مزایای استفاده از ردیابی زمان و حضور و غیاب برای یک تیم دورکار

وقتی کارکنان دورکار، ساعت کاری خود را ثبت کنند، مدرکی از فعالیت هایشان دارند و این اقدام برای ایجاد اعتماد بین کارفرمایان و کارمندان لازم است. به غیر از مسئله اعتماد، موارد دیگری نیز وجود دارد که نشان می دهد چرا استفاده از ردیابی زمان در تیم دورکار حائز اهمیت می باشد. در این مقاله، ما می خواهیم مزایای ردیابی زمان برای تیم های دورکار را بیان کنیم و به شما نشان دهیم که چگونه این ابزار در یک تیم دورکار می تواند نتیجه بخش باشد.

فهرست مطالب

۱. ردیابی زمان و حضور و غیاب کارکنان برای تیم های دورکار چه مزایایی دارد؟
– صورتحساب و حقوق و دستمزد دقیق
– مدیریت موثر پروژه
– اعتماد به محل کار راه دور
– آزادی انتخاب در سبک زندگی دورکاری
– افزایش سودمندی و بهره وری کارکنان
– بهبود پاسخگویی

۲. مدیران چگونه می توانند کارکنان دورکار را زیر نظر بگیرند؟
– مرحله۱: یک دستورالعمل ردیابی زمان و حضور و غیاب ایجاد کنید.
– مرحله۲: از تیم خود بخواهید آن را بروزرسانی کنند.
– مرحله۳: مهلت زمانی را تعیین کنید.

۳. چگونه کارکنان دورکار می توانند ساعات کاری خود را پیگیری کنند؟
– ساعت کاری و حواس پرتی خود را ردیابی کنید.
– زمان را پیگیری کنید تا دریابید مکان های مختلف چگونه بر کار شما تاثیر می گذارند.

۴. نتیجه گیری

ردیابی زمان و حضور و غیاب کارکنان برای تیم های دورکار چه مزایایی دارد؟

قبل از اینکه شروع به بررسی دلایل کلیدی اینکه چرا کارکنان دورکار باید شروع به ردیابی زمان و حضور و غیاب کنند بپردازیم، لازم است بدانید که دورکاری شامل چه مواردی است:
– کار از خانه
– کار از محل های مختلف و گاها در دفتر کار
– داشتن ساعات کاری انعطاف پذیر در پاره ای مواقع
– مزایای ردیابی زمان و حضور و غیاب برای تیم های دورکار شامل موارد زیر می باشد:

صورتحساب و حقوق و دستمزد دقیق

هنگامی که کارکنان دورکار در چندین پروژه و برای مشتریان متعدد کار می کنند، مهم است که ساعاتی را که برای انجام هر پروژه صرف می نمایند، ردیابی کنند. علاوه بر این کارکنان نیاز دارند تا ساعات کاری همراه با دستمزد را از ساعات کاری بدون دستمزد جدا نمایند و برای آن می‌توانند از ابزار ردیابی زمان و حضور و غیاب استفاده کنند. این اقدام موجب ساده‌تر شدن صدور صورتحساب مشتریان می گردد. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید، ورود برای اولین بار هزینه ای ندارد، در حالی که در موارد دیگر اینگونه نیستند. در اینجا وظیفه ای با عنوان “به روز رسانی پورتفولیو” به پروژه خاصی اختصاص داده نشده که می تواند به این معنی باشد که این وظیفه برای مشتری انجام نگردیده و پولی برای آن پرداخت نمی شود. با کمک ابزار ردیابی زمان و حضور و غیاب، یک تیم دورکار قادر خواهد بود، تمام ساعات کاری همراه با دستمزد را برای مشتریان مختلف پیگیری نماید. بدین ترتیب از هرگونه محاسبه اشتباه جلوگیری شده و صورتحساب ها به درستی صادر می گردند. گذشته از اهداف صدور صورتحساب، ثبت زمان و حضور و غیاب تضمین می کند که کارکنان حقوق خود را به صورت دقیق دریافت نمایند. با استفاده از این ابزار به کارکنان دورکار یادآوری می شود که روی چه پروژه هایی و برای چه مدت کار کرده اند. هنگام داشتن چنین داده های دقیقی، کارفرمایان نمی توانند به کارکنان دورکار خود دستمزد کم و یا اضافه پرداخت کنند. علاوه بر این، مدیران می توانند میزان اضافه کاری افراد را نیز محاسبه نمایند

