آیا ردیابی زمان می تواند دقت را در زمان صدور صورت حساب مشتریان بهبود بدهد؟

اگر شما یک حسابدار، پیمانکار، مترجم آزاد یا صاحب کسب وکاری هستید، ردیابی زمان می تواند صورت حساب شما را بهبود ببخشد و تعامل شما را شفاف تر نماید. چنانچه درستی کار شما در نزد مشتری زیر سوال برود، در آینده جلب اعتماد او برای شما چالش برانگیز خواهند شد. به عبارتی دیگر زمانی که نوبت به صورت حساب مشتریان می رسد، ردیابی زمان نادرست می تواند برای شما مشکل ایجاد کند.

برنامه های ردیابی زمان می توانند دقیق تر زمان ساعت کاری هر مشتری را محاسبه کنند و آن را بهبود ببخشند. علاوه براین ردیابی زمان باعث افزایش سود و بهره وری کسب و کار شما می گردد. اگر می خواهید اطلاعات بیشتری در مورد مزایای استفاده از برنامه های ردیابی زمان بدانید با ادامه مطلب با ما همراه باشید.

حقایقی راجع به پیگیری زمان

در ادامه برخی از حقایق مربوط به ردیابی زمان که ممکن است از خواندن آن ها شگفت زده شوید، آورده ایم. ردیابی زمان عملی ضروری و مهم است که به کارفرمایان این امکان را می دهد تا گروه های خود را مدیریت نمایند، کارمندان شما عملکرد خود را ثابت نمایند. علاوه بر این کارگران و فریلنسرها به طور دقیق صورت حساب مشتریان را دریافت نمایند. 

مطالبی که در مورد ردیابی زمان نمی دانستید:

– 30 درصد از کارشناسان ادعا دارند که ورود دستی زمان و سازگاری داده ها عامل اصلی زمان بر بودن انجام فرایندها است.

– بر اساس گفته های انجمن حقوق و دستمزد آمریکا، سرقت زمان بر 75 درصد از مشاغل تاثیر می گذارد.

– افراد تقریبا حدود 4 ساعت در هفته صرف انجام کارهای غیر مولد می نمایند.

– بر اساس گزارش های کسب و کار هاروارد، کارمندان حدود 28 درصد از زمان روزانه خود صرف مطالعه ایمیل و پیامک می کنند.

این گزارش ها به طور واضح اهمیت ردیابی دقیق زمان را در همه ی کسب و کارها نشان می دهد. مشتریان و شرکت ها بدون ردیابی زمان سرمایه خود را از دست می دهند. علاوه بر این کارکنان اعتبار و بهره وری خود را از دست خواهند داد.

مزایای ردیابی زمان هنگام صدور صورت حساب مشتریان

اگر شما به عنوان فردی حرفه ای در حال تلاش هستید تا مشتریان خود را تحت تاثیر بگذارید و آن ها را حفظ نمایید، باید اعتبار خود را در زمان صدور صورت حساب به مشتریان خود به نمایش بگذارید.

شما با استفاده از نرم افزارهای دقیق ردیابی زمان به این هدف خود دست یابید. همه ی افراد باید در جریان باشند که شما برای رسیدن به موفقیت چقدر زمان برای انجام یک کار یا پروژه صرف کرده اید. علاوه بر این کارکنان و مشتریان مجبور به پرداخت هزینه بابت تایید صورت حساب خود از جانب پیمانکار خود نیستند. در ادامه مطلب خواهید خواند که چگونه داده های زمانی ردیابی شده به درستی دقت صدور صورت حساب شما را بهبود می بخشند:

سودآوری پروژه ها را حفظ نمایید

شما چه ساعتی حقوق دریافت کنید یا برای زمان مشخصی در یک پروژه به توافق رسیده باشید، باید بدانید که سودآوری پروژه چقدر براساس ساعات کاری انجام شده است. در زمان محاسبه ی کل زمان تکمیل پروژه، تعداد ساعات و هزینه ها باید بیانگر زمان لازم برای تکمیل کار باشد. تعداد بسیاری از کارشناسان بدون ردیابی زمان بیش از مقدار صورت حساب مشتری را دریافت می کنند تا دچار زیان و ضرر نشوند.

