بارها و بارها در قالب موضوعات و مطالب مختلف از این سخن گفتیم که غیبت پرسنل چه مشکلات و خسارت‌هایی برای شرکت‌ها به دنبال دارد. اعضای یک سازمان به خوبی می‌دانند تاخیر و غیبت‌های پیشبینی نشده تا چه حد گران تمام می‌شود. کم کردن این غیبت‌ها و تاخیرها سرمایه‌ی قابل توجهی برای شرکت‌ها را حفظ می‌کند. اگر به فکر راه چاره‌ای برای این مشکل هستید، در گام نخست باید استانداردهای حضور غیاب شرکت خود را مشخص کنید. در واقع هیچ رویکرد مشخص و یکسانی تعریف نشده‌است که برای همه‌ی شرکت‌ها کارساز و موثر باشد. همه چیز به شرایط و نیازهای شرکت شما بستگی دارد. استانداردهای حضور و غیاب هر شرکت متناسب با این نیازها تعیین می‌شود. برای راهنمایی در این خصوص که چگونه این استانداردها را ایجاد کنید که حداکثر سازگاری را با کارمندان شما داشته باشد، در این مطلب به ذکر چند مثال می‌پردازیم:
استانداردهای حضور غیاب؛ نظم و انضباط
یکی از استانداردهای حضور و غیاب، سامان‌دهی انضباط کارمندان است. زمانی که پرسنل غیبت‌های زیاد، بدون اطلاع قبلی و غیر موجه داشته باشند، مجموعه‌ای از قوانین، اخطارها و جریمه‌ها اعمال می‌شود تا وضعیت پیش آمده کنترل شود. سیاستی که در هر شرکت به شکل متفاوتی تعیین و اجرا می‌شود.
استاندارد احتیاطی یا تعریف نشده
شاید این کمی متناقض بنظر برسد، اما نداشتن یک استاندارد تعریف شده به خودی خود می‌تواند یک استاندارد باشد. به کلیه‌ی پرسنل گفته می‌شود که باید در تمامی روزهای زمان بندی شده در محل کار حضور یابند. اینکه غیبت بیش از حد چه مقداری تعریف شده است، بر عهده‌ی مدیر است. استانداردهایی که توسط مدیر برنامه ریزی می‌شود، باید منطقی باشد و انتظار حضور در آن برای کارمندان کاملا واضح باشد. به بیان ساده‌تر، اگر انتظار موثر واقع شدن این استانداردها را دارید، باید از سختگیری‌های غیر منطقی دوری کنید.
سیستم رتبه بندی پرسنل
رتبه بندی کارمندان از نظر سابقه‌ی حضور به ترتیب بدترین تا بهترین از جمله استانداردهای حضور غیاب است. در این رتبه بندی مشخص می‌شود کدام کارمند مستحق تشویق و کدام نیازمند مشاوره یا برخورد انضباطی است. بنظر می‌رسد سیستم رتبه بندی برای تمام سازمان‌ها فارغ از هر زمینه‌ی شغلی الزامی باشد.
سیستم امتیاز دهی با توبیخ کارمندان
در این سیستم هر غیبت یا تاخیر به معنی یک امتیاز منفی برای کارمند است. دریافت مجموعه‌ای از این امتیازات منفی نشان می‌دهد هر فرد تا چه میزان پایبند استانداردهای حضور و غیاب است. مشخص از این غیبت‌ها در یک دوره نشان می‌دهد که فرد نیازمند تذکر یا اخطار است.
رعایت استانداردهای حضور غیاب با پیگیری تخلفات
یکی از استانداردهای حضور و غیاب، پیگیری تخلفات است. در واقع آن چیزی که شرکت شما افراطی تصور می‌کند، می‌تواند در تعامل با کارمندان، تعیین شود. این استاندارد می‌تواند مفید واقع شود، به ویژه اینکه غیبت و تاخیر را با هم ترکیب می‌کند. طبق این استاندارد، زمانی که فردی در حضور و غیاب دچار تخلف کند، با برخورد انضباطی روبرو خواهد شد.
پیگیری تعداد روزها
همچون مورد قبلی است. با این تفاوت که به جای محاسبه‌ی تخلفات، تعداد روزهای از دست رفته محاسبه می‌شود.
در نهایت هر کدام از استانداردهای حضور غیاب که تصور می‌کنید، موثر است، اجرایی کنید. در نهایت اطمینان داشته باشید که این استانداردها به مرور جای خود را در بین فرهنگ شرکت باز می‌کند.
خلاصه
با مطالعه این مطلب و مقالات مشابه، به درستی درک می‌کنید که مشکل از کجای ساختار سازمان است. همچنین با اصلاح جزئی هریک از ساختارهای موجود، یک گام به سمت موفقیت کسب و کار خود پیشروی می‌کند. جزئیاتی که شاید چندان به چشم نیایند، اما تاثیر ویژه‌ای در بنیاد شرکت شما خواهند داشت. در نهایت توصیه می‌شود که استانداردهای حضور غیابی که برای سازمان تعریف می‌کنید را با فرهنگ شرکت مطابقت دهید. تا بتوانید بیشترین تاثیر را از این سیاست‌ها به دست آورید.
با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تایمزی کاربران می تواند میزان عملکرد خود را بررسی نموده و سازمان دارای کارمندان منظم تر می شود. جهت کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با نحوه عملکرد تایمزی با کارشناسان ما در تماس باشید.
سایر مقالات
- انواع رایانش ابری و مزایا، معایب آن
رایانش ابری یکی از داغ‌ترین بحث های دنیای امروزه که سازمان‌ها برای ذخیره، دسترسی و اشتراک‌گذاری اطلاعات، همکاری و مدیریت منابع رایانشی از اون استفاده میکنن. با پیداش اینترنت، رایانش ابری با امکانات و زیرساخت هایی که در اختیار شرکت‌ها قرار داده، مسیر‌های جدیدی … - چالش های دورکاری
چطور بر چالش‌ها دورکاری غلبه کنیم؟ دورکاری زمانی یه راهبرد نادر و نوآورانه برای شرکت‌های فناوری در نظر گرفته می‌شد، ولی دیگه الان اینطوری نیست. طبق نظرسنجی جهانی فضای کاری IWG در سال ۲۰۱۹، از هر ۴ کارمند در سراسر جهان، ۳ نفر دورکاری … - مزایای استفاده از ردیاب زمان در ریموت تیم (تیم دورکار)
زمانی دوست من مشکلی را با من مطرح کرد. مشکل این بود که وقتی تیم کاری او برای مدتی دورکار بودند و در خانه کار می‌کردند، رئیسش به او و گروهش بی‌اعتماد بود. در واقع رئیس باور نداشت که آن‌ها در خانه، کار خود …مزایای استفاده از ردیاب زمان در ریموت تیم (تیم دورکار) بیشتر بخوانید»
