براساس مطالعه موسسه‌های IBM Security و Ponemon نفوذ به اطلاعات سازمان‌ها خطری است که هر ساله رو به افزایش است. سرقت اطلاعاتی درون سازمانی زیان‌های مالی و تجاری سنگینی به شرکت‌ها وارد می‌کند. اگرچه همواره سرقت اطلاعاتی مشتریان خبرساز می‌شود، اما نفوذ در اطلاعات منابع انسانی شرکت‌ها به مراتب حساسیت‌های بیشتری دارد. به ویژه سیستم‌های منابع انسانی به عنوان مرجع داده‌های سازمان و مشتریان، باید از امنیت بالایی برخوردار باشند. از این رو در این مطلب به لزوم اهمیت اطلاعات درون سازمانی و محافظت از اطلاعات منابع انسانی می‌پردازیم. در ادامه راهکارهای مفیدی برای ایمن نگهداشتن داده‌های کارمندان و حساب‌های شرکت‌ها معرفی می‌شود:
با فهرستی از داده ها شروع کنید
برای حفاظت هرچه بهتر از داده های سازمانی باید درک صحیحی از داده‌هایی که در اختیار دارید، داشته باشید. بنابراین ابتدا بازبینی کاملی از داده های منابع انسانی، پایگاه‌های فروش و بازاریابی، لیستی از ایمیل‌ها و محتواهی هریک، اطلاعات حساب‌های بانکی و سایر موارد داشته باشید. ممکن است داده‌های زیادی در شرکت موجود باشد که دیگر نیازی به نگهداری آنها نداشته باشید. برای حذف اطلاعات غیرضروری لازم است از یک تیم حقوقی کمک بگیرید. افرادی که تهدیدی برای دسترسی به اطلاعات حساس مجموعه هستند را در این برنامه محدود کنید.
آموزش های لازم به کارمندان در خصوص تهدیدهای مشترک
تمامی اعضای شرکت باید نسبت خطرات و تهدیدهای موجود در سازمان آگاهی داشته باشند. گاهی یک کلیک ساده و بازکردن یک لینک ناشناس منجر به دانلود شدن برنامه‌ی مخربی می‌شود؛ که در نهایت تمام سیستم‌های اداری را آلوده خواهد کرد. آمار قابل توجهی از سرقت‌های اطلاعاتی به دلیل نا آگاهی اعضای سازمان یا در اثر یک واکنش جزئی رخ می‌دهد. فریب کارمندان با ارسال ایمیل‌های مختلف مسیر ساده‌تری است برای هکرهاست که از این راه می‌توانند وارد برنامه‌های سازمانی شوند. بنابراین برای محافظت از اطلاعات منابع انسانی آموزش مسئله‌ای حیاتی است و سطح آسیب پذیری را کاهش می‌دهد.
مشخص کنید که کدام قوانین در مورد شما اعمال می‌شود
سیاست‌های امنیتی در چهارچوب قوانین باید از داده های منابع انسانی در برابر فعالیت‌های غیرقانونی محافظت کند. با توجه به این سیاست‌ها، اگر شرکت شما در کشورهای دیگری فعالیت می‌کند، باید از قوانین و مقررات آنها نیز پیروی کنید. درک دقیقی از حریم خصوصی افراد در هر ایالت پیامدهای نقض آن و سخت‌گیری‌های اعمال شده داشته باشید.
از فناوری‌های امن تر HR استفاده کنید
یکی از بهترین و مهم‌ترین روش‌ها جهت کاهش خسارت‌های ناشی از نفوذ اطلاعاتی، استفاده از فناوری‌های ویژه برای رمزگذاری است. این فناوری‌ها تاثیر تهدیدات درون سازمانی و خارج از آن را تا حد قابل توجهی محدود می‌کند. در این راستا لازم است تیم منابع انسانی HR سیستم اطلاعات منابع انسانی HRIS (Human Resources Information System) را پیاده سازی کند. براساس مجموعه تحقیقاتی که در این خصوص صورت گرفته است، بسیاری از آپشن‌های نرم افزاری منابع انسانی فاقد پارامترهای امنیتی مناسب هستند. حتی بسیاری از شرکت‌ها برای داده های اصلی سازمانی خود نیز هیچگونه رمزگذاری ندارند. محافظت از اطلاعات منابع انسانی در چنین وضعیتی به سختی امکان پذیر خواهد بود.
خلاصه مطلب
در یک کلام می‌توان گفت چنان که سیستم مدیریت منابع انسانی امنی ندارید، اطلاعات شغلی و حریم خصوصی کارمندان شما به راحتی در معرض دستبرد هکرها قرار خواهد گرفت. در این شرایط باید انتظار رخداد هر فاجعه‌ای برای کسب و کار خود را داشته باشید. البته امنیت بالای سیستم لزوما به معنای امن بودن تجارت شما نخواهد بود. بلکه مجموعه‌ی آنچه ک در این مقاله بیان شد در کنار هم تضمین کننده‌ی امنیت بالای سیستم و محافظت از اطلاعات منابع انسانی خواهد بود. فاکتور امنیت شاخص ارزنده‌ای در پیشرفت و توسعه مشاغل خواهد بود و توجه به آن بسیار حائز اهمیت است.
منبع:
ways-hr-protect-employee-personal-data-company-bottom-line
اهمیت امنیت داده ها در نرم افزارهای منابع انسانی بسیار زیاد است. یکی از نرم افزارها در حوزه ی منابع انسانی نرم افزار حضور و غیاب تایمزی می باشد. این نرم افزار ابری بوده و تمام اطلاعات کاربران را در امنیت ذخیره و نگهداری می نماید. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با نرم افزار تایمزی با کارشناسان ما در تماس باشید.
سایر مقالات
- حضور و غیاب و تردد با موبایل (لوکیشن)
حضور و غیاب و تردد با موبایل (لوکیشن) افزایش روزافزون استفاده از گوشی های هوشمند و فناوری های آنها باعث افزایش استفاده از آنها در صنایع مختلف شده است. از جمله می توان از تلفن همراه هوشمند و فناوری های آن مانند GPS یا … - انواع نرم افزار حضور و غیاب
انواع نرم افزار حضور و غیاب نرم افزار حضور و غیاب راهکاری کارآمد برای ذخیره اطلاعات مربوط به ساعت ورود و خروج کارکنان، محاسبه ساعات کاری و ارائه گزارش های مختلف برای مدیریت بهتر عملکرد کارکنان است. اهمیت استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب … - مدیریت منابع انسانی (HRM)
مدیریت منابع انسانی (HRM)؛ اهمیت و اهداف مدیریت منابع انسانی یک رویکرد استراتژیک و جامع برای مدیریت افراد است که تمام امور مربوط به افراد در یک سازمان را مدیریت می کند. این رویکرد شامل پاداش و مزایا، استخدام، مدیریت عملکرد، توسعه سازمانی، …
