قرارداد کاری شامل دریافت حقوق و مزایا در ازای انجام کار است. پس کارفرمایان حق دارند از پرسنل خود انتظار حضور منظم در محل کار داشته باشند. حضور نامنظم و غیبت‌های زیاد از چالش‌هایی است که کارفرمایان با آن روبرو هستند. به عبارتی همین غیبت‌های گاه و بی‌گاه است که باعث کاهش بهره‌وری سازمان می‌شود. مدیرانی که این مسئله را به موقع متوجه شوند و راهکار مناسبی برای آن پیدا کنند، متحمل خسارت کمتری می‌شوند. برنامه مدیریت حضورغیاب در محل کار (AMP) یکی از موثرترین روش‌ها برای کاهش غیبت کارکنان است.
مسئله‌ی غیبت در برنامه مدیریت حضورغیاب
وقت شناسی و حضور منظم در محل کار از مهم‌ترین اصولی است که باید در سازمان‌ها رعایت شود. با این حال غیبت‌های متعدد و حضور نامنظم کارمندان از مشکلات رایج کارفرمایان است. اما چرا این مشکل همچنان مشاهده می‌شود؟ کارفرمایان برای حل این چالش‌ها چه کاری باید انجام دهند؟ با توجه آثار منفی و خسارات قابل توجهی که غیبت به سازمان وارد می‌کند، کارفرمایان باید رویکردی چندجانبه برای حل این مشکل داشته باشند. یکی از موثرترین راهکارها، استفاده از برنامه مدیریت حضورغیاب برای بررسی سیستماتیک حضور و غیاب در محل کار است.تقریبا همه‌ی برنامه‌های مدیریت حضورغیاب در این اصول مشترک هستند:
تعریفی از «غیبت» برای اهداف مدیریت حضورغیاب AMP
در واقع اصطلاح غیبت به موارد متفاوتی اشاره دارد. غیبت می‌تواند در اثر آب و هوای نامناسب، تعطیلات رسمی و قانونی، بیماری و مسائل خانوادگی و استرس در محل کار باشد. از بین این موارد، برنامه مدیریت حضورغیاب باید بر غیبت‌هایی که قوانین کاری را مختل می‌کند، متمرکز شود. غیبت‌های برنامه‌ریزی شده مثل تعطیلات مشکلی در شرایط و محیط کاری ایجاد نمی‌کند. درحالی که غیبت‌های بدون برنامه و ناگهانی باعث تحریک سایر کارمندان شده و بار مالی قابل توجهی برای سازمان دارد.
ایجاد تمایزی بین مقصر و بی‌گناه از مهم‌ترین اقداماتی است که کارفرما باید در حین برخورد با مسائل حضورغیاب باید آن را در نظر داشته باشد. برنامه مدیریت حضورغیاب باید به شکل واضحی به این مسئله بپردازد. اگرچه غیبت‌های بیش از حد منجر به اخراج می‌شود، اما کارفرما باید رویکرد متفاوتی نسبت به هرکدام داشته باشد. پس بسیار مهم است که پیش از هرچیزی انواع غیبت‌ها را طبقه بندی کنید و نحوه‌ی برخورد با هریک را به روشنی بیان کنید.
مقصر: در گروه غیبت‌های قابل سرزنش است. کارفرما می‌تواند کارمند را مسئول غیبت بداند و علت را جویا شود.
بی گناه: غیبتی که کارمند مقصر نیست. مثلا استفاده بیش از حد منطقی از مرخصی استعلاجی و ..
علت غیبت را سوال کنید
جویا شدن علت غیبت از کارمندان راه مناسبی برای طبقه بندی دقیق غیبت‌هاست. از آنجا که کارمندان موظفند به طور منظم در محل کار حضور داشته باشند، کارفرما حق دارد به طور کامل از علت غیبت کارمندان مطلع شود. به عبارتی در برنامه مدیریت حضورغیاب AMP کارمندان باید اطلاعات پزشکی خود را به طور منظم به روز کنند تا کارفرما از جزئیات وضعیت سلامت کارمندان خود مطلع شود.
بیماری از شایع‌ترین دلایل غیبت است و تایید آن توسط کارفرما باید با توجه به اطلاعات پزشکی کارمندان صورت پذیرد. از طرفی کارفرما حق محدودی برای دسترسی به اطلاعات پزشکی کارمند دارد و برای محافظت از محرمانه بودن این اطلاعات، یک تعهد ویژه دارند. اما زمانی که غیبت به دلیل پزشکی یا بیماری نباشد، کارفرما باید با رعایت محدودیت‌های در نظر گرفته شده توسط قوانین حریم خصوصی علت غیبت را جویا شود.
مکانیزمی برای گزارش غیبت‌ها
برنامه مدیریت حضورغیاب باید به طور دقیق با توجه به تعهد کارمندان، گزارش غیبت‌ها را ارزیابی کنند. هم اینکه امکان بررسی منظم سوابقه حضور کارمندان را فراهم کنند. برای ارزیابی و نظارت دقیق لازم است کارفرما سیستمی برای گزارش و ردیابی غیبت‌های کارمندان اجرا کند. اغلب سامانه‌های مدیریت حضورغیاب مواردی همچون پیگیری مرخصی استعلاجی با حقوق، مرخصی بدون حقوق بیماری در خانواده و قرارهای پزشکی را که منجر به غیبت‌های بیش از ۱ ساعت در محل کار می‌شود را پیگیری می‌کنند.
علاوه بر عناصر ذکر شده، موارد دیگری را هم می توان جز عناصر کلیدی دانست که در نرم افزار تایمزی وجود دارد. برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
سایر مقالات
- حضور و غیاب و تردد با موبایل (لوکیشن)
حضور و غیاب و تردد با موبایل (لوکیشن) افزایش روزافزون استفاده از گوشی های هوشمند و فناوری های آنها باعث افزایش استفاده از آنها در صنایع مختلف شده است. از جمله می توان از تلفن همراه هوشمند و فناوری های آن مانند GPS یا … - انواع نرم افزار حضور و غیاب
انواع نرم افزار حضور و غیاب نرم افزار حضور و غیاب راهکاری کارآمد برای ذخیره اطلاعات مربوط به ساعت ورود و خروج کارکنان، محاسبه ساعات کاری و ارائه گزارش های مختلف برای مدیریت بهتر عملکرد کارکنان است. اهمیت استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب … - مدیریت منابع انسانی (HRM)
مدیریت منابع انسانی (HRM)؛ اهمیت و اهداف مدیریت منابع انسانی یک رویکرد استراتژیک و جامع برای مدیریت افراد است که تمام امور مربوط به افراد در یک سازمان را مدیریت می کند. این رویکرد شامل پاداش و مزایا، استخدام، مدیریت عملکرد، توسعه سازمانی، …