مدیریت موثر پروژه

هنگام دورکاری، ممکن است برای مدیران تیم مشکل باشد که بگویند چه کسی در حال حاضر با چه پروژه ای در تیم سروکار دارد. اما اگر همه اعضای تیم ساعات کاری و حضور و غیاب خود را ثبت نمایند و جزئیات مربوط به وظایف و پروژه ها را وارد کنند، شفافیت کار بسیار واضح تر خواهد بود. بنابراین اگر تعدادی از کارکنان خسته و فرسوده شده باشند، مدیران باید تخصیص وظایف را به صورت دیگری در نظر بگیرند.
علاوه بر این، ردیابی زمان به رهبران کمک می کند تا وضعیت پروژه را زیر نظر داشته باشند. به عنوان مثال فرض کنید شما و تیم تان تخمین زده اید که پروژه ABC به ۱۶۳ ساعت زمان نیاز دارد تا تکمیل شود. در حال حاضر، کارکنان دورکار شما حدود ۱۴ ساعت برای پروژه، فعالیت انجام داده اند. بدین ترتیب هنوز در ابتدای راه هستید، زیرا ۱۴۹ ساعت دیگر فرصت دارید تا آن را به پایان برسانید. اگر درصد را ترجیح می دهید، حدود ۸ درصد پیشرفت داشته اید.
این روش بهترین شیوه برای دانستن تاخیرهای احتمالی و جلوگیری ار بروز آن هاست. به علاوه می توانید پیشرفت هر تیم دورکار را که روی پروژه فعالیت انجام می دهند، ردیابی نمایید. در مثال بالا، می بینیم که تا کنون تیم های طراحی و QA کاملاً موثر بوده اند.

اعتماد به محل کار راه دور

مدیر منابع انسانی چگونه می تواند بفهمد که کارکنان دورکارش مشغول فعالیت هستند یا خیر؟ مهمترین عنصر در اینجا اعتماد است و ما در مورد اعتماد متقابل و احترام بین کارمندان و مدیران صحبت می کنیم. ردیابی زمان و حضور و غیاب نقش مهمی در ایجاد اعتماد در دورکاری دارد. به ردیاب زمان و حضور و غیاب به عنوان چسبی که کارمندان و مافوق آن ها را به هم متصل می کند، بنگرید. کارکنان موظف اند روزانه ساعات کاری خود را ثبت نمایند و ثابت کنند که قابل اعتماد هستند. از سوی دیگر کارفرمایان و مدیران باید به داده های زمانی کارکنان به عنوان گواهی دورکاری اعتماد کرده و آن را بپذیرند.

آزادی انتخاب سبک زندگی دورکاری

برخی از کارکنان دورکار، عادت به تغییر محل کار خود دارند. به غیر از دفتر کار خانگی، آن ها وظایف شان را از طریق فضاهای همکار، کافه ها یا کتابخانه ها نیز انجام می دهند. این همان آزادی است که با کار از راه دور به دست می آید. بگذارید مثالی در این باره بزنیم. امروز شما روز کاری خود را در خانه آغاز کردید، اما پس از دو ساعت نیاز به تغییر محل کار داشتید. برای همین به کتابخانه رفتید و سه ساعت در آنجا ماندید. اکنون برای پیگیری تمام تکالیفی که در خانه و کتابخانه انجام دادید، باید زمان فعالیت خود را ثبت کنید. به همین جهت برخی از ابزارهای ردیابی زمان و حضور و غیاب، امکان همگام سازی داده ها در چندین دستگاه مانند تلفن های همراه ، لپ تاپ و غیره را دارند. اگر برایتان راحت تر است، می توانید ساعات کاری کتابخانه را بر روی تلفن خود و ساعات کاری خانه را بر روی لپ تاپ ثبت نمایید. ردیابی زمان و حضور و غیاب اطمینان می دهد که همه ساعت های ثبت شده، صرف نظر از محل کار و دستگاه هایی که استفاده می کنید، ذخیره و همگام سازی می شوند.

افزایش سودمندی و بهره وری کارکنان

اعضای تیم دورکار فضای فیزیکی یکسانی ندارند. بنابراین اندازه گیری میزان کارایی آن ها می تواند تا حدی مشکل باشد. یک روش عملی که مدیران می توانند سودمندی و بهره وری کارکنان را بررسی کنند، تجزیه و تحلیل ساعات ثبت شده آن ها و جزئیات دیگر مانند شرح وظایف و میزان زمان صرف شده در پروژه است. بنابراین ردیابی زمان و حضور و غیاب می تواند به شما اطمینان دهد که همه چیز بدون مشکل اجرا می شود و کارمندان راه دور می توانند پروژه ها را به موقع به پایان برسانند. گذشته از کارفرمایان، ردیابی زمان و حضور و غیاب برای کارکنان نیز مفید است. آن ها می توانند بفهمند که کارکنان چگونه در طول روز زمان خود را سپری می کنند، چقدر بازدهی دارند و از چه برنامه هایی بیشتر استفاده می نمایند.