کاهش میزان خطا در صورت حساب

کارهایی که به صورت دستی انجام می شوند، خطای بیشتری دارند. در محاسبه ی ساعات کاری اندازه گیری شده با دست درصد خطا بالاست. این مورد به ویژه برای آن گروهی از افرادی که ساعات کاری خود را پیگیری نخواهند کرد ولی تلاش می کنند فقط زمان صرف شده بر روی یک پروژه را فقط به خاطر بسپارند، پیش می آید. اما اگر از نرم افزار ردیابی زمان استفاده کنید، بسیاری از تخمین ها، حدس و گمان ها و خطاها حذف می گردد. در نتیجه گزارش دقیقی از میزان کار، زمان صرف شده و درآمد حاصل از آن را دریافت خواهید کرد. از این طریق دقت محاسبه صورت حساب شما به طور قابل توجهی بهبود می یابد.

بهبود مدیریت پروژه

زمانی که بر روی بیش از یک پروژه فعالیت می کنید، ممکن است در روند ردیابی ساعات کاری و جدا سازی آن ها برای هر مشتری دچار سردرگمی شوید. اغلب افرادی که آزاد کاری می کنند، مایل هستند بیش از یک پروژه را هم زمان مدیریت کنند. این امر راجع به افرادی که چندین مشتری را مدیریت می کنند و نیازهای آن ها را رفع می کنند، صادق است.

راه حل های مدرن ردیابی زمان، مدیریت پروژه را با ارائه مزایای زیر کسب و کار شما را بهبود می بخشند:

– ساعت های کاری خود را دقیق یادداشت کنید.

– پروژه ها را به صورت مجزا تعریف کنید.

– اطلاعات مربوط به هر صورت حساب را بر اساس زمان ایجاد نمایید.

بهبود روابط خود با مشتریان

زمانی که مشتری ردیابی زمان را مشاهده می کند و می بیند که با او صادق و شفاف هستید، اعتماد او جلب می شود و می توانید در دراز مدت با آن ها همکاری کنید. 

داده های ردیابی زمان، بعد از اشتراک گذاری با مشتریان نتایج مثبت زیرا را برای شما دارد:

– مشتریان شما را فردی قابل اعتماد و حرفه ای می بینند.

– آن ها از تلاش شما برای کار صادقانه استقبال می کنند.

– آن ها مطمئن می شوند که شما هرگز برای ساعاتی که سرکار نیستند، صورت حسابی نمی نویسید.

– آن ها قصد دارند رابطه ی کاری خود را با شما ادامه دهند.

مشتریانی که بتوانید اعتمادشان را جلب نمایید وفاداری بیشتری به شما خواهند داشت.

ردیابی زمان باعث صرفه جویی در زمان می گردد

محاسبه به صورت دستی و صدور فاکتور کاری زمان بر است. به طور میانگین شرکت های کوچک 25روز را برای گردآوری از زمان دریافت تا پرداخت صرف می کنند. در صورت اشتباه کردن باید همه ی کارها را از نو آغاز کنید. سیستم های خودکار فرآیندها، به کار سرعت می دهند و دقت انجام کار را افزایش می دهند. در محاسبه ی دستی، بیشتر وقت شما صرف محاسبه ی دستی می گردد. این امر موجب می گردد تا هزینه های اضافی را بابت استخدام خدمات پایان نامه، حسابداری و یک کارمند اضافه پرداخت کنید. قطعا خود شما زمان کافی برای رسیدگی به تمام این امور را نخواهید داشت.

چگونه ردیابی زمان نادرست، صورت حساب شما را با مشکل مواجه می کند؟

بروز خطا در محاسبه ی صورت حساب مشکل رایجی است. گذاشتن یک نقطه اعشار به اشتباه می تواند رابطه ی شما را با مشتری قطع کند. اگر خیلی شانس داشته باشید، قبل از ارسال فاکتور این خطاها را شناسایی می کنید و برای ویرایش آن ها وقت می گذارید. فقط یک سیستم ردیابی زمان می تواند این مشکلات را حل کند. اگر توجه داشته باشید فقط مشتریان شما ضرر نمی کنند بلکه ممکن است مقدار زیادی سرمایه ی خود را از دست بدهید