حضور و غیاب

۳ دلیل اهمیت حضور و غیاب

انواع مختلف مشاغل برای ارائه محصولات و خدمات به مشتریان ایجاد می شوند. اکثر این مشاغل برای تولید، مدیریت و تحویل این خدمات و محصولات به حضور کارمندان متکی هستند. به همین دلیل است که حضور و غیاب کارمندان برای ارزیابی عملکرد سازمان بسیار اهمیت دارد. نیروی کار معمولا ۳۰ تا ۵۰ درصد از کل هزینه عملیات تولید یا ارائه خدمات را به خود اختصاص می دهند. بنابراین حفظ و کنترل حضور کارمندان در سازمان عامل تعیین کننده موفقیت یک شرکت خواهد بود.

زمان و حضور

مدیریت نیروی کار شامل رسیدگی مناسب به سوابق حضور و غیاب است که برای ارائه تصویری دقیق از هزینه های نیروی کار و عملکرد کلی یک شرکت ضروری است. پیش بینی و بودجه بندی، زمانبندی حضور کارکنان و انطباق همه اینها نقش مهمی در روند کلی مدیریت نیروی کار دارند. به عبارت دیگر، مدیریت موثر نیروی کار پیش بینی ساعت کار و حضور کارمندان و کارگران در سازمان برای انجام امور به صورت روزانه و ساعتی است. داشتن یک سیستم مدیریت جامع باعث بهبود کارایی کارکنان، ردیابی دقیق حضور و غیاب و برنامه ریزی بهتر نیروی کار می شود که نتیجه آن کاهش هزینه های عملیاتی و ارائه بهتر خدمات به مشتری است.

هرچه شرکت و سازمان ها توسعه بیشتری پیدا می کنند کنترل کارکنان و زمان حضور و غیاب آنها سخت تر می شود. با رشد کسب و کار این رویکرد به صورت دستی امکانپذیر نیست. نیاز به برنامه ها و نرم افزارهای دقیق برای ثبت حضور و غیاب کارکنان به منظور بررسی عملکرد آنها و پرداخت دستمزد مطابق با آن خواهد بود.

به عنوان مثال، فرض کنید که یک صندوقدار برای کار در فروشگاه خود استخدام کرده اید. اگرچه او برای یک هفته کاری ۴۰ ساعته برنامه ریزی شده است. اما او معمولاً ۵ تا ۱۰ دقیقه با تاخیر برای کار می آید و نیم ساعت ناهار خود را به طور مداوم بیش از ۳۰ دقیقه می گذراند. اما، چون روش دقیقی برای ردیابی و ثبت زمان حضور و غیاب ندارید، ترجیح می دهید تاخیر را نادیده بگیرید و به مدت ۴۰ ساعت کامل در هفته به او پرداخت کنید.

به این ترتیب شما در هفته ۲ ساعت بیشتر از آنچه کارمندتان در شرکت حضور داشته است به او حقوق پرداخت کرده اید. حال تصور کنید این اضافه پرداخت برای یک سال و برای بیش از یک کارمند چه مبلغ هنگفتی را به سازمان یا شرکت شما تحمیل می کند.

blank
زمان حضور و غیاب

اهمیت دلیل حضور و غیاب کارمندان

اگر بخواهیم به این مسئله نگاه دقیق تری داشته باشیم اهمیت دلیل حضور و غیاب کارمندان را می توان از سه جهت بررسی کرد که در این بخش به آنها می پردازیم.

محاسبه دقیق ساعت کار و دستمزد

وقتی پای محاسبه دقیق ساعت کار در میان باشد مشخص می شود که کدامیک از کارمندان چه میزان کار کرده و چه ساعتهایی در سازمان یا شرکت حضور داشته اند. پرداخت اضافه کاری یا کم کردن حقوق کسانی که به موقع در محل کار خود حضور ندارند یک عدالت واقعی است که به کمک حضور و غیاب دقیق امکانپذیر است. این مسئله در زمان بروز اختلاف میان کارمند و کارفرما و طرح دعوی در وزارت کار اهمیت بیشتری پیدا می کند تا حقوقی از کسی ضایع نشود.