بهبود پاسخگویی

چگونه ردیابی زمان و حضور و غیاب به کارکنان کمک می کند تا خود را در قبال عملکردشان مسئول بدانند؟ لزوم ثبت ساعات کاری به وسیله کارکنان باعث می‌گردد حواسشان باشد که سیستمی در حال ثبت زمان فعالیت آن هاست. بنابراین به احتمال زیاد کارکنان تمام تلاش خود را برای تکمیل وظایف محوله قبل از اتمام مهلت مقرر انجام داده و نشان می دهند که چقدر مسئولیت پذیر هستند. هنگامی که همه اعضای تیم مسئولیت پذیری خود را ثابت کردند، یک رابطه همراه با اعتماد بین کارکنان ایجاد می شود.

چگونه مدیران می توانند بر کارکنان دورکار نظارت داشته باشند؟

رهبران دورکار نباید مانند قیم رفتار نمایند، کارکنان را تحت نظر بگیرند و هر قدمی که آن ها در طول ساعات کاری بر می‌دارند را تجزیه و تحلیل کنند. با این اقدامات اعتماد بین مدیران و کارکنان از بین می رود.
در عوض رهبران و کارفرمایان باید رویکرد مناسبی برای حضور و غیاب و ردیابی ساعاتی که کارکنان برای انجام وظایف خود از راه دور صرف می کنند، داشته باشند. در اینجا برخی از اقدامات قابل توجه کارفرمایان برای نظارت بر کارکنان دورکار ذکر شده است.

مرحله ۱: یک دستورالعمل ردیابی زمان و حضور و غیاب ایجاد کنید.

برای اطمینان از اینکه کارکنان دورکار زمان خود را به درستی ردیابی می کنند، کارفرمایان و مدیران باید دستورالعمل حضور و غیاب و ردیابی زمان را ایجاد نمایند. حتی اگر شرکت از یک برنامه ردیابی زمان ساده استفاده می کند، تهیه چنین راهنمایی برای ثبت زمان لازم است. در ادامه آیتم های مهم این دستورالعمل آورده شده است.
– کارکنان چه وظایف یا پروژه هایی را باید دنبال کنند؟
– آیا لازم است کارکنان ورودی های زمان خود را دسته بندی نمایند؟
– کارکنان چگونه باید زمان خود را ردیابی کنند؟ به صورت دستی، با یک تایمر یا این که ساعت کاری خود را در یک برگه مخصوص وارد نمایند؟ اگر همه گزینه ها در دسترس است، به کارکنان اطلاع دهید.
– کارکنان چند وقت یکبار باید زمان خود را ثبت نمایند؟ هر روز یا یک بار در هفته؟
علاوه بر این، مهم است که توضیح دهیم این ورودی های زمانی باید چقدر دقیق باشند. داشتن چنین دستورالعملی، جایی برای سوء تفاهم باقی نمی گذارد. کارکنان دقیقاً می دانند که چگونه ساعات کاری خود را ثبت کنند و هر چند وقت یکبار و با چه جزئیاتی این کار را انجام دهند. به علاوه آن ها احساس نمی کنند که حریم خصوصی شان در ساعات کاری مورد تهاجم قرار گرفته است.

مرحله ۲: از تیم خود بخواهید فعالیت هایشان را به روزرسانی کند.

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، حفظ ارتباط موثر بین اعضای تیم هنگام دورکاری بسیار مهم است. برای ارتباط مستمر با کارمندان دورکار، مدیران باید جلسات منظمی را ترتیب دهند و از اعضای تیم خود بخواهند فعالیت‌های خود را به روز رسانی کنند. دریافت به روز رسانی از همه کارکنان به رهبران کمک می نماید تا دریابند که هر یک از اعضای تیم روی چه قسمتی فعالیت می کند و آیا مشکلی در پروژه ها وجود دارد یا خیر. بدین ترتیب مدیران قادر خواهند بود یک برآورد واقعی از پروژه انجام دهند. تعداد این جلسات بستگی به فعالیتی دارد که تیم شما انجام می دهد. گاهی اوقات، ممکن است یک یا دو بار در روز نیاز به بروزرسانی فعالیت‌ها باشد اما در پاره ای مواقع یک جلسه هفتگی نیز کافی خواهد بود.

مرحله ۳: زمان سررسید را تعیین کنید.

به غیر از به روزرسانی هایی که از تیم دریافت می نمایید، یک راه دیگر برای اطمینان از اینکه همه در موقعیت درست هستند، تعیین زمان سررسید برای تمامی وظایف است. چه بخواهیم و چه نخواهیم، سررسیدها موجب می‌شوند که دورکاری ساختار مشخصی پیدا کند. البته شایان ذکر است که این سررسیدهای زمانی باید واقعی باشند. هنگامی که کارکنان وظایف جدید و زمان شروع و پایان آن را دریافت می کنند، می توانند کار خود را بر اساس آن سازماندهی نمایند. علاوه بر این وقتی زمان سررسید برای کارکنان دورکار تعیین شد، به احتمال زیاد آن‌ها خود را در قبال این وظایف مسئول می دانند. همچنین داشتن زمان کافی برای انجام یک وظیفه به کارکنان کمک می کند، استرس کمتر و بهره وری بیشتری داشته باشند.

چگونه کارکنان دورکار می توانند ساعت کار خود را پیگیری نمایند؟

توضیح دادیم که چگونه رهبران از راه دور می توانند کارکنان خود را حضور و غیاب کنند، اما در اینجا نکاتی برای کارکنان دورکار وجود دارد.

ساعت کار و حواس پرتی خود را پیگیری کنید

همانطور که اشاره کردیم، کارکنان دورکار هنگام کار از راه دور باید از دستورالعمل ردیابی زمان و حضور و غیاب پیروی کنند. اما جدا از ثبت ساعاتی که برای انجام وظایف صرف می نمایند، می‌توانند زمان حواس پرتی های خود را نیز ردیابی کنند. این امر به ویژه برای کسانی که از خانه دورکاری می کنند بسیار مهم است، زیرا حواس پرتی یکی از شایع ترین چالش های کارکنان دورکار است. بنابراین هر وقت کسی حرف شما را قطع می کند، حتماً زمانی را که برای این حواس پرتی تلف کرده اید یادداشت نمایید. در پایان روز مشخص می شود که چقدر زمان را به وظایف خود اختصاص داده اید و چقدر وقت را تلف کرده اید. همچنین در صورت داشتن ملاقات های مکرر، می توانید زمان صرف شده برای آن ها را نیز بنویسید.

زمان را ردیابی کنید تا دریابید مکان های مختلف چگونه بر کار شما تاثیر می گذارند

اگر شما جزو آن دسته از کارکنانی هستید که سبک زندگی دورکاری را برگزیده اید، این نکته برایتان با اهمیت است. ردیابی زمان و حضور و غیاب می تواند به شما کمک کند که بفهمید چه مکان هایی، برای انواع خاصی از وظایف مناسب هستند. به عنوان مثال فرض کنید وظیفه شما نوشتن طرح کلی یک وبلاگ است. زمان لازم برای انجام این وظیفه هنگام کار در خانه را پیگیری نمایید. همچنین میزان زمان لازم برای انجام این پروژه را در دفتر کار اندازه گیری کنید. سپس نتایج را با یکدیگر مقایسه نمایید. بدین ترتیب مشخص می شود که بهره وری شما برای انجام این کار در خانه بیشتر است یا در دفتر کار. با داده های مربوط به زمان انجام کار در طول روز یا هفته، خیلی زود متوجه خواهید شد که چقدر می توانید در خانه، دفترکار یا کافه فعالیت داشته باشید. بنابراین قادر خواهید بود که یک برنامه کاری از راه دور مطابق با نیازهای خود تهیه نمایید.

نتیجه گیری

ردیابی زمان و حضور و غیاب هنگام دورکاری، این اطمینان را ایجاد می کند که همه چیز سر جای خود قرار می گیرد. با ردیابی زمان و حضور و غیاب، تیم های دورکار پروژه های خود را به طور موثرتری مدیریت می کنند و از مشتریان خود هزینه دقیق‌تری دریافت می کنند. به غیر از پروژه ها، ثبت زمان به کارکنان کمک می کند تا به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار نموده و همکاری کنند. آن ها با این کار به یکدیگر نشان می دهند که چقدر وقت شناس هستند. کار در چنین محیطی تاثیر مثبتی بر ایجاد اعتماد در یک تیم دورکار خواهد گذاشت.

برای نظارت بر کارکنان دورکار، مدیران باید دستورالعمل ردیابی زمان و حضور و غیاب را برای همه تهیه کنند. علاوه بر این رهبران همیشه باید از تیم های خود بخواهند که به طور منظم فعالیت‌هایشان را به روزرسانی کرده و برای همه وظایف زمان سررسید تعیین نمایند.

در مورد کارکنان دورکار، ردیابی زمان نه تنها به آن ها نشان می‌دهد که چگونه ساعات کاری خود را سپری می کنند، بلکه مشخص می کند که چه چیزهای باعث حواس پرتی آن‌ها می گردد. بعلاوه هنگام نظارت بر زمان، کارکنان دورکار یاد می گیرند که مکان های مختلف چه تأثیری بر سطح بهره وری شان دارد.

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی مدیر منابع انسانی می تواند زمان کار کارکنان خود را ردیابی کرده و حضور و غیاب آنها را مدیریت نماید. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن تایمزی با کارشناسان ما در تماس باشید.