت را نگهداری کنند. از این رو جدول زمانی برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری است

اپلیکیشن های جدول زمانی

پردازش حقوق و دستمزد

جدول زمانی به کارفرمایان کمک می کند به ردیابی مواردی از جمله تعداد ساعات کاری، مرخصی و تنظیم پردازش حقوق و دستمزد بپردازند. نرم افزار ردیابی زمان سیستمی است که گردش کار قابل پیگیری برای تایید حقوق و دستمزد کارمندان را در اختیار کارفرما قرار میدهد. ورود اطلاعات نادرست دلیل اصلی خطای مربوط به حقوق و دستمزد است. نرم افزار ردیابی زمانبا کاهش خطاهای مربوط به ورود اطلاعات نادرست باعث تسهیل پردازش حقوق و دستمزد کارمندان می شود.

حسابداری مدیریت

جدول زمانی یک ابزار ارزشمند درحسابداری مدیریت است. تایم شیت به مدیران کمک می کند تا زمان آغاز و پایان یک وظیفه را ثبت کنند. این موضوع به مدیران کمک می کند دریابند کدام وظیفه مدت زمان بیشتری به خود اختصاص داده و کدام وظیفه با تاخیر انجام گرفته است

تایم شیت دیجیتال در برابر تایم شیت کاغذی

تایم شیت برای رشد هر سازمانی اهمیت دارد، بهتر است به جای تایم شیت سنتی از دیجیتال استفاده کرد. علت آن چیست ؟
زمانی که می گوییم ازتایم شیت دیجیتال استفاده کنید به ما اعتماد کنیدبه این ترتیب شما می توانید سالها سوابق خود را تنها با یک دکمه در سرور و یا پایگاه داده ذخیره کنید. اما با تایم شیت دستی یا کاغذی گرچه اطلاعات را در دست دارید، اما آیا زمان لازم برای جستجوی اطلاعات را نیز در اختیار دارید؟ نه چنین نیست. چطور می توان تمام داده ها را ردیابی کرد؟ تنها جنبه مثبت آن این است که استفاده از تایم شیت کاغذی ساده و قابل پیگیری است. همچنین باعث صرفه جویی در هزینه و ساده سازی فرایندها می شود.
در دنیای شرکتی، ادغام تایم شیت دیجیتال در مدیریت پروژه احتمالاً یکی از بهترین روش ها جهت ردیابی توسعه پروژه و حفظ شفافیت در سازمان و مشتری است. بسیاری از تایم شیت های الکترونیک به همراه اپلیکیشن های مدیریت زمان عرضه می شوند. از این جهت کارمندان می توانند میزان بهره وری و پیشرفت خود را نظارت و پیگیری کنند.
پیش از رسیدن به راه حل مهم است که شما کارمندان را در نظر بگیرید. اگر یک شرکت کوچک با تعداد کمی کارمند هستید بهتر است از تایم شیت دستی و یا حتیماشین حساب زمان استفاده کنید. اما اگر یک سازمان بزرگ متشکل از کارمندان از راه دور هستید، بهتر است که از تایم شیت دیجیتال و یا تایم شیت مبتنی بر ابر استفاده کنید.

تایم شیت چگونه کار می کند؟

استفاده از تایم شیت نه تنها یکی از جذاب ترین فعالیت هاست، بلکه برای اداره یک شرکت بسیار ضروری است. به این منظور اپلیکیشن ردیابی زمان باید به ساده ترین شکل ممکن و بدون صرف مدت زمان زیاد عمل کند. به این منظور پارامترهایی توسط مدیران تعیین می شود. کارمندان میتوانند دوره زمانی خود را در ماژول های مربوطه برای یک وظیفه خاص وارد کنند. زمان تعریف شده شامل زمان اضافه کاری و یا نوبت کاری علاوه بر کارهای معمولی هفته است.

همچنین اپلیکیشن ردیابی زمان به ثبت روزهای مرخصی، تعطیلی،آموزش و غیره به عنوان بخشی از وظایف اداری می پردازد. این موارد به کارفرما اجازه می دهد حقوق و دستمزد کارمند را بر اساس مدت زمان صرف کرده تعیین کند. با این حال، این موضوع بستگی به نیاز کارفرما و هدف تایم شیت دارد. در نهایت، کارمند می تواند تعداد ساعات کاری یک وظیفه را وارد کرده وآن را برای تایید ارسال کند. هر پارامتر برای کارمندان متفاوت است و بستگی به پروژه ها دارد.این پارامترها توسط کارفرما و کارمندان قابل تنظیم است. پس از تایید، تایم شیت به سرپرست و یا ناظر که ممکن است مدیر و یا حتی خود مشتری باشد ارسال می شود. سرپرست یا ناظر جدول زمانی را تایید و یا رد میکند. در صورت تایید، جدول زمانی برای رسیدگی به بخش حقوق و دستمزد ارسال میشود. اما در صورت رد شدن، مجدداً به کارمند بازگشته تا تغییرات و اصلاحات لازم در آن صورت گیرد.

ردیابی پروژه

شما به عنوان همکار میتوانید زمان همکار دیگر خود را برآورد کنید. همچنین به عنوان مدیر وظایف اختصاص داده شده به اعضای تیم خود را می دانید. با این حال، بدون وجود تایم شیت مدت زمان صرف شده در هر وظیفه به صورت یک معما باقی می ماند و این موضوع باعث عدم شفافیت در سیستم می شود. تایم شیت، اعضای تیم میتوانند وظایف خود را ثبت و ضبط کنند. همچنین قادرند مدت زمان ثبت شده در هر شغل و یا ماژول را بسته به پروژه های در حال انجام ثبت کنند. این موضوع به شما کمک می کند تا بهره وری کارایی اعضای تیم را برآورد کنید. مدیران به کمک داده های تایم شیتمی توانند هر گونه شکاف را بررسی کرده و بر اساس خروجی آموزش های لازم را اختصاص دهند.

تایم شیت چگونه به سازمان ها در عملکرد بهتر کمک می کنند؟

سازمان ها به کمک تایم شیت می توانند بینش جدیدی نسبت به زندگی حرفه ای کارمندان خود به دست بیاورند و بر اساس آن تصمیمات بهتر اتخاذ کرده و به آنها الهام بخشند. از طرفی، به کمک جدول زمانی قادرند هر نوع مسئله وارده در پروژه و شکاف دانش را شناسایی کنند.

بهبود کارایی

یک جدول زمانی دقیق دید عمیقی برای هر پروژه حاصل می کند. به کمک آن می توان خطرات بالقوه بر اساس داده های گذشته را شناسایی کرد ونسبت به رفع مشکل اقدام کرد. این موضوع به شرکت ها امکان میدهد به تغییر فرایند و تنظیم داده های فعلی بپردازند تا در آینده از وقوع مشکلات جلوگیری کنند. اگر مشکل موجود به خاطر عدم وجود ارتباطات صحیح است، شما می توانید روش های بهتری برای ایجاد ارتباط اتخاذ کرده و یا آموزش هایی برای ارتقای اصول اخلاقی تیم در نظر بگیریداین موارد تنها در صورتی امکان پذیر است که شما درک عمیقی از فعالیت و ساعت به ساعت کار آنها به دست آورید

ردیابی و پیگیری کارمندان

تایم شیت با ردیابی پروژه های کارکنان و نظارت بر بازده آنها به مدیریت پروژه کمک می کند. به این ترتیب، می توانید در مورد تخصص اعضای تیم و همینطور شکاف های موجود در پروژه آگاهی یابید. از طرف دیگر، در می یابید که آیا کارمند شایسته شغل بهتر در سازمان هستند و یا خیر. علاوه بر این می توانید کارکنانی که دارای دانش تخصصی هستند را شناسایی کرده و از آنها در پروژه های آینده استفاده کنید و یا برعکس افرادی را که دارای این شایسته نیستند شناسایی کنید.

ثبت هزینه های پروژه

هیچ کس مایل به هدر رفتن بودجه پروژه نیست. بنابراین اگر شروع به ردیابی جدول زمانی نکنید ممکن است دقیقا همین کار را انجام دهید. تایم شیتبه شما کمک می کند مدت زمان و هزینه صرف شده در پروژه به ویژه پروژه هایی با پیشنهاد ثابت را نظارت کنید. مطمئناً شما نمی خواهید طرف بازنده ماجرا باشید.

حسابرسی دقیق

کسب و کارهایی مانند صنایع خدماتی به کمک تایم شیت می توانند عملکرد بهتری از نظر زمان و هزینه داشته باشند. به کمک آن نه تنها میتوانند کارها را پیگیری کنند، بلکه به مشتری اطمینان می دهند که پروژه در دستان بهترین فرد قرار دارد. علاوه بر این، میتوانند از سردرگمی هنگام صدور صورتحساب برای وظایف مختلف جلوگیری کنند و یا با توجه به برآورد هزینه ها حتی غرامت پولی مطالبه کنند.

در عصر حاضر، دیجیتالی بودن اجتناب ناپذیر است.از این رو ردیابی بهره وری کارمندان نیز چنین است. با اینکه به کمک تایم شیت های دستی این موضوع تا حدودی تحقق یافته است، اما شما باید بسته به نیاز خود از گزینه های دیجیتال استفاده کنید. تایم شیت گذشته بر این که تنها یک ابزار برای محاسبه دستمزد باشد می تواند در هزینه های شما صرفه جویی کرده و نحوه عملکرد کارمندان را به صورت دقیق برآورد کند.همینطور تایم شیت می تواند میزان بهرهوری کارمندان را از طریق مقایسه مدت زمان صرف شده و خروجی کار بسنجد. تایم شیت ها به کارفرمایان کمک می کند کارمندانی که دارای عملکرد ضعیف هستند و شرکت را متحمل هزینه می کنند شناسایی کنند. با شناسایی افراد مولد و یا غیر مولد، تایم شیت می تواند در هزینه و بودجه شرکت کمک شایانی کند.

جهت استفاده از تایم شیت با اپ موبایل می توانید به راحتی از امکانات نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی استفاده کنید. کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.