بهبود روحیه کارمندان

وقتی یک نظام قانونمند و عادلانه برای ثبت حضور و غیاب کارمندان وجود داشته باشد، بخش عظیمی از کارمندان وقت شناس که به موقع در محل کار حضور پیدا می کنند یا گاهی اوقات اضافه کاری دارند روحیه بهتری پیدا میکنند چون در غیر اینصورت تفاوتی میان کارمندان بی نظم و آنهایی که مسئولیت پذیر و منظم هستند وجود نخواهد داشت.

رعایت نکردن این حق می تواند منجر به مشکلاتی از جمله دلسردی کارمندان، کاهش راندمان کاری و نارضایتی آنها شود، به این ترتیب اگر کارمندان مسئولیت پذیر خود را از دست بدهید مجبور به صرف هزینه برای استخدام و آموزش نیروهای جدید خواهید بود. محاسبه دقیق حضور و غیاب برای ارائه تصویری دقیق از هزینه های کارمندان شما بسیار ضروری است و یک سیستم حضور و غیاب دقیق و منظم می تواند مشکلات احتمالی موجود در این فضا را به خوبی حل کند.

بهینه سازی رشد کسب و کار

پیش بینی تقاضا و نیازمندی های منابع در یک سال، دو سال یا حتی پنج سال آینده، یک روش تجاری معمول است. متأسفانه، این نوع از پیش بینی ها نیز مملو از اقدامات اشتباه و محاسبات غلط است. هر نوع پیش بینی دقیق یا واقع گرایانه باید بر اساس داده های واقعی باشد که در طول زمان تدوین شده است و با وجود یک پیش بینی ایجاد شده بر پایه آن با پیش فرض ها و پیش بینی های موجود برای یک بازار یا صنعت معین ایجاد می شود.

مشکلات کوچکی در این زمینه وجود دارد که کمترین آنها نبود زمان دقیق و جامع داده های مربوط به حضور و غیاب است.

blank
کسب و کار

یافتن راه حل در مشارکت

علاوه بر نقش فزاینده و طلبکارانه حضور و غیاب در استخدام و آموزش مستمر کارمندان، پرسنل منابع انسانی همچنان مسئول سایر وظایف از جمله مدیریت حقوق و دستمزد، تشکیل پرونده مالیات، انطباق سوابق کارمندان و موارد دیگر هستند و می توانند با داده های دقیق در بخش ثبت حضور و غیاب کارمندان این وظایف را به خوبی انجام داده و عملکرد مشارکتی بهتری داشته باشند.

سخن پایانی

همانطور که در مقاله اشاره کردیم استفاده از دستگاه های حضور و غیاب می تواند نقش مهمی در توسعه کسب و کار، رعایت عدالت و محاسبه دقیق کسب و کار کارمندان داشته باشد. در واقع با استفاده از این تکنولوژی است که یک سازمان می تواند بودجه بخش رسیدگی به امور کارمندان را مدیریت کرده و جلوی ضرر و زیان های ناشی از استعفای کارمندان، استخدام کارمندان جدید و هزینه آموزش و وارد کردن آنها به چرخه کار را بگیرد.

نقش اساسی حضور و غیاب کارمندان می تواند تاثیرات بسیاری در عملکرد بخش های مختلف سازمان داشته باشد. این تاثیر به صورت مستقیم یا غیر مستقیم با بهبود عملکرد کارکنان و در نهایت افزایش تولید یا ارائه خدمات و افزایش سود و بهره وری را به همراه داشته باشد.

همانطور که خواندیم مبحث حضور و غیاب در شرکت ها و سازمان ها اهمیت بسیار زیادی دارد. برای حضور و غیاب افراد حاضر در شرکت می توانید از نرم افزار آنلاین تایمزی استفاده کنید. برای اطلاعات بیشتر در رابطه با تایمزی با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

سایر مقالات

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا